學校檔案安全管理問題與措施分析

張穎怡

摘 要：隨著教育體制改革的深入，教育系統(tǒng)完善度明顯增強，對學校各種類型的檔案管理工作有了更高的要求，檔案管理內(nèi)容涉及到學校發(fā)展進程、學生學習成長歷程，故如何提高管理質(zhì)量意義重大。學校檔案的主要作用是真實記錄學校的發(fā)展變化，它表現(xiàn)的形式非常多樣化，可以是個體，也可以是群體，它能夠客觀記錄學校的日常狀態(tài)，對學校的綜合發(fā)展起到了至關重要的作用。

關鍵詞：學校檔案；安全管理；問題；措施分析

學校檔案管理內(nèi)容較為多元，如黨群行政檔案、基本建設檔案、財會檔案、編研檔案、教學檔案等，是對各項工作運行情況的一種準確總結和真實反映。學校如果忽視檔案管理工作，專業(yè)性不夠，疏漏繁多，勢必會對檔案安全造成威脅，對學校的教育教學、成長與發(fā)展帶來負面作用。

1 檔案管理的意義

檔案管理是指具體由檔案館或檔案室參與組織和負責，對檔案實體和檔案信息展開規(guī)范、系統(tǒng)的管理，并就保護服務予以針對性提供的諸多工作環(huán)節(jié)和類型的總稱，是國家檔案事業(yè)教育領域最為基礎和重要的組成部分。檔案涉及隱私及機密，檔案安全管理能夠杜絕一些安全事故的發(fā)生，避免檔案收到威脅及破壞。檔案安全管理以實體檔案資料、電子檔案資料及檔案庫房為重要內(nèi)容。現(xiàn)今，社會對學生的教育越來越重視，學生數(shù)量也在大幅度的增加，在學生數(shù)量增加的同時，學校應充分重視起檔案管理工作，將檔案管理體系建立起來，并根據(jù)檔案中的內(nèi)容來了解學校管理中存在的問題，讓學校各項工作都能得到詳細的記錄，使學校的各項檔案管理工作都能夠有序的進行。

2 學校檔案管理內(nèi)容

學校檔案管理多樣，歸納起來，主要有以下三方面內(nèi)容：第一，在檔案管理工作中，學校檔案人員要按照檔案局和教育局的相關要求，對具保存價值信息行原始記錄，并予以精準有效的分類、加工整理；第二，對檢索工具進行科學有效編制，制成檔案史料出版。第三，對檔案庫房的環(huán)境安全也要進行嚴格把控，防止盜竊、火災、鼠咬等事故，也要注意庫房濕度、溫度、光線、清潔度控制，保證檔案儲存環(huán)境的安全。

3 檔案安全管理問題

現(xiàn)階段，學校對檔案管理工作越來越重視，隨著課改的發(fā)展，各級部門對檔案管理的投入力度也不斷加大，管理成效有所提高。在學校檔案管理上，只有投入大量的資金和人力，設施更加齊備、完善管理條例，這樣才能充分使檔案管理發(fā)揮其自身的作用。雖然檔案管理的工作日漸成熟，但還是有一些問題存在，學校和行管部門要不斷改進，才能將學校檔案管理的質(zhì)量和水平提升上來，才能有助于教學活動的展開，對學校的可持續(xù)發(fā)展有著重大意義[1]。

3.1 對檔案管理的不夠重視

學校檔案是對學校教學工作、學生學習事務展開的總結和匯總，通過對檔案查詢，可對學校教學活動、管理活動開展狀況進行精準掌握，可以到檔案管理處查詢檔案，無論是黨建工作、教育教學工作、基礎設施建設，還是行政、財務、人事，甚至每一屆每一位學生的基本情況、教師工作記錄都能清楚查詢到。要想全面了解學校各方面的情況，可以到檔案管理處查詢檔案，無論是黨建工作、教育教學工作、基礎設施建設，還是行政、財務、人事，甚至每一屆每一位學生的基本情況、教師工作記錄都能清楚查詢到。

現(xiàn)階段教育體制領域信息化進程加劇，但仍存在部分院校未對檔案管理工作有充分和正確認識的情況，仍認為檔案管理屬內(nèi)部工作，可有可無。此外，一些學校在檔案管理工作上的經(jīng)費和人力投資十分有限，管理人員專業(yè)度不夠，檔案保存環(huán)境簡陋，缺乏必備的基礎設施及硬件設備，庫房無法為檔案提供安全的保存環(huán)境，長此以往，學校的檔案管理工作將停滯不前甚至節(jié)節(jié)落后。

3.2 科技手段的落后

學校的意義并不僅僅是上課，對于每一位學生的成績信息和成長情況進行詳細記錄，定格學校的每一個發(fā)展歷程。然而許多學校對這項工作并不重視，導致檔案管理工作長期處在極其落后的發(fā)展階段。只有充分利用專業(yè)的檔案信息管理軟件，不僅可以更好的實現(xiàn)對學校各方面管理、師生情況的實時檢索，還能在省時的同時又省人力，才能充分的實現(xiàn)資源的共享，但現(xiàn)在的大部分學校還在采用傳統(tǒng)的手工方法去整理檔案，這樣不僅費時費力，還會影響檔案管理的工作效率。

