事業(yè)單位人事檔案管理信息化淺析

楊珍

摘 要：伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的日益發(fā)展，以互聯(lián)網(wǎng)技術作為基本載體的信息化技術不斷發(fā)展，近幾年來，信息化技術已經(jīng)普及生活中的許多領域。新形勢下，事業(yè)單位的人事檔案管理也已經(jīng)憑借信息化進行新的體系的建設。本文旨在通過對信息化發(fā)展的重要性來說明事業(yè)單位人事檔案管理進行信息化攻關的必要性。

關鍵詞：管理；事業(yè)單位；基本要求；檔案

1 事業(yè)單位人事檔案在信息化管理的基本要求

作為一個公司或者企業(yè)來講人事方面的科學管理是保證企業(yè)能夠有持續(xù)性的新鮮血液的基礎，是引進新的力量的一個最基本的要求。而在人事管理中對人事檔案的管理又是非常重要的一環(huán)。人事檔案的管理直接影響到企業(yè)或者公司對員工工作情況的考核和記錄，對于促進員工在崗位的投入度有很大的影響。同時，人事檔案的另一項重大功能就是對員工在工作崗位上所取得成績進行一個記錄和總結，這是這個單位進行單位文化建設時不可忽視的重要憑借。通過現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡通信技術的手段，推進人事檔案的信息化建設進程，不僅僅能夠大大的加快該單位的工作效率，對于企業(yè)整體工作節(jié)奏的把握也是大有裨益的。

對于事業(yè)單位人事管理人員來講，首先要有高度的集體意識，作為企業(yè)或者公司推進信息化建設的基層力量，務必積極投身于人事檔案管理信息化工作的建設當中去。新的體系下，從事人事檔案管理的人員仍舊應該以高的標準作為對自身的要求，按照部門建設的規(guī)定進行相關流程的梳理和升級。與此同時，相關人員也應該對新體系下的計算機網(wǎng)絡技術進行學習，加強對信息化管理的認識，強化自身的技術能力和工作水平。

2 人事檔案管理在推進信息化工作中出現(xiàn)的問題

2.1 信息化建設的基礎條件問題

信息化的建設需要互聯(lián)網(wǎng)技術和網(wǎng)絡的跟進，這一點在目前也是限制我國不同地區(qū)信息化建設工作普及的一項難關。這個問題的核心就是信息化推進工作中對于硬件和軟件的需求。這也是客觀上由于我國不同地區(qū)發(fā)展程度以及對于信息化認識程度的偏差所造成的。不同地區(qū)雖然都有相關人事檔案的管理系統(tǒng)，但是在實際工作中可能會由于地區(qū)差異導致對信息化管理系統(tǒng)的地區(qū)要求差異很大，這直接導致了系統(tǒng)的自適性很差。如果再加以與之配套的打印機等設備以后，仍舊很難實現(xiàn)全面的信息化管理。

2.2 信息化建設工作的標準問題

對于長期經(jīng)營的企業(yè)或者公司來講，業(yè)務的系統(tǒng)化和流程化為人事檔案的管理和建立提供了不少方便，在此基礎之上對于人事檔案的管理也變得有跡可循。而后者的高度系統(tǒng)也也促進了整體的工作效率。根據(jù)相關機構的調研發(fā)現(xiàn)，我國目前信息化建設過程中很難實現(xiàn)對于人事檔案管理標準的確立，這是由于各個工作單位自身在建設信息化系統(tǒng)時只是單方面的從各自的經(jīng)營系統(tǒng)人員管理的角度入手去做，導致信息化工作無法具有很強的自適性，而后期的信息化假設數(shù)據(jù)的共享也成為一紙空談了。

2.3 事業(yè)單位對于人事檔案的重視程度問題

人事檔案的管理制度的更新和發(fā)展很大程度上來自人事單位自身對于人事檔案管理的認識。目前對于該方向的認識深度還不夠，只是單純的停留在對于單位內部人員的基本信息的查詢。檔案的建立也多數(shù)是為了為上級部門做出的決策提供一些憑據(jù)，對于檔案建設的開發(fā)還不是很到位。這種由上而下的模式，使得人事檔案的利用價值大打折扣。

