ERP項(xiàng)目中培訓(xùn)的重要性探討

丁湘宏

[摘 要]ERP是理論，而ERP項(xiàng)目是實(shí)踐，企業(yè)需要將理論與企業(yè)實(shí)際結(jié)合起來，無(wú)論是在前期調(diào)研、正式實(shí)施階段，還是在上線運(yùn)用階段，都需要做好培訓(xùn)工作，確保ERP項(xiàng)目的實(shí)施和正常運(yùn)行。本文主要探討了培訓(xùn)在企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目中的重要作用。

[關(guān)鍵詞]ERP；培訓(xùn)；實(shí)踐

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.038

[中圖分類號(hào)]F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）24-00-02

0 引 言

ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)），是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。企業(yè)實(shí)施ERP是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，涉及企業(yè)管理的改造甚至變革，舊的管理模式不可能在短時(shí)間內(nèi)被打破，新的管理模式也不可能在一夜之間建立，兩者只能經(jīng)過逐步磨合后才能被替換。培訓(xùn)貫穿ERP項(xiàng)目實(shí)施和系統(tǒng)應(yīng)用的全過程，能夠讓企業(yè)員工正確理解ERP，把ERP理論落實(shí)到實(shí)踐中。因此，企業(yè)必須要重視和突出培訓(xùn)工作。

企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目會(huì)經(jīng)歷前期調(diào)研、正式實(shí)施、上線運(yùn)用3個(gè)階段。不同階段的參與人員也會(huì)有所不同，擔(dān)任的職責(zé)及需要培訓(xùn)的內(nèi)容也不一樣，下面對(duì)培訓(xùn)在不同階段的作用分別進(jìn)行說明。

1 前期調(diào)研階段

企業(yè)在實(shí)施ERP之前，都有自己的一套傳統(tǒng)管理模式，由于經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的磨合，企業(yè)員工也都習(xí)慣了該管理模式。在引進(jìn)ERP時(shí)，企業(yè)高層會(huì)慎重考慮其能給企業(yè)帶來多少的實(shí)際效益，對(duì)現(xiàn)有管理模式能產(chǎn)生多大的沖擊，一般先會(huì)進(jìn)行前期調(diào)研。多數(shù)企業(yè)在前期調(diào)研階段一般會(huì)經(jīng)歷三個(gè)過程。一是關(guān)鍵人員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層搜集ERP資料進(jìn)行自我學(xué)習(xí)、相互交流，了解ERP的基本原理，適合做什么，是否有必要在企業(yè)推行，進(jìn)而形成初步的ERP意識(shí)。二是選擇去已經(jīng)運(yùn)用ERP的同行業(yè)企業(yè)進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，了解ERP能做什么事，給企業(yè)能帶來什么潛在效益。三是邀請(qǐng)不同的ERP廠商進(jìn)場(chǎng)演示ERP產(chǎn)品功能、現(xiàn)場(chǎng)答疑等，了解各種ERP產(chǎn)品的操作性和適用性，從而挑選出更符合企業(yè)實(shí)際需求的ERP產(chǎn)品。無(wú)論是哪個(gè)過程，都是學(xué)習(xí)、總結(jié)、被培訓(xùn)的過程。這些培訓(xùn)能讓企業(yè)關(guān)鍵人員和領(lǐng)導(dǎo)層明白為什么ERP是管理改造項(xiàng)目，為什么離不開高層領(lǐng)導(dǎo)支持，實(shí)施ERP會(huì)有什么風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)施ERP時(shí)需要承擔(dān)什么樣的職責(zé)，實(shí)施完成后會(huì)有什么改變等。企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員、領(lǐng)導(dǎo)層只有明白了ERP是何物后，才會(huì)有下一步的ERP項(xiàng)目實(shí)施，才能進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施。

2 正式實(shí)施階段

在這一階段，企業(yè)一般會(huì)成立專門的ERP項(xiàng)目組和業(yè)務(wù)組，ERP廠商也有專門的項(xiàng)目實(shí)施組，這些人員集中辦公，通過會(huì)議、培訓(xùn)等交流方式，把ERP理論與企業(yè)實(shí)際結(jié)合起來，打造符合企業(yè)業(yè)務(wù)需求的ERP系統(tǒng)。實(shí)際上，實(shí)施ERP，對(duì)企業(yè)和ERP廠商都是一種挑戰(zhàn)，因?yàn)殡p方對(duì)ERP實(shí)施都存在太多的不知道。廠商不知道企業(yè)的生產(chǎn)管理運(yùn)作方式和詳細(xì)需求，不知道企業(yè)員工對(duì)ERP的態(tài)度、參與實(shí)施力度等；而ERP對(duì)企業(yè)來說就是個(gè)新事物，沒有ERP實(shí)施方面的經(jīng)驗(yàn)，不知道ERP軟件的具體功能，更不知道軟件可能帶來的變革，這些問題都必須要通過實(shí)施方法來解決。正因?yàn)殡p方對(duì)ERP實(shí)施有太多的不知道，才需要相互間進(jìn)行培訓(xùn)，既需要ERP廠商對(duì)企業(yè)進(jìn)行培訓(xùn)，也需要企業(yè)對(duì)ERP廠商進(jìn)行培訓(xùn)，且培訓(xùn)要貫穿ERP軟件與企業(yè)實(shí)際管理融合的整個(gè)過程。

