石油企業(yè)電子檔案管理策略及相關(guān)問題研究

劉士影

摘 要：基于檔案信息為現(xiàn)代企業(yè)一種無形資產(chǎn)，以及是企業(yè)珍貴資源等實(shí)況，提出了強(qiáng)化企業(yè)檔案資源管理效率的措施。具體是在解析石油企業(yè)電子檔案管理意義的基礎(chǔ)上，闡述石油企業(yè)電子檔案管理存在的問題，進(jìn)而提出了應(yīng)用電子檔案的建議，并提出幾點(diǎn)強(qiáng)化電子檔案管理效率的措施。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；檔案管理現(xiàn)狀；電子檔案；管理策略

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展與進(jìn)步的時(shí)代中，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被應(yīng)用到社會(huì)各個(gè)行業(yè)中，電子文件的應(yīng)用是極為普遍的現(xiàn)象。對(duì)石油企業(yè)檔案信息采用電子文件管理的方式，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)手工管理中存在的不足，盡管如此電子檔案在管理期間還存在一些電子文檔明確性性缺乏、電子文檔安全性不足等問題。故此積極探究整改與優(yōu)化措施是極為必要的，本文進(jìn)行詳細(xì)解析。

1 石油企業(yè)電子檔案管理的意義

檔案可以被視為一類性質(zhì)特殊的歷史文獻(xiàn)，是個(gè)體參與各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)時(shí)間的初始記錄資料。在過去在對(duì)檔案信息管理的進(jìn)程中，手工方法的應(yīng)用，側(cè)重點(diǎn)在于對(duì)實(shí)物實(shí)體的保存與管理。緊扣采集、梳理、上架以及應(yīng)用等工作程序運(yùn)行，以檔案庫房為基點(diǎn)，檔案管理人員負(fù)責(zé)逐一進(jìn)行手工操作，等同于對(duì)企業(yè)人力、物力等資源進(jìn)行管理[1]。在信息化社會(huì)中，高端技術(shù)在檔案信息管理進(jìn)程中的應(yīng)用，推進(jìn)了各行業(yè)文獻(xiàn)資料產(chǎn)出進(jìn)程，勞動(dòng)效率顯著提升但工作周期卻明顯減縮，檔案信息利用效率也有大幅度提升。而上述目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)絕非是一蹴而就的，需要石油企業(yè)加大對(duì)相關(guān)設(shè)備的引進(jìn)力度，為檔案管理人員配置計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)等現(xiàn)代化電子設(shè)備，從而推動(dòng)電子檔案管理工作進(jìn)程。

2 石油企業(yè)中檔案管理存在的問題

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中，石油企業(yè)的檔案管理工作有很大改善，逐漸向電子化方向發(fā)展，幾乎與省特級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)相匹配。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷革新的時(shí)代中，石油企業(yè)職能發(fā)生一定變動(dòng)，檔案管理期間存在以下兩類問題迫切需要處理：

多數(shù)石油企業(yè)檔案信息只為自身發(fā)展服務(wù)，且檔案資源安全性受到一定威脅。石油企業(yè)檔案管理的職能具體是指石油開采、原油煉化與成品油營銷，在這樣的情景中，企業(yè)檔案管理工作主要為各類原油應(yīng)用單位與煉化企業(yè)服務(wù)，那么也就是說企業(yè)檔案管理的范疇?wèi)?yīng)進(jìn)一步拓展，囊括石油能源有關(guān)企業(yè)與廣大群眾。此外，電子文件多數(shù)被存儲(chǔ)于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上，盡管管理人員對(duì)其采用了一定的加密措施，但是在黑客以及不法分子的攻擊下，計(jì)算機(jī)設(shè)備以及存儲(chǔ)器的功能可能會(huì)受到干擾，使檔案資源的初始性與完整性遭到損壞，安全性必然受到威脅，可能給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失；

（2）主動(dòng)服務(wù)效率較低。當(dāng)下石油企業(yè)電子檔案管理基本體現(xiàn)在定期向科研機(jī)構(gòu)呈交生產(chǎn)運(yùn)營狀況解析資料，對(duì)外發(fā)布企業(yè)每次與國際油價(jià)對(duì)接過程中國內(nèi)成品油價(jià)格數(shù)據(jù)調(diào)整信息，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)表現(xiàn)出強(qiáng)烈的依賴性，只有在相關(guān)軟件的協(xié)助下才可以有效甄別與利用有關(guān)資源[2]。一旦有木馬、熊貓等病毒侵襲讀取故障問題就會(huì)隨即衍生出來，這就要求檔案管理人員處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系，繼承紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新發(fā)展電子檔案，最大限度的提升電子檔案管理工作效率，并深度挖掘檔案信息資源，強(qiáng)化檔案信息的應(yīng)用價(jià)值與效率。

3 強(qiáng)化電子檔案管理效率的措施

3.1 做好電子文件的歸檔工作

確定相關(guān)流程、內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)是基礎(chǔ)。這主要是因?yàn)閺碾娮游募a(chǎn)生到歸檔期間經(jīng)過了數(shù)個(gè)個(gè)部門，這樣數(shù)個(gè)部門就會(huì)以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為樞紐關(guān)聯(lián)在一起，此時(shí)工作內(nèi)容上存在交叉也是必然的事實(shí)， 職責(zé)界限模糊化。故此，石油企業(yè)電子檔案管理工作一定要做好組織管理工作，確保電子文件歸檔工作程序與有關(guān)部門職責(zé)的明確化。因?yàn)殡娮游募男纬烧呋虺修k者對(duì)其內(nèi)容和電子文件間關(guān)聯(lián)性有更為全面的認(rèn)識(shí)， 所以企業(yè)可以任職這類人員負(fù)責(zé)采集與梳理電子文件，并上交至檔案管理部門，從而使電子檔案質(zhì)量得到基礎(chǔ)性保障。

