規(guī)范檔案管理 促進學生就業(yè)

杜君

【摘要】文章對高校畢業(yè)生檔案的重要性、特點、如何規(guī)范檔案管理及利用好檔案順利就業(yè)進行了簡要論述，以引起高校管理者和畢業(yè)生對檔案工作的重視。

【關(guān)鍵詞】學生檔案;檔案意識;檔案管理;就業(yè)

目前，部分高校存在對檔案重視程度不夠、管理不規(guī)范、管理手段落后等問題，有些畢業(yè)生對個人檔案漠不關(guān)心，甚至出現(xiàn)“棄檔”現(xiàn)象，給自己造成了不必要的麻煩。所以強化對檔案重要性的認識、規(guī)范學生檔案管理，對學生順利就業(yè)及將來的職業(yè)發(fā)展有重大意義。

一、強化檔案重要性的認識

高校學生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，不僅包括學生的簡歷、家庭狀況、成績報表、鑒定評語，還包括學生的獎懲材料、三好學生和優(yōu)秀學生干部登記表、體檢表、黨、團組織材料等，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。檔案對于每一個人來說是很重要的，他就是我們?nèi)松囊粋€縮影，有了檔案才能證明你在這個社會中的成長軌跡。很多手續(xù)繞不開檔案這一關(guān)，目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理各種社會保險等都需要個人檔案，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當重要。有些畢業(yè)生工作幾年后忽然發(fā)現(xiàn)自己無法按期轉(zhuǎn)正定級、申請職稱，在辦理養(yǎng)老保險手續(xù)時也遇到麻煩，就是因為畢業(yè)生疏忽了檔案的存放問題，追悔莫及。總之，如果沒有檔案，個人的一些權(quán)益就得不到保障。

二、把握畢業(yè)生檔案的特點

畢業(yè)生學籍檔案與人事檔案既有區(qū)別又有聯(lián)系。畢業(yè)生的學籍檔案是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大專院校學生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學習成績、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎懲情況等。人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經(jīng)歷、德才能績和工作表現(xiàn)，個人身份、學歷、資歷等方面的重要依據(jù)。畢業(yè)生的人事檔案由其學籍檔案轉(zhuǎn)化而來，是指學生畢業(yè)后，在其學籍檔案中放入該畢業(yè)生的報到證，然后由學校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機構(gòu)，這時的學籍檔案正式成為人事檔案。

三、提升學生檔案管理質(zhì)量

（一）搞好宣傳強化檔案意識。檔案意識的強弱，直接決定著檔案質(zhì)量的好壞。提高檔案意識，一是利用校園網(wǎng)、宣傳單、咨詢會等多種渠道宣傳有關(guān)學生檔案、人事檔案的管理知識，讓廣大畢業(yè)生充分認識學生檔案的重要性。輔導員日常在與學生的交流接觸過程中，要有意識做好引導教育。二是強化檔案形成涉及相關(guān)人員（如：各系處室領導、任課教師、輔導員、教務人員等）的專題學習培訓，促使他們提高對檔案重要性的認識和重視程度。

（二）完善制度規(guī)范檔案管理。高校必須按照《高等學校檔案管理辦法》有關(guān)要求，建立一套嚴謹、科學、完善、配套的學籍檔案管理制度和工作規(guī)范。高校學籍檔案涉及面廣，形成過程復雜細致。由于檔案具有完整性、真實性、規(guī)范性、私密性、多樣性等特點，因此高校必須從實際出發(fā)，運用科學管理原則，建立健全檔案的收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職能等各項規(guī)章制度。同時要與時俱進，不斷完善，努力適應高等教育發(fā)展新形勢。

（三）認真收集完善檔案內(nèi)容。對檔案內(nèi)容的收集要做到及時、準確、全面。學校招生管理部門要收集各省市高招辦郵寄的檔案;在新生開學報到時，各二級系部要及時收集新生檔案，認真核對，并標注好每個學生的專業(yè)、班級、姓名、學號，然后將新生檔案移交至校招生辦，校招生辦在新生入學后一個月內(nèi)將收集到的學生檔案移交到校學生檔案室。對檔案內(nèi)容的動態(tài)變化，如學生入黨、入團、評優(yōu)、處分、轉(zhuǎn)專業(yè)、留降級、休復學等有關(guān)材料，必須在結(jié)束本項工作后二周內(nèi)全部移交給校學生檔案室，并及時分類整理，準確裝入學生本人檔案。

（四）創(chuàng)新方法改進管理模式?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為創(chuàng)新檔案管理提供了便利條件。檔案管理人員要提升現(xiàn)代信息技術(shù)應有能力，利用辦公自動化系統(tǒng)、數(shù)碼影像技術(shù)、檔案管理軟件等先進技術(shù)手段，提高檔案管理效率和水平。針對在立卷、歸檔、調(diào)檔、移交等具體工作中發(fā)現(xiàn)的問題，搞一些小創(chuàng)造、小革新，起到事半功倍之效。

四、注意檔案利用促進就業(yè)

畢業(yè)生的檔案在任何情況下都不能自己攜帶，應由學校交寄用人單位所在地人才中心，或由用人單位所在地人才中心調(diào)檔函到學校提取。落實了工作單位，并且所落實的單位具有人事管理權(quán)的，檔案應調(diào)到該單位;落實了工作單位，但工作單位不具備人事管理權(quán)的，應將人事檔案托管到人才中心;對于沒有落實工作單位的學生，如果沒有申請暫緩就業(yè)，學校會將其人事檔案轉(zhuǎn)到生源所在地。這一類畢業(yè)生應在規(guī)定的時間內(nèi)到當?shù)厝耸虏块T報到，辦理人事檔案的相關(guān)手續(xù)，否則就會被認為是“棄檔”。少數(shù)畢業(yè)生由于多種原因一時沒有合適的就業(yè)單位，希望將檔案留在學校保管，待確定接收單位后再進行轉(zhuǎn)遞。學校在為其免費保管二年之后，檔案仍在學校的，作為失業(yè)人員，學校自動將其檔案轉(zhuǎn)往當年畢業(yè)時戶籍所在地公共就業(yè)和人才服務機構(gòu)保管。

五、結(jié)語

總之，高校要高度重視檔案管理工作，強化檔案意識和管理人員的責任心，建立科學規(guī)范的管理制度，采取先進的管理手段，切實提高檔案管理質(zhì)量。作為大學生，畢業(yè)走向社會是人生一個新的重要起點，要充分認識到個人檔案的重要性，妥善處理個人的檔案，保護好自己的權(quán)益，避免在就業(yè)過程中走彎路。