慕孟良

摘 要：進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，我國進(jìn)入經(jīng)濟(jì)爆炸式發(fā)展新階段，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各企事業(yè)單位對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案收集歸檔工作愈加重視起來，希望能夠提高檔案管理的技術(shù)含量，與互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等進(jìn)行信息化融合，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，以更好地整合優(yōu)化資源，提供用人決策方案等，促進(jìn)企事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。本文基于新時(shí)期的視角，對(duì)新時(shí)期人事檔案的收集歸檔工作進(jìn)行了深入研究，旨在提高各企事業(yè)單位人事檔案管理的工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)各單位發(fā)現(xiàn)和利用更多的優(yōu)質(zhì)人才，為單位的高效運(yùn)營提供推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；人事檔案；收集歸檔

人事檔案的收集歸檔是現(xiàn)代勞動(dòng)用工管理的重要組成部分。其中人事檔案是職工個(gè)人的原始材料，包括就學(xué)信息和求職歷程等基本信息，是用人單位全面了解職工履歷和品性的基本途徑。而人事檔案收集就是將每個(gè)職工的個(gè)人檔案匯聚到一起，歸檔就是將這些收集起來的人事檔案分類保存，方便職工本人及用人單位隨時(shí)調(diào)檔，以備不時(shí)之需。本文首先對(duì)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了簡單分析，然后重點(diǎn)探究了新時(shí)期下人事檔案的收集歸檔工作應(yīng)進(jìn)行的具體改革措施，希望能夠引起更多業(yè)內(nèi)人士的關(guān)注和思考，解決一下現(xiàn)行的人事檔案管理中存在的實(shí)際問題，促進(jìn)人事檔案管理的健康發(fā)展。

1 人事檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）對(duì)人事檔案管理重視程度有待提高

部分單位存在對(duì)于人事檔案管理工作不重視的情況，甚至把人事檔案管理當(dāng)成附屬工作，簡單地認(rèn)為只要人事檔案不丟失，妥善保管，不發(fā)生泄密就是做好了人事檔案管理工作。導(dǎo)致人事檔案工作得不到重視，開展工作沒有計(jì)劃，經(jīng)費(fèi)也得不到保障等。

（二）人事檔案管理制度有待進(jìn)一步完善

人事檔案管理在開展工作的過程中要有依據(jù)，無規(guī)矩不成方圓，必須制定科學(xué)的規(guī)章制度和管理細(xì)則，才能保證人事檔案管理工作的有效開展。但是很多單位都不注重人事檔案管理制度的建立，導(dǎo)致人事檔案管理缺乏力度，工作質(zhì)量差、效率低等。

（三）人事檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

檔案管理工作需要專業(yè)人士來完成，具有一定的專業(yè)性，同時(shí)還需要管理人員必須有責(zé)任心、耐心、細(xì)心等，尤其是新時(shí)期背景下，對(duì)于人事檔案管理人才的要求更高。但是部分單位存在臨時(shí)聘用兼職人員開展人事檔案管理工作，而且變動(dòng)頻繁。同時(shí)也存在部分單位在編人事檔案管理人員綜合素質(zhì)不強(qiáng)的現(xiàn)象，比如業(yè)務(wù)水平有限、工作責(zé)任心不強(qiáng)等。這些問題如果不及時(shí)得到改善，勢(shì)必會(huì)影響人事檔案管理工作的大局。尤其是檔案信息化管理方面，必須要不斷加強(qiáng)和提高，才能適應(yīng)新時(shí)代人事檔案管理工作的正常發(fā)展和進(jìn)步。

2 探究新時(shí)代人事檔案歸檔收集工作的改革

利用好人事檔案，能有效對(duì)人力資源進(jìn)行開發(fā)應(yīng)用，在選拔人才中起著重要的作用。人事檔案信息只有通過利用最大化，才能展現(xiàn)潛在價(jià)值。

