電子文件與傳統(tǒng)文件檔案在保管利用上的比較探究

摘 要：由于檔案形式的差異性，電子文件與傳統(tǒng)文件檔案在保管、利用方面，存在明顯的區(qū)別，著重以電子文件與傳統(tǒng)文件檔案為研究主體，對兩者的檔案保管、利用進(jìn)行比較性分析，有助于電子文件、傳統(tǒng)文件檔案的綜合發(fā)展，同時具有較為鮮明的研究價值。

關(guān)鍵詞：電子文件；傳統(tǒng)文件檔案；檔案保管；檔案利用

1 在保管上的比較

何種形式的檔案，都需要長期妥善的保管，并在可利用的期限內(nèi)，為檔案需求者隨時提供有效的檔案保管服務(wù)。作為不同的檔案形式，電子文件與傳統(tǒng)文件檔案在保管載體、保管技術(shù)、保管環(huán)境上都有明顯的區(qū)別、不同。

（一）保管載體

電子文件與傳統(tǒng)文件檔案在保管載體上的區(qū)別、比較，具體表現(xiàn)如下：為暫時保管載體。與此相比，傳統(tǒng)文件檔案的保管，經(jīng)過了甲骨、石刻、羊皮等不同載體的變更，形成了以紙質(zhì)、照片、錄音為載體的檔案保管形式。

（二）保管技術(shù)

電子文件的保管技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)息息相關(guān)，而計(jì)算機(jī)存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)備份技術(shù)等，為電子文件的長期有效保管，提供了必要的技術(shù)支撐。與之相比，傳統(tǒng)文件檔案保管技術(shù)仍然趨于傳統(tǒng)，雖然已經(jīng)逐步引入了檔案信息管理系統(tǒng)，但是仍然只能作為從屬地位存在。

（三）保管環(huán)境

由于兩種檔案形式在很多方面都存在著鮮明差異性，使得電子文件與傳統(tǒng)文件檔案的保管環(huán)境，也存在明顯的不同。

各地檔案管理機(jī)構(gòu)電子文件的保管環(huán)境，一直都是計(jì)算機(jī)虛擬環(huán)境與實(shí)際保管環(huán)境并重，并且，存儲、保管電子文件的計(jì)算機(jī)、光盤、磁盤的虛擬環(huán)境良好，即：不受到木馬、病毒等侵襲，才能為電子文件的良好保管形成必要的虛擬保障，另外，存放用于存儲電子文件的計(jì)算機(jī)、光盤、磁盤的實(shí)際環(huán)境，同樣重要，需要專人維護(hù)。與此相比，傳統(tǒng)文件檔案的保管，主要依托實(shí)際保管環(huán)境，而實(shí)際保管環(huán)境的維系，主要從防蟲咬、防霉變、防光線直射、防盜等幾方面進(jìn)行維護(hù)、衡量。

2 在檔案利用上的比較

檔案本身的價值，主要在于檔案利用的充分體現(xiàn)上，而電子文件與傳統(tǒng)文件檔案，在利用途徑、利用效果、利用價值上都有所區(qū)別，需要對其進(jìn)行逐一比較、闡述。

（一）利用途徑

由于各地檔案管理機(jī)構(gòu)存儲方式的多元化、網(wǎng)絡(luò)化，使得電子文件在檔案利用方面，不斷形成了更多形式的利用途徑，不僅可以為檔案需求者提供現(xiàn)場查閱方式，還可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，為異地檔案需求者提供遠(yuǎn)程查詢途徑，也可以由不同的檔案管理機(jī)構(gòu)，針對不同的電子文件進(jìn)行共享與利用。與電子文件的利用途徑多樣化相比，傳統(tǒng)文件檔案的利用途徑相對單一，只能由檔案需求者親自前往存儲有傳統(tǒng)文件檔案的管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)行現(xiàn)場翻閱與查詢，才能獲取檔案有效信息。

（二）利用效果

電子文件在檔案利用效果方面，與傳統(tǒng)文件檔案相比，有著不同層次上的差異。

對于各地檔案管理機(jī)構(gòu)電子文件的利用效果來說，由于這一檔案形式具有鮮明的利用途徑多樣化優(yōu)勢，使得異地檔案需求者可以通過不同的網(wǎng)絡(luò)平臺，對相應(yīng)的電子文件進(jìn)行查詢、利用，節(jié)省了檔案需求者的查詢時間成本，能夠使得電子文件依托不斷完善的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，形成更為鮮明的遠(yuǎn)程利用效果。與電子文件的利用效果相比，傳統(tǒng)文件檔案主要集中于，現(xiàn)場利用效果的彰顯上，傳統(tǒng)文件檔案的現(xiàn)場利用，能夠給予檔案信息需求者最為真實(shí)的檔案查詢體驗(yàn)，其身臨其境的利用效果，是經(jīng)過文件掃描、存儲的電子文件所不能比擬的。

（三）利用價值

電子文件與傳統(tǒng)文件檔案在檔案利用價值方面，同樣具有鮮明的差異性，具體比較分析情況見下表。

各地檔案管理機(jī)構(gòu)電子文件在檔案利用價值的體現(xiàn)上，不斷形成了諸如：遠(yuǎn)程利用價值、文件共享價值、電子存儲利用價值在內(nèi)的一系列價值，利用價值多元化趨勢不斷彰顯。與電子文件相比，傳統(tǒng)文件檔案的利用價值，主要集中在原始價值、現(xiàn)場實(shí)用價值的并重上。

