文/中興財務云

會計檔案電子化不僅僅是對紙張、筆墨的簡單節(jié)約，更是對會計信息采集和披露成本的節(jié)約。電子檔案管理系統(tǒng)可以很好地解決財務共享模式下紙質檔案異地的采集、傳遞、借閱、管理等問題。

電子檔案系統(tǒng)是將公司會計檔案納入系統(tǒng)管理，實現(xiàn)會計憑證和電子影像的自動匹配、分冊，檔案的歸檔、借閱等都在系統(tǒng)內有跡可查的信息系統(tǒng)。電子檔案系統(tǒng)在整個財務系統(tǒng)中處于核算層中的財務運營系統(tǒng)部分。電子檔案系統(tǒng)可以實現(xiàn)企業(yè)實體檔案的信息化，并且將企業(yè)的電子檔案和實體檔案進行關聯(lián)管理。電子檔案系統(tǒng)以影像技術為支撐，以會計核算系統(tǒng)為基礎，進一步與網上報賬系統(tǒng)等企業(yè)其他信息系統(tǒng)進行集成，解決企業(yè)內部會計數(shù)據系統(tǒng)之間信息孤立的問題，提升了企業(yè)會計數(shù)據加工的自動化水平，電子檔案系統(tǒng)（如圖1所示）的應用很大程度上也提升了企業(yè)會計信息同外部環(huán)境的集成水平。

電子檔案管理系統(tǒng)可以很好地解決財務共享模式下紙質檔案異地的采集、傳遞、借閱、管理等問題。對于外部原始憑證實現(xiàn)有效的管理監(jiān)控，同時對不同地域的憑證進行定位管理， 通過影像系統(tǒng)統(tǒng)一采集入系統(tǒng)內，減少人為的紙質憑證傳遞過程，對紙質檔案原件實行有效保護，實現(xiàn)多地域、多人員同時在線調閱檔案，提高審計、納稅申報以及稅務機關征管的工作效率。對于內部原始憑證通過企業(yè)接口平臺直接獲取，提升企業(yè)信息化集成水平，實現(xiàn)了企業(yè)無紙化和一體化辦公。

圖1 電子檔案系統(tǒng)架構圖

電子檔案系統(tǒng)流程

電子檔案系統(tǒng)通過與網上報賬系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、電子影像系統(tǒng)等其他業(yè)務系統(tǒng)的無縫集成，形成與實物憑證完全一致的電子憑證，并按實物憑證歸集方式分冊和歸檔，實現(xiàn)憑證的電子化管理，達成財務電子憑證文檔的全面集中管理。電子檔案系統(tǒng)數(shù)據的傳遞流程（如圖2所示）依次為信息采集、憑證管理、歸檔管理和檔案管理。

電子檔案系統(tǒng)功能介紹

電子檔案系統(tǒng)功能框架主要分為歸檔和查詢借閱兩大模塊（如圖3所示）。

（1）檔案歸檔模塊。

檔案歸檔主要是將企業(yè)自制的記賬憑證的電子文件同內、外部原始憑證的影像文件進行匹配，生成完整的電子記賬憑證檔案數(shù)據，以冊為單位在系統(tǒng)內進行管理，達到紙質會計憑證同電子會計憑證的完全統(tǒng)一，其將取代日常憑證調閱中對紙質會計憑證的依賴，使得紙質檔案免受人為翻閱和電子設備復印、掃描的損害。

憑證打印：電子檔案系統(tǒng)需要優(yōu)化憑證的打印方案，由于憑證、報賬單、原始單據緊密關聯(lián)，所以憑證打印要充分考慮這種聯(lián)系。在現(xiàn)有打印憑證基礎上增加以下四種打印方式，提高效率。第一，按紙質報賬單順序打印憑證，方便憑證和報賬單的匹配和粘貼；第二，用戶可以自定義憑證打印順序，按用戶任意順序打印憑證；第三，支持已打印和未打印，重復打印控制；第四，可以關聯(lián)報賬單打印。按紙質報賬單順序打印憑證（如圖4所示）。

圖2 電子檔案系統(tǒng)工作全流程展示圖

圖3 電子檔案系統(tǒng)功能框架圖

圖4 按紙質報賬單順序打印憑證示意圖

圖5 電子檔案系統(tǒng)流轉編號示意圖

憑證匹配：為了形成一套完整的財務檔案，電子檔案系統(tǒng)需要將會計憑證與實物檔案和電子報賬單進行關聯(lián)。在信息采集階段，電子報賬單提交時會形成唯一編碼的單據號和對應實物檔案單據的票據號；當實物檔案進行掃描轉化為電子檔案時，系統(tǒng)會賦予其掃描時的索引號；會計憑證一般根據報賬單自動生成，從而形成唯一的憑證號。基于此種模式，單據號、票據號、索引號和憑證號均可建立聯(lián)系，最終實現(xiàn)會計憑證與實物檔案的匹配。電子檔案系統(tǒng)流轉編號（如圖5所示）。

