中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對(duì)策

段紅梅

摘 要：為了加快教育行業(yè)的發(fā)展，需要加快檔案管理信息化建設(shè)的速度，而中等職業(yè)學(xué)校實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理具有重要作用。當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)校開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些比較嚴(yán)重的問(wèn)題。所以，就需要針對(duì)檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題特點(diǎn)，采取先進(jìn)的管理設(shè)備和技術(shù)，確保檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。因此，本文主要針對(duì)我國(guó)當(dāng)前中等學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析和研究，并提出合理對(duì)策。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀對(duì)策

在開(kāi)展中職學(xué)校檔案管理工作的過(guò)程中，涉及的范圍較廣，其自身具備較大信息量和復(fù)雜化的特定。我國(guó)中職學(xué)校傳統(tǒng)開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，主要采取紙質(zhì)形式，在不改變信息內(nèi)容的情況下，保證檔案管理工作的信息化。而隨信息時(shí)代的快速發(fā)展，提高中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作具有重要作用和意義。因此，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，提高工作人員自身綜合素質(zhì)的同時(shí)，采取科學(xué)合理的管理設(shè)備與技術(shù)，最終保障能夠逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

1 中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的狀況

1.1 檔案管理信息化重視度不足

首先，大多數(shù)中職學(xué)校沒(méi)有及時(shí)建立完整檔案管理制度，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，只是重視學(xué)生檔案與資料，但由于對(duì)檔案存儲(chǔ)和責(zé)任沒(méi)有一個(gè)合理規(guī)劃，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料丟失的問(wèn)題。其次，我國(guó)現(xiàn)階段大多數(shù)中職學(xué)校沒(méi)有對(duì)檔案管理信息化的高度重視，所以，在建設(shè)檔案管理信息化的過(guò)程中，沒(méi)有得到大量幫助，嚴(yán)重缺乏有關(guān)現(xiàn)代化的設(shè)備。最后，由于中職學(xué)校檔案管理工作長(zhǎng)期沒(méi)有得到重視，所以，造成高素質(zhì)人才數(shù)量較少，對(duì)于學(xué)校檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，其自身不具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技術(shù)水平，有關(guān)檔案管理工作流程的了解不是非常全面，造成不能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。由此可見(jiàn)，在建設(shè)檔案管理信息化工作的過(guò)程中，必須要提高工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度，確保管理人員自身具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，最終保障檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。

1.2 檔案管理信息化程度有限

第一，在建設(shè)檔案信息化的過(guò)程中，需要工作人員對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，完整檔案資料的管理和整體以及保管等相關(guān)工作，但經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)重復(fù)工作的現(xiàn)象，從而阻礙檔案管理信息化工作的順利開(kāi)展。第二，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，主要文件是紙質(zhì)資料，雖然已經(jīng)配備大量先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但實(shí)際工作的過(guò)程中，也只是發(fā)揮輔助性的作用，雖然能夠?qū)崿F(xiàn)一些比較基本管理的工作，但還是不能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化的管理形式。第三，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，由于嚴(yán)重缺乏相關(guān)管理人才，其自身專(zhuān)業(yè)水平較低，而計(jì)算機(jī)技術(shù)采取的也是單機(jī)版，不能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)資源的共享，從而導(dǎo)致發(fā)展?fàn)顩r不符合檔案信息化建設(shè)的基本需求。第四，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，由于對(duì)檔案信息化工作建設(shè)的認(rèn)識(shí)不同，導(dǎo)致不能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息壞的建設(shè)工作。因此，在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作的過(guò)程中，需要采取科學(xué)合理的管理方式，打破傳統(tǒng)檔案管理的形式，在提高檔案管理工作整體水平的同時(shí)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的工作形式。

1.3 檔案管理信息化缺乏相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)于檔案信息化的管理工作來(lái)說(shuō)，其自身具備專(zhuān)業(yè)化與科學(xué)化的特點(diǎn)，主要能夠?qū)⒂嘘P(guān)檔案資料進(jìn)行信息化與數(shù)字化的改善，而各個(gè)學(xué)校在實(shí)際改善和創(chuàng)新的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)依照管理人員自身喜好開(kāi)展，缺乏管理工作的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致我國(guó)當(dāng)前各個(gè)地區(qū)的學(xué)校檔案管理形式各不相同，從而導(dǎo)致各個(gè)學(xué)校建設(shè)信息化管理水平之間的差異性。

2 檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

學(xué)校能夠培育大量人才，我國(guó)各個(gè)地區(qū)學(xué)校辦學(xué)都會(huì)受到相關(guān)教育部門(mén)監(jiān)督和管理。所以，當(dāng)學(xué)校接受檢查的過(guò)程中，都會(huì)要求相關(guān)部門(mén)準(zhǔn)備有關(guān)材料好，為確保檢查結(jié)果的準(zhǔn)確性，就需要工作人員對(duì)資料反復(fù)修改，才能夠完成整理工作。所以，為了能夠進(jìn)一步避免工作重復(fù)問(wèn)題的出現(xiàn)，就需要采取科學(xué)合理的措施。

