高校檔案信息化管理中存在的問題與對策

孫清

【摘 要】 文章分析了高校檔案信息化管理中存在的問題，提出了推進和完善高校檔案信息化管理的對策。要轉(zhuǎn)變管理觀念、重視信息化管理；強化檔案信息化意識、加強標準化建設(shè)；加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施；加強檔案人員教育管理，提高專業(yè)素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】 高校檔案；信息化管理；問題；對策

高校檔案是指高校教育管理中或其他活動中，形成的相關(guān)的有保存價值的，對學校今后的發(fā)展有借鑒作用和反映學校發(fā)展軌跡記錄的各種材料。高校檔案存儲極為豐富的各種信息及資源。這些資源對學校的發(fā)展有著非常重要的作用，但是，在信息化發(fā)展特別迅速的今天，很多高校的檔案管理，特別是文書檔案的管理還是采用手工記錄，多多少少為檔案的保存和日后利用與信息時代管理特性有點脫節(jié)。本文以高校檔案信息化現(xiàn)狀為出發(fā)點，對高校領(lǐng)導對信息化管理檔案重視程度、領(lǐng)導及工作人員對信息化管理檔案意識程度、檔案各項內(nèi)容管理體系、檔案信息化管理資源再利用、人員安排、硬件軟件設(shè)備等方面與現(xiàn)代化信息管理有何差距進行分析，從而提出高校檔案信息化管理對策，以推動整個高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、高校檔案信息化管理現(xiàn)狀

1、高校領(lǐng)導重視不足

目前很多高校領(lǐng)導、檔案管理員都對高校檔案信息化管理普遍存在認識不足、不重視的問題。很多高校領(lǐng)導以及中層領(lǐng)導喜歡把工作重心放在提高教師教學質(zhì)量、學生技能大賽成績、學生第二課堂活動、實訓基地建設(shè)、各項基礎(chǔ)建設(shè)以及各種科研成果等方面。高校檔案信息化管理也不會作為高校評估、驗收等項目進行，所以高校領(lǐng)導都會把精力用在努力抓教學、科研、教科研評比、技能大賽等體現(xiàn)政績的所謂的重點工作中去，這樣就可以通過高校專業(yè)驗收評估、評比。而檔案管理員因此對檔案管理信息化也無法主動進行，做工作積極性不高，久而久之，對高校檔案管理不利。

2、管理人員結(jié)構(gòu)不合理

據(jù)統(tǒng)計，目前很多高校檔案管理員年齡偏大、學歷結(jié)構(gòu)偏低、檔案專業(yè)畢業(yè)的人才不多。尤其是本專業(yè)的人員專業(yè)技能相對學校其他專業(yè)匱乏，相關(guān)技能培訓少之又少，有時遇到機會，因費用問題，領(lǐng)導不愿意讓檔案人員參加，把更多的機會讓給教師。

（1）檔案管理人員年齡偏大。很多年齡大，又是在檔案管理崗位上工作年限較長，不愿意接受新的管理模式，短時間內(nèi)對于電子式的檔案管理不能很快轉(zhuǎn)變觀念，也不會很快的接受這種管理方式，他們一般習慣了手工作業(yè)，安于現(xiàn)狀，不愿意放棄已有的習慣，不能在技術(shù)上進行重新學習，改變原來的方式；老的檔案員的這種管理理念和管理方式，同時也在不自覺的影響著年輕人，這種理念和習慣影響著信息化建設(shè)的推進。

（2）檔案管理人員學歷偏低，專業(yè)人才缺乏。高校檔案管理人員學歷普遍偏低。據(jù)統(tǒng)計，超過一半的檔案管理員學歷為大專，部分大學畢業(yè)生，所學專業(yè)又與檔案管理無關(guān)，因此，高校檔案管理員多數(shù)不是檔案專業(yè)人才，有的高校甚至于沒有專職檔案管理人員，只有兼職檔案管理員，他們大多數(shù)都是身兼數(shù)職，又沒有經(jīng)過專業(yè)的、系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓及管理方法的推廣，使得檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，為信息化管理帶來障礙。

（3）檔案管理人員培訓機會少，專業(yè)技能差。如今，高校的管理越來越規(guī)范，發(fā)展越來越成規(guī)模，形成的各種文字、視頻、音頻等檔案材料也越來越多，如果仍然使用傳統(tǒng)方法管理，檔案管理任務(wù)就會更加繁重，而且對管理人員的專業(yè)技能、素質(zhì)、效率等要求也逐漸提高。目前，有相當大的一部分高校檔案管理部門只管布置任務(wù)，沒有重視管理員的培訓，檔案管理過程的信息化、網(wǎng)絡(luò)化理念和知識有些管理員很少有機會去接觸，阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3、檔案信息資源的利用程度低

