規(guī)范化管理在辦公室檔案管理領(lǐng)域的優(yōu)化應(yīng)用措施

燕翔

摘 要：辦公室的檔案管理業(yè)務(wù)是提升人社局工作價值的關(guān)鍵，本文針對當(dāng)前辦公室檔案管理工作存在的不足，對規(guī)范化管理工作體系的優(yōu)化建設(shè)策略進行了優(yōu)化設(shè)計，對提升辦公室日常文書檔案管理的規(guī)范性水平具有十分積極的意義。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化管理；辦公室檔案管理；優(yōu)化措施

人社局的工作內(nèi)容較為復(fù)雜，必須保證對辦公室的日常文書進行有效管理，才可以充分適應(yīng)人社局常規(guī)工作的優(yōu)化處理需要，提升人社局工作整體水平。辦公室檔案管理工作是保證人社局的辦公室日常文書檔案管理業(yè)務(wù)得到有效優(yōu)化的關(guān)鍵，因此，從規(guī)范化管理工作體系的建設(shè)角度出發(fā)，對人社局辦公室檔案管理工作業(yè)務(wù)的優(yōu)化處理措施予以明確，是目前很多人社局工作人員高度關(guān)注的問題。

1 辦公室檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)存在的不足

1.1 辦公室日常文書檔案管理順序存在不合理性

目前，社會保障工作體系的完善為人社局工作提出了最新要求，人社局的辦公室檔案管理工作已經(jīng)可以完整的憑借技術(shù)的優(yōu)化實現(xiàn)效率的優(yōu)化，但辦公室檔案的規(guī)范化管理業(yè)務(wù)體系尚未得到全面建設(shè)。一些辦公室檔案管理的工作人員在進行檔案管理的過程中，對管理工作的嚴謹性具備一定的關(guān)注，而缺乏對檔案管理工作順序的了解，這就使得一些檔案管理工作難以憑借業(yè)務(wù)處置的規(guī)范性特點，更好的適應(yīng)辦公室日常文書檔案管理業(yè)務(wù)的優(yōu)化處置要求，無法按照檔案管理工作的存檔管控和檔案資源調(diào)取的有關(guān)需要，對具體的辦公室日常文書檔案管理業(yè)務(wù)進行設(shè)計和推進，降低了辦公室日常文書檔案管理工作的效率優(yōu)化進度。還有一些辦公室日常文書檔案的管理工作對于檔案保存和調(diào)取的細節(jié)設(shè)計關(guān)注度不足，使得相關(guān)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)的順序優(yōu)化措施，難以憑借檔案的調(diào)取和保存基礎(chǔ)需求進行設(shè)計，無法按照規(guī)范性業(yè)務(wù)流程配置模式實現(xiàn)對辦公室日常文書檔案管理業(yè)務(wù)的有效設(shè)計和精準(zhǔn)支持，降低了辦公室日常文書檔案工作的技術(shù)操作環(huán)節(jié)運行質(zhì)量。還有一些辦公室日常文書檔案管理業(yè)務(wù)在執(zhí)行的過程中，對于施工性質(zhì)業(yè)務(wù)的順序控制體系關(guān)注程度不足，并沒有按照責(zé)任管控機制的操作運行特點，進一步進行考核監(jiān)督業(yè)務(wù)體系的建設(shè)處理，這就使得一些日常文書檔案管理工作無法憑借業(yè)務(wù)順序的優(yōu)化處理實現(xiàn)對工作程序和優(yōu)質(zhì)工作資源的合理調(diào)配。一些日常文書檔案管理人員缺乏調(diào)整檔案管理工作順序的能力，使得一些管理性質(zhì)的業(yè)務(wù)雖然具備辦公室日常文書檔案管理的技術(shù)基礎(chǔ)，卻無法實現(xiàn)管理順序優(yōu)化改進。

1.2 辦公室日常文書檔案管理工作基礎(chǔ)性硬件配置存在不足

目前，人社局辦公室常規(guī)檔案管理人員雖然具備優(yōu)化處置辦公室日常文書檔案管理工作的經(jīng)濟基礎(chǔ)，但在具體實施辦公室日常文書檔案管理工作設(shè)計的過程中，難以針對檔案管理工作的實際優(yōu)化需要，對投資性質(zhì)的業(yè)務(wù)進行合理控制，造成一些辦公室日常文書檔案管理工作難以憑借數(shù)字化信息業(yè)務(wù)的管理控制要求實現(xiàn)對辦公室日常文書檔案管理工作的合理處置。還有一些硬件資源配置工作很難充分適應(yīng)數(shù)字化信息管理業(yè)務(wù)的優(yōu)化控制需要，這就使得辦公室日常文書檔案管理雖然具備技術(shù)優(yōu)化的基礎(chǔ)，卻難以與當(dāng)前社會其它領(lǐng)域的實際要求實現(xiàn)精準(zhǔn)對接，很大程度上降低了辦公室日常文書檔案管理業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中的經(jīng)驗累積水平。還有一些辦公室日常文書檔案管理工作由于難以憑借理論資源的價值實現(xiàn)對基礎(chǔ)性硬件資源配置體系的合理對接，難以憑借檔案管理工作的效率優(yōu)化特點實現(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)控制能力的提升處理水平，造成一些辦公室日常文書檔案的管理工作有可能受到硬件資源配置水平不足的不利影響。還有一些辦公室日常文書檔案管理工作在執(zhí)行硬件資源管理業(yè)務(wù)的過程中，并沒有實現(xiàn)對辦公室管理技術(shù)優(yōu)化趨勢的關(guān)注，這就使得很大一部分辦公室日常文書檔案管理工作并不能具備足夠的創(chuàng)新自主權(quán)，在當(dāng)前電子檔案技術(shù)體系發(fā)展速度較快的情況下，無法實現(xiàn)升級處理。