2.1 企業(yè)各級(jí)人員培訓(xùn)

從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層到車間作業(yè)工人，企業(yè)需要對(duì)實(shí)施人員進(jìn)行培訓(xùn)，內(nèi)容包括企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)業(yè)務(wù)模式、組織管理、信息化現(xiàn)狀等。實(shí)施人員只有在充分了解企業(yè)現(xiàn)狀后，才能與ERP理論、軟件系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)比分析，指出哪些業(yè)務(wù)功能系統(tǒng)不能實(shí)現(xiàn)需要重新開發(fā)，哪些管理功能和系統(tǒng)有沖突需要修正；指出企業(yè)的哪些業(yè)務(wù)流程需要梳理和怎么梳理，在梳理過程中不斷找到矛盾，并進(jìn)行化解，層層推進(jìn)，進(jìn)而設(shè)計(jì)出適合企業(yè)應(yīng)用的ERP系統(tǒng)。這對(duì)實(shí)施人員和企業(yè)相關(guān)人員來說本身就是一種接受培訓(xùn)的過程。

2.2 實(shí)施人員在項(xiàng)目實(shí)施期間的培訓(xùn)

首先，實(shí)施人員要把ERP理念和ERP軟件功能告知企業(yè)員工，讓廣大員工明白ERP是什么，實(shí)施ERP后的操作是什么樣的，和現(xiàn)在的操作方式有什么不同，消除員工對(duì)ERP的抵觸情緒，形成良好的項(xiàng)目實(shí)施氛圍，所以說營(yíng)造良好的實(shí)施氛圍也需要培訓(xùn)。

其次，實(shí)施人員要針對(duì)ERP項(xiàng)目組成員進(jìn)行項(xiàng)目管理、實(shí)施方法、ERP軟件功能的培訓(xùn)。項(xiàng)目實(shí)施需要實(shí)施人員，但項(xiàng)目實(shí)施的中堅(jiān)力量一定是項(xiàng)目組成員，特別是在梳理業(yè)務(wù)流程和準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，項(xiàng)目組要承受很大的管理壓力和工作壓力。項(xiàng)目組成員必須要掌握一定的項(xiàng)目實(shí)施知識(shí)和實(shí)施方法，并結(jié)合企業(yè)管理文化進(jìn)行消化吸收，形成自身的培訓(xùn)溝通能力，才能在項(xiàng)目實(shí)施過程中有效地引導(dǎo)各級(jí)員工及時(shí)、準(zhǔn)確地準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，推動(dòng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造。

再次，實(shí)施人員要對(duì)最終業(yè)務(wù)用戶進(jìn)行培訓(xùn)，也就是終端用戶的操作培訓(xùn)，該培訓(xùn)也可由已經(jīng)熟悉軟件系統(tǒng)的項(xiàng)目組成員來?yè)?dān)任，并根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，對(duì)涉及的所有終端操作者分批次進(jìn)行演示、培訓(xùn)，讓終端人員掌握正確的系統(tǒng)使用方法。在此過程中，實(shí)施人員還應(yīng)當(dāng)結(jié)合適當(dāng)?shù)腅RP理論知識(shí)培訓(xùn)，這一點(diǎn)經(jīng)常容易被忽視，導(dǎo)致他們沒有相應(yīng)的理論支撐，不利于其及時(shí)、準(zhǔn)確地完成業(yè)務(wù)。另外，實(shí)施人員還需要對(duì)IT技術(shù)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。一方面，ERP系統(tǒng)功能強(qiáng)大，使用人員眾多，實(shí)施人員要針對(duì)系統(tǒng)管理員進(jìn)行培訓(xùn)，讓管理員全方位掌握系統(tǒng)的安裝、配置、權(quán)限管理、功能設(shè)置和數(shù)據(jù)安全等，以便系統(tǒng)的后期管理維護(hù)。另一方面，不同ERP廠商的ERP軟件架構(gòu)不一樣，開發(fā)所用的語(yǔ)言和方式也不一樣，實(shí)施人員要將系統(tǒng)二次開發(fā)的方法傳授給企業(yè)IT人員，以便在實(shí)施和上線運(yùn)行后對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行不斷擴(kuò)展應(yīng)用。endprint