3 依托比較結(jié)果形成的檔案保管利用對策

電子文件與傳統(tǒng)文件檔案，在檔案保管、檔案利用等相關(guān)方面，各有各的特點(diǎn)。不同的檔案管理機(jī)構(gòu)，需要根據(jù)不同的檔案形式，分別形成對電子文件、傳統(tǒng)文件檔案的保管、利用有效對策。

（一）電子文件

對電子文件的保管、利用，需要各地檔案管理機(jī)構(gòu)一方面不斷地加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)安全，強(qiáng)化現(xiàn)有電子文件保管機(jī)制，另一方面，促使電子文件利用逐步實(shí)現(xiàn)“多元化+精準(zhǔn)化”有機(jī)融合。

1.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)安全，強(qiáng)化電子文件保管機(jī)制

檔案管理機(jī)構(gòu)在保管電子文件的過程中，需要不斷加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全、計(jì)算機(jī)安全，強(qiáng)化電子文件保管機(jī)制。一方面，營造電子文件良好的安全保管環(huán)境。各地檔案管理機(jī)構(gòu)所有用于保管電子文件的計(jì)算機(jī)，都要定時進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)木馬、網(wǎng)絡(luò)病毒查殺，并形成具體記錄，另外，對所有計(jì)算機(jī)硬件、軟件也要進(jìn)行定時巡查，超過一定年限的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備都要進(jìn)行更新?lián)Q代處理，計(jì)算機(jī)軟件也需要進(jìn)行定時更新、維護(hù)。

另一方面，以加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)安全為基礎(chǔ)，不斷形成、強(qiáng)化電子文件保管機(jī)制，各地檔案管理機(jī)構(gòu)安排專職保管人員，制定明確的電子文件保管制度，所有電子文件保管全部落實(shí)到人，以制度管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人情管理。

2.促使電子文件利用“多元化+精準(zhǔn)化”相融合

各地檔案管理機(jī)構(gòu)對電子文件的利用，應(yīng)實(shí)現(xiàn)“多元化+精準(zhǔn)化”的逐步融合。電子文件的利用效果較多、利用范圍廣泛，利用多元化的實(shí)現(xiàn)，需要各地檔案管理機(jī)構(gòu)結(jié)合現(xiàn)場查閱、遠(yuǎn)程查閱等不同的利用途徑，賦予電子文件不同的利用功能。

利用精準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)，需要各地檔案管理機(jī)構(gòu)依托現(xiàn)有的電子文件利用功能多元化，根據(jù)每一個檔案需求者的檔案檢索利用需要，形成有針對性地內(nèi)容檢索范圍，使得檔案需求者可以獲得更為精準(zhǔn)的電子文件。

（二）傳統(tǒng)文件檔案

各地檔案管理機(jī)構(gòu)對傳統(tǒng)文件檔案的保管、利用，更多地需要以堅(jiān)守、完善傳統(tǒng)方法為基準(zhǔn)，適當(dāng)?shù)丶尤胍欢ū壤臋n案保管、利用創(chuàng)新方法，促使傳統(tǒng)文件檔案保管更加嚴(yán)謹(jǐn)化，并不斷依托利用價值，拓展傳統(tǒng)文件檔案利用途徑。

1.促使檔案保管嚴(yán)謹(jǐn)化、標(biāo)準(zhǔn)化

傳統(tǒng)文件檔案保管需要形成更為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案保管標(biāo)準(zhǔn)，依托防蟲咬、防霉變、防光線直射、防盜等不同的檔案保管要點(diǎn)，形成數(shù)值化標(biāo)準(zhǔn)，各地檔案管理機(jī)構(gòu)的管理人員在對傳統(tǒng)文件檔案進(jìn)行檔案保管時，必須要根據(jù)不斷數(shù)值化的保管細(xì)則，將保管工作的具體操作不斷細(xì)化。另外，檔案管理機(jī)構(gòu)也可以將遠(yuǎn)程監(jiān)控系統(tǒng)、數(shù)值檢測系統(tǒng)等引入傳統(tǒng)文件檔案保管，由專職工作人員進(jìn)行24小時監(jiān)管，用科技化手段彌補(bǔ)傳統(tǒng)文件檔案的保管短板。

2.依托利用價值，拓展傳統(tǒng)文件檔案利用途徑

相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)可以依托傳統(tǒng)文件檔案現(xiàn)有的利用價值，不斷拓展這一類型檔案形式的利用途徑。現(xiàn)有的傳統(tǒng)文件檔案利用途徑，只局限于現(xiàn)場利用，利用范圍較窄，利用價值較為單一，本文認(rèn)為，可以將一定比例的先進(jìn)技術(shù)引入傳統(tǒng)文件檔案利用過程，另外，各地檔案管理機(jī)構(gòu)可以將保管年份較低的傳統(tǒng)文件檔案，通過公開展覽等公眾活動，向更為廣泛的檔案需求者提供更多的檔案查閱、利用活動環(huán)境。

4 結(jié)語

電子文件、傳統(tǒng)文件檔案等不同的檔案形式，在檔案保管與利用方面，具有明顯的差異性。對電子文件與傳統(tǒng)文件檔案的保管、利用進(jìn)行比較性分析，探索兩者在保管載體、保管技術(shù)、保管環(huán)境，利用途徑、利用效果、利用價值等層面的區(qū)別，從而分別為電子文件、傳統(tǒng)文件檔案的保管利用形成必要的應(yīng)對對策。

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作者簡介

陳萍（1971-），女，漢，遼寧省大連市，副研究館員，檔案學(xué)，大連大學(xué)。endprint