ERP系統(tǒng)中采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制研究

劉新　刁宏悅　宮文迪

摘要：在科技迅猛發(fā)展的今天，ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，人們在享受ERP系統(tǒng)的高效便捷的同時也開始思考著新形勢下的企業(yè)內(nèi)部控制。文章就企業(yè)在ERP系統(tǒng)中采購流程的內(nèi)部控制進行研究，闡明ERP系統(tǒng)在我國的發(fā)展現(xiàn)狀，總結(jié)ERP系統(tǒng)中采購業(yè)務(wù)具體處理流程，從中分析并尋找出ERP系統(tǒng)中采購流程內(nèi)部控制存在的問題，并進一步提出在ERP系統(tǒng)中強化企業(yè)采購流程內(nèi)部控制的對策。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；采購業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制

一、ERP系統(tǒng)簡介

ERP全稱為Enterprise Resource Planning，其中文意思為企業(yè)資源計劃。自1993年，ERP的概念由美國Gartner Group公司率先提出后，就迅速發(fā)展成國際上最流行和高效的管理模式。它把企業(yè)的人、財、物以及相關(guān)信息關(guān)聯(lián)起來，并進行集中管理，以求充分利用企業(yè)資源，創(chuàng)造最大的收益。

近年來，我國企業(yè)ERP系統(tǒng)使用雖逐漸普及，但和發(fā)達國家比仍屬起步階段。由于我國企業(yè)對ERP系統(tǒng)的運用較晚，加之企業(yè)中熟練掌握系統(tǒng)的人員較少，造成了多數(shù)企業(yè)只能照本宣科，不了解ERP系統(tǒng)各個模塊的關(guān)聯(lián)性，不了解在ERP系統(tǒng)中與傳統(tǒng)流程下的操作區(qū)別，造成了許多操作上的失誤。特別是在采購環(huán)節(jié)，由于其與付款模塊關(guān)系密切，所以當操作人員在采購模塊進行操作發(fā)生失誤時，勢必會影響付款業(yè)務(wù)，在對ERP系統(tǒng)了解不夠深入的情況下，就很難實施有效的內(nèi)部控制。

二、ERP系統(tǒng)中企業(yè)采購業(yè)務(wù)的處理流程

研究ERP系統(tǒng)中企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度之前，應(yīng)該了解ERP系統(tǒng)中企業(yè)采購業(yè)務(wù)的處理流程。通常ERP系統(tǒng)中的采購流程主要分為以下七個步驟：

第一步，請購。企業(yè)內(nèi)部各部門在需要外購材料時，向采購部門提出采購申請，或者由采購部門定期匯總各部門的采購需求，并據(jù)此列出采購清單、制定采購計劃。這時，需在ERP系統(tǒng)采購管理模塊下的“請購”選項中錄入所需購入商品的信息，完成請購環(huán)節(jié)。

第二步，選擇供應(yīng)商。當完成請購后，采購人員就要針對貨物選擇供應(yīng)商，ERP系統(tǒng)下的采購管理系統(tǒng)為選擇供應(yīng)商提供很大的便利，它可以根據(jù)需求對供應(yīng)商進行詢價、比價、競價。采購人員可以利用這些功能，選擇合適的供應(yīng)商。在此之前，采購系統(tǒng)設(shè)置之初，操作人員還應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)置供應(yīng)商存貨對照表，錄入供應(yīng)商編碼、存貨編碼、名稱、單價等。進行選擇時，執(zhí)行請購比價生單命令，系統(tǒng)會根據(jù)之前錄入的數(shù)據(jù)選擇價格最合適的供應(yīng)商，自動錄入到當前單據(jù)中。

第三步，訂貨。訂貨環(huán)節(jié)是根據(jù)企業(yè)的需求，與供應(yīng)商訂立采購合同或協(xié)議，并由財務(wù)人員將這些合同資料、訂貨單錄入ERP系統(tǒng)。同時采購信息、付款信息也自動轉(zhuǎn)入ERP系統(tǒng)。

第四步，到貨。由采購員確認供應(yīng)商所送貨物的各項信息，如：數(shù)量、價格等，同時，在采購管理模塊中錄入到貨單。

第五步，入庫。倉庫保管員將送達企業(yè)的貨物與訂貨單進行核對，主要對其名稱、數(shù)量、規(guī)格等進行比對。該環(huán)節(jié)還需要企業(yè)質(zhì)檢人員填寫貨物質(zhì)檢報告。對檢驗無誤的貨物，在ERP系統(tǒng)中填制入庫單，或者直接復制采購訂單作為入庫單，最后生成采購入庫的憑證，其中，采購入庫的過賬由系統(tǒng)自動完成。

