大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化

馬洪霞

摘 要：隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，當前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益完善，而人們也迎來了大數(shù)據(jù)時代。在這樣的時代背景下，高校應(yīng)注意結(jié)合當前科學(xué)技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀，在開展檔案管理工作的過程中積極引進先進科學(xué)技術(shù)，在提高檔案管理工作質(zhì)量與工作效率的基礎(chǔ)上，促進檔案管理工作逐漸朝著信息化方向發(fā)展，從而為高校長期穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校檔案管理模式；優(yōu)化措施

在科學(xué)技術(shù)的推動下，我國計算機、網(wǎng)絡(luò)、與計算等方面技術(shù)有了進一步發(fā)展，加速了大數(shù)據(jù)時代的到來。高校檔案信息管理工作作為關(guān)系學(xué)校經(jīng)營管理水平的重要內(nèi)容，其工作質(zhì)量將會對學(xué)校長期穩(wěn)定發(fā)展產(chǎn)生直接影響。本文將結(jié)合實際情況，對大數(shù)據(jù)時代為高效檔案管理帶來的挑戰(zhàn)進行分析，同時提出有效的改革思路及行之有效的優(yōu)化方案，以期為今后開展的相關(guān)工作提供寶貴經(jīng)驗。

1 大數(shù)據(jù)時代為高校檔案管理工作帶來的嚴峻挑戰(zhàn)

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展需求，同時也為學(xué)校檔案管理工作帶來一定挑戰(zhàn)，而這種挑戰(zhàn)主要是表現(xiàn)在以下幾方面：第一，對管理理念的挑戰(zhàn)。受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，學(xué)校檔案管理工作通常是以收集、整理、保存、利用這一路線為基準來開展相關(guān)工作。在判斷檔案是否完善之后，根據(jù)檔案自身特點及其具備的法律法規(guī)或管理規(guī)定等方面來明確保存年限，最后完成相關(guān)檔案整理、保存與后續(xù)應(yīng)用等工作[1]。然而，大數(shù)據(jù)時代的到來會在一定程度上對傳統(tǒng)檔案管理工作理念造成沖擊，推動了檔案管理工作的信息化發(fā)展。第二，對高校檔案管理技術(shù)的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要是依靠手寫檔案、人工保存與管理檔案的方式來完成相關(guān)的管理工作，而其間實行的粗放式檔案管理方式卻在一定程度上為檔案信息保存帶來諸多不良影響。部分檔案在不良保存環(huán)境中出現(xiàn)發(fā)霉、損毀的情況，嚴重影響到檔案信息的保存工作。大數(shù)據(jù)時代的到來，改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，以數(shù)字化、電子化檔案取代了紙質(zhì)檔案，為高校檔案管理技術(shù)帶來一定挑戰(zhàn)。在要求檔案管理信息化的同時，還需要在檔案儲存與使用方面實現(xiàn)信息化。第三，對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)安全的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，人們主要是針對紙質(zhì)檔案進行管理，并且嚴格遵循“人防、物防、技防”原則，以充分保障紙質(zhì)檔案的安全。電子計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及為學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)造了有利條件，同時也帶來了一定安全問題。因此，檔案數(shù)據(jù)安全問題逐漸成為高校檔案管理過程中需要考慮的重要問題[2]。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式改革與優(yōu)化措施

2.1 高校檔案管理模式改革思路

首先，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，充分認識到檔案管理工作信息化發(fā)展的重要性。同時結(jié)合大數(shù)據(jù)時代特征，培養(yǎng)檔案管理相關(guān)工作人員以及管理人員的檔案大數(shù)據(jù)思想意識。從根本上轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念，使得檔案管理人員可以在今后的工作過程中積極配合學(xué)校開展的各項變革。其次，注重統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。由于檔案數(shù)據(jù)存儲與使用會涉及到高校多個部門，為了充分保證檔案管理的協(xié)調(diào)與統(tǒng)一，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在今后的發(fā)展過程中逐漸建立科學(xué)合理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機制，進而實現(xiàn)對學(xué)校黨政辦、人事處、財務(wù)處、學(xué)生處等多個職能部門之間的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，從而有效提高高校檔案數(shù)據(jù)的使用效率，為學(xué)校的長期穩(wěn)定發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。最后，對相關(guān)檔案數(shù)據(jù)進行采集與處理分析。一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將校內(nèi)各個部門以及各個院系的相關(guān)檔案資料實現(xiàn)電子化、信息化處理，在對這些檔案信息進行分析與處理后，提交至檔案館進行保存；另一方面，加強對相關(guān)數(shù)據(jù)的整理，過濾出具有使用價值的檔案數(shù)據(jù)，而對于損毀、錯誤數(shù)據(jù)、不規(guī)范的數(shù)據(jù)則應(yīng)該提出，以充分保證檔案信息的真實性、準確性。

