淺析企業(yè)機(jī)要秘書基本素養(yǎng)及其能力提高途徑

李媛

摘 要：在企事業(yè)科研單位中，機(jī)要秘書是黨政辦公室行政管理中一個(gè)及其特殊的崗位，具有政治性、獨(dú)立性、保密性、原則性等特點(diǎn)，在科研機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)管理中起著承上啟下的作用，在單位日常行政管理中有著十分突出的地位。隨著當(dāng)今社會(huì)科技的飛速發(fā)展，軍工保密單位對(duì)機(jī)要秘書崗位的要求不斷趨于嚴(yán)格，為確保機(jī)要管理工作能夠按時(shí)按點(diǎn)保質(zhì)保量完成，在信息化時(shí)代的新環(huán)境下，科研軍工企業(yè)機(jī)要秘書工作技能的全面提升就顯得尤為緊迫。本文從軍工企事業(yè)單位機(jī)要秘書崗位特點(diǎn)著手，從科研單位機(jī)要管理工作面臨的新形勢(shì)為背景全面論述機(jī)要秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)及其提升能力的途徑。

關(guān)鍵詞：信息化；機(jī)要秘書；科研單位；素養(yǎng)

科研單位機(jī)要文書需要具有極高的政治覺悟，極強(qiáng)的工作責(zé)任心和耐心以及敏銳的處理問題的能力。工作中需要嚴(yán)肅認(rèn)真，對(duì)單位涉密規(guī)章制度需不折不扣地執(zhí)行，在貫徹黨的路線方針政策，服務(wù)科研單位科技創(chuàng)新中起著舉足輕重的作用。工作中一旦涉及到涉密文件，必須嚴(yán)格控制傳閱范圍，并將文件的數(shù)量及去向掌握清楚，確保文件的安全性與完整性，防止涉密信息泄出。機(jī)要文書的工作內(nèi)容繁雜瑣碎，其工作需要依據(jù)文件的緊急情況和領(lǐng)導(dǎo)的行程來進(jìn)行，具有分散、獨(dú)立性。機(jī)要文書在科研機(jī)構(gòu)的工作中屬于信息中樞，責(zé)任極大，一旦由于不夠細(xì)心或處理方式不妥，都會(huì)引發(fā)嚴(yán)重后果。在單調(diào)重復(fù)的的工作環(huán)境中，機(jī)要文書工作中很被動(dòng)，很難擁有工作自主權(quán)，由此引發(fā)的厭煩情緒很容易使工作出現(xiàn)疏忽。在信息化的環(huán)境下，機(jī)要文書工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，必須努力提升工作素養(yǎng)，以適應(yīng)新時(shí)期軍工涉密單位對(duì)機(jī)要秘書的需求。

1 企事業(yè)單位機(jī)要秘書的工作特點(diǎn)

1.1 機(jī)要秘書概述

機(jī)要秘書是指在黨政機(jī)關(guān)從事機(jī)密文電的翻譯、處理及保管和秘書。機(jī)要秘書常包括譯電員、機(jī)要保密員等。在高、中層領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和機(jī)密性較強(qiáng)的機(jī)關(guān)、單位，一般都配置機(jī)要秘書，高層領(lǐng)導(dǎo)干部根據(jù)工作需要，可配備機(jī)要秘書。他們是領(lǐng)導(dǎo)的貼身助手，主要工作內(nèi)容是手法、登記、保管機(jī)密文電資料，妥善安排領(lǐng)導(dǎo)的各種活動(dòng)日程。[1]

1.2 機(jī)要秘書崗位職責(zé)

1）負(fù)責(zé)單位文件、公文的處理工作。包括外來文件的收發(fā)、公文登記、送閱、催辦、紅頭文件收回，中央文件清退、歸檔和查閱工作；單位上報(bào)或下發(fā)的公文進(jìn)行初稿審核、復(fù)核、引發(fā)和歸檔；負(fù)責(zé)中央紅頭文件的簽收、傳閱、催還及清退。

2）單位印章管理工作。包括單位公章、黨委、辦公室印章的保管和使用，房產(chǎn)章、組織章、單位各部門的印章保管工作。

3）紅頭文件及上級(jí)來文的保密工作。

1.3 企事業(yè)單位機(jī)要秘書工作存在問題

企事業(yè)單位機(jī)要員在工作中無怨無悔、默默無聞，在單位貫徹落實(shí)黨中央、國務(wù)院的路線、方針政策和宣貫企業(yè)精神方面中起著不可替代的樞紐作用。由于其工作的重要性和特殊性，工作中存在著一些亟待解決的問題。

1）重視度不高。在企事業(yè)單位中，尤其是軍工科研單位中，一切以科研成果和科研任務(wù)為中心，一線工作人員及科研人員相對(duì)受到更多的關(guān)注，企業(yè)在制定人才引進(jìn)規(guī)劃、專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘、業(yè)務(wù)培訓(xùn)及工資績效等方面規(guī)章制度時(shí)都會(huì)向一線人員和科研人員靠攏。機(jī)要管理工作是幕后性的，機(jī)要員長期處于被遺忘的角落。工作做的好是工作職責(zé)所在，不會(huì)轟轟烈烈引起過多的關(guān)注，一旦發(fā)生事故，就關(guān)系重大，長期從事機(jī)要工作的人員都深有體會(huì)。他們數(shù)十年如一日地重復(fù)著上機(jī)文件的簽收、等級(jí)、送閱、回收、清退或歸檔工作，瑣碎繁雜，毫無成就感，如與同齡同一批一線科研人員相比較，極易造成心里不平衡。提高機(jī)要工作重視度是當(dāng)務(wù)之急。

