論現(xiàn)代秘書的時間管理

李中華

摘要：時間管理對秘書而言具有特別重要的意義。時間管理的質(zhì)量直接影響秘書工作效率的高低。因此，秘書必須努力掌握時間管理的藝術(shù)，切實提高工作效率和工作質(zhì)量。秘書時間管理中通常存在著目標(biāo)不明確、計劃性不強(qiáng)、任務(wù)延期等問題，因此秘書要做好自身的時間管理，掌握有效的時間管理方法。

關(guān)鍵詞：秘書工作；時間管理；原則；問題；解決方法

一、引言

時間，自古以來便是人們熱衷于思考和探討的一個問題。在我國古代就有“時者，金也”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”這樣的名言佳句，很多哲人也不斷提醒人們重視時間的價值，而時間的價值也折射出了時間管理的意義所在。秘書工作在各級黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)體系和企事業(yè)單位中占有十分重要的地位，秘書工作又是一項綜合性的工作，文件擬寫、文書處理、調(diào)查研究、來信來訪、會議組織、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、檔案管理、機(jī)要保密等等各類事務(wù)參雜其中，時間管理對他們而言顯得尤為重要。這就要求秘書工作人員必須具備科學(xué)的時間管理能力，學(xué)習(xí)科學(xué)的時間管理方法。

“時間管理”是指對時間進(jìn)行科學(xué)合理的計劃和控制，以切實提高有限時間內(nèi)的工作效率和工作質(zhì)量?！皶r間管理”并不僅僅指要在最短的時間里，完成更多的認(rèn)為，而且要分清事情的輕重緩急，有條理、有系統(tǒng)地工作，避免“本末倒置”。秘書工作事務(wù)繁雜，有些人能應(yīng)對自如，而有的人卻是疲于應(yīng)付，不得要領(lǐng)。許多秘書成天忙忙碌碌，搞接待、寫材料、組織會議、發(fā)工資、洽談業(yè)務(wù)，若沒有對時間做出科學(xué)的管理就會在工作中理不清頭緒，分不清輕重緩急，不是顧此失彼，就是丟三落四、手忙腳亂，工作效率低下?！皶r間管理”將指引我們在繁瑣的工作事務(wù)中，找到提高效率的切入點。

二、秘書應(yīng)該幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行時間管理

作為領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手的秘書，對時間的管理有兩方面的含義：一是自我時間的管理；二是對領(lǐng)導(dǎo)者時間的管理。這里主要是談秘書對領(lǐng)導(dǎo)者時間的管理和安排。

時間哲學(xué)觀念影響，忽視時間價值的觀念。具有這種觀念的人，凡是沒有慣例的就采取擱置、拖延的辦法，不懂得時間就是財富，不把時間當(dāng)作可以利用的資源，采取緩慢式的態(tài)度。而現(xiàn)代時間觀念，必須是與時俱進(jìn)，爭分奪秒。在現(xiàn)代快節(jié)奏中，處處是戰(zhàn)場。每一件工作，誰能搶先一分鐘，誰就能取得主動權(quán)。二是客觀原因。如組織原因、上級領(lǐng)導(dǎo)原因、環(huán)境原因等。組織原因包括：組織機(jī)構(gòu)不健全，分工不明確，上下溝通不靈敏，內(nèi)外信息傳遞不準(zhǔn)確，以致造成工作拖拉、互相扯皮，工作無規(guī)劃、無計劃、無預(yù)見、缺乏制度、責(zé)任不清等等。領(lǐng)導(dǎo)原因包括：上級領(lǐng)導(dǎo)者時間意識不強(qiáng)，任意侵占下屬的時間，造成會議多、報表多、指令多，要求千篇一律，講排場、做虛功、圖形式、做表面文章等等。環(huán)境因素包括：沒有集中一段時間干一兩件重要的事情，突發(fā)性、沖擊性的事情太多，以致件件事受阻，終于一事無成。三是秘書部門自身原因。秘書部門不是主動地對領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行時間安排，而是等待領(lǐng)導(dǎo)人下命令、作指示，致使領(lǐng)導(dǎo)人將大量的時間消耗在“消防隊式的救火之中”。

秘書對領(lǐng)導(dǎo)人時間的科學(xué)管理不僅關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)者的工作時效，同時也直接影響到整個機(jī)關(guān)、單位人員的時間和效率。時間管理，是秘書的重要職責(zé)，也是改變領(lǐng)導(dǎo)者時間管理落后現(xiàn)狀的迫切任務(wù)。

三、秘書時間管理的原則

秘書如何進(jìn)行時間管理，科學(xué)地安排領(lǐng)導(dǎo)人的時間，沒有也不可能有一個固定的模式，更沒有什么金科玉律。但是，時間管理作為一門學(xué)問，也有其自身的一些規(guī)律，也即有一些基本原則。秘書遵循這些基本原則對管理時間有著普遍的指導(dǎo)意義。

