李霞

為進(jìn)一步加強(qiáng)檢察檔案管理，提升規(guī)范化水平，使檢察檔案更好的服務(wù)于檢察業(yè)務(wù)，張家口市人民檢察院以河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作為抓手，在省院和市檔案局的關(guān)心、指導(dǎo)、幫助下，檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、正規(guī)化。

1978年，張家口市檢察院恢復(fù)建設(shè)以來(lái)，檔案室同時(shí)恢復(fù)重建，全院檔案實(shí)行專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。1990年市院晉升為省三級(jí)管理標(biāo)準(zhǔn)，2004年晉升為省二級(jí)管理標(biāo)準(zhǔn)，2009年又晉升省一級(jí)管理標(biāo)準(zhǔn)，2012年晉升為河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理“5A”標(biāo)準(zhǔn)。2017年年底晉升為河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理“6A”標(biāo)準(zhǔn)。張家口市人民檢察院檔案管理工作的發(fā)展歷程中一步一個(gè)腳印，腳踏實(shí)地，求真務(wù)實(shí)，形成符合本院特點(diǎn)的檔案管理體系。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，層層把關(guān)的組織機(jī)制

以檔案服務(wù)檢察業(yè)務(wù)為宗旨，完善檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，配備配強(qiáng)兼職檔案人員，檔案工作形成了以專職部門(mén)為核心，各職能部門(mén)相互銜接、相互協(xié)調(diào)的檔案管理組織體系，實(shí)現(xiàn)了不同門(mén)類、不同載體的檔案集中統(tǒng)一管理。在年度工作部署上，制定檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，明確領(lǐng)導(dǎo)分工和專、兼職檔案員職責(zé)，實(shí)行崗位目標(biāo)責(zé)任制，每個(gè)檔案工作人員都認(rèn)真填寫(xiě)年度工作任務(wù)表，工作任務(wù)細(xì)化分步落實(shí)。對(duì)文件材料的收集、立卷歸檔工作更是做到年初有要求，年終有結(jié)果。對(duì)全年檔案的收集、整理、立卷、歸檔實(shí)行定期與不定期的講評(píng)與通報(bào)。在專兼職檔案工作人員的選拔任用上擇優(yōu)選用，鼓勵(lì)檔案管理工作人員積極參加市檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

二、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，檔案管理制度成體系

市院將檔案工作制度納入全院管理制度體系，形成《張家口市人民檢察院規(guī)章制度匯編》，結(jié)合市院實(shí)際情況，制定檔案保管制度、借閱制度、統(tǒng)計(jì)制度、安全保密制度等14項(xiàng)規(guī)章制度。認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》等相關(guān)規(guī)定的和高檢院、省院有關(guān)要求，制定文書(shū)檔案、訴訟檔案、技術(shù)檔案保管期限表，保管期限及時(shí)更新。《張家口市人民檢察院文件歸檔和不歸檔范圍》編印成冊(cè)并作為歸檔工作的重要指南。對(duì)文書(shū)處理和文件歸檔做到了規(guī)范、及時(shí)、有效。交接登記規(guī)范，做到了手續(xù)完備，有據(jù)可查。2017年，市院對(duì)檔案全宗又重新進(jìn)行了劃分，使檔案分類更加科學(xué)合理，查閱更加便捷，各門(mén)類、各載體的檔案排列有序，保管期限劃分準(zhǔn)確，裝訂牢固、整齊、美觀、大方，加蓋歸檔章正規(guī)，各要素填寫(xiě)齊全、規(guī)范、清楚。市院現(xiàn)存檔案涵蓋7個(gè)門(mén)類：文書(shū)檔案，訴訟檔案，會(huì)計(jì)基建檔案，照片檔案，音像檔案，電子檔案，光盤(pán)等，規(guī)范對(duì)各門(mén)類的檔案編號(hào)，編制了各門(mén)類檔案目錄和著錄機(jī)讀目錄。完成以檔案數(shù)字化掃描錄入為中心的檔案管理上檔升級(jí)工程，對(duì)檔案數(shù)據(jù)及時(shí)統(tǒng)計(jì)更新。不斷完善庫(kù)房建設(shè)和庫(kù)房設(shè)備配置，檔案庫(kù)房、辦公室、閱覽室實(shí)行了三分設(shè)，所有庫(kù)存檔案符合抗震、防盜、防火、防水、防潮、防霉、防塵和防污染、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防光等 “十防”要求，確保檔案實(shí)體和信息安全。

三、快速精準(zhǔn)，信息化助推檔案查詢服務(wù)平臺(tái)

市縣兩級(jí)檢察院對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行了改造升級(jí)和完成檔案數(shù)字化掃描錄入，兩級(jí)檢察院檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、信息資源共享。市院還對(duì)檔案管理專用網(wǎng)絡(luò)版軟件進(jìn)行了升級(jí)改造，與現(xiàn)有服務(wù)器進(jìn)行了聯(lián)接，真正實(shí)現(xiàn)了檢察系統(tǒng)檔案管理、檔案查詢互通互聯(lián)，為檢察系統(tǒng)檔案查詢、開(kāi)發(fā)利用提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支持。信息化程度的不斷提高，進(jìn)一步豐富了兩級(jí)院檔案檢索途徑，機(jī)讀、目錄、手工檢索等多種方式并存。充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，整合檔案查詢和電子化技術(shù)，授予不同用戶不同的查詢權(quán)限，在內(nèi)網(wǎng)上實(shí)時(shí)提供檔案信息服務(wù)，使檔案查詢迅速準(zhǔn)確，查全率、查準(zhǔn)率均為百分之百。完善檔案利用反饋登記制度，精準(zhǔn)主動(dòng)服務(wù)檢察業(yè)務(wù)工作。

現(xiàn)在，張家口市檢察機(jī)關(guān)共18個(gè)院，已有14個(gè)院，晉升為河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理“5A”標(biāo)準(zhǔn)。張家口市檢察院將繼續(xù)在檔案收集、管理、開(kāi)發(fā)、利用上下功夫，當(dāng)好全省表率，繼續(xù)引領(lǐng)和推動(dòng)全省檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作水平質(zhì)效雙提升。

（作者單位：張家口市人民檢察院）