事業(yè)單位辦公室精益管理模式的應用研究

王偉

摘 要：辦公室是事業(yè)單位中的核心組織，其工作效率將直接關系事業(yè)單位辦事的整體質(zhì)量和進程。辦公室工作內(nèi)容雖然繁雜瑣碎，但有著至關重要的作用。本文將主要圍繞事業(yè)單位辦公室精益管理模式的重要性展開分析，并提出具體應用措施以供參考，旨在豐富辦公室管理手段，推動我國事業(yè)單位高效發(fā)展。

關鍵詞：事業(yè)單位；辦公室；精益管理

在日常事業(yè)單位工作中，辦公室是單位內(nèi)在的管理機構，其工作人員綜合素質(zhì)的高低，直接決定著整個單位的形象和進行內(nèi)部管理工作成果的好壞。運用精益管理模式，能大大提高事業(yè)單位辦公室工作人員的綜合素養(yǎng)和工作效率。相關人員要充分結(jié)合實際情況和單位特點，加強對這種模式的優(yōu)化。

一、事業(yè)單位辦公室精益管理模式的重要性

精益管理需要將管理責任落實到具體人頭上，必須要讓每一位工作人員都盡心盡力在工作中積極表現(xiàn)，充分展現(xiàn)自身價值。與此同時，還要互相監(jiān)管、互相扶助，經(jīng)常自省和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決問題，形成一個良好的工作習慣和方式。精益管理就是一種較科學合理化、經(jīng)濟化模式，堅持可持續(xù)發(fā)展原則不動搖。另外，服務是辦公室在管理中的突出表現(xiàn)，辦公室工作內(nèi)容較繁瑣復雜，正如“細節(jié)決定成敗”，只有注重細節(jié)的落實，充分把控細節(jié)，將工作做到盡善盡美，才能真正確保事業(yè)單位整體運作正常，從而推動管理層的迅速進步，為事業(yè)單位的各項工作保駕護航。精益管理模式這種管理觀念在西方發(fā)達國家中被普遍應用，也是未來事業(yè)單位辦公室管理發(fā)展的必然趨勢，其不但能最大化降低資源浪費，還能減少成本投入，提高經(jīng)濟利益。

精益管理是以精益操控的管理為根本屬性，其不僅僅是一種管理手段，更是一種理念，一種工作態(tài)度，一種精雕細琢的精神。任何一位工作人員都是辦公室精細管理的一部分，同時也占據(jù)主體地位，扮演執(zhí)行者的角色，只有所有人員切實地將精細管理落實到具體工作中，辦公室的管理工作效率才能大幅度提高，取得良好效果，從而保證工作質(zhì)量。

此外，事業(yè)單位辦公室還有以下四個標志性特征：服務性、繁雜性、顧問性及暢通性。以上這些特征表明事業(yè)單位辦公室需要融入精益管理模式。針對服務性來說，辦公室屬于事業(yè)單位的后勤組織，也就是做后勤保障工作。不但要為領導服務、還要為部門服務，是上下級溝通的重要樞紐。從繁雜性方面來講，辦公室涉及內(nèi)容比較全面，而且沒有具體劃分需要肩負哪些重任，無論是遞茶倒水還是接人待客，組織會議，基本沒有規(guī)律參照。因為工作內(nèi)容混雜，大部分工作都是臨時形成的，在日常工作中要科學規(guī)劃。處理比較緊迫的工作時，要區(qū)分主次，做到有序不紊。對于顧問性來說，領導在下發(fā)一項決策時，之前諸多基本工作是要通過辦公室來處理的，這時辦公室就起到顧問作用，所以需要具備全方位的知識儲存，在平常工作中對各個部門均有相關認識。最后是暢通性，事業(yè)單位任何決策和工作部署都是從辦公室通過領導下發(fā)到各部門中去的，工作人員要明確領悟領導意圖，積極落實和貫徹有關工作內(nèi)容[1]。

