ERP系統(tǒng)對企業(yè)采購管理帶來的效果分析

許艷莉

摘 要：隨著經(jīng)濟發(fā)展和技術(shù)進步，許多企業(yè)目前為了達到高效管理、效益提升的目的，在采購管理中運用ERP系統(tǒng)作為工具，實現(xiàn)對生產(chǎn)物料、成本、產(chǎn)品、銷售等的科學管控。為了幫助企業(yè)實現(xiàn)對內(nèi)部進行標準化、流程化的管理操作，本文結(jié)合企業(yè)采購管理中應(yīng)用ERP系統(tǒng)的實際，對這一系統(tǒng)的效果和應(yīng)用價值進行分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)采購;采購管理;ERP系統(tǒng)

按照科學合理的生產(chǎn)業(yè)務(wù)流程進行企業(yè)管理，采用ERP采購管理系統(tǒng)模塊，實現(xiàn)工作效率的提高，降低生產(chǎn)成本為目標，這是近年來企業(yè)管理中總結(jié)的先進經(jīng)驗。通過ERP系統(tǒng)，對于傳統(tǒng)企業(yè)采購進行創(chuàng)新，利用現(xiàn)代化采購管理系統(tǒng)，進行企業(yè)生產(chǎn)效率和效益的提升。

ERP系統(tǒng)概述

通過ERP系統(tǒng)采購管理的特點分析，可以看到很多企業(yè)選用了ERP管理系統(tǒng)作為物料管理和物料采購的管理模式原因。

當前一些企業(yè)將采購職能和銷售職能合并在一起，行使采購管理的職能部門，是可以進行物料采購和物料管理的。這種模式下，可以將采購業(yè)務(wù)流程進行系統(tǒng)化完整化，從采購計劃需求、處理和訂單，再到檢驗入庫和通知財務(wù)付款，整個流程是進行必要的生產(chǎn)原料供給的相關(guān)流程。上述完整的采購業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成之后，職能部門能夠完成原材料供給的重任[1]。

作為傳統(tǒng)采購模式，負責采購的部門一般是供應(yīng)部門，負責采購各個職責的任務(wù)，只有供應(yīng)部門了解負責采購的具體工作，其他部門往往信息不暢。而采用ERP系統(tǒng)進行管理，可以預(yù)先設(shè)定各部門的職責，達到內(nèi)部業(yè)務(wù)信息共享，實現(xiàn)供應(yīng)商和采購部門的信息溝通等。ERP系統(tǒng)通過信息化管理完成對各采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的事前控制和權(quán)限配置。在進行ERP系統(tǒng)運行時，員工可以對應(yīng)各個職責權(quán)限進行系統(tǒng)流程的操作、審核和審批，并根據(jù)管理需要生成各種憑證、表單和報表。ERP系統(tǒng)中的采購流程，需要采購人員加以調(diào)控，信息實現(xiàn)了共享，采購任務(wù)的執(zhí)行優(yōu)劣可以納入到監(jiān)管系統(tǒng)中。系統(tǒng)對于采購的物料可以進行可追溯，這種事先控制的方法能夠為企業(yè)減少不必要的損失。即便是跨越多個區(qū)域的企業(yè)，通過ERP系統(tǒng)，也能將業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)加以科學調(diào)控，實現(xiàn)對采購的控制。

在ERP系統(tǒng)中，作為核心的供應(yīng)商管理模塊需要通過系統(tǒng)進行設(shè)計，完成相應(yīng)的職責分解。屬于一個模塊的職責，可以通過業(yè)務(wù)部門和公司組來完成到對應(yīng)的模塊中，并完成通知財務(wù)付款、供應(yīng)商管理等幾個工作。集中管理的思路可以通過企業(yè)的業(yè)務(wù)集中處理完成[2]。

如果企業(yè)在ERP系統(tǒng)實施中，通過職責分析，發(fā)現(xiàn)多個業(yè)務(wù)部門都擁有一個采購訂單職責，那么可以將多個部門的采購業(yè)務(wù)進行合并和集中采購，這樣就可提高采購的集中度和規(guī)模效益，降低采購成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。同時，也方便企業(yè)的跨部門協(xié)調(diào)，減少了很多協(xié)調(diào)工作，并實行了集中管理，節(jié)省了時間，大大提高了工作效率，這就是ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢所在。

