高校院系資料室管理對策淺析

申紅利

摘 要：高校院系資料室是高校院系建設(shè)不可缺少的一部分，是高校圖書館的補(bǔ)充和延伸，它在院系教學(xué)、科研及人才培養(yǎng)等方面有著非常重要的作用。通過分析高校設(shè)置院專資料室的意義和高校院系資料室存在的各種問題，提出一些切實可行的解決辦法。

關(guān)鍵詞：高校；院系資料室；資料室管理；現(xiàn)狀；解決辦法

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）33-0184-02

一、高校設(shè)置院系資料室的意義

大多數(shù)高校都設(shè)有院系資料室，院系資料室是高校圖書館的重要分支，它在高校有著舉足輕重的地位。高校院專資料室是根據(jù)院系的學(xué)科、教學(xué)、科研的特殊需要建立起來的，有很強(qiáng)大的專業(yè)特色，與高校圖書館相比它更有助于院系的教學(xué)和科研工作，它是高校圖書館的補(bǔ)充和延伸。它常常位于各院專的教學(xué)樓或者院系辦公樓之中，有很強(qiáng)的地理位置優(yōu)勢，便于學(xué)院的教師和學(xué)生隨時隨地進(jìn)行借閱。院系資料室里的圖書文獻(xiàn)資料專業(yè)性很強(qiáng)，很有針對性。它主要服務(wù)于本院的師生，院系資料員又是本院的職工，因此他們比校圖書館教師更了解本院的科研動態(tài)和師生的需求。很容易做到“為書找人，為人找書”，院系資料室在功能和服務(wù)上與圖書館形成有效的互補(bǔ)。院系資料室為高校院專教學(xué)、科研及人才培養(yǎng)提供了很好的保障。因其讀者有共同的專業(yè)性，在資料室里讀者可以共同探討學(xué)術(shù)，交流思想，因此院系資料室也算的上是本院系教師和同學(xué)思想、學(xué)術(shù)、文化的交流中心。

二、高校院系資料室的現(xiàn)狀及存在的問題

1.院系資料室的場地有限并且各方面都不受重視。院系資料室建設(shè)不受重視。學(xué)校對校圖書館都很重視，各個方面都加大投入，使其在品質(zhì)上有了很大的提高，但是在院系領(lǐng)導(dǎo)者普遍都只重視教學(xué)和科研，對資料室為教學(xué)和科研服務(wù)的重要性沒有很強(qiáng)烈的意識。資料室是花錢的地方，近年來書價也是水漲船高，高校資料室的經(jīng)費普遍很少，特別是民辦院校的資料室基本上沒有固定的經(jīng)費，它在院系里的成績又不明顯。因此，資料室在院里基本不受重視，但因為其特殊性又不能沒有，所以往往安排在不起眼的角度。這就使資料室的基礎(chǔ)設(shè)施不但陳舊而且場地也極其有限，基本無人問津。好多教師只聽說過院系里有資料室，但大多數(shù)教師都不知道資料室在什么地方。院系的學(xué)生就更不用說了，好多院系的學(xué)生根本就沒聽說過有資料室這回事。有的即使知道有資料室但是空間狹窄沒有閱覽區(qū)域，況且現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子資源豐富，大部分教師又都沒有什么空余時間，一般都利用網(wǎng)絡(luò)資源查詢資料，使院系資料室邊緣化進(jìn)一步加劇。

2.資料室工作人員流動性高，整體素質(zhì)偏低。院系資料室的管理人員性質(zhì)很模糊。院系資料室的管理人員在行政上隸屬于院專，在業(yè)務(wù)上還要接受圖書館的指導(dǎo)，致使資料室管理人員的管理處于模糊地帶。管理人員的素質(zhì)也是參差不齊往往都是兼職，專職管理人員少之又少。還有一部分是領(lǐng)導(dǎo)家屬，年紀(jì)大沒有什么學(xué)歷，只負(fù)責(zé)看門，其余的不過問。兼職教師工作忙事情多，加上資料室又不被重視，教師也就以學(xué)院的工作為主要核心工作，沒有更多的精力放到資料室管理上，沒法坐班，基本上也只是負(fù)責(zé)領(lǐng)取圖書資料，看著門保證書不丟。有的把圖書館分配過去的圖書資料領(lǐng)回去以后別說上架排號了，連捆都不拆，只堆擠在一塊。一般院系資料室的資料管理人員都是兼職，特別是民辦院校更是如此，一個人擔(dān)任多項工作，工作量大，待遇又沒有多大差別，因此人員流動性比較大。而且工作人員又普遍沒有圖書情報專業(yè)知識，或者缺乏圖書情報這方面的專業(yè)知識培訓(xùn)。