歸檔工作是由文件管理轉(zhuǎn)為檔案管理的前提條件，其運(yùn)行效率與檔案管理整體水平相關(guān)聯(lián)，故此建設(shè)并執(zhí)行質(zhì)量控制措施水必要的。將歸檔工作整合進(jìn)有關(guān)部門規(guī)劃與相關(guān)人員權(quán)責(zé)范疇中，按照一定規(guī)程進(jìn)行考評(píng)，借此方式確保電子檔案產(chǎn)生與歸檔環(huán)節(jié)的緊湊性。

3.2 重視電子檔案的原始性、真實(shí)性管理工作

3.2.1 推行責(zé)任機(jī)制。這是確保電子檔案制作程序運(yùn)行規(guī)范性與流暢性的有效辦法，同時(shí)也確保了相關(guān)人員權(quán)責(zé)的明確性。例如制作人員應(yīng)對(duì)其制作的檔案全權(quán)負(fù)責(zé)，若為合作項(xiàng)目一定要確保參與人員的責(zé)任范疇的明確性[3]。通常情況下，參與人員之間工作范疇沒有交集，以防錯(cuò)誤操作或者有意篡改檔案信息事件的出現(xiàn)。

3.2.2 電子文件產(chǎn)生以后確保累積工作開展的時(shí)效性，切忌使檔案信息資源處于零散化狀態(tài)中。機(jī)關(guān)辦公活動(dòng)中產(chǎn)生的公文性電子文件定稿以后內(nèi)容就不容許有改動(dòng)。若要對(duì)CAD 電子文件內(nèi)容進(jìn)行刪改，一定要經(jīng)歷層層審批程序。采集與積累信息期間出現(xiàn)的所有變動(dòng)信息均要?dú)w檔，并有備錄。

3.2.3 構(gòu)建并落實(shí)科學(xué)的歸檔及保管體制。歸檔之前應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行整體性、周密性檢查，確保文件信息的全面性、真實(shí)性與可靠性；確認(rèn)歸檔的電子文件是否是終極版本；電子文件和對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件的內(nèi)容之間的統(tǒng)一性。在技術(shù)層面上，檢查歸檔電子文件媒介物理環(huán)境的安全性，信息讀取的精確性等。

3.3 對(duì)電子檔案采集、梳理、保存以應(yīng)用等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理

首先，工作人員掌握并正確應(yīng)用電子文件的采集與累積手段。電子文件的屬性與表現(xiàn)功能與紙質(zhì)文件存在很大差異性，故此應(yīng)采用有別于紙質(zhì)文件的采集方法。例如重視對(duì)文件原稿采集工作，最大限度的強(qiáng)化其全面性。此外，電子文件還應(yīng)和相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件之間構(gòu)建關(guān)聯(lián)性；刻錄兩份光盤，這樣在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障的情況下，檔案資源也不會(huì)遺失。

其次，應(yīng)以企業(yè)發(fā)展實(shí)況與戰(zhàn)略目標(biāo)為基準(zhǔn)選用有效媒介，不管是經(jīng)由辦公自動(dòng)化 （ OA） 還是輔助設(shè)計(jì) （ CAD） 過程，或者借助網(wǎng)絡(luò)傳導(dǎo)而形成的電子文件，存儲(chǔ)與下載均需要有某一媒介去輔助[4]。故此，為了提升電子檔案管理工作效率，應(yīng)選擇標(biāo)準(zhǔn)性、高性能性、經(jīng)濟(jì)性、發(fā)展性以及便捷性等優(yōu)勢(shì)共存的媒介。例如由OA系統(tǒng)形成的電子檔案可選擇只讀式與一次寫入式光盤；對(duì)于價(jià)值含量相對(duì)較高的電子文件，一定要構(gòu)建紙質(zhì)文檔。

最后，維護(hù)電子檔案的安全性。與紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案儲(chǔ)存與維護(hù)環(huán)節(jié)繁雜性均極為顯著，維護(hù)電子檔案信息的安全性，是管理人員面對(duì)的共性問題。應(yīng)在以下幾方面體現(xiàn)出來：（1）維護(hù)電子檔案媒介在物理環(huán)境中的安全性；（2）確保電子檔案在內(nèi)容邏輯上的精確性；（3）強(qiáng)化對(duì)電子檔案媒介性能檢測(cè)與維護(hù)力度。

4 結(jié)束語

綜合全文論述的內(nèi)容，認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)石油企業(yè)發(fā)展起到的重大作用，同時(shí)也掌握了幾種提升電子檔案管理工作效率的措施：一是做好電子文件的歸檔工作；二是重視電子檔案的原始性、真實(shí)性管理工作；三是對(duì)電子檔案采集、梳理、保存以應(yīng)用等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。檔案管理人員在后續(xù)工作期間，應(yīng)不斷提升業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)。是電子檔案管理效率處于不斷提升的態(tài)勢(shì)中，為石油企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]陳晶.企業(yè)檔案的分類與利用——以石油銷售企業(yè)為例[J/OL].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2015，（25）：1（2016-01-11）.

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