2）創(chuàng)新精神匱乏。眾所周知，機(jī)要管理工作在企事業(yè)單位中很難脫穎而出，獲得政治上的成功。隨著時(shí)光的流逝，機(jī)要員積極向上的工作狀態(tài)在退化，努力工作的決心在動(dòng)搖，逐漸屈從于現(xiàn)實(shí)，做一天和尚撞一天鐘。工作墨守成規(guī)，僅限于完成日常事務(wù)性工作，競爭意識(shí)被繁雜瑣碎的工作消磨得所剩無幾，更別提具有創(chuàng)新意識(shí)。

3）專業(yè)技能不達(dá)標(biāo)。軍工科研機(jī)構(gòu)的機(jī)要工作及其考驗(yàn)責(zé)任心和耐心，容不得半點(diǎn)馬虎。在信息化高速發(fā)展的今天，對(duì)企事業(yè)單位機(jī)要管理提出來更加高效快捷的要求，給機(jī)要人員帶來了重大的挑戰(zhàn)。企事業(yè)單位保密部門在招生時(shí)不是熱門專業(yè)，工資待遇較同期其余崗位低，導(dǎo)致報(bào)名人數(shù)極少。在職機(jī)要管理工作中70%以上都是半路出家，僅僅參加過集團(tuán)公司舉辦的緊急培訓(xùn)就匆匆上崗，造成專業(yè)技能與現(xiàn)有機(jī)要工作不相符；業(yè)務(wù)能力與現(xiàn)實(shí)工作需要不相符；知識(shí)結(jié)構(gòu)與機(jī)要管理要求之間不相符。

2 提高企事業(yè)單位機(jī)要管理人員基本素養(yǎng)的途徑

軍工企事業(yè)單位在加強(qiáng)科研隊(duì)伍建設(shè)的同時(shí)，也應(yīng)該意識(shí)到機(jī)要管理體系的建立是一個(gè)系統(tǒng)化流程，因此要運(yùn)用程序化、文件化、結(jié)構(gòu)化手段。通過一系列體系的建立，使得機(jī)要管理方式由“強(qiáng)制性管理”逐步轉(zhuǎn)化為“自我管理”，使機(jī)要員更加自覺。

2.1 企事業(yè)單位對(duì)機(jī)要工作加強(qiáng)關(guān)注

企事業(yè)單位中科研隊(duì)伍是主體，有著科研一線隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃，而機(jī)要管理隊(duì)伍建設(shè)則倍受冷落，因此在機(jī)要人才管理、職稱評(píng)聘、工資獎(jiǎng)金以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面需要考慮妥當(dāng)。以此看來，企事業(yè)單位的重視與否對(duì)于科研涉密單位保密人才培養(yǎng)的成敗起關(guān)鍵作用。單位在選人用人上要努力破除“走后門”等短期行為，把機(jī)要保密管理隊(duì)伍建設(shè)納入系統(tǒng)化工程，使其逐步走上制度化、規(guī)范化軌道。

2.2 注重人才隊(duì)伍的選拔

為了構(gòu)建一支優(yōu)秀的機(jī)要文書隊(duì)伍，在選拔過程中一定要堅(jiān)持“嚴(yán)入慎出”原則，杜絕論資排輩，杜絕走后門，真正選拔出兢兢業(yè)業(yè)，有組織有紀(jì)律的優(yōu)秀黨員。選人用人不能只關(guān)注年齡、學(xué)歷，而忽視實(shí)際工作能力；只看人員是否好管理，不要個(gè)性創(chuàng)新；只看墨守陳規(guī)，不求長遠(yuǎn)發(fā)展。要真正使得機(jī)要隊(duì)伍走上制度化、規(guī)范化道路，從而保持機(jī)要秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定性和實(shí)用性。

2.3 加強(qiáng)自身政治素養(yǎng)和保密意識(shí)

保密是機(jī)要管理的靈魂，是機(jī)要員要堅(jiān)守的一條紅線。因此要做到四個(gè)“絕不”：不該說的絕不說、不該問的絕不文、不該看的絕不看、不該記錄的絕不記錄。機(jī)要管理員在日常工作中能夠接觸到很多涉密文件，一旦發(fā)生失泄密事件，將會(huì)給整個(gè)企事業(yè)單位帶來不可估量的損失，因此，機(jī)要秘書要時(shí)刻把黨和國家利益放在首位，堅(jiān)決做到“守口如瓶”，樹立正確的人生觀、價(jià)值觀，要有一種如履薄冰的意識(shí)，工作中具體問題具體分析，要時(shí)刻警惕間諜和極端分子的誘惑，守住底線，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求確保機(jī)要安全萬無一失。

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)信息化的不斷發(fā)展，對(duì)于企事業(yè)單位機(jī)要管理工作提出了越來越高的要求，軍工保密單位的機(jī)要保密管理工作必須適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求，不斷探索新的工作方式方法，提升保密意識(shí)，在一定程度上為機(jī)要工作帶來了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。作為機(jī)要管理工作中的一員，要認(rèn)識(shí)到機(jī)要工作的特殊性，遵守單位各項(xiàng)規(guī)章制度，切實(shí)履行機(jī)要管理職責(zé)，必須意識(shí)到自身的弱點(diǎn)，不斷加強(qiáng)自身的政治素養(yǎng)及職業(yè)操守，在軍工企事業(yè)單位機(jī)要管理工作中游刃有余，不斷為軍工保密單位的企業(yè)管理，科研課題、改革發(fā)展做出力所能及的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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