3.3 管理水平的低下

學校對檔案管理工作的嚴重忽視，導致管理體制上極其不完善，管理者的業(yè)務水平也十分低下。例如，檔案進行收集分類儲存對工作人員的能力水平要求較高，若無法準確將檔案進行分類，勢必會導致混亂，為學校帶來損失。此外，管理制度的缺乏也導致了學校在檔案收集整理方面存在紕漏，工作無法順利進行，對于檔案的收集也沒有嚴格的規(guī)定、都是不想交就不交，造成檔案管理的混亂局面、學生信息的缺失和不準確等問題，這樣不僅不利于學生的個人發(fā)展，對學校的長足發(fā)展也起到了很大的反作用[2]。

4 加強和改進學校檔案安全管理工作的對策建議

4.1 提升對檔案安全管理的意識，加大投入，確保各類“硬件”達到標準

為提高各級工作人員對檔案管理的工作重視力度，需對堅持嚴格管理、防治結合原則嚴格遵循。在具體開展過程中，首先，學校的管理層方面，需引起對檔案管理工作開展價值的重視，將其列為學校日常管理的重要及核心內(nèi)容，并于年度性總結呆，予以考評和審核，未合格者，找出原因，適度改進。將檔案安全管理的意識在學校范圍內(nèi)進行廣泛普及及宣傳，加強管理者的業(yè)務能力素質(zhì)。其次，學校應在檔案管理工作中投入更多的人力資源及管理經(jīng)費，加強基礎設施方面的建設，對現(xiàn)代化的硬件設施予以積極配置，如除濕機、吸塵器等，做好計算機軟件工作的更新，以提高管理成效。最后，在庫房建設上，應有“八防”的設備設施，并嚴格依據(jù)《檔案館建設標準》（建標103）、《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25）的相關要求，若采用檔案密集架的學校，應請具有鑒定資質(zhì)的房屋安全鑒定單位對檔案庫房進行樓面荷載鑒定，出具鑒定報告后方可安裝使用。endprint

4.2 檔案數(shù)據(jù)化管理

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理形式更為多樣和便捷，讓原始檔案中常規(guī)應用的紙質(zhì)信息，現(xiàn)階段，已向電子信息高效轉移，在行檔案信息管理時，可做到計算機與人力同時開展，為管理的安全性和有效性設置了雙保險。另外，檔案信息化也方便各種查詢需求，均需花費過多精力和人工翻閱檔案，僅需于計算機設定的查詢程度上輸入相關關鍵詞，即可對檔案存儲的位置精準掌握，并可簡要瀏覽檔案大體內(nèi)容，最大程度增強工作效率，提高管理質(zhì)量。例如，教師想要查詢學生個人檔案時，依照傳統(tǒng)的方法會浪費很多的時間，如果利用信息化技術查詢，就可以在特定某種查詢方案時，在電腦中輸入學生的姓名，學生的具體資料都會完整的呈現(xiàn)在系統(tǒng)中，這樣不僅省時，而且查詢的準確率較高。充分的利用數(shù)字化才能將學校各方面的資料完整的保存，還能有效的將管理效率提升上來，為檔案管理的工作帶來不小的便利[3]。

4.3 善善相關管理制度

各級院校需依據(jù)自身情況，對檔案安全管理制度個性化制定，以為檔案安全管理工作的順利開展打下良好基礎，使學校領導及其它不同職業(yè)的人員在行檔案管理時，能有據(jù)可依。具體措施如下：一、明確主管領導，將每一項工作都安排一到兩位專門負責人全權負責，抓管領導抓全局，并制定合理的安全問責機制。二、制定應急預案，明確組織機構，出現(xiàn)檔案安全問題時，要將責任追究到人，并明確檔案搶救措施。三、要對學校檔案的管理期限進行分類規(guī)范，制定表格，隨時檢查記錄，保證管理員能夠及時找出所要調(diào)出的檔案。在工作開展過程中，需對具高度責任心的工作人員予以選擇，以提高檔案管理的有效性和精準性。

檔案安全管理制度的建立對規(guī)范相關工作的作用是巨大的，它可以很好的制約傳統(tǒng)管理中存在的弊端，在不斷的發(fā)展中改進管理措施，這樣才能達到促進學校發(fā)展的作用

5 結語

綜上所述，學校要想做好檔案管理工作，首先應當找到當前存在的一些問題，在此基礎上，制定合理的安全管理制度，并不斷加強檔案管理工作新模式。在保證檔案信息化平臺規(guī)范、科學的情況下，才可從根本上促進學校日常檔案管理工作有序、高效發(fā)展，為教育教育工作的開展、學生掌握科學文化知識和健康成長提供強有力的保障，實施價值顯著。

參考文獻

[1]丁榮茹.信息技術在高中學校檔案管理中應用[J].辦公室業(yè)務，2017（1）：26-27.

[2]徐愛玲.智能化發(fā)展在高中檔案管理中的應用[J].辦公室業(yè)務，2016（18）：187，178.

[3]王衛(wèi)國.淺談信息化在高中檔案管理中的應用[J].卷宗，2016，6（6）：2.endprint