李 敏

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陜西 楊凌 712100)

高校學(xué)生學(xué)籍檔案是指在校學(xué)生不同時(shí)段接受教育經(jīng)歷各種事項(xiàng)的記載，是其在校真實(shí)狀況的表現(xiàn)，是招聘單位選取職員重要的材料依據(jù)，不論對(duì)學(xué)生本人還是企業(yè)都有著十分重要的作用。學(xué)籍檔案管理是高校的基礎(chǔ)性工作之一，有工作量大、信息量大和覆蓋面廣等特點(diǎn)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，數(shù)字化進(jìn)步飛速，網(wǎng)絡(luò)因快捷便利而逐漸成為人們利用信息、獲取信息的主要方式。其將信息化管理模式用于高校的學(xué)生檔案管理中，能夠使其呈現(xiàn)出更高的成效，學(xué)生學(xué)籍的管理工作更顯規(guī)范化與秩序化，提高辦事效率。

一、高校學(xué)籍檔案信息化的意義

1、學(xué)籍檔案信息化能夠給學(xué)生提供檔案信息方便快捷利用的服務(wù)方式?？梢酝ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地的遠(yuǎn)程利用，為學(xué)生和相關(guān)的需求者提供方便快捷的檔案信息服務(wù)。

2、學(xué)籍檔案信息化是對(duì)原始紙質(zhì)版檔案的最有效的保護(hù)方式。學(xué)生常常會(huì)因?yàn)楦鞣N原因而去查閱原始檔案，原始的紙質(zhì)版材料容易受損，打印的字跡容易淡化。經(jīng)常性的翻閱使用會(huì)使檔案的使用壽命大大縮短。學(xué)籍檔案信息化管理使原始檔案得到了最大限度的保護(hù)。

二、高校學(xué)籍檔案信息化原則

1、高校學(xué)籍管理科學(xué)性原則。學(xué)籍檔案信息數(shù)字化管理的科學(xué)性原則是指在數(shù)字化學(xué)籍檔案信息的處理時(shí)要遵循信息的收集、保管、利用的實(shí)際客觀規(guī)律和特殊性，使學(xué)籍檔案信息數(shù)字化真正的服務(wù)于學(xué)生及社會(huì)，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2、高校學(xué)籍管理規(guī)范性原則。學(xué)籍檔案信息數(shù)字化管理的規(guī)范性原則是指學(xué)籍檔案信息數(shù)字化后的格式要符合國(guó)家檔案局所頒布的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并且要與原始的紙質(zhì)檔案信息完全一致。

3、高校學(xué)籍管理安全性原則。學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間表現(xiàn)的全程記錄，遵循原始檔案的保密性，要確保檔案原件的安全，確保涉及學(xué)籍私人的檔案信息泄露，給學(xué)生造成不必要的麻煩。

三、高校學(xué)籍檔案信息化管理所存在的問(wèn)題

1、當(dāng)前的檔案管理制度不完善。目前我國(guó)學(xué)籍檔案管理制度只有2008年國(guó)家檔案局和教育部聯(lián)合頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，文件當(dāng)中雖然有涉及學(xué)生檔案管理方面的內(nèi)容，但過(guò)于簡(jiǎn)單，僅僅是宏觀的指出學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔材料范圍，對(duì)于學(xué)生學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)遞、整理、利用具體的工作關(guān)節(jié)缺乏實(shí)質(zhì)性的規(guī)定。

2、學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理內(nèi)容有待完善。在大部分院校當(dāng)中，只是簡(jiǎn)單的將學(xué)生的紙質(zhì)版成績(jī)單和照片作為存檔的內(nèi)容，具體在校表情況、獎(jiǎng)懲情況及家庭情況都沒(méi)有進(jìn)行收集、匯總和存檔，形式過(guò)于簡(jiǎn)單，給檔案的使用者造成了極大的不便。