ERP采購管理系統(tǒng)分析

ERP系統(tǒng)采購模塊，是將采購從很多工作中分離出來，無論是采購請求，還是檢驗入庫都可以實現(xiàn)分解。庫存的職責從原有的職能部門中加以分離，實現(xiàn)庫存集中管理和共享。制定相應(yīng)的庫存補充計劃，既要考慮存貨的數(shù)量，保證生產(chǎn)需求，也要考慮存貨的資金占用。因此要建立科學合理的庫存儲備機制和物料調(diào)配計劃。通過對存貨的定期檢查，經(jīng)過一段時間的運行，可以將存貨調(diào)整到相對合理的水平，體現(xiàn)資金和物流管理思路，這樣可以避免很多人為因素造成的庫存積壓，還可以避免盲目采購造成的經(jīng)濟損失。

首先，ERP管理系統(tǒng)可以分為生產(chǎn)管理、成本管控、采購管理和庫存管理四個組成部分，四個組成部分相互協(xié)調(diào)，統(tǒng)一實現(xiàn)ERP系統(tǒng)的資源最優(yōu)配置。ERP系統(tǒng)對各個環(huán)節(jié)進行統(tǒng)一的管理，包括制造商、供應(yīng)商、客戶分銷商等。企業(yè)可以根據(jù)ERP系統(tǒng)分析報告，進行科學的決策[3]。

其次，ERP系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈的一個重要組成部分。在這個系統(tǒng)中，供應(yīng)商和企業(yè)通過系統(tǒng)產(chǎn)生供應(yīng)鏈，搭起橋梁之后，進行物流和資金流的轉(zhuǎn)換，企業(yè)運用ERP系統(tǒng)進行管理，ERP系統(tǒng)成為采購管理中的一個重要手段。選取ERP型號的時，需針對采購的需求進行相應(yīng)的管理。管理系統(tǒng)能夠從供應(yīng)商采購業(yè)務(wù)和采購報表等方面進行管理。系統(tǒng)對供應(yīng)商進行維護評價，然后進行招標詢價，列出企業(yè)的采購計劃。下達訂單之后，對采購物料進行工程管理，檢查驗收是否合格。不合格的可以進行退貨，合格的納入到庫存管理系統(tǒng)中。然后在ERP系統(tǒng)中輸出采購和庫存報表，內(nèi)容為匯總統(tǒng)計，覆蓋整個采購管理流程，實現(xiàn)了對供應(yīng)商的在線評估和對企業(yè)的采購計劃的匯總，體現(xiàn)了從需求計劃、尋源詢價、報價訂貨、交貨驗收到庫存管理的整個供應(yīng)鏈流程。

最后，在ERP管理系統(tǒng)中，企業(yè)可以對采購進度進行實時監(jiān)控，減少采購人員的工作量，降低企業(yè)的采購成本，提高企業(yè)的整體管理水平。通過ERP系統(tǒng)采購模塊管理，可以在系統(tǒng)簽訂長期采購協(xié)議，企業(yè)的采購計劃需求可以直接下訂單，大大壓縮采購周期，減少庫存和流動資金的占用。ERP系統(tǒng)還可以實行遠程操作，實現(xiàn)企業(yè)物料用戶、職能部門、供應(yīng)商、物流商按照各自權(quán)限在異地的系統(tǒng)操作。作為現(xiàn)代企業(yè)管理的ERP運行模式，采用高度集成全范圍內(nèi)應(yīng)用的系統(tǒng)，實現(xiàn)對客戶項目采購工業(yè)生產(chǎn)的管理。例如運用辦公系統(tǒng)和ERP管理軟件，進行信息化建設(shè)，部署到公司內(nèi)部各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)對整體企業(yè)的現(xiàn)代化管理[4]。

ERP系統(tǒng)運行流程

通過ERP系統(tǒng)，分銷商必須持續(xù)尋找新的收入來源，以鞏固和發(fā)展自己的價值。在越來越全球化的市場中保持盈利能力需要足夠的靈活性，以快速響應(yīng)新的機遇，還需要足夠的運營控制，將供應(yīng)鏈的重點保持在底線上。對于分銷和批發(fā)組織來說，要平衡客戶需求、補充產(chǎn)品線和盈利能力，Infor ERP 的批發(fā)和分銷解決方案正是理想的選擇，他能夠?qū)崿F(xiàn)完全整合、強大、可擴展的運營，在動態(tài)擴展的環(huán)境中保持競爭優(yōu)勢。我們的領(lǐng)域?qū)＜遗c行業(yè)領(lǐng)先的技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)需求規(guī)劃、運輸管理、供應(yīng)鏈設(shè)計和其他關(guān)鍵功能，幫助分銷組織掌握對商業(yè)績效至關(guān)重要的具體行業(yè)問題。

