企業(yè)檔案管理中大數(shù)據(jù)分析方法應(yīng)用

岳玲

【摘 要】隨著社會的進(jìn)步，各行各業(yè)都在不斷發(fā)展，各個企業(yè)也隨之發(fā)展。社會各行各業(yè)對大數(shù)據(jù)研究不斷發(fā)展，企業(yè)隨著發(fā)展，其決策也就越來越依賴大數(shù)據(jù)分析，企業(yè)檔案隨著時間發(fā)展而越來越多，企業(yè)誕生就伴隨著企業(yè)檔案產(chǎn)生。隨著企業(yè)發(fā)展，檔案管理是企業(yè)發(fā)展不可忽視的地方，也是對企業(yè)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析之基礎(chǔ)，所以企業(yè)檔案管理中大數(shù)據(jù)分析方法有很大應(yīng)用。這篇文章就對大數(shù)據(jù)分析方法應(yīng)用在企業(yè)檔案管理過程中出現(xiàn)一些比較常見的問題進(jìn)行分析，對管理方面提出一些創(chuàng)新舉措，使企業(yè)檔案管理更加合理。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理；大數(shù)據(jù)分析；方法；實(shí)踐與應(yīng)用

1.引言

隨著大數(shù)據(jù)發(fā)展，企業(yè)在對公司進(jìn)行決策時都會用到大數(shù)據(jù)分析方法，企業(yè)檔案是對企業(yè)從誕生開始所經(jīng)歷所有實(shí)踐的所有記錄，企業(yè)檔案管理就是將這些信息進(jìn)行分類整理，并對其進(jìn)行妥善保存，并保證其真實(shí)性和完整性，所以企業(yè)檔案是企業(yè)運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析方法的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。通過這些檔案，我們能夠?qū)ζ髽I(yè)過去所經(jīng)歷大大小小實(shí)踐活動了解清楚，讓信息形成大數(shù)據(jù)，讓我們在做出企業(yè)規(guī)劃時候更能把握企業(yè)實(shí)際情況，制定符合企業(yè)實(shí)際情況的發(fā)展戰(zhàn)略。隨著社會進(jìn)步，企業(yè)管理手段也要隨之發(fā)展，才能滿足企業(yè)不斷發(fā)展，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，使得大數(shù)據(jù)分析更加準(zhǔn)確，保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

2.大數(shù)據(jù)分析方法應(yīng)用于企業(yè)檔案管理實(shí)踐之中問題

2.1 大數(shù)據(jù)分析成本問題

在企業(yè)檔案管理中運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析方法所需成本比較高，需要信息化管理平臺對信息進(jìn)行分類和對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析所需工具，同時還有運(yùn)算時間要求。在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源中采用相關(guān)大數(shù)據(jù)分析工具科技成本是比較高的。而且大數(shù)據(jù)分析質(zhì)量必須要高，這關(guān)系到大數(shù)據(jù)分析結(jié)果可靠性，同時減少企業(yè)檔案存儲成本，這是我們目前面臨的問題。

2.2 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)時效性問題

運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析方法所需要信息必須是最新的，過時信息會使得大數(shù)據(jù)分析結(jié)果過時，大數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)分析要使用到數(shù)據(jù)建模，當(dāng)數(shù)據(jù)模型跟不上企業(yè)數(shù)據(jù)變化，那么模型分析結(jié)果就會過時。所以我們目前面臨問題之一就是關(guān)于企業(yè)檔案數(shù)據(jù)能否及時更新問題。

2.3 大數(shù)據(jù)分析智能化問題

首先大數(shù)據(jù)分析方法在關(guān)于對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)處理方面非常有用、高效，與此同時，大數(shù)據(jù)分析方法只是一種運(yùn)用科學(xué)機(jī)器運(yùn)算分析方法，對于企業(yè)人文價值方面作用很少，所以，大數(shù)據(jù)分析智能化也是面臨問題。

2.4企業(yè)對檔案管理忽略

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)大發(fā)展背景之下，企業(yè)面臨著非常大的競爭，企業(yè)為了自身企業(yè)發(fā)展，不被市場淘汰，對產(chǎn)品銷售方面投入非常多人力物力，在這種大背景下，認(rèn)為大數(shù)據(jù)分析時對檔案信息對其影響不大，難免會對企業(yè)檔案管理工作有所忽略，還有就是很多企業(yè)高層認(rèn)為檔案管理非常簡單，只要使檔案完整，保證其不損毀，能夠讓人查找相關(guān)資料是可以使用就行了，所以對檔案管理工作資金方面投入非常少，僅僅限于日常簡單運(yùn)行而無力發(fā)展。

2.5缺乏保管檔案專業(yè)人員

企業(yè)檔案管理需要專門技術(shù)人員來進(jìn)行，對于專門技術(shù)人員，要求有較高政治方面素養(yǎng)，對檔案管理方面業(yè)務(wù)手段比較熟練。這就使其在工作之時難以保持負(fù)責(zé)態(tài)度，對于企業(yè)檔案管理工作不夠重視，企業(yè)高層認(rèn)為如果聘請專業(yè)檔案管理人員對企業(yè)發(fā)展作用很小，會增加企業(yè)建設(shè)成本。

