探析醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策

張紅艷

摘 要：醫(yī)院科學(xué)管理的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)就是醫(yī)院檔案管理工作，必須在醫(yī)院管理的重要議事日程中將其加入其中。雖然當(dāng)前在醫(yī)院管理中檔案工作占據(jù)重要位置，但還是無法和不斷發(fā)展的醫(yī)療、科研等工作保持同步，大多數(shù)醫(yī)院檔案因?yàn)楣芾硪?guī)范與分類標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一、不具體，所以管理也處于無序狀態(tài)，對醫(yī)院的整體管理造成了嚴(yán)重制約。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

作為醫(yī)院管理工作中不可或缺的重要憑據(jù)，醫(yī)院檔案是人們從事醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進(jìn)行宣傳、傳播的寶貴醫(yī)療資料。將檔案管理工作做好不僅有助于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，且也與醫(yī)療體制改革的要求相符，有力的保障了醫(yī)療改革政策方案的貫徹落實(shí)[1]。醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容主要是對醫(yī)院運(yùn)行過程中產(chǎn)生的各類有價值的信息資料進(jìn)行收集，醫(yī)院管理者與相關(guān)部門根據(jù)這些信息資料便可做出更科學(xué)的決策。有效利用檔案材料對臨床醫(yī)療來說，有助于醫(yī)院臨床研究工作的更快發(fā)展。除此之外，檔案材料也是醫(yī)院與患者的重要憑證，一旦發(fā)生醫(yī)療糾紛，便可作為證據(jù)使用，足以可見，做好檔案管理工作具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

1 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理意識淡薄

不論是領(lǐng)導(dǎo)，還是普通醫(yī)務(wù)工作者均未對醫(yī)院檔案管理工作的重要作用引起重視，片面的認(rèn)為檔案管理是可有可無的，其在增加醫(yī)院收益方面并未起到重要作用，他們認(rèn)為醫(yī)療工作才是醫(yī)院工作主要內(nèi)容，然而忽視檔案管理工作，就無法完整的記錄醫(yī)院的發(fā)展過程，由此也就不能提供有效信息助力醫(yī)院更好的發(fā)展。

（二）缺乏健全的檔案管理機(jī)制

快速發(fā)展的社會讓檔案管理工作形式也日趨多樣化，檔案范疇越來越寬，但大多數(shù)醫(yī)院均缺乏健全的管理模式，進(jìn)而讓醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程受阻。醫(yī)院檔案管理不具備科學(xué)架構(gòu)，還沒有一個標(biāo)準(zhǔn)歸檔管理范圍。現(xiàn)在，很多中小醫(yī)院都沒有設(shè)立檔案管理科室，且檔案人員也多由其他科室人員兼任，受工作時間影響，加之自身專業(yè)水平有限，所以往往很難集中統(tǒng)一的管理醫(yī)院各類繁雜的檔案資源，檔案收集范圍與保管期限也不完整，由此也導(dǎo)致發(fā)生諸多質(zhì)量問題。第二，缺乏健全的醫(yī)院檔案管理制度和明確的檔案管理職責(zé)。現(xiàn)在，檔案管理室在大部分中小型醫(yī)院均未設(shè)置，大量具有重要價值的醫(yī)學(xué)科技檔案在各基礎(chǔ)科室中隨意堆放；而一些醫(yī)院雖然設(shè)了檔案室，但檔案管理卻沒有一個統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而造成一些檔案仍然散落在各處。

（三）管理人員業(yè)務(wù)能力差

檔案管理工作的水平直接受到醫(yī)院檔案管理人員個人修養(yǎng)與工作能力的直接影響。大家一致認(rèn)為醫(yī)院就是治病救人的場所，因?yàn)獒t(yī)療水平檔案管理工作并未和醫(yī)療事業(yè)有很大關(guān)系，所以對其的重視程度就較低，專門學(xué)習(xí)這方面知識的人更是屈指可數(shù)，且醫(yī)院也很少提供進(jìn)修學(xué)習(xí)機(jī)會，而這部分管理人員因?yàn)椴痪邆湎到y(tǒng)的專業(yè)的檔案管理知識，就很容易放松檔案管理工作，加之醫(yī)院工作人員存在很大的流動性，長時間從事這項(xiàng)工作的情況很少，以致于無法完整的記錄檔案資料，讓醫(yī)院發(fā)展的需求得不到滿足。

（四）硬件投入不足，管理技術(shù)落后

因?yàn)榇蟛糠轴t(yī)院醫(yī)療都存在用房緊張的情況，所以大多數(shù)檔案用房均不大，且也沒有現(xiàn)金的設(shè)備與技術(shù)，由此就導(dǎo)致檔案保存和資料分析受空間局限性的影響非常大。雖然當(dāng)前在醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)管理中已開始普遍使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但卻很少將其用于檔案管理，造成大部分醫(yī)院還在采用手工收集、查閱的檔案管理方式，進(jìn)而對檔案管理工作的發(fā)展造成了很大阻礙。

