紙質檔案數(shù)字化前整理工作的現(xiàn)狀及探索

王蚊宏

【摘要】由于電子檔案在利用方式、利用效率上的優(yōu)越性，檔案數(shù)字化工作的客觀需要日益增加，我國紙質檔案數(shù)字化工作在全國普遍開展起來，檔案數(shù)字化前整理工作作為檔案數(shù)字化加工的準備工作，直接決定了數(shù)字化加工成果的質量。

【關鍵詞】檔案數(shù)字化;現(xiàn)狀;對策探討

一、檔案數(shù)字化的現(xiàn)實意義

檔案數(shù)字化是利用智能信息處理技術，將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用各種存儲管理技術將它們存貯于各種介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速檢索出所需要的檔案資料。數(shù)字化的檔案具有資源數(shù)字化、管理網絡化、智能化、用戶使用方便化等優(yōu)點。對于檔案的自身管理和社會服務有著諸多現(xiàn)實意義。

（一）檔案數(shù)字化是實現(xiàn)檔案信息化的重要內容。新形勢下，信息化已然成為社會發(fā)展的醒目標志，進入一個全方位、多層次推進的新階段。檔案作為信息的重要載體，在客觀發(fā)展環(huán)境的驅動下，也必然要主動適應新常態(tài)下的信息化模式，切實增強檔案的社會服務能力。這是“互聯(lián)網+”時代檔案工作的必然選擇，也是信息化社會給予檔案事業(yè)的新挑戰(zhàn)和新契機。因此，可以說，檔案信息化必然成為檔案工作發(fā)展的重要內容。而檔案數(shù)字化的實現(xiàn)，使檔案的載體從傳統(tǒng)的紙質轉變?yōu)殡娮踊d體、網絡化載體、數(shù)字化載體，有效地實現(xiàn)了檔案信息內容的需求更加趨向于綜合化，確保了檔案信息內容的利用更加準確、高效。

（二）檔案數(shù)字化是實現(xiàn)檔案信息資源充分利用的重要條件。檔案數(shù)字化工作改變了過去檔案工作單一、局限的管理模式，逐漸轉變?yōu)槎嘣Ｊ?，也由傳統(tǒng)利用方式向現(xiàn)代利用方式轉變。進而可以全面、便捷地提供檔案信息，也盡可能地避免了檔案原件被損壞，確保了檔案實體安全。

（三）檔案數(shù)字化是實現(xiàn)檔案管理、利用模式轉變的重要手段。辦公自動化技術和網絡技術的快速發(fā)展，產生了越來越多的電子文件，而傳統(tǒng)的紙制檔案存儲空間大、查閱不便、維護成本高，難以適應數(shù)字化時代的飛速發(fā)展。因而，各單位逐步改變原有的檔案管理方式，引入了檔案計算機管理系統(tǒng)，科學有效地管理利用本單位的檔案。通過紙質檔案數(shù)字化工作，真正實現(xiàn)了紙質檔案的信息化管理和利用，從根本上改變了檔案的管理利用模式。

二、紙質檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀

隨著國家信息化建設的推進，各級檔案館引入了檔案計算機管理系統(tǒng)，為紙質檔案數(shù)字化提供了技術上的保障。同時，由于電子檔案與紙質檔案相比在利用方式上具有的明顯優(yōu)勢，以及電子檔案對紙質檔案的備份作用，客觀上促進了紙質檔案數(shù)字化工作的開展。通過紙質檔案數(shù)字化，豐富了電子檔案資源，擴大了檔案利用范圍，有效提高了檔案利用效率。同時，借助檔案計算機管理系統(tǒng)，對有關數(shù)據(jù)可以進行快捷方便的統(tǒng)計分析，提高了工作效率。但是，從現(xiàn)有的檔案數(shù)字化成果來看，數(shù)字化工作中也存在一些問題，例如數(shù)字化質量堪憂，數(shù)字化成果無法得到有效利用等，導致這些問題的直接原因就是未做好檔案數(shù)字化前整理工作。

三、紙質檔案數(shù)字化前整理工作的重要性

紙質檔案數(shù)字化前整理工作，是在對紙質檔案進行數(shù)字化轉換前所作的準備工作，是在充分尊重前人勞動成果的基礎上，以適應紙質檔案數(shù)字化要求為目標而開展的兼具回顧性和開創(chuàng)性雙重特征的一項重要基礎業(yè)務工作，其內容涵蓋檔案鑒定、整理、著錄等多個方面。只有做好紙質檔案數(shù)字化前整理工作，才能保證數(shù)字化工作高效有序的開展。

四、有效開展紙質檔案數(shù)字化前整理工作的對策

（一）建立完善安全保密制度，確保檔案信息安全。在開展檔案數(shù)字化工作之前，首先，要建立完善的安全保密制度并嚴格執(zhí)行，同時加強保密宣傳，增強本單位全員的保密意識。其次，要對數(shù)字化加工人員的保密素養(yǎng)進行審查，保證其嚴格執(zhí)行工作流程，防止在工作環(huán)節(jié)中失泄密。第三，要加強檔案數(shù)字化硬件設施管理，確保數(shù)字化過程中的檔案信息安全。第四，要加強檔案計算機管理系統(tǒng)的安全管理，保證涉密網絡與互聯(lián)網物理隔離，防止數(shù)字化成果泄密。涉密檔案的安全保密問題貫穿數(shù)字化加工的全過程，在檔案數(shù)字化工作中我們要始終把檔案安全保密工作放到工作的首位，杜絕失泄密，保證檔案信息的安全。

（二）完善紙質檔案數(shù)字化標準，保證檔案整理質量。國家應盡快對現(xiàn)有紙質檔案數(shù)字化標準進行修訂與完善，細化紙質檔案數(shù)字化的有關規(guī)定，建立健全檔案數(shù)字化管理體系，確保紙質檔案數(shù)字化工作的規(guī)范化。明確數(shù)字化前整理工作的規(guī)范標準，使數(shù)字化前整理工作有據(jù)可依，有效地提高紙質檔案數(shù)字化成果的質量，為紙質檔案數(shù)字化成果的質量提供基本保障。

（三）建立電子檔案著錄規(guī)則，明確數(shù)字化成果著錄項。由于《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18—1999）在電子檔案著錄工作上存在很多局限性，隨著檔案信息化的不斷推進，電子檔案著錄工作也將不斷深入，為了滿足電子檔案著錄工作的實際需要，加強電子檔案的管理，國家應盡快制定電子檔案著錄規(guī)則，明確電子檔案著錄項。明確電子檔案著錄項可以對數(shù)字化前整理的著錄環(huán)節(jié)進行規(guī)范，準確地對紙質檔案數(shù)字化成果進行著錄，不僅可以有效提高紙質檔案數(shù)字化成果的檢索成功率，增加檔案的利用率，同時還能夠保證電子檔案的真實性、有效性、完整性，從而發(fā)揮檔案的憑證作用。

【參考文獻】

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