檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

劉海霞

摘 要：在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展和人類社會(huì)不斷進(jìn)步的今天，先進(jìn)技術(shù)的廣泛應(yīng)用與先進(jìn)管理水平的全面提升，為檔案管理開創(chuàng)了良好的前景，也給檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理工作提出了新的要求，這就要求檔案工作者適應(yīng)信息化時(shí)代檔案工作的需要，不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，豐富檔案工作創(chuàng)新發(fā)展內(nèi)含，實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)化和檔案信息資源共享。文章重點(diǎn)就檔案信息化建設(shè)與檔案管理相關(guān)問題進(jìn)行研究分析，以供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；思考；研究

引言

檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，它不僅可以提升檔案部門的服務(wù)能力，同時(shí)又能提升檔案工作的管理能力，當(dāng)前為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案信息化建設(shè)與管理的研究，已成為檔案工作人員的一項(xiàng)重要任務(wù)。

1檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容及作用

1.1檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

檔案信息化的內(nèi)容包括狹義上的信息化和廣義上的信息化兩個(gè)方面：第一，狹義上的信息化，即檔案自身內(nèi)容的信息化；第二，廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。因此，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播；另一方面就是將檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，廣泛地服務(wù)于社會(huì)，這兩個(gè)方面的目標(biāo)相互聯(lián)系，相互促進(jìn)，因?yàn)闄n案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的檔案信息資源，必然與社會(huì)發(fā)生普遍聯(lián)系，與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成廣義上的檔案信息化。

1.2檔案信息化建設(shè)的重要作用

1.2.1改善檔案管理工作

檔案工作只有實(shí)現(xiàn)信息化，才能走向開放，實(shí)現(xiàn)檔案真正的價(jià)值，檔案部門通過信息化的建設(shè)，使檔案工作從管理利用慢慢向資源采集、管理及服務(wù)的方向轉(zhuǎn)變，使檔案信息資源得到科學(xué)有效的配置與管理，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

1.2.2拓展檔案服務(wù)

檔案管理工作實(shí)質(zhì)上就是信息資源管理，而信息資源的真正價(jià)值在于其如何收集利用，其利用效果更是直接關(guān)系到信息資源的時(shí)效性及利用范圍，所以檔案信息化建設(shè)對(duì)于現(xiàn)代的檔案工作來說十分重要，其服務(wù)領(lǐng)域更寬。

1.2.3增加信息儲(chǔ)量

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展帶動(dòng)了信息技術(shù)行業(yè)的發(fā)展，而這其中的信息儲(chǔ)存技術(shù)更是得到了廣泛應(yīng)用，使得檔案信息資源的儲(chǔ)存更加方便，同時(shí)儲(chǔ)存量更加大，儲(chǔ)存密度相比以前的紙質(zhì)儲(chǔ)存要高，而且其儲(chǔ)存的安全系數(shù)也得到了成倍的提高，從紙質(zhì)儲(chǔ)存的信息單一化到現(xiàn)在儲(chǔ)存形式多樣化，不僅有文字、表格，還包含圖片、影像、聲音、動(dòng)畫等。

2檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

2.1信息來源分散復(fù)雜

檔案資料通常來源較為分散，難免出現(xiàn)各個(gè)相關(guān)單位或管理部門移交的檔案文件出現(xiàn)重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現(xiàn)大量無差異化的信息。因此，對(duì)于繁雜冗余的大量檔案資料，進(jìn)行科學(xué)的篩選、管理，合理的對(duì)具有重要價(jià)值的信息進(jìn)行選擇、發(fā)掘，就成為了一項(xiàng)重要課題。通常情況下，受傳統(tǒng)檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強(qiáng)，浪費(fèi)大量人力物力。

2.2檔案管理模式陳舊滯后

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化時(shí)代的需要。過去的檔案管理制度對(duì)檔案移交、文件信息匯集、資料報(bào)送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價(jià)值缺失、資料不全甚至無據(jù)可查，難以保障當(dāng)前對(duì)檔案信息的現(xiàn)實(shí)需要。近年來，國家大力推進(jìn)信息化辦公進(jìn)程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設(shè)施不足，檔案管理流程繁復(fù)，造成檔案信息服務(wù)效率低下。

2.3人員心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變

在大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的新形勢(shì)下，檔案管理人員的心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理單位主動(dòng)性較低，部分管理人員服務(wù)意識(shí)差，工作缺乏熱情和責(zé)任感，難以在實(shí)際工作中樹立正確的工作態(tài)度，無法真正積極的投入到工作當(dāng)中。很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，怠于緊跟政策步伐、積極學(xué)習(xí)新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責(zé)任、消極工作，難以很好的端正服務(wù)心態(tài)，這些思想上、專業(yè)技能上出現(xiàn)的心態(tài)問題，影響了檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的順利開展。

3檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

3.1加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)各種不同類型載體的檔案（紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案）進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。

3.2穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的。檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合人才；提高整支隊(duì)伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對(duì)性適合不同工作崗位的學(xué)習(xí)進(jìn)行知識(shí)更新，適應(yīng)對(duì)外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競爭機(jī)制，克服人的惰性，充分發(fā)揮入的主觀能動(dòng)性，有他們的用武之地和舒展才能的場所；建立激勵(lì)機(jī)制，合理設(shè)置崗位。工作科學(xué)量化，體現(xiàn)一個(gè)單位內(nèi)工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創(chuàng)造性充分發(fā)揮。

3.3提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行資源共享

檔案工作要圍繞部門的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時(shí)代。檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識(shí)“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實(shí)現(xiàn)信息共享、共建的目的。對(duì)此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強(qiáng)的包容性。

結(jié)束語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)的積極推進(jìn)，有助于幫助檔案管理工作更好的實(shí)現(xiàn)和發(fā)展。隨著我國在政治制度和建設(shè)方向的不斷深化改革，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)順應(yīng)發(fā)展形式，積極響應(yīng)政策發(fā)展檔案信息化建設(shè)，保障檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

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[2]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（23）：150-151.

（作者單位：興隆縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育局）