2 提升辦公室檔案管理工作規(guī)范化管理水平

2.1 提升辦公室日常文書檔案管理業(yè)務(wù)順序合理性

首先，要結(jié)合辦公室日常文書檔案管理業(yè)務(wù)體系的優(yōu)化建設(shè)需要，對辦公室日常文書檔案具體管理業(yè)務(wù)的順序特點加以研究，以便各項檔案管理業(yè)務(wù)可以憑借順序因素的合理設(shè)計，進一步具備與辦公室基礎(chǔ)性管理工作相適應(yīng)的能力，為辦公室基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)的合理優(yōu)化控制提供有利支持。在辦公室日常文書檔案管理具體措施設(shè)計的過程中，必須充分結(jié)合辦公室日常文書檔案的存檔和調(diào)檔實際特點，對基礎(chǔ)性服務(wù)業(yè)務(wù)需要付出的人力資源和成本狀態(tài)加以研究，保證辦公室日常文書檔案管理工作可以憑借人社局工作業(yè)務(wù)的順序特點，進一步適應(yīng)不同環(huán)節(jié)的辦公室日常文書檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)需要，使辦公室日常文書檔案的管理業(yè)務(wù)可以在管理工作運行水平得到明確的情況下，與規(guī)范化管理措施的優(yōu)化控制需要相結(jié)合，提升辦公室日常文書檔案的基礎(chǔ)性管理水平。辦公室日常文書檔案的管理業(yè)務(wù)還必須完整的適應(yīng)檔案管理工作的效率優(yōu)化控制方面的實際操作水平，要使更多的業(yè)務(wù)程序控制方案可以在時間成本和人力資源成本得到明確控制的情況下，具備與辦公室日常文書檔案管理基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)實現(xiàn)對接的機會，保證檔案管理工作可以在辦公室文書檔案基礎(chǔ)性管理經(jīng)驗累積的過程中，實現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理順序優(yōu)化，提升辦公室檔案管理效率。

2.2 提升辦公室日常文書檔案管理工作基礎(chǔ)性硬件資源配置水平

首先，人社局的辦公室日常檔案管理工作人員必須充分認識到辦公室日常文書檔案管理工作對硬件資源和技術(shù)資源的需求特點，以便更加精準(zhǔn)的將充沛的資金資源實施合理調(diào)配處置，為辦公室日常文書檔案管理工作的進一步優(yōu)化控制提供有利條件。要強化對辦公室日常文書檔案管理業(yè)務(wù)實際特點的關(guān)注，并且結(jié)合硬件資源的價值分析特征，對更多社會性質(zhì)的業(yè)務(wù)合作特點加以分析，以便辦公室日常文書檔案管理業(yè)務(wù)的優(yōu)化控制可以更加完整的獲得社會各領(lǐng)域的配合，并在檔案管理基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)的優(yōu)化過程中實現(xiàn)檔案管理綜合治理的優(yōu)化。為辦公室檔案管理提供一定的基礎(chǔ)性經(jīng)驗支持。除此之外，要結(jié)合紙質(zhì)檔案的技術(shù)局限性，對電子檔案的替代優(yōu)勢加以研究，保證硬件資源配置業(yè)務(wù)可以更好的順應(yīng)檔案管理體系的建設(shè)處理要求，為規(guī)范化檔案管理措施的構(gòu)建提供有利支持。辦公室日常文書檔案管理措施還需要按照檔案管理系統(tǒng)的效率優(yōu)化特點，對更多的檔案管理基礎(chǔ)條件加以控制，使檔案管理的常規(guī)業(yè)務(wù)可以完成對辦公室日常文書檔案管理條件的適應(yīng)，并使辦公室常規(guī)檔案管理工作中的硬件資源的實際需要可以在經(jīng)驗累積管理過程中得到較為完整的展現(xiàn)。

3 結(jié)論

規(guī)范化管理是保證辦公室檔案管理工作適應(yīng)新時期人社局工作考驗的關(guān)鍵，隨著人社局對辦公室日常文書檔案管理工作的需求越來越高，很多辦公室的實際管理要求，對規(guī)范化管理工作體系進行構(gòu)建，是保證辦公室日常文書檔案管理工作的實際價值在新時期得到更好開發(fā)的關(guān)鍵，對提升辦公室檔案管理業(yè)務(wù)的整體質(zhì)量，具有較強的積極意義。

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