2.1 開(kāi)展檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提升中職學(xué)校的檔案管理意識(shí)

在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，會(huì)涉及學(xué)校各個(gè)部門(mén)之間的內(nèi)容，所以，就需要將學(xué)校管理人員與師生改變傳統(tǒng)管理理念，加強(qiáng)檔案管理工作的意識(shí)。對(duì)于檔案管理工作的意識(shí)來(lái)說(shuō)，需要管理人員對(duì)檔案自身價(jià)值和性質(zhì)的重要性有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。另外，對(duì)于中職學(xué)校的相關(guān)管理人員來(lái)說(shuō)，需要站在學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展的角度，改善檔案管理理念，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。而對(duì)于中職學(xué)校的教師來(lái)說(shuō)，需要對(duì)檔案管理工作具備一個(gè)較強(qiáng)的意識(shí)，及時(shí)上交相關(guān)檔案材料，通過(guò)實(shí)際的行動(dòng)，輔助學(xué)校檔案管理工作的順利開(kāi)展。除此之外，還需要進(jìn)一步提高中職學(xué)校檔案管理人員對(duì)工作的積極性，采取專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技能，在對(duì)檔案資料科學(xué)管理的同時(shí)，最終保障工作效率的進(jìn)一步提高。由此可見(jiàn)，在建設(shè)檔案信息化管理的過(guò)程中，需要定期開(kāi)展有關(guān)檔案管理工作專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技術(shù)水平的培訓(xùn)活動(dòng)，在提升管理工作人員自身綜合素質(zhì)的情況下，最終才可以保證中職學(xué)校檔案管理工作的順利開(kāi)展。

2.2 建立完整檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作行為

中等職業(yè)學(xué)校在實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中，其自身具備鮮明的特色和特點(diǎn)，重點(diǎn)對(duì)應(yīng)用型人才進(jìn)行培養(yǎng)，在開(kāi)展辦學(xué)活動(dòng)的過(guò)程中，建立的檔案管理體系，都會(huì)出現(xiàn)較嚴(yán)重的差異性。在這樣的發(fā)展環(huán)境下，就需要中職學(xué)校實(shí)現(xiàn)檔案工作的統(tǒng)一化管理，保證能夠?yàn)橹新殞W(xué)校檔案工作的開(kāi)展提供標(biāo)準(zhǔn)化，最終保障中職學(xué)習(xí)檔案工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化的管理。因此，中職學(xué)校在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，需要及時(shí)建立一套完整的檔案管理工作的規(guī)章制度，在實(shí)際工作的過(guò)程中，需要工作人員能夠依照制度內(nèi)容完成檔案管理工作，在對(duì)檔案管理工作人員自身行為嚴(yán)格控制和管理的同時(shí)，最終保障檔案管理工作的合理性。

2.3 推進(jìn)中職學(xué)校檔案信息化的建設(shè)

在采取管理軟件的過(guò)程中，需要中職學(xué)校強(qiáng)化檔案管理人員的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案管理工作人員自身的綜合素質(zhì)。首先，需要建立一套科學(xué)合理的績(jī)效考核制度，進(jìn)一步落實(shí)崗位責(zé)任制度，在對(duì)檔案管理工作人員工作行為嚴(yán)格規(guī)范的同時(shí)，提高檔案管理工作人員對(duì)工作的積極性。其次，在選取人才的過(guò)程中，需要挑選自身具備較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和管理技能的人才。對(duì)于現(xiàn)階段的檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，需要在實(shí)際工作的過(guò)程中，定期開(kāi)展有關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，在提高管理人員自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的同時(shí)，確保能夠?qū)⑾冗M(jìn)技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際管理工作中去。另外，在對(duì)檔案管理硬件設(shè)備選擇的過(guò)程中，需要學(xué)校為檔案部門(mén)配備先進(jìn)的設(shè)施，采取專(zhuān)業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)，最終進(jìn)一步加快中職學(xué)校檔案工作信息化建設(shè)的速度。因此，依照我國(guó)當(dāng)前中職學(xué)校開(kāi)展檔案管理工作的實(shí)際狀況看，必須要推進(jìn)學(xué)校檔案信息化的進(jìn)一步建設(shè)，采取先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備，才可以保障中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。

3 結(jié)論

綜合上文所述，依照我國(guó)當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作的狀況，為了保證檔案管理工作能夠適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的需求，就需要對(duì)各方面因素進(jìn)行考慮和了解，選擇科學(xué)合理的施工設(shè)備，確保管理人員自身具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，最終保障對(duì)中職學(xué)校檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理。

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