楊健

摘 要：在信息化背景下，事業(yè)單位必須結(jié)合自身檔案管理工作實(shí)際發(fā)展情況，有針對性的優(yōu)化設(shè)置檔案管理方式，合理引進(jìn)應(yīng)用信息化技術(shù)，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，促使他們樹立起先進(jìn)的工作理念，靈活運(yùn)用各項(xiàng)技術(shù)不斷提高檔案工作水平，推動事業(yè)單位服務(wù)社會工作的順利發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化背景；事業(yè)單位；檔案管理

在信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理工作要積極展開實(shí)踐創(chuàng)新工作，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理工作內(nèi)容特點(diǎn)和需求，有針對性的改善檔案管理技術(shù)和設(shè)備，科學(xué)制定完善的檔案法律法規(guī)，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，有效提高檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，開拓他們的信息化學(xué)習(xí)思維，全面提升檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理水平。

1 檔案管理工作的意義

信息時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)一步促進(jìn)了電子信息的出現(xiàn)，同時(shí)也改變了過去的檔案管理方式，這不僅有效提高了檔案利用效率，還提高了檔案管理工作人員的工作效率。此外，信息化時(shí)代檔案管理人員也在不斷地創(chuàng)新檔案管理方式和服務(wù)方式，客觀上實(shí)現(xiàn)了檔案使用的有效性。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2.1 對檔案管理工作重視程度不夠

由于受到傳統(tǒng)管理工作理念的影響，一些企業(yè)和事業(yè)單位對現(xiàn)代檔案管理工作缺乏高度認(rèn)識，普遍認(rèn)為檔案管理工作內(nèi)容無法為企業(yè)單位創(chuàng)造出實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)單位各個(gè)工作環(huán)節(jié)有條不玩的進(jìn)行。基于信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理人員缺乏高層領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)指導(dǎo)工作，自身業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)素質(zhì)偏低，創(chuàng)新意識不足，難以對檔案管理技術(shù)進(jìn)行有效創(chuàng)新改進(jìn)，從而導(dǎo)致單位內(nèi)部檔案管理工作質(zhì)量和效率無法得到有效提升，甚至存在著檔案信息泄露、盜取等安全問題，阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

2.2 檔案管理模式落后、設(shè)備老舊

目前，很多事業(yè)單位的檔案管理部門還是以傳統(tǒng)的賬目記錄以及書本記載方式為主，這種管理方式相對來說整體的運(yùn)營效率比較低，管理模式落后。而且現(xiàn)如今是一個(gè)科技以及信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，這種傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前快捷、高效的信息管理需求。再加上事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層本身對檔案管理工作的不重視，無法及時(shí)更新檔案管理設(shè)備，極大限制了檔案管理工作的有效開展，影響檔案數(shù)據(jù)記錄以及檔案查閱的效率。

2.3 檔案管理人員專業(yè)知識相對貧乏，素質(zhì)比較落后

在一些人看來，檔案管理的工作特別簡單，無外乎對資料的收集與整理，但事實(shí)上，檔案管理是一項(xiàng)很復(fù)雜而且專業(yè)性很強(qiáng)的工作，對工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求很高，并且需要其一定的經(jīng)驗(yàn)積累。但目前，在很多事業(yè)單位，檔案管理人員都不是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的專業(yè)人員，很多都是一些臨近退休的老員工。他們雖然對于檔案管理工作很有耐心，但是剛開始對這份工作的了解不夠且缺乏經(jīng)驗(yàn)，而且他們對現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)了解不夠且學(xué)習(xí)的較慢，導(dǎo)致工作效率低下。即使一些單位聘用的是年輕的專業(yè)的人員，但是這些工作人員往往缺乏經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際工作中也缺少認(rèn)真態(tài)度，導(dǎo)致檔案管理工作秩序混亂，極易出現(xiàn)一些錯(cuò)誤的問題。

3 信息化背景下事業(yè)單位檔案管理措施

3.1 強(qiáng)化檔案管理工作認(rèn)識水平

在信息化背景下，事業(yè)單位高層領(lǐng)導(dǎo)要積極轉(zhuǎn)變自身管理工作理念，不斷加強(qiáng)對檔案管理人員的科學(xué)指導(dǎo)工作，促使檔案管理人員形成先進(jìn)的管理意識，能夠正確認(rèn)識到檔案安全管理工作的重要性。事業(yè)單位要適當(dāng)加大對檔案管理技術(shù)和設(shè)備的投資力度，定期組織檔案管理人員參與專業(yè)化的培訓(xùn)教育活動，確保工作人員能夠?qū)W習(xí)掌握各項(xiàng)數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代管理技術(shù)，從而不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，促使他們能夠全面發(fā)揮出各項(xiàng)先進(jìn)管理技術(shù)的價(jià)值作用，滿足現(xiàn)代檔案管理工作的各項(xiàng)需求，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的安全管理目標(biāo)。