3.資料室工作方法落后，文獻(xiàn)資源浪費嚴(yán)重。首先，工作方法落后。院專各自設(shè)有資料室，但各院系沒有考慮資料室的圖書資料與學(xué)校其他院系及圖書館的資料共享。很多院系資料室沒有安裝借閱系統(tǒng)和相配套的打印、復(fù)印設(shè)備，使借閱方式還處在原始借閱，即手工記錄階段。其次，資料室的圖書一般是根據(jù)院系專業(yè)需要采購的，圖書資料專業(yè)性很強(qiáng)，又有針對性，由于院系的種種原因開放得很少，別說對學(xué)生，就是對教師也是按需開放。有的資料室管理人員害怕丟書，對學(xué)生根本就不開放。這樣使文獻(xiàn)資料失去了原有的價值，造成了資源浪費。個別專業(yè)圖書資料專業(yè)性太強(qiáng)，學(xué)生用不上。師生自己購書看，使資源嚴(yán)重浪費。再次，圖書文獻(xiàn)資料采購模式單一。很多學(xué)校的圖書采購都是由圖書館教師直接采購的，采購模式一般都是現(xiàn)采、書目采購。由于圖書館教師沒有直接面對學(xué)生，自身的專業(yè)知識也有很大的局限性，采購圖書文獻(xiàn)資料時一般都是靠出版社的介紹或者憑借自己的感覺采購。而書目采購也是有出版社直接把當(dāng)年的圖書文獻(xiàn)書目信息傳過來，看著書目信息購置。這些都很有局限性，不能保證采購的圖書文獻(xiàn)資料的實用性。

三、根據(jù)高校院系資料室的現(xiàn)狀及存在的問題提出一些切實可靠的解決辦法

1.提高院系資料室的重視程度。2015年，國家推出《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》。一所大學(xué)的特色主要由學(xué)科的特色來反映和衡量，大學(xué)之間的競爭越來越體現(xiàn)在學(xué)科實力的競爭。在競爭日益激烈的今天，學(xué)校和院系領(lǐng)導(dǎo)一定要加強(qiáng)對院系資料室的重視。院系資料室里的圖書、報刊專業(yè)針對性很強(qiáng)，它們基本又都處于院專教學(xué)樓內(nèi)，對學(xué)生學(xué)習(xí)和教師查閱資料教育教學(xué)提供極大的參考和幫助。因此，院系領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)資料室的重視，在場地允許的情況下盡量為其提供良好的場地，適當(dāng)?shù)卦黾娱営[桌，使借閱一體，為師生提供好的借閱環(huán)境。

2.提高資料室人員的整體素質(zhì)和待遇。資料室服務(wù)水平的高低很大程度上取決于資料員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，對資料室信息文獻(xiàn)開發(fā)的程度也有很大一部分取決于資料員是否有專業(yè)的知識和相關(guān)的專業(yè)技能。高校院系資料室是為院系教師和學(xué)生提供服務(wù)的，所以資料室管理員要有良好的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德素養(yǎng)，要“以人為本”，要有高度的責(zé)任心和事業(yè)心。首先，院系應(yīng)加強(qiáng)資料管理人員的隊伍建設(shè)，要給資料室配置穩(wěn)定的管理人員。其次，圖書館和院系要進(jìn)行合作，院系要為資料室教師提供時間，圖書館則提供有利的條件，適當(dāng)?shù)貙Y料室管理員進(jìn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)主要從圖書的分類、排架、計算機(jī)一般編目、業(yè)務(wù)借還等基礎(chǔ)知識方面進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。再次，對于院系科研工作來說，科研人員所需要的各項情報服務(wù)和各種課題需求都離不開資料室工作人員的支持和幫助，科研材料搜索的工作極其煩瑣，但是因為其工作性質(zhì)，一般看不到其明顯的工作業(yè)績。再加上領(lǐng)導(dǎo)不重視，久而久之就容易形成資料管理員得過且過的工作態(tài)度。所以，在資料室人員管理方面要采取一定的激勵措施，來激發(fā)資料管理人員的工作積極性，才能更好地使院系資料室潛在的作用發(fā)揮出來。適當(dāng)?shù)卦诼毞Q評定、工資待遇、績效考核等方面更多地融入資料室工作人員管理成績的考核，公平公正的評價資料管理員。資料管理人員也要做好院系文獻(xiàn)資料的宣傳推廣工作，現(xiàn)在通訊系統(tǒng)發(fā)達(dá)，QQ、微信、微博、院系電子屏、版報等通訊、宣傳方式多種多樣，資料室管理人員也要利用自身的專業(yè)知識定時或者不定時把資料室的藏書書目羅列出來，通過一切可以利用的傳播方式在院系做好圖書資料的推廣和宣傳，讓資料室在院系里面活起來，使資料室的圖書物盡其用。endprint