2 做好醫(yī)院檔案管理工作具體措施

（一）提高全員檔案管理意識

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對醫(yī)院檔案管理水平的進(jìn)步引起高度重視，在重要議程中加入檔案管理，將檔案管理作為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院良好發(fā)展的關(guān)鍵項(xiàng)，與醫(yī)院業(yè)務(wù)保持相同的規(guī)劃與建設(shè)步伐[2]。在制定醫(yī)院工作計劃、檢查工作、總結(jié)工作以及安排財務(wù)支出這四個醫(yī)院重要工作環(huán)節(jié)中均重視檔案工作。同時，還應(yīng)對《檔案法》展開積極宣傳，加強(qiáng)對醫(yī)院人員的宣傳教育，讓全員對檔案工作的法律觀念進(jìn)一步增強(qiáng)，具體可用到這幾種方式：1.積極開展院內(nèi)培訓(xùn)活動，通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)時間培訓(xùn)人員；2.邀請專家舉辦講座，并在現(xiàn)場給予檔案管理人員有效指導(dǎo)；3.利用多種形式，如宣傳欄、櫥窗大幅宣傳檔案管理工作，并組織科室內(nèi)部的學(xué)習(xí)，促進(jìn)醫(yī)院人員對檔案重要性認(rèn)識的提高，使所有人均認(rèn)識到自己有義務(wù)保護(hù)醫(yī)院檔案，積極主動的參與到檔案管理工作中。

（二）建立和健全檔案管理制度

健全的管理規(guī)章制度對做好檔案管理工作至關(guān)重要。所以，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)將本單位檔案管理需求給結(jié)合起來，并參照相關(guān)法律法規(guī)，如《檔案法》等，制定出與本單位檔案管理相符的制度，同時在后期執(zhí)行過程中對其不斷完善，并加大對檔案管理的監(jiān)管力度，完善考評制度，保證檔案管理的每一環(huán)節(jié)均有法可依，有章可循。首先，醫(yī)院檔案部門應(yīng)制定一套科學(xué)、規(guī)范的檔案管理規(guī)程，并必須與本院的檔案管理相符，盡最大努力收集各種具有優(yōu)良質(zhì)量的檔案信息，并保證其結(jié)構(gòu)合理、種類齊全，且各個流程（收集-歸檔-利用）均科學(xué)規(guī)范。其次，將激勵獎懲制度建立起來，并對其完善，將管理人員積極性、主動性給調(diào)動起來。把上述各項(xiàng)規(guī)章制度都和醫(yī)院崗位責(zé)任制與考核聯(lián)系起來，選取某個固定時間展開評比考核，將考核結(jié)果及時傳達(dá)給大家。結(jié)合具體情況給予獎懲，并在崗位目標(biāo)責(zé)任制和年終考核時充分聯(lián)系起檔案管理工作。

（三）建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式

由醫(yī)院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級精神，有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作，有利于檔案的收集和利用，有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題，有利于醫(yī)院檔案的安全、完整，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。

（四）提高管理人員的工作能力

檔案管理工作人員能否將這一工作做好與之工作能力有很大關(guān)系，因此想對檔案管理進(jìn)行完善，就必須想法促進(jìn)管理人員工作能力的提高[3]。這里的業(yè)務(wù)水平并非某一單方面的能力，而是綜合素質(zhì)，包括是道德修養(yǎng)，政治思想、檔案管理等，涵蓋的范圍非常廣。為了讓檔案管理人員綜合素質(zhì)更強(qiáng)，需在相關(guān)培訓(xùn)上加大力度，定期安排他們外出學(xué)習(xí)交流，讓其不但對業(yè)務(wù)熟悉，對其它相關(guān)知識也能了如指掌。同時也要不斷吸納兼職非專業(yè)檔案人員，對其進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，讓其加入到正規(guī)檔案管理隊伍中。檔案管理人員在提高自身素養(yǎng)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平的同時，還要深入研究一些檔案管理專業(yè)知識，多找機(jī)會同外界交流，讓自己的思路更加開拓，將檔案管理工作完成得更好。

（五）加強(qiáng)檔案信息編研工作

搞好檔案信息的開發(fā)利用，提高利用率，使信息資源得到共享，是檔案編研的根本目的。這就要調(diào)整醫(yī)院檔案的服務(wù)方式，進(jìn)行超前跟蹤服務(wù)，變被動為主動，多角度、多層次地為整個社會提供檔案內(nèi)容，這是現(xiàn)代化檔案管理的一個重要內(nèi)容。另外，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息管理一體化模式，加強(qiáng)各級醫(yī)院之間的橫向聯(lián)系。醫(yī)院檔案、病案、圖書資料、情報信息應(yīng)實(shí)行一體化的管理，只有這樣才能將準(zhǔn)確、翔實(shí)的信息綜合加工后提供給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及管理部門進(jìn)行決策。

3 結(jié)語

總之，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作正面臨機(jī)遇和挑戰(zhàn)的關(guān)鍵階段，上述各種問題的出現(xiàn)是社會發(fā)展的必然趨勢，也與新形勢下醫(yī)院管理情況相符。因此，目前的首要任務(wù)就是對醫(yī)院檔案工作現(xiàn)狀予以重視，將管理思路調(diào)整，創(chuàng)新檔案管理方法，與新形勢下的要求相符。

參考文獻(xiàn)

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