加強(qiáng)獨(dú)立院校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)的思考

路 璐

（中國(guó)礦業(yè)大學(xué)徐海學(xué)院，江蘇 徐州 221008）

我國(guó)高等教育正由外延發(fā)展向內(nèi)涵轉(zhuǎn)變。提高教育教學(xué)質(zhì)量、滿足師生日益多元化的訴求，對(duì)于包括獨(dú)立院校在內(nèi)的高等學(xué)校一線教學(xué)管理人員提出了新的工作要求和挑戰(zhàn)。重視并加強(qiáng)獨(dú)立院校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化建設(shè)，對(duì)于獨(dú)立院校深化教學(xué)改革、提高教學(xué)教學(xué)質(zhì)量，全面推進(jìn)獨(dú)立院校的發(fā)展具有重要意義和作用。

一、獨(dú)立院校教學(xué)秘書(shū)的職能與作用

教學(xué)秘書(shū)是高校最基層的教學(xué)管理人員，主要職責(zé)是做好學(xué)院的教學(xué)管理工作。其工作主要內(nèi)容包括（1）負(fù)責(zé)本系（專(zhuān)業(yè)）課程編排、選課、教材征訂、考試組織、學(xué)評(píng)教等日常教學(xué)管理；（2）督責(zé)學(xué)生學(xué)籍管理、教師工作量統(tǒng)計(jì)、時(shí)間教學(xué)等工作；（3）負(fù)責(zé)學(xué)院的教學(xué)檢查、教學(xué)基本書(shū)籍資料收集、教學(xué)相關(guān)檔案管理等工作；（4）協(xié)助學(xué)院的培養(yǎng)方案制定、教學(xué)計(jì)劃落實(shí)、教學(xué)管理相關(guān)制度的修訂、專(zhuān)業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教學(xué)改革、教學(xué)研究等組織管理工作；（5）及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)學(xué)院各項(xiàng)政策，收集上報(bào)和溝通反饋各方的意見(jiàn)建議；（6）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的與教學(xué)管理相關(guān)的工作任務(wù)。其服務(wù)對(duì)象包括學(xué)生、教師、教學(xué)管理部門(mén)即教務(wù)處管理人員、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和其他教學(xué)管理人員等四大群體。

從教學(xué)秘書(shū)的工作內(nèi)容和服務(wù)對(duì)象來(lái)看，教學(xué)秘書(shū)的工作幾乎涵蓋了教學(xué)事務(wù)的方方面面，是高校教學(xué)管理得以順利運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞神經(jīng)。其主要職能作用體現(xiàn)為以下方面：

1、紐帶和橋梁作用。教學(xué)秘書(shū)既要負(fù)責(zé)把上級(jí)的各項(xiàng)政策和制度及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)系部和師生，還要及時(shí)地發(fā)現(xiàn)教學(xué)管理過(guò)程中的問(wèn)題，各方面的意見(jiàn)建議向上級(jí)反饋。且由于大部分獨(dú)立學(xué)院很少有自己的專(zhuān)任教師，外聘教師數(shù)量多且來(lái)源復(fù)雜，保持與外聘教師暢通的聯(lián)系與溝通是教學(xué)秘書(shū)重要工作之一。因此，教學(xué)秘書(shū)是學(xué)院和系部、師生間聯(lián)系的橋梁，也是學(xué)院與外聘教師之間相互溝通的紐帶。

2、組織和協(xié)調(diào)作用。一項(xiàng)教學(xué)計(jì)劃和任務(wù)實(shí)施是否到位有效，需要教與學(xué)的各個(gè)主體的相關(guān)配合。教學(xué)秘書(shū)不僅要對(duì)教學(xué)計(jì)劃和任務(wù)負(fù)責(zé)做出具體安排，還要負(fù)責(zé)把具體環(huán)節(jié)和工作組織落實(shí)到位。此外，教學(xué)秘書(shū)還要有效地發(fā)揮溝通上下、協(xié)調(diào)左右的職能，組織協(xié)調(diào)好各項(xiàng)教學(xué)事務(wù)，保證部門(mén)、師生等每一個(gè)主體在每一個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)有機(jī)地配合運(yùn)行，進(jìn)而保證各項(xiàng)教學(xué)工作的順利進(jìn)行。因此，教學(xué)秘書(shū)是整個(gè)教學(xué)管理過(guò)程中重要的實(shí)施者和輔助者。

