發(fā)揮作用優(yōu)勢(shì)在辦公室業(yè)務(wù)中形成特色

田慧敏

摘 要：一個(gè)企業(yè)肯定包含各種類型的部門，比如：人事部門、財(cái)管部門、銷售部門等等，每個(gè)部門之間都是相互聯(lián)系、相互制約的，不可獨(dú)立存在，任何一個(gè)部門在工作上的疏漏都有可能導(dǎo)致企業(yè)工作不能正常進(jìn)行，所以各個(gè)部門應(yīng)該各司其職，明確本部門在該企業(yè)中的地位和作用，選擇部門經(jīng)理，制定相關(guān)部門措施，更好的發(fā)揮作用，為企業(yè)帶來(lái)效益，企業(yè)辦公室必須時(shí)刻以服務(wù)大局為中心，全力保障各項(xiàng)規(guī)定的有效實(shí)施，體現(xiàn)自身價(jià)值，彰顯獨(dú)特的工作魅力。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公室；服務(wù)大局；發(fā)揮作用優(yōu)勢(shì)

企業(yè)辦公室在一個(gè)企業(yè)中可以說(shuō)位于企業(yè)的中心地位，起著輔助領(lǐng)導(dǎo)的作用，是指揮、控制整個(gè)機(jī)關(guān)工作的中心部門，是各種信息的交匯地和集散地。企業(yè)辦公室是一個(gè)單位的總進(jìn)出口，起著聯(lián)絡(luò)上下，溝通四面八方的作用，是一個(gè)企業(yè)的窗口。是保證機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。企業(yè)辦公室也是領(lǐng)導(dǎo)工作的助手，要充分彰顯自己的價(jià)值，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)，幫助領(lǐng)導(dǎo)做好各種交接工作。企業(yè)辦公室應(yīng)充分發(fā)揮自己在企業(yè)中的作用，切實(shí)為企業(yè)帶來(lái)效益。

1 辦公文秘工作，體現(xiàn)一個(gè)“細(xì)”字，保證規(guī)范運(yùn)行

從古至今都流傳著一句話：細(xì)節(jié)決定成敗?！稗k文、辦會(huì)、辦事”是企業(yè)辦公室的核心工作，企業(yè)辦公室在企業(yè)日常管理中主要涉及這幾個(gè)方面的工作，是辦公室職能的直接體現(xiàn)。在處理這些工作時(shí)辦公室要做事嚴(yán)謹(jǐn)、不疏忽任何一個(gè)小細(xì)節(jié)，嚴(yán)格規(guī)范言行，做事有條理，提高辦事效率。

1.辦文嚴(yán)細(xì)化

辦公室在辦文環(huán)節(jié)，要嚴(yán)格把控好三觀，這三觀分別是：發(fā)文觀、質(zhì)量觀、時(shí)效觀。只有在發(fā)文時(shí)把這三方面工作都處理好，才能保證發(fā)文工作的有效進(jìn)行。提高發(fā)文環(huán)節(jié)的質(zhì)量。發(fā)文觀：按照審核標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格對(duì)發(fā)行的文件進(jìn)行審核，對(duì)于不該發(fā)、可發(fā)可不發(fā)的文件堅(jiān)決不發(fā)，避免因?yàn)榘l(fā)文過(guò)多或者是發(fā)文沖突等造成的一系列不必要影響。質(zhì)量觀：制定考核量化標(biāo)準(zhǔn)，完善量化體系，對(duì)文章的文字、格式、內(nèi)容等方面進(jìn)行量化考核，保證文章的字?jǐn)?shù)充足，確保文字工作的質(zhì)量和水平，嚴(yán)謹(jǐn)做事。時(shí)效觀：有些文件往往因?yàn)橹虚g環(huán)節(jié)程序太多導(dǎo)致不能按時(shí)發(fā)行，辦公室應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注這方面的工作，在確保文件質(zhì)量達(dá)標(biāo)、數(shù)量達(dá)標(biāo)的條件下，減少一些不必要的程序，做到：今日事今日畢。確保文件按時(shí)發(fā)行，不影響企業(yè)正常工作。