3 上線運(yùn)用階段

系統(tǒng)正式上線運(yùn)行后，如何持續(xù)地應(yīng)用好ERP系統(tǒng)來服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，是所有ERP項(xiàng)目的最終落腳點(diǎn)。隨著ERP系統(tǒng)的推廣，許多企業(yè)也總結(jié)出很多有效措施來保障系統(tǒng)的應(yīng)用，如進(jìn)行系統(tǒng)異常監(jiān)控、性能優(yōu)化、系統(tǒng)糾錯(cuò)、數(shù)據(jù)分析和績(jī)效考核等都是保障系統(tǒng)應(yīng)用的措施。培訓(xùn)也是保障系統(tǒng)應(yīng)用的措施之一，而且是最能清除錯(cuò)誤的最有效方法。

3.1 需對(duì)系統(tǒng)具體功能進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)

ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的邏輯關(guān)聯(lián)非常強(qiáng)，功能也十分繁多，某一個(gè)環(huán)節(jié)脫節(jié)常常導(dǎo)致其他環(huán)節(jié)無(wú)法操作。例如，庫(kù)管員在系統(tǒng)中沒有及時(shí)做物料的入庫(kù)、出庫(kù)業(yè)務(wù)，導(dǎo)致生產(chǎn)工人不能及時(shí)報(bào)工，也就不能完成產(chǎn)品完工、完工記賬、產(chǎn)品入庫(kù)等一系列后續(xù)業(yè)務(wù)。實(shí)施人員需對(duì)系統(tǒng)具體功能進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，要讓操作者明白為什么要這么做，這樣做有什么好處，保證每個(gè)操作者都能改變以往的工作習(xí)慣，正確的認(rèn)識(shí)和運(yùn)用系統(tǒng)，熟悉系統(tǒng)的所有功能，讓其徹底明白自己崗位在系統(tǒng)中擔(dān)任的職責(zé)并掌握正確的操作方法。

3.2 對(duì)新開發(fā)功能進(jìn)行培訓(xùn)

隨著ERP系統(tǒng)應(yīng)用的不斷深入，企業(yè)各層人員可能會(huì)對(duì)系統(tǒng)功能提出進(jìn)一步改善需求，IT部門根據(jù)所提需求進(jìn)行二次開發(fā)，完善或是新增系統(tǒng)功能。為了系統(tǒng)功能的正確應(yīng)用和避免其他使用者的誤操作，新功能在使用之前需要進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。實(shí)施人員需召集所有員工進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，現(xiàn)場(chǎng)對(duì)新功能進(jìn)行操作、演示，還要讓員工明白新功能能夠用來做什么，與舊功能相比又有哪些改進(jìn)。

3.3 項(xiàng)目運(yùn)用維護(hù)和優(yōu)化培訓(xùn)

ERP實(shí)施時(shí)間畢竟是有限的，任何信息系統(tǒng)都存在做錯(cuò)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的可能，而不同系統(tǒng)應(yīng)對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的能力不盡相同，有的需要人工干預(yù)才能處理掉，有的以垃圾形式存在，有的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)將影響后續(xù)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，這種情況會(huì)隨著ERP的上線運(yùn)行而不斷出現(xiàn)。為了盡量避免或減少此類現(xiàn)象，實(shí)施人員應(yīng)該開展項(xiàng)目運(yùn)用維護(hù)和優(yōu)化培訓(xùn)，讓業(yè)務(wù)人員知道如何防范錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，在日常工作中如何對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。在優(yōu)化培訓(xùn)方面，ERP使用者不知道、不清楚、不確定的地方都應(yīng)該并必須進(jìn)行優(yōu)化培訓(xùn)，把各種崗位職責(zé)、數(shù)據(jù)流向、功能都講明白，不斷提高應(yīng)用人員的信息化素質(zhì)，進(jìn)而將系統(tǒng)應(yīng)用好。

4 結(jié) 語(yǔ)

ERP項(xiàng)目是一個(gè)全員參與的項(xiàng)目，如果培訓(xùn)到位了，一把手會(huì)主動(dòng)參與到項(xiàng)目實(shí)施中并發(fā)揮其決策作用；所有業(yè)務(wù)人員才能理解ERP項(xiàng)目的重要性，明白項(xiàng)目與自己崗位和ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)關(guān)系；業(yè)務(wù)流程的梳理才能優(yōu)化；實(shí)施過程中的數(shù)據(jù)才能及時(shí)、準(zhǔn)確、完整?？傊?，培訓(xùn)工作需貫穿項(xiàng)目始終，這樣才能做出符合企業(yè)實(shí)際需求的ERP系統(tǒng)，并把它運(yùn)用好，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]周玉清，劉伯瑩，周強(qiáng).ERP理論方法與實(shí)踐[M].北京：電子工業(yè)出版社，2006.endprint