（一）減少不必要的時間浪費

首先，要改變無意義的思考及行動的習(xí)慣。曾經(jīng)引起“水平思考”風(fēng)潮的思考心理學(xué)者狄伯諾，最近提出了“五分鐘思考法”：最初一分鐘——決定目標(biāo)及課題，次兩分鐘——思考的擴(kuò)張及探求，最后兩分鐘——應(yīng)整理思緒，定出結(jié)論。如此嚴(yán)格地限制時間，反而能使精神集中，更有助于解決問題。另外，秘書還應(yīng)消除工作中浪費時間的因素，如做事方法千篇一律、限制自己一次只做一件事、不利用黃金時間等等。

（二）掌握時間的有序性

所謂有序性就是先做什么后做什么，要有條理，不能窮于應(yīng)付。這種有序性要體現(xiàn)在時間的計劃安排之中。工作時間的順序確定一般說來要注重將來而不是注重過去，要著重于機(jī)會而非著重于困難，要選擇認(rèn)定的方向而不輕易地受環(huán)境影響，要以創(chuàng)造性為先，而不僅僅追求穩(wěn)當(dāng)和易辦。

（三）注意事情的輕重緩急

秘書在擬定時間計劃表的時候，必須區(qū)分重要事情和一般事情。首先應(yīng)把要做的事依據(jù)重要程度加以排列，先安排重要的事情，要注意抓住關(guān)鍵性的工作，同時還要注意用最佳的時間安排最重要的工作。根據(jù)自己的“生物鐘”，用精力最旺盛的時間處理最重要的工作。

四、秘書時間管理中存在的問題

（一）工作目標(biāo)不明確，缺少計劃性

如果不清楚自己的行為目標(biāo)，那么，要想有效地管理時間是十分困難的。除了一些日常工作，秘書還有很多臨時性的事務(wù)要處理，如果沒有明確的工作目標(biāo)，就好比無頭蒼蠅，整天忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，還不知道自己在干些什么，到頭來一些重要的工作或是應(yīng)該在某個時段完成的工作沒有完成，影響了下一步工作的開展。

有些秘書的工作計劃性不強(qiáng)，或者說沒有計劃，整天忙于應(yīng)付，工作起來手忙腳亂，經(jīng)常被日常工作搞得暈頭轉(zhuǎn)向，工作效率大打折扣，自己覺得很忙很累，其實不然。

（二）工作任務(wù)的延期

現(xiàn)代社會是一個高速發(fā)展的社會，辦公室秘書工作不再是以前人們說的那樣：一杯茶，一張報紙打發(fā)時間，而應(yīng)該高速有效地運轉(zhuǎn)，注重效能。由于秘書工作任務(wù)繁重，有些秘書做事總是拖拖拉拉，把應(yīng)該馬上做的事情一貫地往后拖，而每天又會有新的工作任務(wù)，新舊任務(wù)交織在一起，就可能導(dǎo)致工作雜亂無章，丟三落四。

（三）不會拒絕別人的請求

在工作中，經(jīng)常會遇到這種情況，這個部門的領(lǐng)導(dǎo)要求你做這事，那個領(lǐng)導(dǎo)要你做那事。作為公司新人，不好拒絕他們的請求，只有全部攬下來。有時，甚至連自己的本職工作都沒有做好。所以在工作中應(yīng)學(xué)會適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行篩選，做到高質(zhì)量高效率。

五、秘書時間管理的方法

秘書要明確工作職責(zé)和工作目標(biāo)，要區(qū)分工作任務(wù)的輕重緩急，將工作按輕重緩急分為：A（緊急、重要）、B（次要）、C（一般）三類，以便于安排各項工作的優(yōu)先順序，要將工作內(nèi)容交錯安排，高效地利用時間，切實提高工作效率，秘書應(yīng)盡量堅持回顧總結(jié)，認(rèn)真分析自己利用時間的有效程度，哪些工作時間安排太過緊張，哪些工作浪費了時間，在經(jīng)驗的總結(jié)中不斷調(diào)整與改進(jìn)。

秘書還應(yīng)該提高說話效率，言簡意賅的表達(dá)自己，避免任何場合的羅嗦、離題和無休止的爭執(zhí)。在下班前10分鐘，整理好自己的辦公桌，每天只要用下班前時間進(jìn)行簡單整理，往往能取得事半功倍的效果。秘書要為處理突發(fā)事務(wù)預(yù)留時間，因為這工作中會出現(xiàn)意外的不確定性事件。秘書要確保工作的松弛有序?！皶r間管理”并不意味著所有的時間都安排得滿滿的，辛苦工作與享受生活并不對立。

時間管理是一項要求高的工作，而要做好時間管理工作，更是秘書工作的重中之重。因此秘書在工作過程中，一定要靈活掌握時間管理的藝術(shù)，這樣才能在工作取得事半功倍的效果。

（作者單位：河南工程學(xué)院人文社會科學(xué)學(xué)院， 河南 鄭州 450007）endprint