2.6企業(yè)檔案信息化管理方法缺乏

隨著社會進(jìn)步，人們不斷發(fā)展技術(shù)，但是卻忽略了檔案管理技術(shù)發(fā)展，使檔案管理技術(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，甚至至今國內(nèi)許多企業(yè)檔案管理方面仍然非常原始，工作效率非常低，嚴(yán)重制約著企業(yè)發(fā)展。目前，檔案信息化管理技術(shù)已經(jīng)較為成熟，但是企業(yè)高層人員認(rèn)為檔案管理對企業(yè)發(fā)展作用太低，對信息化企業(yè)檔案管理發(fā)展缺乏重視，在資金上提供不足，使得企業(yè)檔案信息化管理發(fā)展緩慢，對大數(shù)據(jù)分析方法應(yīng)用產(chǎn)生很大影響。在中國大多數(shù)企業(yè)對檔案管理還在使用傳統(tǒng)方法進(jìn)行管理，信息化管理手段缺乏，嚴(yán)重影響著檔案管理效率，甚至導(dǎo)致檔案損毀丟失。

3.大數(shù)據(jù)分析方法應(yīng)用問題

企業(yè)創(chuàng)新決策越來越依賴于數(shù)據(jù)分析。對于企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新者而言，目前更多企業(yè)高層越來越依靠基于數(shù)據(jù)分析企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新決策?？總鹘y(tǒng)經(jīng)驗(yàn)方法去決策往往是滯后，因此，大數(shù)據(jù)分析方法作為先進(jìn)定量分析方法，目前出現(xiàn)的一些先進(jìn)數(shù)據(jù)分析方法與技術(shù)勢必會對企業(yè)的運(yùn)行管理、生產(chǎn)業(yè)務(wù)流程、管理決策產(chǎn)生飛躍式的影響。大數(shù)據(jù)分析方法也成為企業(yè)檔案數(shù)據(jù)分析、技術(shù)創(chuàng)新決策的有效工具?，F(xiàn)在社會講究創(chuàng)新，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理手段已經(jīng)不再適用于現(xiàn)在企業(yè)檔案管理，所以對于上文之中檔案管理出現(xiàn)的問題筆者在此提出一些創(chuàng)新性舉措。

3.1 在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用相關(guān)問題

大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的實(shí)現(xiàn)方式即是將大數(shù)據(jù)分析方法運(yùn)用在企業(yè)檔案信息分析挖掘上。它貫穿企業(yè)數(shù)據(jù)處理的整個過程，遵循數(shù)據(jù)生命周期，廣泛收集數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行格式化預(yù)處理，采用數(shù)據(jù)分析模型，依托強(qiáng)大運(yùn)行分析算法支撐數(shù)據(jù)平臺，發(fā)掘潛在價值和規(guī)律并進(jìn)行呈現(xiàn)過程。其應(yīng)用主要有以下幾個方面，一是數(shù)據(jù)質(zhì)量管理提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源品質(zhì)；二是可視化分析提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源可理解性；三是語義引擎實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的智能提??；四是數(shù)據(jù)挖掘發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的隱性價值；五是趨勢預(yù)測分析實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的價值創(chuàng)造。

3.2企業(yè)檔案管理工作流程要改變

大數(shù)據(jù)分析方法需要企業(yè)檔案數(shù)據(jù)完整性和時效性，企業(yè)檔案管理流程影響這兩方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件，由于受到現(xiàn)實(shí)條件制約，其檔案管理流程顯得比較繁瑣，傳統(tǒng)檔案管理流程是制約著管理效率一個重要原因。建立信息化檔案管理平臺后，首先各項流程之間需要浪費(fèi)時間也就不存在了，信息化檔案管理是把整個工作流程一體化，使其效率提高。在信息化檔案管理之中，對傳統(tǒng)檔案管理流程進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，減去一些不必要流程，優(yōu)化剩下流程，大大提高了效率。在實(shí)踐過程之中，該平臺對檔案收集有著重大作用，技術(shù)工作人員可以將產(chǎn)生檔案資料通過互聯(lián)網(wǎng)傳送給公司檔案室，這樣有利于檔案室對資料收集，保證檔案數(shù)據(jù)時效性，和完整性。

3.3企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

企業(yè)檔案信息化使檔案變?yōu)殡娮訖n案，有效保持了檔案完整性。還可以對檔案文件進(jìn)行加密，電腦設(shè)置防火墻等一些IT手段，保證系統(tǒng)安全運(yùn)行，有效防止了檔案信息丟失和被竊取。對重要檔案進(jìn)行備份，防止檔案遺失和損毀。企業(yè)檔案完整可以給大數(shù)據(jù)分析帶來數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，使得大數(shù)據(jù)分析結(jié)果更加滿足企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀。

4.結(jié)語

大數(shù)據(jù)分析技術(shù)飛速發(fā)展，各行各業(yè)對其依賴性顯著提高，在大數(shù)據(jù)時代環(huán)境下，在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用中應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析方法具有重要意義。企業(yè)誕生就伴隨著企業(yè)檔案產(chǎn)生，隨著企業(yè)發(fā)展而發(fā)展，是企業(yè)發(fā)展不可忽視的地方，也是對企業(yè)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析之基礎(chǔ)，所以企業(yè)檔案管理中大數(shù)據(jù)分析方法有很大應(yīng)用。在本文之中，筆者結(jié)合時代背景和現(xiàn)實(shí)實(shí)踐，分析了大數(shù)據(jù)分析方法應(yīng)用存在一些問題，對企業(yè)檔案管理之中影響大數(shù)據(jù)分析的問題進(jìn)行了介紹，對企業(yè)檔案管理實(shí)踐過程之中出現(xiàn)的問題加以描述，并以創(chuàng)新的思維提出了一些建議來解決這些問題，保證企業(yè)健康發(fā)展。

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