由于高校檔案的編研工作只有很少部分采用電子文件等用計算機來存儲保管，大部分在計算機中無法存儲，更不能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、遠程閱檔、檔案數(shù)據(jù)管理等共享功能，大大減少了高校檔案的利用程度，不能滿足多方位、大容量的查詢需求，遠遠跟不上當今信息化快速發(fā)展的時代頻率，不能滿足高校管理、發(fā)展等多方位、大容量的查詢需求，對于檔案資源的開發(fā)與利用起到了嚴重的阻礙作用。

二、推進和完善高校檔案信息化管理的對策

當今社會是計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的全新時代，檔案信息電子化管理必將成為高校資源信息服務(wù)的重要手段。高校構(gòu)建有效的檔案信息化管理系統(tǒng)，提高檔案管理員管理新理念、新技術(shù)，已經(jīng)成為當前高校檔案管理的重要組成部分。

1、轉(zhuǎn)變管理觀念、重視信息化管理

學院領(lǐng)導首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的思想觀念，改變管理手段。學院檔案信息化管理建設(shè)不光要現(xiàn)代化管理技術(shù)，更為重要的則是學院領(lǐng)導應(yīng)要求負責檔案管理的領(lǐng)導及管理員都要樹立正確的管理理念，循序漸進地用現(xiàn)代化電子信息技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工，讓管理員和校領(lǐng)導真正體驗到信息化的優(yōu)勢，才能徹底改變他們的觀念。加強對檔案信息化管理的宣傳，提高全校師生以及檔案管理者的檔案意識。爭取領(lǐng)導在硬件投放上、政策支持上、人員管理上等方面高度重視，推動檔案管理信息化，更好的服務(wù)學校發(fā)展。

2、強化檔案信息化意識、加強標準化建設(shè)

目前，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，很大程度上是因為學院檔案在管理思想、管理方法、管理手段上存在著一些問題。想要促進學院檔案信息化建設(shè)，就必須提高學院領(lǐng)導及檔案管理員對檔案進行信息化管理的意識，這就要求學校檔案管理部門加強規(guī)范化、制度化、標準化的檔案管理，使形成的檔案材料快速歸類、歸檔。因此，學校檔案信息化管理必須規(guī)范化、標準化、制度化，這樣才能利于學院檔案的信息化建設(shè)。

3、加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

學院的檔案管理信息化建設(shè)，物質(zhì)和資金是必要的保障。特別是初期，是一個高投入的過程，資金投入不足必然會影響檔案管理硬件、軟件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，必定會影響和延遲檔案信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的時間，因此，學院需要增加對檔案信息化建設(shè)的資金投入力度，積極引進現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)設(shè)備，為建立和完善高校的電子化檔案信息提供基本保障。

4、加強檔案人員教育管理，提高專業(yè)素質(zhì)

提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，一方面，加大對其檔案管理工作人員的培訓力度，充分利用多種教育資源，加強對工作人員進行培訓，使管理員盡快掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高他們的管理操作水平和專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)既精通檔案業(yè)務(wù)又能熟練運用現(xiàn)代化技術(shù)技能的復合型人才。另一方面，引進的現(xiàn)成高素質(zhì)檔案管理人才，對于學院檔案信息化管理工作有很大的促進作用，他們一般專業(yè)素養(yǎng)較高，年輕有活力，有創(chuàng)新精神，干勁足，對原有的檔案管理人員有一定的帶動作用。

總之，檔案信息化建設(shè)的最終目標是實現(xiàn)檔案信息為學校運轉(zhuǎn)和發(fā)展服務(wù)。實現(xiàn)高校檔案信息化管理，將已經(jīng)產(chǎn)生的物質(zhì)性檔案通過電子手段把它轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息檔案，提高管理效率和檔案利用率，為領(lǐng)導和閱檔人員提供便利。

【參考文獻】

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[3] 孫偉娜.高校檔案管理信息化建設(shè).宗卷，2017（12）.

【作者簡介】

孫 清（1985-）女，江蘇徐州人，中共黨員，徐州生物工程職業(yè)技術(shù)學院檔案室檔案員.