2.2 高校檔案管理模式優(yōu)化措施

為了有效提高當前學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在今后發(fā)展過程中優(yōu)化現(xiàn)階段檔案管理模式，以規(guī)避管理人員在完成檔案管理工作時可能出現(xiàn)的問題，提高檔案數(shù)據(jù)信息的真實性、準確性。第一，做好檔案管理宣傳工作。為了在大數(shù)據(jù)時代背景下提高高校檔案管理工作，學(xué)校應(yīng)重視建立現(xiàn)代化檔案管理觀念，加強檔案管理宣傳工作，使得相關(guān)工作人員可以在新時期下充分認識檔案管理信息化對提高學(xué)校管理水平、促進學(xué)校發(fā)展的重要作用，同時為管理人員普及現(xiàn)代化檔案管理理念，促使檔案保存功能逐漸朝著為學(xué)校發(fā)展服務(wù)轉(zhuǎn)變，以推動高校的進一步發(fā)展[3]。第二，注重檔案管理信息化建設(shè)。在數(shù)據(jù)時代背景下，電子計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用至各種領(lǐng)域，而為了進一步加強校內(nèi)檔案數(shù)據(jù)信息管理工作、優(yōu)化檔案管理模式，學(xué)校應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)時代特征將現(xiàn)代信息技術(shù)與先進設(shè)備引入到校內(nèi)，加大技術(shù)與設(shè)備的投入，并且定期對技術(shù)設(shè)備進行維護、更新與升級，以保證機械設(shè)備的正常運行。第三，深化檔案管理標準化建設(shè)。檔案標準化、信息化是大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，同時也是現(xiàn)代檔案管理工作中的一部分重要內(nèi)容。因此，在今后的發(fā)展過程中，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對校內(nèi)制度進行完善，制定并完善檔案管理信息化標準化方面的制度，為管理人員今后開展相關(guān)工作提供有力參考依據(jù)。第四，注重檔案數(shù)據(jù)信息安全。信息安全已經(jīng)成為全社會需要面臨的重要問題，而學(xué)校檔案管理部分作為高校歷史、認識、教學(xué)等資料與數(shù)據(jù)的重要管理者，其數(shù)據(jù)信息的準確性將直接影響到學(xué)校今后發(fā)展。因此，在引進先進技術(shù)的同時應(yīng)注重加強實物、網(wǎng)絡(luò)安全保障，為學(xué)校檔案管理創(chuàng)作良好環(huán)境，充分保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實性。

3 結(jié)束語

綜上所述，高校檔案管理工作質(zhì)量的好壞將直接影響到學(xué)校經(jīng)營管理水平，隨著電子化、數(shù)字化檔案的普及，高校檔案管理工作也應(yīng)逐漸朝著信息化方向發(fā)展。因此在今后發(fā)展過程中，學(xué)校應(yīng)重視高校檔案管理這一重要工作，對現(xiàn)有檔案管理模式進行優(yōu)化。同時結(jié)合當前學(xué)校經(jīng)營現(xiàn)狀進行適當變革，完善檔案管理工作中存在的諸多問題，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代對于高校檔案管理工作的要求，進而為學(xué)校的長期穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

參考文獻

[1] 姜萍.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式變革研究[J].蘭臺世界，2015，（11）.

[2] 謝怡.基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理模式變革[J].山東理工大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2015，31（6）.

[3] 夏文.新時期高校檔案管理模式的電子信息化[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2010，30（2）.