2.辦會(huì)精細(xì)化

辦會(huì)精細(xì)化要求辦公室做好會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三方面充分的準(zhǔn)備工作。會(huì)前準(zhǔn)備充分，考慮細(xì)節(jié)。例如：會(huì)議材料準(zhǔn)備、會(huì)議時(shí)間通知、會(huì)議坐次安排、資料發(fā)放、接待工作以及會(huì)場(chǎng)布置等，充分做好會(huì)前準(zhǔn)備工作，不疏漏任何環(huán)節(jié)，會(huì)前應(yīng)制定備用方案，確保會(huì)議有條不紊的進(jìn)行。會(huì)中服務(wù)，規(guī)范會(huì)議細(xì)節(jié)，包括：音響設(shè)備、會(huì)議匯報(bào)視頻等。安排相關(guān)工作人員端送飲料、發(fā)放一些季節(jié)性用品，準(zhǔn)備筆、本，及時(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容，保證會(huì)場(chǎng)秩序，調(diào)動(dòng)會(huì)場(chǎng)氛圍。會(huì)后根據(jù)會(huì)議情況對(duì)會(huì)議資料進(jìn)行整理，安排會(huì)議人員依次退場(chǎng)，安排工作人員做好會(huì)后會(huì)場(chǎng)的清理工作。通過(guò)做好會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)環(huán)節(jié)的工作，貫徹精細(xì)化的工作理念，充分體現(xiàn)辦公室的職能。

3.辦事明細(xì)化

辦公室在辦事環(huán)節(jié)應(yīng)該充分處理好各項(xiàng)事務(wù)性工作，包括：考慮周密，提前布置，做好細(xì)節(jié)工作、分工明確、細(xì)化責(zé)任、安排人員做好接待、值班和費(fèi)用管理等工作。接待方面，按照企業(yè)接待標(biāo)準(zhǔn)，控制接待規(guī)模，合理安排接待場(chǎng)地，安排合適的接待人數(shù)，選擇大方而不失華麗的接待儀式，安排住宿，要充分體現(xiàn)企業(yè)的熱情好客，同時(shí)也要本著勤儉節(jié)約的理念，在接待儀式開(kāi)始前，安排相關(guān)人員先走個(gè)過(guò)場(chǎng)，確保接待任務(wù)順利無(wú)誤完成。值班方面，完善值班規(guī)章制度，嚴(yán)肅值班紀(jì)律，做好值班人員交接工作，避免出現(xiàn)因值班人員缺席造成的財(cái)產(chǎn)損失，費(fèi)用管理方面，制定嚴(yán)格的資金使用政策，廉潔自律，確保各項(xiàng)開(kāi)支秉承合理、實(shí)用的原則。

2 宣傳調(diào)研工作，強(qiáng)調(diào)一個(gè)“實(shí)”字，發(fā)揮助手作用

1.不斷加強(qiáng)和改進(jìn)宣傳工作的方式方法

首先要提高理論知識(shí)水平和業(yè)務(wù)水平，潛心鉆研，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)領(lǐng)域，堅(jiān)持自學(xué)，確保學(xué)習(xí)的頻率和次數(shù)。培養(yǎng)參與經(jīng)營(yíng)的意識(shí)。其次，不斷培養(yǎng)對(duì)企業(yè)發(fā)展前景、措施的新思維，與員工密切交流，探索員工樂(lè)于接受的宣傳方式，確保方式的可行性，探索多元化的宣傳方式，更好的服務(wù)大眾。再次，向員工灌輸合作精神的重要性，塑造良好的企業(yè)精神，樹(shù)立關(guān)心人、尊重人、理解人、愛(ài)護(hù)人的“以人為本”的交往理念，營(yíng)造一種和諧的企業(yè)氛圍，積極引導(dǎo)員工與企業(yè)一同成長(zhǎng)，在工作中獲取經(jīng)驗(yàn)，豐富自己的知識(shí)，拓寬知識(shí)領(lǐng)域更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，在企業(yè)宣傳工作中體現(xiàn)自我價(jià)值，實(shí)現(xiàn)自我提升。把企業(yè)精神作為企業(yè)文化的靈魂，倡導(dǎo)員工積極傳播企業(yè)精神，弘揚(yáng)企業(yè)精神，塑造符合企業(yè)的影響，堅(jiān)定員工的信念，使員工樂(lè)于在這個(gè)崗位工作、付出，培養(yǎng)員工的團(tuán)隊(duì)意識(shí)和合作精神，不斷提高員工的責(zé)任感和使命感，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，提高企業(yè)工作的效率，提升企業(yè)的價(jià)值和影響力。