3、學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。要使得學(xué)籍信息化管理，各二級(jí)分院的學(xué)籍管理人員、教務(wù)處管理人員以及檔案室相關(guān)管理人員都要熟悉具體的學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度并且具有熟練的計(jì)算機(jī)技術(shù)。然而，學(xué)籍工作復(fù)雜繁多，在學(xué)校當(dāng)中大部分都不愿意擔(dān)任此項(xiàng)工作，或工作積極性不高，自我學(xué)習(xí)和專研能力不強(qiáng)，給學(xué)籍檔案的形成造成了不利影響。

4、學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理的軟硬件設(shè)施落后。受傳統(tǒng)觀念的影響，相關(guān)管理者的管理對(duì)檔案管理的重要認(rèn)識(shí)程度不夠，因此在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中經(jīng)費(fèi)受到了極大的限制，相關(guān)的設(shè)備軟件在建設(shè)過(guò)程中障礙重重，難以全面得到運(yùn)用。

四、解決學(xué)籍檔案信息化管理現(xiàn)存的建議

1、建立健全相關(guān)學(xué)籍檔案信息化管理的規(guī)章制度。在檔案局和教育部所下發(fā)的文件指引下制定符合自己學(xué)校實(shí)際情況的規(guī)章制度，明確涉及學(xué)生學(xué)籍檔案從收集、整理、歸檔及這一系列部門的工作流程及職責(zé)，使得學(xué)籍檔案信息化管理工作有章可依，避免出現(xiàn)各部門之間相互推脫，提高檔案形成及歸檔的效率。

2、完善學(xué)生學(xué)籍檔案信息化存檔內(nèi)容。完善學(xué)生學(xué)籍檔案中的存檔內(nèi)容，使得檔案信息具有有用性、可靠性。電子學(xué)籍檔案中應(yīng)當(dāng)有學(xué)生家庭基本情況表、有效的聯(lián)系方式、學(xué)生在校期間的全程的成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、學(xué)籍異動(dòng)情況及畢業(yè)時(shí)的去向等信息。對(duì)于學(xué)生、服務(wù)社會(huì)都具有很大的意義。

3、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員的信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。學(xué)籍信息化管理需要復(fù)合型人才，學(xué)籍業(yè)務(wù)與計(jì)算機(jī)都要熟練。目前我國(guó)高校檔案管理人員大部分都沒(méi)有學(xué)過(guò)此類專業(yè)，對(duì)于檔案信息化管理造成了極大的阻礙。我們應(yīng)當(dāng)及時(shí)定期的對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息的綜合處理技術(shù)的培訓(xùn)。建立一個(gè)業(yè)務(wù)能力過(guò)硬、計(jì)算機(jī)綜合信息處理嫻熟的隊(duì)伍，為學(xué)籍檔案信息化切實(shí)做好基礎(chǔ)性工作。

4、加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，為檔案信息安全提供保障。加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)，主要包括與管理范圍與內(nèi)容相符的計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、存儲(chǔ)器、服務(wù)器等設(shè)備，還應(yīng)根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況配備專業(yè)的技術(shù)員。購(gòu)進(jìn)適合自己學(xué)校學(xué)籍檔案管理的系統(tǒng)，具可操作性、便捷性。進(jìn)入信息化時(shí)代在享用帶來(lái)的便利之時(shí)必然帶來(lái)不利的因素，因此要加強(qiáng)檔案信息的安全性管理，增強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員的責(zé)任心、對(duì)檔案管理的保密意識(shí)，杜絕信息泄露的事情發(fā)生，利用多種手段進(jìn)行信息安全防護(hù)。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各領(lǐng)域的信息化是必然趨勢(shì)。高校學(xué)籍檔案管理信息化是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物。不僅對(duì)于學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)企業(yè)都具有十分重要的意義。建立健全學(xué)籍檔案信息化管理機(jī)制、提升相關(guān)工作人員的綜合業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)檔案的安全管理，進(jìn)一步提升高校學(xué)籍檔案管理工作水平。