“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下檔案管理存在的問題與對策

摘 要：有賴于信息技術(shù)與創(chuàng)新2.0的迅猛發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”計(jì)劃逐漸應(yīng)用到各個傳統(tǒng)行業(yè)中。檔案管理工作也由此變得更為高效和便捷，除了能完成傳統(tǒng)的檔案存儲的功能以外，還能對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘，找出數(shù)據(jù)間存在的聯(lián)系進(jìn)一步為管理者提供決策依據(jù)。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理；解決對策

隨著信息通信技術(shù)的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)在信息的傳播、存儲以及分析處理過程中都扮演著愈加重要的角色，只有借助信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)平臺，各個傳統(tǒng)行業(yè)才能完成變革性地發(fā)展與創(chuàng)新。就如在檔案的管理工作中，檔案數(shù)量的數(shù)不勝數(shù)再加上管理內(nèi)容的紛繁復(fù)雜使得這項(xiàng)工作離不開互聯(lián)網(wǎng)平臺，所以為了使檔案管理工作很好的服務(wù)于用戶，對“互聯(lián)網(wǎng)+”的引進(jìn)已勢在必行。但就目前來說，引入“互聯(lián)網(wǎng)+”后的檔案管理工作還存在一些不成熟的地方。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的檔案管理概述

“互聯(lián)網(wǎng)+”是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷進(jìn)步的成果，是在創(chuàng)新2.0推動下發(fā)展起來的知識社會新形態(tài)，“互聯(lián)網(wǎng)+”同時也是我國文化科技未來發(fā)展的風(fēng)向標(biāo)。社會的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步催生了創(chuàng)新2.0，而同時創(chuàng)新2.0則又加快了信息技術(shù)的演變與新技術(shù)的形成，推動大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)與各個領(lǐng)域緊密結(jié)合，使信息技術(shù)更好的服務(wù)于人們的生產(chǎn)和生活。簡而言之，“互聯(lián)網(wǎng)+”是在依托于創(chuàng)新2.0并在先進(jìn)的信息技術(shù)推動下發(fā)展而來的?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”模式中的符號“+”其實(shí)是指傳統(tǒng)的各個行業(yè)和領(lǐng)域，但在檔案管理中引入“互聯(lián)網(wǎng)+”并不只是將互聯(lián)網(wǎng)和檔案管理簡單的結(jié)合在一起，而是通過利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來完成檔案管理工作的互聯(lián)網(wǎng)化進(jìn)而形成一個全新的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代下檔案管理存在的問題

（一）管理理念亟待轉(zhuǎn)變

近年來，我國的檔案管理模式產(chǎn)生一定轉(zhuǎn)變，已經(jīng)從單純的檔案存儲向?qū)n案數(shù)據(jù)的挖掘轉(zhuǎn)變，建立了信息化的檔案管理系統(tǒng)。但一直受制于傳統(tǒng)觀念，管理理念還并沒有發(fā)生質(zhì)的變化，依舊缺乏先進(jìn)性和創(chuàng)新性。長期固化的思想阻礙了新型管理方式的普及，因此并沒有充分發(fā)揮其在檔案管理方面顯著的優(yōu)勢，在提高檔案管理效率方面也是收效甚微。傳統(tǒng)的思想觀念中缺乏服務(wù)意識，使得即使在“互聯(lián)網(wǎng)+”日漸成熟的今天，檔案管理的信息化仍然沒有取得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全問題威脅檔案管理的安全性

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使得在檔案管理工作中更多得引入了先進(jìn)的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，檔案數(shù)據(jù)的收集、儲存和處理也都變得更為便捷。當(dāng)然網(wǎng)絡(luò)總是具有兩面性，它帶來便捷的同時也為檔案信息安全帶來威脅。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案管理工作對網(wǎng)絡(luò)的依賴越來越強(qiáng)，如果網(wǎng)絡(luò)安全無法保障則檔案將隨時面臨泄露的危險(xiǎn)。近年來，網(wǎng)絡(luò)安全防范工作也在日漸完善，如漏洞攻擊、木馬攻擊等。在我國，由于很多企業(yè)認(rèn)為檔案保存工作不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益就不加以重視，導(dǎo)致大部分單位的檔案都存放在嚴(yán)重不符合存儲條件的環(huán)境中，對檔案的安全完整的保存也產(chǎn)生了嚴(yán)重的威脅。