ERP系統(tǒng)可以在采購管理中設(shè)計和運行批發(fā)與分銷解決方案，包含下列核心業(yè)務(wù)流程：計劃、采購、購買、生產(chǎn)/裝配、運輸、銷售和服務(wù)。您將根據(jù)預(yù)期的商品需求或客戶銷售數(shù)量，開發(fā)出企業(yè)財務(wù)和商品計劃，制定最佳的采購/供應(yīng)商決策，順暢采購和合同管理，通過配套和裝配實現(xiàn)增值，優(yōu)化運輸決策和執(zhí)行，并改進銷售和服務(wù)功能。無論您是在多個地區(qū)和地理位置開展運營的大型分銷公司，還是規(guī)模較小、正在發(fā)展的分銷商，如果您希望獲得競爭優(yōu)勢，Infor 就能夠提供深入的領(lǐng)域?qū)I(yè)知識和 20 年的行業(yè)服務(wù)經(jīng)驗。

ERP系統(tǒng)采購流程怎樣操作？

1.首先在ERP系統(tǒng)中，由物料用戶提出采購計劃或需求，采購部門根據(jù)采購計劃或需求提出采購申請。采購申請按流程審批后由采購部門完成尋源、評審和合同簽訂，ERP系統(tǒng)進行信息處理，庫存就可以進行收貨。從采購申請到采購訂單產(chǎn)生，到采購入庫單生成，再到采購發(fā)票帶出的采購清單，經(jīng)與采購訂單及入庫單匹配后，完成ERP系統(tǒng)采購數(shù)量及金額的核對，經(jīng)系統(tǒng)維護人員和請購部門確認后，由財務(wù)部門完成采購訂單的結(jié)算。通過訂單供貨產(chǎn)品的質(zhì)量和售后服務(wù)，在ERP系統(tǒng)完成對供應(yīng)商的評價和信息維護，為企業(yè)新的采購業(yè)務(wù)制定采購策略提供參考依據(jù)。

2.對已入庫的采購產(chǎn)品在使用中若發(fā)現(xiàn)存在質(zhì)量問題，可以通過ERP系統(tǒng)退貨流程進行處理。即入庫人員收到用戶退回存在問題的產(chǎn)品后，若該產(chǎn)品還未結(jié)算付款，入庫人員可以對ERP系統(tǒng)原入庫單進行沖銷收貨操作，重新生成新的入庫單替代原入庫單，財務(wù)部門按照新的入庫單結(jié)算付款。若該產(chǎn)品已完成結(jié)算付款，入庫人員需要對ERP系統(tǒng)原入庫單進行退貨操作，由財務(wù)部門在系統(tǒng)生成退貨單（紅字發(fā)票），再由入庫人員重新生成新的入庫單，作為財務(wù)部門與供應(yīng)商結(jié)算退款的依據(jù)。

例如填寫采購單的時候，要將業(yè)務(wù)類型加以區(qū)分。業(yè)務(wù)類型右邊的橫線會出現(xiàn)方形彩色小圖標，業(yè)務(wù)類型可以分為委托加工、普通采購、貿(mào)易進口、固定資產(chǎn)等，根據(jù)自己采購的物品進行選擇分類。如果在視圖右邊橫線上出現(xiàn)方形彩色小圖標，則可以點擊此時會彈出一個窗口，顯示為采購部門檔案，如果出現(xiàn)閃退，則可以重新登錄。

結(jié)語

現(xiàn)代企業(yè)為了體現(xiàn)集中管理的思想，在ERP采購管理系統(tǒng)中實行職責分開。多業(yè)務(wù)部門均擁有的采購職責和責任，實行集中采購。通過建立ERP系統(tǒng)庫存儲備機制和對存貨的定期檢查，可避免缺貨和庫存積壓。另外通過ERP系統(tǒng)物流管理和資金管理分離的方式，還可以避免盲目采購。通過ERP系統(tǒng)對供應(yīng)商進行評價和管理，可以優(yōu)化企業(yè)的供應(yīng)商資源，確保企業(yè)的采購質(zhì)量及效益。

【參考文獻】

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[4]程艷.探究ERP沙盤模擬實訓在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育中的應(yīng)用[J].中國商論，2018（27）.