3、監(jiān)督和檢查的作用。教學(xué)秘書(shū)參與教學(xué)活動(dòng)的全過(guò)程，是了解教學(xué)活動(dòng)實(shí)施和完成情況最直接和最全面的關(guān)鍵角色。教學(xué)秘書(shū)不僅要按教學(xué)大綱要求進(jìn)行檢查和監(jiān)督教學(xué)實(shí)施情況，組織開(kāi)展教學(xué)評(píng)價(jià)活動(dòng)，還要及時(shí)向教學(xué)管理部門(mén)和院領(lǐng)導(dǎo)反饋教學(xué)管理中的問(wèn)題，為有針對(duì)性地推進(jìn)教學(xué)改革提供重要參考，因此，教學(xué)秘書(shū)是高等院校教學(xué)質(zhì)量的檢查員和監(jiān)督員。

4、信息管理和服務(wù)的作用。教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)信息是上級(jí)制定決策、做出工作指導(dǎo)的依據(jù)。信息的及時(shí)性、客觀性、全面性和準(zhǔn)確性影響著教學(xué)管理工作的效率和質(zhì)量。教學(xué)秘書(shū)通過(guò)對(duì)教學(xué)資料和信息的收集整理和匯總分析，對(duì)總結(jié)教學(xué)方法和經(jīng)驗(yàn)、發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題、推進(jìn)教學(xué)改革、改進(jìn)和提高教學(xué)質(zhì)量能夠提供重要決策參考依據(jù)。因此，教學(xué)秘書(shū)是高等院校教學(xué)管理的信息員和參謀員。

二、獨(dú)立院校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)中存在的問(wèn)題

雖然教學(xué)秘書(shū)的重要作用眾所周知，且大部分獨(dú)立院校均設(shè)置了“教學(xué)秘書(shū)”這一工作崗位，但受各種因素的影響，許多獨(dú)立院校的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)還存在著一些亟待解決的突出問(wèn)題。主要體現(xiàn)在：

1、院校層面：對(duì)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)的重視程度不夠。領(lǐng)導(dǎo)重視是進(jìn)行教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)的前提。大部分獨(dú)立院校更重視專(zhuān)任教師隊(duì)伍建設(shè)。有的領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為教學(xué)秘書(shū)的工作只是簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)勞動(dòng)，不需要專(zhuān)業(yè)技能，什么人都可以干，對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作的重要性普遍缺乏足夠重視。主要體現(xiàn)為對(duì)人員數(shù)量配備不足、選聘隨意性較大、缺乏技能培訓(xùn)、為其職業(yè)發(fā)展給予的晉級(jí)和深造機(jī)會(huì)少。這一方面導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍穩(wěn)定性不夠，另一方面也嚴(yán)重挫傷了教學(xué)秘書(shū)主動(dòng)開(kāi)展工作、創(chuàng)造性開(kāi)展工作的動(dòng)力，從而嚴(yán)重影響到教學(xué)管理工作效率和質(zhì)量。

2、個(gè)人層面：教學(xué)秘書(shū)自身綜合素質(zhì)仍需提高。目前，教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的來(lái)源多樣，學(xué)歷層次普遍偏低，很大部分人員沒(méi)有教育學(xué)和管理學(xué)相關(guān)專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，主要靠其他教學(xué)秘書(shū)或教務(wù)處工作人員的傳幫帶來(lái)熟悉和學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，此外，由于教學(xué)秘書(shū)工作量較大、內(nèi)容繁雜、責(zé)任重權(quán)力輕，導(dǎo)致有些教學(xué)秘書(shū)工作狀態(tài)為“工作等計(jì)劃、事事等通知”，僅僅滿足于完成學(xué)院或教務(wù)處的規(guī)定任務(wù)和重復(fù)性任務(wù)，缺乏對(duì)工作的思考與創(chuàng)新，也導(dǎo)致有些教學(xué)秘書(shū)因忙于繁雜的日常工作而沒(méi)有精力去進(jìn)行業(yè)務(wù)能力提高或管理研究。這些因素都嚴(yán)重影響了教學(xué)秘書(shū)綜合素質(zhì)的提高。

