淺談事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策

照日格圖

摘要：本文根據(jù)事業(yè)單位工作中檔案的收集管理和利用率以及重要性、存在的問(wèn)題及優(yōu)化對(duì)策做了簡(jiǎn)單的分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化對(duì)策

隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，信息也變得越來(lái)越多元化，這明顯增加了事業(yè)單位工作檔案收集任務(wù)量。事業(yè)單位檔案管理是開(kāi)展其他工作的基礎(chǔ)，是使事業(yè)單位資金和其他工作得到有效利用的依據(jù)，也是對(duì)后續(xù)工作的記錄和支持。同時(shí)檔案收集的工作也影響著檔案利用的質(zhì)量，就目前而言，我國(guó)事業(yè)單位工作檔案收集利用中還存在一些問(wèn)題。事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位工作中十分重要的一部分，是對(duì)整個(gè)工作進(jìn)程以及財(cái)力物力利用情況的記錄，是相關(guān)部門按照國(guó)家法規(guī)，科學(xué)有效地對(duì)當(dāng)?shù)厥聵I(yè)單位工作的記錄和總結(jié)，工作完成后給后人留下參考價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)。

一、事業(yè)單位檔案收集管理的重要性

（一）檔案收集是工作環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)

檔案收集是開(kāi)展一個(gè)工作的首要部分，收集工作是否做好關(guān)系著整個(gè)活動(dòng)的以后的開(kāi)展?fàn)顩r。收集可以使零散的資料集中化，分散的結(jié)構(gòu)系統(tǒng)化，模糊的制度清晰化。檔案收集工作的標(biāo)準(zhǔn)是收集的檔案足夠齊全，具有參照價(jià)值，只有達(dá)到上述目標(biāo)才能對(duì)后人有所幫助，客觀地反映當(dāng)時(shí)政策現(xiàn)狀和進(jìn)程。

（二）有助于事業(yè)單位資金利用透明化

當(dāng)今社會(huì)，腐敗之風(fēng)仍然存在，每個(gè)人都有頭昏腦熱犯錯(cuò)誤的時(shí)候，人非圣賢，孰能無(wú)過(guò)，為了事業(yè)單位資金真正用到點(diǎn)上，檔案的收集保管起到了很大的作用。據(jù)統(tǒng)計(jì)，近幾年，在某些貧困地區(qū)已經(jīng)投入了上千萬(wàn)的事業(yè)單位資金，主要對(duì)當(dāng)?shù)氐牡缆方ㄔO(shè)，村內(nèi)居民住房的維修防護(hù)，村莊內(nèi)部相關(guān)學(xué)校教學(xué)樓的建設(shè)完善，農(nóng)業(yè)澆灌設(shè)施的建設(shè)，居民養(yǎng)殖或農(nóng)業(yè)的補(bǔ)助，村內(nèi)醫(yī)療設(shè)施的改進(jìn)，關(guān)愛(ài)老年人的安居工程等。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)于從業(yè)人員對(duì)事業(yè)單位方面思

想缺乏重視很多事業(yè)單位的從業(yè)人員都是由畢業(yè)大學(xué)生承擔(dān)的，在大學(xué)的學(xué)習(xí)階段，其關(guān)于事業(yè)單位的材料的管理和利用的思想存在比較模糊的認(rèn)識(shí)。將要進(jìn)入事業(yè)單位的人員應(yīng)當(dāng)對(duì)于檔案管理的思想有自己的理解和認(rèn)識(shí)，在生活工作中將自己的生活和檔案管理的思想聯(lián)系在一起，理論聯(lián)系實(shí)踐讓檔案管理思想的知識(shí)更加深入地印在腦海里。但是如今很多教師只是按照事業(yè)單位的教學(xué)課程目標(biāo)進(jìn)行教學(xué)，在完成教學(xué)目標(biāo)后不再進(jìn)行將要進(jìn)入事業(yè)單位的人員檔案管理的思想學(xué)習(xí)方面的實(shí)踐應(yīng)用，在學(xué)習(xí)過(guò)程中，很多將要進(jìn)入事業(yè)單位的人員沒(méi)有對(duì)事業(yè)單位的檔案管理的思想進(jìn)行具體的認(rèn)識(shí)，只是干巴巴地記下檔案管理的思想，不能對(duì)其進(jìn)行深入的加工和記憶，不利于將要進(jìn)入事業(yè)單位的人進(jìn)行學(xué)習(xí)和進(jìn)步。

（二）學(xué)習(xí)事業(yè)單位檔案管理的態(tài)度存在問(wèn)題

將要進(jìn)入事業(yè)單位的人員在初級(jí)階段學(xué)習(xí)的知識(shí)以及檔案管理的思想和以前學(xué)習(xí)的內(nèi)容有很大的不同，對(duì)于工作人員來(lái)講，要求將要進(jìn)入事業(yè)單位的人員有抽象的思維方式和勤奮學(xué)習(xí)的習(xí)慣。不僅僅要求在課上要好好學(xué)習(xí)檔案管理的思想知識(shí)，還要在事業(yè)單位中把握現(xiàn)實(shí)規(guī)律，在平時(shí)的日常生活中要經(jīng)常把檔案管理的思想知識(shí)和生活等聯(lián)系在一起。平常盡可能地多用事業(yè)單位的思想來(lái)解釋工作中的各種現(xiàn)象和狀況。對(duì)于工作中的疑惑，很多將要進(jìn)入事業(yè)單位的人員就會(huì)把這一部分放在那里，不去繼續(xù)探究詢問(wèn)了，長(zhǎng)此以往，會(huì)對(duì)于材料管理方面形成越來(lái)越多的困惑的問(wèn)題，非常不利于自身的發(fā)展和進(jìn)步。