2.4 現(xiàn)階段人事檔案管理制度問題

雖然信息化的發(fā)展已經(jīng)提上日程并且在好多地方有層次的進行開展，但是對于多數(shù)的事業(yè)單位來講，許多還仍舊是處于人工或者半人工的狀態(tài)，甚至有一些長時期處在信息化建設工作的試運行階段，現(xiàn)階段的人事檔案的管理制度還是較為落后的。對于檔案管理過程中的信息記錄和數(shù)據(jù)整理兩個模塊仍舊效率低下。當下的管理模式已經(jīng)很難適應大背景下人事單位的業(yè)務發(fā)展。

2.5 人事檔案管理職員工作素質問題

信息化工作的引進自然離不開對信息化工作有系統(tǒng)的認識的員工，同樣如果管理模式變革以后對于高技術人才的需求也是相當大的。當下來看，多數(shù)從事人員檔案管理的職工的年齡普遍處于中年，這個年齡段的人群對于這種新技術的引進的接受能力相對遲緩一些，業(yè)務的承接水平不高，自身工作素質有待提高。

3 事業(yè)單位人事檔案管理信息化的對策建議

信息化管理對于人事檔案模塊的變革勢在必得，同樣也是社會發(fā)展的需要。信息化技術人才在人事檔案信息化建設的過程中的需要也是很大的。為了更好的推進信息化在事業(yè)單位的人事檔案管理方向的普及，對于以上存在的問題，做出以下幾點的建設建議。

3.1 完善事業(yè)單位人事檔案信息化管理的制度

對于該點建議主要是針對在事業(yè)單位人事檔案信息化建設過程中由于信息化制度的不完善所造成的管理模式的不連貫和在實際運行過程中效率低下的問題。其次，對于該項制度的完善必須緊密結合實際工作和信息化建設的特點進行，同時一定要避免舊體系對新建設的影響，打破在思維上的束縛。進一步規(guī)范和整理人事檔案的提交和審核流程，提高對材料的收集和整理工作效率?？梢栽谝欢〞r期內實行信息化管理的試運行，在實踐過程根據(jù)出現(xiàn)的問題進行不斷的修正和改進。

3.2 做好對人事檔案的整理

舊體系下的人事檔案整理主要分為兩個階段，在接受人員檔案之前仔細對檔案的內容進行規(guī)范化的審查和備案，在接受檔案以后對檔案進行整理和記錄。在信息化工作建設的時候也要主要對檔案的前期接收和后期記錄。將舊模式下的人事檔案的整理流程進行信息化的轉型，在網(wǎng)絡終端做好數(shù)據(jù)的備份。對于收集的紙質版的檔案也在一定時期內進行適當?shù)谋４婧托迯?，信息化管理模式落地生根壯大以后可以進行直接的取代。

3.3 保障人事檔案的網(wǎng)絡安全管理

信息化建設的一個特點就是實行網(wǎng)上辦公，通過相關軟件直接對數(shù)據(jù)進行儲存和調用，同時網(wǎng)絡終端也能很迅速的進行檔案的利用，大大加快工作的效率。因此，對于網(wǎng)絡安全來講這是非常重要的。如果人事信息被泄露出去對于公司運行數(shù)據(jù)以及職工個人信息的安全隱患都是巨大的。要想保證網(wǎng)絡安全可以從以下兩個方面入手，首先是對人事管理網(wǎng)絡的保護。加強該項的資金投入，建設強大的安保系統(tǒng)，防止來自外界的入侵。其次就是事業(yè)單位內部的制度建設。操作人員一定要有強烈的責任意識和安全意識，加強對信息化系統(tǒng)的認識。系統(tǒng)的進行相關安全知識理論課的培訓。

3.4 完善并學習檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫

人事部門的職工加強自身工作素質，對于人員檔案的整理過程一定要細致。在進行數(shù)據(jù)庫的更新和升級過程中，切實管理好對人員數(shù)據(jù)的備份和修復。同時，該部門的人員也應該積極學習對信息化的知識，加深對該項系統(tǒng)的了解。在進行數(shù)據(jù)庫的完善過程中嚴格遵守相應的法規(guī)，絕對不允許逾越法律的紅線。

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