第六步，發(fā)票的校驗。月末采購人員需要向供應(yīng)商索要發(fā)票進行校驗，索要發(fā)票前還要統(tǒng)計需要開票的入庫單，然后將這些票據(jù)移交給會計部門，會計人員對這些入庫單、發(fā)票進行審核校驗。審核無誤后，才能根據(jù)發(fā)票在ERP系統(tǒng)中錄入應(yīng)付賬款。此環(huán)節(jié)的采購發(fā)票一般通過前一環(huán)節(jié)的采購訂單或入庫單生成，也可以手動錄入。

第七步，采購結(jié)算。首先需要執(zhí)行采購管理系統(tǒng)的的“結(jié)算”命令，根據(jù)發(fā)票確認入庫商品的價格。然后是在“采購結(jié)算單”選項里選擇已送來發(fā)票的供應(yīng)商，對其進行付款。最后通過以上兩個步驟生成采購結(jié)算單，從中可以了解到企業(yè)已驗收入庫但發(fā)票未送達企業(yè)未付款貨物的情況。

三、ERP系統(tǒng)中企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

（一）請購環(huán)節(jié)的問題

ERP系統(tǒng)將傳統(tǒng)的手工操作流程轉(zhuǎn)化為計算機操作，提高了工作效率。但是，高度的集成性也是ERP系統(tǒng)的特點之一，這一特點提高了對企業(yè)所提供源頭數(shù)據(jù)的要求，很多企業(yè)不重視初始數(shù)據(jù)真實性與準確性，造成數(shù)據(jù)像“垃圾”一樣的進入系統(tǒng)，然后又以“垃圾”的形式輸出。

（二）選擇供應(yīng)商進行訂貨環(huán)節(jié)的問題

該環(huán)節(jié)的問題主要表現(xiàn)為：雖然ERP系統(tǒng)為企業(yè)高效地執(zhí)行采購業(yè)務(wù)提供了一個平臺。但是供應(yīng)商資料的真實準確性以及評估程序的恰當性是無法通過ERP系統(tǒng)檢測的，加之企業(yè)的管理疏忽，造成選擇供應(yīng)商環(huán)節(jié)的真實性大打折扣。此外，供應(yīng)商資料需要在企業(yè)內(nèi)部不同部門流轉(zhuǎn)使用，如果編碼不當還會造成供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫的混亂。常常會有企業(yè)不重視供應(yīng)商編碼，造成了編碼混亂，不便于企業(yè)在ERP系統(tǒng)中選擇供應(yīng)商。

（三）入庫環(huán)節(jié)的問題

入庫環(huán)節(jié)的目的是生成入庫單，其準確性需要入庫驗收來保證，雖然ERP系統(tǒng)在處理采購業(yè)務(wù)時，各個環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)的特點保證了入庫單與訂單相一致，但卻無法保障入庫單的準確性。例如，很多企業(yè)為了節(jié)約人力成本，往往將請購、采購和驗收交給一人承擔，未能履行職責分離制度，造成企業(yè)購進貨物質(zhì)量不過關(guān)的現(xiàn)象發(fā)生。

（四）發(fā)票校驗環(huán)節(jié)及付款環(huán)節(jié)的問題

發(fā)票作為企業(yè)付款的依據(jù)，多數(shù)情況下由前一環(huán)節(jié)單據(jù)自動生成，但仍需要認真核對生成發(fā)票信息。本應(yīng)是風險最小的環(huán)節(jié)，但企業(yè)往往將制單與審核的權(quán)限交予一人，從而存在舞弊的漏洞。

當企業(yè)發(fā)生上述的情況時，勢必會對付款造成影響。但同時，付款環(huán)節(jié)也有其特有的問題。付款業(yè)務(wù)需要有請款單作為其觸發(fā)點，而請款業(yè)務(wù)又是一個人與計算機協(xié)同工作的過程，在這一環(huán)節(jié)，經(jīng)常出現(xiàn)操作疏漏導致審批手續(xù)不全，賬戶信息有誤等現(xiàn)象，這將導致付款環(huán)節(jié)發(fā)生錯誤，給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。endprint

四、建立健全ERP系統(tǒng)中企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的對策

（一）權(quán)限設(shè)置

企業(yè)一定要按要求設(shè)定每一位操作人員在ERP系統(tǒng)中的操作權(quán)限，不得賦予操作人員高于職責范圍的權(quán)限。并且不能為簡化操作流程而將制單與審核等工作交予一人，應(yīng)明確責任。同時，也要保證權(quán)責對等，建立監(jiān)管體系。