（三）檔案管理交接中存在的問(wèn)題

事業(yè)單位工作檔案收集時(shí)由于涉及的相關(guān)單位部門眾多，很難保證每個(gè)部門資料的完整程度。相關(guān)單位主要有經(jīng)濟(jì)類、文化類、衛(wèi)生類、基礎(chǔ)設(shè)施類等，不同的單位有不同的制度特點(diǎn)和做事方法，各方面都存在這樣或那樣的差異，收集時(shí)很難做到統(tǒng)一規(guī)范。收集事業(yè)單位工作資料時(shí)各層級(jí)的利益關(guān)系平衡的難度很大，每個(gè)部門的檔案要經(jīng)常使用，最常見(jiàn)的就是換領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，進(jìn)行交接文件檔案等，這些文件如果交到檔案室里面每次使用都要查找，因此有關(guān)部門就不愿將這類文件給到檔案室，資料一旦缺少，制作的檔案完整性，有效性就會(huì)大大降低。

（四）事業(yè)單位檔案收集工作效率低

近幾年，事業(yè)單位工作檔案的收集整理利用的工作，被越來(lái)越忽視，檔案室的工作不能為單位創(chuàng)造新的科技技術(shù)或利益，導(dǎo)致該部門工作人員的工資水平下降，進(jìn)而一些人才流失，被其他部門挖走，對(duì)該部門工作人員產(chǎn)生了極大的負(fù)面影響，出現(xiàn)工作懈怠，積極性下降。在很多方面，事業(yè)單位材料的管理相關(guān)的制度政策缺乏完善，導(dǎo)致很多員工見(jiàn)縫插針從中偷懶或者進(jìn)行一些“擦邊球”似的行為進(jìn)而獲取一些利益，一方面，給其他員工造成了很大的負(fù)面影響，影響其他部門員工的工作積極性;另一方面，給材料管理的部門抹了黑，讓其他員工認(rèn)為該部門缺乏正規(guī)的管理和相關(guān)的制度，從而對(duì)其的整體印象下降，在進(jìn)行新員工的招聘的時(shí)候造成一定程度的困擾。

三、事業(yè)單位管理的優(yōu)化政策和措施

（一）運(yùn)用專業(yè)體系完善事業(yè)單位的管理制度

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。對(duì)于事業(yè)單位工作檔案的管理工作者，對(duì)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)者而言，一方面，領(lǐng)導(dǎo)者和相關(guān)單位合作制定相應(yīng)的制度，從根本上解決檔案收集不完整，收集困難的問(wèn)題，結(jié)合專業(yè)的知識(shí)體系出臺(tái)適當(dāng)?shù)膽土P措施及硬性規(guī)定;另一方面，對(duì)于工作者，定期地進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)自身的素質(zhì)，提高工作能力，使工作者意識(shí)到該部門是責(zé)任重大的部門，擔(dān)負(fù)著整個(gè)管理計(jì)劃的開(kāi)展，給予工作者壓力將其變換成動(dòng)力，提高工作熱情，促進(jìn)事業(yè)單位工作檔案收集整理和工作的高效進(jìn)行。

（二）提高從業(yè)人員工作參與度，把握工作規(guī)律

在事業(yè)單位的工作過(guò)程中應(yīng)該增加工作人員和老員工、工作人員之間的互動(dòng)交流活動(dòng)，增加工作人員的參與程度，進(jìn)而打造一個(gè)活躍高效的工作環(huán)境，幫助初入門的工作人員更好學(xué)習(xí)思想政治工作規(guī)律。初步進(jìn)入工作環(huán)境的工作人員，對(duì)事業(yè)單位規(guī)規(guī)矩矩的思想和工作模式不大適應(yīng)，對(duì)于思想政治方面，在工作環(huán)境上可以鼓勵(lì)工作人員對(duì)書本上或者老員工所講的內(nèi)容不明白的地方提出疑問(wèn)，提高在工作中對(duì)于掌握思想政治工作規(guī)律的參與程度，進(jìn)而激發(fā)工作人員學(xué)習(xí)進(jìn)步的主觀能動(dòng)性。

經(jīng)過(guò)相關(guān)部門人員的不斷努力，近期事業(yè)單位檔案管理的工作有了突飛猛進(jìn)的變化，很多地區(qū)的檔案管理得到改善，相關(guān)的工作人員在工作態(tài)度和工作積極性上也有很大的進(jìn)步。事業(yè)單位其他方面的工作與檔案收集整理是息息相關(guān)的，材料管理工作的提升，對(duì)其他工作起到了很大的促進(jìn)作用。在工作中不斷吸取前人的經(jīng)驗(yàn)，少走了很多彎路，同時(shí)工作效率也得到了顯著的提升，事業(yè)單位材料管理的相關(guān)制度實(shí)現(xiàn)了很大程度的完善。

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