二、事業(yè)單位辦公室精細化發(fā)展的具體措施

（一）確定工作職責，強化崗位交流

事業(yè)單位辦公室管理工作的進行由于各種不利原因被限制，然而要想全面落實精益管理模式就要先確定崗位職責，通過不斷強化工作人員的高度責任感和服務理念來提高工作質(zhì)量和工作效率。所以，在現(xiàn)實工作中，相關領導要充分知曉本身崗位職能，增強各部門間、各崗位間、各員工間的相互交流溝通。此外，辦公室要重視所有工作，細節(jié)并無小事，所以辦公室工作可以從細小甚微的工作內(nèi)容著手，同時還要加強自身責任感的塑造，指引工作人員正確看待服務工作，建設正確的服務認知，只有這樣才能確保管理工作的正常進行。同時，辦公室相關領導同樣要加強部門與部門間的緊密聯(lián)系，讓服務認知全部落到具體工作中去，以此提高事業(yè)單位辦公室精益管理水平的有效提高。

（二）增強工作人員綜合素質(zhì)，提高工作效率

工作人員的綜合素質(zhì)是提高工作質(zhì)量、加強工作效率的主要因素。辦公室工作的繁雜讓工作人員自身綜合素質(zhì)的提高變得十分重要。所以，辦公室相關管理者要加強工作人員專業(yè)知識、業(yè)務能力、工作技巧及職業(yè)道德的優(yōu)化，以此提升綜合素質(zhì)。管理者可以通過定期開展培訓和講座活動，或以績效考核等方式來充分調(diào)動員工積極性和提高工作效率。與此同時，還要培養(yǎng)其強烈的集體榮譽感和凝聚力及向心力，并將這種認知積極貫徹到工作中，從而進一步提升員工工作的有效性和可行性。

（三）完善管理制度，建設考評體制

完善的管理制度是事業(yè)單位精益管理的必要舉措，其能為領導和工作人員給予大力支持和保障，從而確保工作的順利進行。

首先，辦公室工作必須要劃分具體責任，確定部門崗位職能，明確每位員工的工作職責，同時規(guī)定量化規(guī)范，將責任落實到具體部門、具體人員上，以此減少員工過度放任自己、不敢承擔責任、懶惰的現(xiàn)象發(fā)生。

其次，參照辦公室日常工作計劃和各種規(guī)程制度，改善具體實施管理制度，只有這樣才能充分發(fā)揮這些規(guī)范、制度的作用，讓員工工作中能依照這些紀律規(guī)范有條有理地進行工作。

最后，建設全面的考評機制，將工作人員平常的工作內(nèi)容、崗位職能及綜合素質(zhì)充分有機結(jié)合，同時將其與績效獎賞聯(lián)系到一起，從而激發(fā)工作人員的興趣和能動性[2]。

（四）引入和借鑒先進的精益管理模式

這種管理模式產(chǎn)生于西方發(fā)達國家，西方企業(yè)普遍使用精益管理模式，相關人員積極探索和主動學習，最優(yōu)化地進行溝通和交流。及時引入當下最高端、最先進、最科學合理的管理策略，在工作中不斷總結(jié)和發(fā)現(xiàn)存在的不足和缺陷，積極尋找適宜的解決方法，從而提高事業(yè)單位辦公室管理水平和工作質(zhì)量。

三、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位精益管理模式是一種新興的管理觀念和管理策略，其關鍵在于辦公室中的周密和精準。在具體工作中，相關工作人員要運用科學細致的管理手段，與事業(yè)單位的管理制度吻合，用一絲不茍的工作態(tài)度完成辦公室所有工作項目，以此確保工作順利開展，同時提高工作效率和水平。

參考文獻：

[1]王建坤.淺析新時期辦公室工作精細化管理[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2015（04）：72-73.

[2]陳景軍，李成立，崔劍橋.關于事業(yè)單位辦公室行政管理工作的幾點思考[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2017（16）：230.endprint