憑證分冊：電子檔案系統(tǒng)按照會計憑證號的順序進行自動排序，且會計憑證號順序連續(xù)完整。系統(tǒng)可以根據憑證份數(shù)，實現(xiàn)電子檔案的自動分冊，而后紙質檔案則同樣根據這種規(guī)則實現(xiàn)人工手動分冊。在憑證分冊的過程中，電子檔案系統(tǒng)可自動進行缺號分析，并對缺號憑證的負責人進行系統(tǒng)催辦。電子檔案系統(tǒng)憑證分冊（如圖6所示）。

憑證入柜：電子檔案系統(tǒng)將自動分冊后的憑證冊按照一定的規(guī)則，合并至對應的憑證盒中，而后根據企業(yè)實物檔案保管的場地空間限制，保存至對應的憑證柜中。實物檔案的憑證入柜路徑均將記錄在系統(tǒng)中，檔案使用人通過查看系統(tǒng)中記錄的保管信息，即可輕松找到對應的原始實物檔案。電子檔案系統(tǒng)憑證入柜（如圖7所示）。

（2）檔案查詢借閱模塊。

圖6 電子檔案系統(tǒng)憑證分冊示意圖

圖7 電子檔案系統(tǒng)憑證入柜示意圖

圖8 電子檔案系統(tǒng)框架對接展示圖

檔案查詢：電子檔案系統(tǒng)的查詢功能可實現(xiàn)在一個系統(tǒng)中完成從明細賬到會計憑證、應付票據、報賬信息及原始單據的會計信息追溯。此外，電子檔案系統(tǒng)支持查詢系統(tǒng)內的不同法人、不同賬簿、不同類別的電子檔案在系統(tǒng)內的狀態(tài)，累計冊數(shù)、實物保管地點等信息，出具多維度的檔案管理報表。

檔案借閱：檔案借閱主要涵蓋了檔案借閱的系統(tǒng)流程，包含借閱申請的發(fā)起、系統(tǒng)內的借閱電子審批流、借閱歸還、借閱催還及續(xù)借申請。檔案借閱主要以調閱電子檔案為主，紙質檔案為輔。

庫房管理：庫房管理功能包含企業(yè)電子及紙質檔案的入庫、出庫、歸還、盤點等功能，系統(tǒng)通過定位到每一本紙質檔案的庫存狀態(tài)和具體庫位，方便檔案使用人調閱和查找，通過條碼技術的應用對紙質檔案進行監(jiān)控管理，確保檔案的實物同電子數(shù)據一致，提升檔案管理水平。

電子檔案系統(tǒng)信息對接管理

電子檔案系統(tǒng)以影像技術為支撐，以核算系統(tǒng)為基礎，進一步與網上報賬系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、HR人事系統(tǒng)等企業(yè)其他信息系統(tǒng)進行集成，解決企業(yè)內部會計數(shù)據系統(tǒng)之間信息孤立的問題，提升了企業(yè)會計數(shù)據加工的自動化水平。根據電子檔案系統(tǒng)的信息采集來源，其系統(tǒng)對接主要為網上報賬系統(tǒng)的報賬信息、核算系統(tǒng)中的會計憑證信息及合同管理或人事業(yè)務系統(tǒng)的業(yè)務信息。其中，與電子影像系統(tǒng)的對接可參見電子影像系統(tǒng)章節(jié)中的對接管理內容。電子檔案系統(tǒng)框架對接展示（如圖8所示）。

電子檔案系統(tǒng)從網上報賬系統(tǒng)同步獲取電子報賬單單據號、電子影像票據號對應關系等，從而實現(xiàn)系統(tǒng)的憑證匹配歸檔工作。同時，檔案使用人可在電子檔案系統(tǒng)中聯(lián)查追溯至網上報賬系統(tǒng)的報賬信息。電子檔案系統(tǒng)從會計核算系統(tǒng)獲取會計年度、會計憑證號、賬簿信息、憑證信息等會計檔案基礎信息。對于沒有對應電子報賬單的會計憑證，需要打印憑證封面（生成封面條碼），并根據情況在電子影像系統(tǒng)中補掃原始單據。同時，檔案使用人可在電子檔案系統(tǒng)中聯(lián)查追溯至會計核算系統(tǒng)中的會計憑證信息。電子檔案系統(tǒng)還可與企業(yè)的前端業(yè)務系統(tǒng)，如合同管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)等進行對接，從而實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務單據的集中電子化檔案管理功能。