3、制度層面：專(zhuān)業(yè)化規(guī)范化管理程度不夠。獨(dú)立學(xué)院成立之初多是由普通本科高校與社會(huì)力量合作舉辦，相比較一二本院校來(lái)講，在辦學(xué)管理的制度建設(shè)和運(yùn)行機(jī)制方面還沒(méi)有達(dá)到規(guī)范化專(zhuān)業(yè)化的程度，還需要不斷地健全和完善。對(duì)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍制度建設(shè)而言，還存在以下問(wèn)題：一是在選聘制度方面，缺少對(duì)教學(xué)秘書(shū)崗位分析和定位，沒(méi)有規(guī)范的聘用機(jī)制；二是在崗位職責(zé)界定方面，由于獨(dú)立學(xué)院受辦學(xué)成本約束，普遍的做法是實(shí)行管理崗位人員“一崗多責(zé)”制，對(duì)教學(xué)秘書(shū)崗位而言工作職責(zé)范圍界定模糊不清；三是在薪酬待遇制度方面，教學(xué)秘書(shū)崗位待遇普遍不高，學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少、職級(jí)職稱(chēng)晉升渠道偏窄，隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性；四是缺乏科學(xué)的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，教學(xué)秘書(shū)職業(yè)倦怠、服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、缺乏創(chuàng)新的現(xiàn)象容易發(fā)生。這些制度層面的問(wèn)題一定程度影響了教學(xué)秘書(shū)的主體作用和能動(dòng)作用的發(fā)揮。

三、加強(qiáng)獨(dú)立院校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化建設(shè)的建議

隨著獨(dú)立院校辦學(xué)管理體制機(jī)制改革，獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)自主權(quán)進(jìn)一步擴(kuò)大，管理重心逐步下移，建設(shè)一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)能力高、服務(wù)意識(shí)強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)化教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍尤為重要。

1、要充分認(rèn)識(shí)并高度重視教學(xué)秘書(shū)專(zhuān)業(yè)化建設(shè)的重要性。要推進(jìn)獨(dú)立院校內(nèi)涵建設(shè)，首先，獨(dú)立學(xué)院要克服“重教學(xué)輕管理”的錯(cuò)誤觀念，充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書(shū)在管理中的重要作用，把教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化建設(shè)擺在提高教育教學(xué)質(zhì)量工作的重要位置加以重視；其次要充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書(shū)工作是一項(xiàng)科學(xué)性、知識(shí)性和實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，要理順學(xué)院、教務(wù)處和系部之間的管理職責(zé)與權(quán)限，充分調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)工作積極性和能動(dòng)性。

2、要重視并加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化素質(zhì)建設(shè)。要實(shí)現(xiàn)教學(xué)秘書(shū)由經(jīng)驗(yàn)型、事務(wù)型向?qū)I(yè)型、研究型轉(zhuǎn)變，需要進(jìn)一步提高教學(xué)秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)化職業(yè)化素質(zhì)。既要注重培養(yǎng)教學(xué)秘書(shū)自身的“職業(yè)意識(shí)”，如責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、參謀意識(shí)、計(jì)劃意識(shí)、管理意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、評(píng)估意識(shí)、信息意識(shí)、檔案意識(shí)、法制意識(shí)等，還要加強(qiáng)“職業(yè)能力”培養(yǎng)，如學(xué)習(xí)能力、研究與設(shè)計(jì)的能力、溝通與協(xié)作的能力、執(zhí)行能力、表達(dá)能力等。為此，獨(dú)立院校要不斷拓寬教學(xué)秘書(shū)學(xué)習(xí)新技能、專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)的渠道，教學(xué)秘書(shū)個(gè)人也要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，將自己打造成綜合業(yè)務(wù)能力過(guò)硬的復(fù)合型管理人員。

3、要重視并加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)專(zhuān)業(yè)化管理制度建設(shè)。一是要建立規(guī)范化的選聘制度。要按照按需設(shè)崗、人崗相適的原則，對(duì)教學(xué)秘書(shū)崗位進(jìn)行科學(xué)分析和定位，合理設(shè)置教學(xué)秘書(shū)崗位和數(shù)量，規(guī)范設(shè)定選聘標(biāo)準(zhǔn)和流程、科學(xué)界定工作職責(zé)與內(nèi)容。二是要建立常態(tài)化的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度。要把加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)培訓(xùn)工作作為提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要抓手，把對(duì)他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)進(jìn)修和學(xué)歷提高納入師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)要求和培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，建立常態(tài)化、規(guī)范化的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度。三是要建立實(shí)效化的激勵(lì)約束制度。要以調(diào)動(dòng)和發(fā)揮教學(xué)秘書(shū)工作主動(dòng)性和能動(dòng)性為目標(biāo)，科學(xué)設(shè)定教學(xué)秘書(shū)崗位薪酬體系，建立有效的績(jī)效考評(píng)制度、打通職級(jí)職稱(chēng)晉升通道、通過(guò)目標(biāo)考核、正向激勵(lì)、負(fù)向約束等方式，提高管理水平和效率，提高教學(xué)秘書(shū)工作的工作質(zhì)量和效率，進(jìn)而提高整體教育教學(xué)質(zhì)量。