（一）提高人事檔案收集和歸檔的重要性認(rèn)識(shí)。各單位需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案的收集和歸檔工作的重視，從發(fā)展理念的角度將人事檔案收集歸檔工作放入企事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略中，并且制定相關(guān)管理層負(fù)責(zé)的檔案工作階段性和長遠(yuǎn)目標(biāo)，使得單位領(lǐng)導(dǎo)層到基層員工都對(duì)人事檔案的收集和歸檔工作產(chǎn)生重視的心理，才能真正的提高新時(shí)代人事檔案收集和歸檔工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)人事檔案管理的發(fā)展進(jìn)步。

（二）完善人事檔案收集和歸檔工作的相關(guān)制度。從各單位的實(shí)際情況出發(fā)，建立健全一套科學(xué)的使用程度高的人事檔案管理制度，可以有效應(yīng)對(duì)繁雜的人事檔案收集和歸檔工作，使工作人員在進(jìn)行人事材料的收集、鑒別和歸檔等流程時(shí)井然有序，工作效率和質(zhì)量得到大幅度的提升。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的人事檔案收集和歸檔工作需要面對(duì)紛繁復(fù)雜的人事材料信息，將其人工進(jìn)行收集整理和分類歸檔，工作效率低下且出錯(cuò)率較高，同時(shí)還浪費(fèi)了大量的人力資源。加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代信息化，能夠提高工作效率與資料的搜索整理功能。要提高人事檔案工作的效率，就需要更新對(duì)檔案管理的輔助工具。

（四）加強(qiáng)人事檔案管理員的管理水平。單位對(duì)檔案管理員制訂有效的晉升獎(jiǎng)勵(lì)的激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)他們提高自身的工作勝任力，改變檔案管理員簡單的管理員、投遞員的身份，使新時(shí)期的干部人事檔案管理員變成人力資源開發(fā)利用的直接參與者。提高自己的能力，要掌握文書學(xué)、檔案學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案學(xué)史等等基本知識(shí)及組織文字材料的寫作能力，具備檔案宣傳和展覽、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理圖書館學(xué)等相關(guān)專業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)掌握外語技能，并具備穩(wěn)定的心理特質(zhì)、較高的道德水平、較強(qiáng)的成就動(dòng)機(jī)以及較強(qiáng)的演講能力。

（五）轉(zhuǎn)變觀念，提高歸檔人事案卷的質(zhì)量

在檔案工作中，要敢于向傳統(tǒng)的人事檔案工作管理觀念提出大膽的質(zhì)疑，培養(yǎng)檔案工作人員的獨(dú)立思維，解決人事檔案工作中的新問題。在人事檔案工作要注重服務(wù)觀念的轉(zhuǎn)變，告別坐等上門借閱提供利用的舊觀念，改被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，使人事檔案工作的效用得以真正發(fā)揮。人事檔案管理負(fù)責(zé)人需要明確新時(shí)代下人事檔案工作的效用，通過宣傳及培訓(xùn)等方式改變坐等借閱的觀念，提高歸檔人事案卷質(zhì)量，開展主動(dòng)式服務(wù)，讓人事檔案發(fā)揮出最大的效用。

3 結(jié)束語

綜上所述，本文對(duì)新時(shí)期人事檔案的收集歸檔工作進(jìn)行了深入探討，指出現(xiàn)在的人事檔案管理工作存在重視程度不夠、管理制度不健全、管理人員素質(zhì)不夠高等問題，并切實(shí)提出了幾點(diǎn)可行性比較強(qiáng)的改進(jìn)措施，包括強(qiáng)化人事檔案的收集與歸檔意識(shí)、完善人事檔案管理制度、加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代信息化建設(shè)、加強(qiáng)檔案管理員的管理水平和轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理觀念等?？偠灾?，新時(shí)期人事檔案的收集歸檔工作固然存在著許多問題，但是并不是不能規(guī)避和解決。只要各用人單位在人事檔案管理方面給予重點(diǎn)關(guān)注，培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，運(yùn)用科學(xué)的手段建立、管理、利用每一份人事檔案，那么社會(huì)工作效率一定會(huì)大大提高，我們的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)也會(huì)更加美好。

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