3.2 有效加強(qiáng)檔案資料的保密工作

信息化時(shí)代的到來既給當(dāng)前的檔案管理工作帶來了便利和機(jī)遇，又給檔案資料的保密工作帶來了一定的隱患，因此必須持續(xù)加強(qiáng)檔案資料的保密工作，這樣才能確保檔案資料的正常使用。然而當(dāng)前檔案資料的使用過程中的確存在著一些問題，主要體現(xiàn)在使用計(jì)算機(jī)的過程中隨時(shí)會出現(xiàn)病毒感染、操作失誤、設(shè)備故障以及人為破壞等問題，這直接影響著檔案信息的保存與保密工作，為此必須采取有效措施以加強(qiáng)檔案資料的保密工作，具體工作如下：一是單位的檔案管理部門都必須采用最為先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，以保證檔案資料的安全使用，并確保系統(tǒng)的安全。二是要對計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期或不定期的全面檢測和殺毒，避免信息資源感染病毒。三是檔案管理部門在使用檔案資料時(shí)要禁止在檔案管理及使用過程中與外網(wǎng)鏈接，以免被黑客入侵，造成檔案資源的丟失。四是要嚴(yán)格對單位檔案室的進(jìn)入進(jìn)行設(shè)置，避免出現(xiàn)人為破壞的情況。五是要配備專業(yè)的、先進(jìn)的、規(guī)范的檔案保管設(shè)備，并采取有效的檔案管理措施，確保重要檔案資料及絕密檔案的

安全。

3.3 合理增加檔案管理資金投入

在信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理工作的方式與方法都與傳統(tǒng)有很大區(qū)別。因此，要想使得新時(shí)期的檔案管理工作具有較高的科學(xué)化，就需要事業(yè)單位深度了解信息化建設(shè)在促進(jìn)檔案管理效果方面的重大積極意義，從而主動給檔案管理部門提供一定的資金扶持，用來購買檔案信息化管理中需要的各種設(shè)備與實(shí)施。比如，掃描儀、刻錄機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、計(jì)算機(jī)等等，確保信息化背景下檔案管理工作中有齊備的軟件與硬件，只有這樣才能給事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)化、高效化進(jìn)行創(chuàng)造有利條件。另一方面，檔案館的環(huán)境對檔案管理工作的質(zhì)量與效率產(chǎn)生很大影響。這就需要事業(yè)單位依據(jù)科學(xué)化要求制定檔案管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，主動優(yōu)化檔案管理環(huán)境，努力為工作者營造舒適的辦公場所，配備消防設(shè)備及專用柜子，并且做好計(jì)算機(jī)等設(shè)備的維護(hù)與管理工作，盡可能激發(fā)管理工作者的工作熱情，最終為事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化程度的提高奠定基礎(chǔ)。

3.4 加強(qiáng)員工內(nèi)部培訓(xùn)提高員工綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員是事業(yè)單位檔案管理工作開展的主體，工作人員綜合素質(zhì)的高低將直接影響整體工作質(zhì)量。為此相關(guān)單位必須要重視自身內(nèi)部員工綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。首先，在招聘過程中，需要做好人才選拔關(guān)，打破傳統(tǒng)的編制限制，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理工作人員。其次，不斷完善內(nèi)部競爭機(jī)制。為改善當(dāng)前員工工作積極性不高，消極怠工的情況事業(yè)單位可以制定末位淘汰機(jī)制，對檔案管理人員進(jìn)行定期考核，對于業(yè)績不突出的員工采取必要的懲罰措施，以提高員工的重視程度。最后，加強(qiáng)內(nèi)部員工培訓(xùn)。新員工要做好必要的崗前培訓(xùn)工作，幫助他們盡快了解工作內(nèi)容以及流程；而對于老員工則要針對其工作中的不足，開展有針對性的專業(yè)培訓(xùn)工作，提高其專業(yè)技能。通過這種多樣化的人才培養(yǎng)方式，提高員工的整體綜合素質(zhì)。

4 結(jié)語

總而言之，檔案管理工作作為事業(yè)單位管理工作的重要組成部分必須要引起相關(guān)單位以及領(lǐng)導(dǎo)人員的重視，在后期的工作中綜合分析工作中的不足，借助于當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)，不斷完善自身的檔案管理工作。相關(guān)工作人員也需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，積極參加培訓(xùn)，提升自身素質(zhì)，促進(jìn)事業(yè)單位更好的發(fā)展。

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