（三）檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化有待統(tǒng)一

信息化是高效的檔案管理的平臺、標(biāo)準(zhǔn)化又是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。因此在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，如若不能通過與自身實(shí)際情況相結(jié)合對日常的檔案管理工作加以規(guī)范化，則可能無法達(dá)成時下對檔案管理工作的要求，使檔案數(shù)據(jù)無法通暢傳輸、資源也不能最大程度的共享。即使在信息化相對成熟的今天，都還沒有建立一個完善的檔案管理自動化標(biāo)準(zhǔn)。另外，標(biāo)準(zhǔn)的建立還并不等同于標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，如果這個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)只是被建立了起來，并沒有滲透到檔案管理工作者的意識與行為中去，那么原有的問題還是不能得到解決，自動化標(biāo)準(zhǔn)的建立也是毫無意義。因此，我國在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化方面還有很長的路要走。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代下檔案管理問題的措施

（一）轉(zhuǎn)變管理理念

很多單位認(rèn)為檔案管理工作不能為他們帶來經(jīng)濟(jì)效益，因此大多企業(yè)對檔案管理不夠重視，檔案儲存環(huán)境也就很少能達(dá)到儲存要求。即使儲存環(huán)境達(dá)到了這個標(biāo)準(zhǔn)，但長時間的儲存仍然避免不了檔案紙張的發(fā)黃、變脆、字跡模糊等問題。所以，要讓檔案管理工作者充分認(rèn)識信息化給檔案管理帶來的高效與便捷，它不僅能夠?qū)n案信息沒有損耗的永久儲存，還能節(jié)約由于營造檔案保存環(huán)境所造成的花費(fèi)，另外還可以提高管理效率減少人力投入。因此，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，檔案管理者的管理方式與理念的轉(zhuǎn)變是必要的，要知道只有實(shí)施信息化的管理才是全面提升檔案管理水平的必經(jīng)之路。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作的安全性

必須建立一個針對檔案保密性管理的制度，各單位還應(yīng)根據(jù)自身具體情況制定一套更實(shí)用、更有的放矢的規(guī)章制度。然后再通過宣傳、培訓(xùn)等方式來讓員工更深入地認(rèn)識這些制度并且增強(qiáng)他們的法治意識。制度建立之后就要進(jìn)行有效落實(shí)同時對實(shí)施過程進(jìn)行有力的監(jiān)督，應(yīng)注意責(zé)任的層層下放，做到責(zé)任到人，以便更好的實(shí)施管理和監(jiān)督。鑒于現(xiàn)階段我們國家的檔案管理水平較低，檔案保密工作還不夠成熟，雖然引進(jìn)了許多先進(jìn)技術(shù)但這些技術(shù)并沒有得到很好的運(yùn)用。檔案是一個單位所有歷史數(shù)據(jù)的承載，在組織單位的經(jīng)營運(yùn)轉(zhuǎn)中起到非常重要的作用。一旦檔案遭到泄露或毀壞，可能會危害到一個企業(yè)甚至國家的利益。因此，為了營造一個安全可靠的檔案存儲環(huán)境，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，引進(jìn)世界先進(jìn)的保密技術(shù)并定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行病毒檢測，對于外來文件一定要提高警惕做到嚴(yán)格排查。

（三）建設(shè)高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，檔案信息多以數(shù)字形式存儲下來，網(wǎng)絡(luò)成了檔案數(shù)據(jù)存儲和傳輸?shù)钠脚_，而檔案數(shù)據(jù)庫就是把這些檔案數(shù)據(jù)以一定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)在網(wǎng)絡(luò)上存儲起來。所以，檔案數(shù)據(jù)庫的可靠與否直接關(guān)系到檔案管理工作是否可以有序進(jìn)行。設(shè)計(jì)或選擇檔案數(shù)據(jù)庫時不僅要考慮其能否支持現(xiàn)有的系統(tǒng)運(yùn)營，還要具有一定的前瞻性，考慮到不斷發(fā)展的檔案管理可能對數(shù)據(jù)庫提出的一些新的要求。

為適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案管理工作者必須轉(zhuǎn)變以往的管理理念，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范從而提高檔案信息的安全性，建立高質(zhì)量面向社會需求的檔案數(shù)據(jù)庫，不斷發(fā)展和完善檔案管理體系。

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作者簡介

管海濤（1982-），女，漢族，天津市寶坻區(qū)，科員，助理館員，本科，天津市寶坻區(qū)方家莊鎮(zhèn)人民政府，研究方向：本科。endprint