（二）請購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

在進行采購處理之前，企業(yè)應(yīng)分別設(shè)置制單和審核人員，保證請購與審批的職責要分離。不同責任人員間要設(shè)置操作密碼來加以限制，并不得泄露個人密碼，保證請購環(huán)節(jié)的可靠性。另外，初始設(shè)置中的“單據(jù)設(shè)置”環(huán)節(jié)，單據(jù)號應(yīng)設(shè)置為自動生成、順序排列，一般不能人為手動修改。

（三）選擇供應(yīng)商并進行訂貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

ERP系統(tǒng)中的采購管理平臺可以為我們選擇供應(yīng)商進行詢價、比價和競價，但最后決定供應(yīng)商的還是操作人員，因此企業(yè)還應(yīng)設(shè)置的審計人員對其操作進行監(jiān)督。同時，還應(yīng)重視供應(yīng)商編碼的設(shè)計，設(shè)置統(tǒng)一的供應(yīng)商編碼，同時還應(yīng)下設(shè)供應(yīng)商分編碼，以滿足不同部門的需求。

訂貨環(huán)節(jié)中的采購訂單一定要由不同人員進行錄入和審核，確保職責分離。采購訂單的編號也要設(shè)置為按業(yè)務(wù)發(fā)生順序進行排列，不能隨意修改。此外，會計人員錄入存貨檔案時要對貨物進價的上限進行設(shè)置，保證所購貨物的價格符合企業(yè)的采購計劃，也防止企業(yè)采購人員為收取回扣而購買高價貨物。同時，還要對采購訂單的必填項目進行設(shè)置，當發(fā)生漏填或錯填時系統(tǒng)可以給出提示，以便操作人員對錯誤進行補救，保證采購訂單的準確性。在初始設(shè)置時，就要防止因操作失誤或?qū)Σ僮髁鞒滩皇於l(fā)生錯誤。

（四）入庫環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

入庫環(huán)節(jié)不同于前幾個環(huán)節(jié)，要在庫存管理系統(tǒng)中完成相應(yīng)的操作，采購與驗收必須由不同人員完成，貨物驗收時要參照采購訂單和供應(yīng)商送貨單，對核對無誤的貨物進行入庫單的錄入。當入庫單生成后系統(tǒng)將自動完成采購入庫的過賬，這就要求財務(wù)人員定期審核抽查購入商品的明細賬，防止過賬過程出現(xiàn)差錯。由以上操作可以總結(jié)出：采購入庫環(huán)節(jié)很多操作都應(yīng)設(shè)置為系統(tǒng)自動完成，以防止驗收入庫人員對驗收入庫環(huán)節(jié)的貨物數(shù)量、質(zhì)量進行隱瞞，獲取利益。

（五）發(fā)票校驗及之后的付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

發(fā)票校驗的環(huán)節(jié)同樣要分別設(shè)置采購發(fā)票的制單人和審核人，采購發(fā)票的票據(jù)號應(yīng)設(shè)置為按照業(yè)務(wù)發(fā)生的順序自動排列，特殊情況下可進行手動排列。錄入供應(yīng)商送來的發(fā)票時，系統(tǒng)會代替操作人員完成發(fā)票與系統(tǒng)中的入庫單等相關(guān)單據(jù)的核對，核對無誤后才能在ERP系統(tǒng)中錄入發(fā)票，在這一點上，ERP系統(tǒng)就規(guī)避了人為進行單據(jù)校對發(fā)生舞弊現(xiàn)象的可能。因此，在此環(huán)節(jié)我們更多是在單據(jù)校對的設(shè)置上進行控制，只要系統(tǒng)初始設(shè)置無誤，就能保證該環(huán)節(jié)的真實可靠性。

付款環(huán)節(jié)在付款管理系統(tǒng)中完成的。在付款前，首先要對之前所有的單據(jù)的真實性與合法性進行審核，同時還要設(shè)置預算預警機制，保證請款是在企業(yè)預算之內(nèi)，未經(jīng)核準或超出預算的款項不能支付。在付款完成后，要及時核銷已付款的采購業(yè)務(wù)，避免其長時間掛賬為企業(yè)帶來損失。需要注意的是，付款環(huán)節(jié)的過賬也是由系統(tǒng)自動完成的，這就仍需要對應(yīng)付賬款明細賬進行定期的審核，以保證系統(tǒng)過賬的無誤。

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（作者單位：遼寧師范大學）endprint