通過(guò)不斷加強(qiáng)和改善宣傳方式、方法和技巧，更好的塑造企業(yè)影響，弘揚(yáng)企業(yè)精神，傳遞企業(yè)文化。

2.加強(qiáng)信息傳遞管理，深入開(kāi)展調(diào)研工作

辦公室是傳遞信息的樞紐，辦公室人員要及時(shí)采集信息，上報(bào)信息，確保信息及時(shí)送達(dá)，不耽誤企業(yè)工作的進(jìn)度。辦公室除了要按時(shí)匯報(bào)信息外，對(duì)信息的質(zhì)量和價(jià)值也要親自調(diào)查研究。這就要求安排相關(guān)的辦公室人員去科研或者生產(chǎn)地點(diǎn)進(jìn)行體驗(yàn)，及時(shí)掌握第一手資料，提高理論和實(shí)際相結(jié)合的能力。提高信息的價(jià)值和真實(shí)性，利用信息更好的進(jìn)行督察工作、攥寫(xiě)報(bào)告，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)提供重要的信息參考，根據(jù)實(shí)際科研和生產(chǎn)情況，進(jìn)行企業(yè)相關(guān)工作進(jìn)度的調(diào)整和相關(guān)人員的調(diào)動(dòng)，使企業(yè)朝著高生產(chǎn)、高效率的目標(biāo)不斷邁進(jìn)。

要想提高信息的價(jià)值，提高信息的利用率，需要不斷加強(qiáng)調(diào)研動(dòng)作，組建督察小組，完善相關(guān)的監(jiān)管制度，確保獲得信息的途徑是科學(xué)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、可靠的，安排專業(yè)的辦公室人員親自深入基層考察，定期對(duì)相關(guān)調(diào)查人員展開(kāi)培訓(xùn)，提高他們參謀信息、分辯信息、協(xié)調(diào)信息、整合信息的能力。對(duì)獲得的信息進(jìn)行篩選，使匯報(bào)的信息更具概括性。提高信息的價(jià)值。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室工作在具有一定的挑戰(zhàn)性的同時(shí)也具有很大的突破性，辦公室作為一個(gè)企業(yè)的核心樞紐，要時(shí)刻與領(lǐng)導(dǎo)保持一致，關(guān)心員工的工作狀態(tài)，更好的調(diào)動(dòng)企業(yè)的氛圍，辦公室工作要肩負(fù)起帶頭的作用，身體力行，潛心鉆研業(yè)務(wù)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，能輕松應(yīng)對(duì)棘手問(wèn)題和各種嚴(yán)峻考驗(yàn)，塑造積極、健康向上的辦公形象，提高企業(yè)工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]侯慶鑫，劉媛媛，姜麗娟.發(fā)揮作用優(yōu)勢(shì)在辦公室業(yè)務(wù)中形成特色[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（02）：24+23.

[2]王鈺濤.發(fā)揮思想政治工作優(yōu)勢(shì)提升高校黨辦綜合服務(wù)能力[J].職工法律天地：下，2015（9）：274-274.

[3]馬成.充分發(fā)揮工會(huì)辦公室在全局工作中的作用和優(yōu)勢(shì)[J].山東工會(huì)論壇，2007，13（6）：36-37.

[4]楊洛平，李金山.充分發(fā)揮督查優(yōu)勢(shì)促進(jìn)辦公室整體工作[J].秘書(shū)，2003（3）：22-24.endprint