3.院系要制定系統(tǒng)可行的資料室管理辦法和規(guī)章制度，使資料室的資料得到最大化的利用。院系要根據(jù)本院系的具體情況制定合理規(guī)范的資料室規(guī)章制度和管理辦法，使資料室的文獻(xiàn)資料利用率最大化發(fā)揮作用。

首先，院系資料室圖書采購。要根據(jù)學(xué)校規(guī)模，全校圖書總量人均藏書量、院系師生人數(shù)、學(xué)科現(xiàn)有藏書量及專業(yè)學(xué)科人均藏書量和院系專業(yè)設(shè)置、教學(xué)科研水平等不同的情況，來規(guī)定院系圖書文獻(xiàn)的收藏范圍，合理分配當(dāng)年的購書量。

其次，院系資料室圖書文獻(xiàn)資料的質(zhì)量也體現(xiàn)了院系及高校的科研與教學(xué)水平。因此，把住資料室的圖書文獻(xiàn)資料質(zhì)量關(guān)至關(guān)重要。我們要拓展薦購渠道利用一切可以利用的方法為教師和學(xué)生提供圖書文獻(xiàn)薦購渠道，如薦購QQ群、薦購微信群、薦購箱等。資料室工作人員要合理整理薦購信息，確定需要采購信息。為避免圖書文獻(xiàn)資料重復(fù)，院系資料室圖書采購要和校圖書館一起統(tǒng)一訂購，有條件的學(xué)校在采購圖書文獻(xiàn)資料時最好讓院系知名教師和學(xué)生代表參與其中，并根據(jù)學(xué)科及發(fā)展方向挑選適合本院系適合的圖書資料，校圖書館要協(xié)調(diào)好與院系資料室的關(guān)系，保證校圖書館文獻(xiàn)資料全面性，也要保證資料室文獻(xiàn)資料小而精，來滿足不同層次、不同類型的讀者需求。

再次，將信息化引進(jìn)資料室。不僅要把圖書文獻(xiàn)資料引進(jìn)資料室，更要把它推出去。圖書資料工作的網(wǎng)絡(luò)化、信息化已經(jīng)必不可缺，資料室也要跟上形勢，同步發(fā)展。因此，要在院系資料室引入信息化，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，使校圖書館和院系資料室形成一個看似分離實際密切相連的整體。在資料室安裝計算機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，通過校園網(wǎng)使之與圖書館的圖書系統(tǒng)連接，實現(xiàn)校圖書館圖書資料和院系圖書資料之間資源共享，使資料室的圖書全面流通起來實現(xiàn)借閱一體化為師生提供全面便捷的服務(wù)。使資料室的寶貴財富不再被塵土覆蓋，使其真正地發(fā)揮作用。院系資料室管理員要徹底地動起來，不能再墨守成規(guī)等客戶進(jìn)門，要主動去挖掘教學(xué)、科研需要的材料，利用自身的專業(yè)知識積極主動地為院系師生提供針對性的服務(wù)，把文獻(xiàn)資料推送到師生面前，及時對本院系相關(guān)的教學(xué)科研用書及報刊資料進(jìn)行分類整理，使有需求的師生能在最短的時間內(nèi)獲取資源，提高工作效率。

四、結(jié)語

院系資料室是高校除圖書館以外的又一個圖書情報中心，我們一定要好好利用它，學(xué)校和院系都應(yīng)該理好資料室的各方面的關(guān)系，使其良好的發(fā)展，為院系的科研、教學(xué)創(chuàng)造更好的基礎(chǔ)。社會在發(fā)展，科技在進(jìn)步，在電子產(chǎn)品日益發(fā)展的今天，大多數(shù)師生已經(jīng)把主要精力都放在了電子媒介上。院系資料室不要等客上門，也要與時俱進(jìn)，通過各種電子媒體把自己推銷出去，讓資料室的寶貴資源充分發(fā)揮其價值，為院系、學(xué)校的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)，為社會培養(yǎng)出更好更多的優(yōu)秀人才。

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[責(zé)任編輯 李曉群]endprint