當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀及相關(guān)對(duì)策

盧冬梅

摘 要：現(xiàn)今隨著我國社會(huì)主義的穩(wěn)定發(fā)展，我國的城市建設(shè)速度也在不斷地提升，這也有效地促進(jìn)了我國房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。而在房地產(chǎn)行業(yè)當(dāng)中最重要的工作內(nèi)容就是檔案管理工作，它是整個(gè)房地產(chǎn)行業(yè)良好運(yùn)行的重要部分，由于房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展速度不斷提升，使得其檔案資料的種類和數(shù)量也在不斷地增加，而這給房地產(chǎn)檔案管理人員的工作帶來很大的負(fù)擔(dān)和調(diào)整，會(huì)對(duì)其整體運(yùn)行效率帶來一定的影響。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

1 導(dǎo)言

房地產(chǎn)檔案是指有關(guān)行政管理部門對(duì)房地產(chǎn)證的登記、交易買賣、房屋拆遷等一系列活動(dòng)，再經(jīng)過相關(guān)部門的收集信息、整理信息、判定信息形成的能夠反映產(chǎn)權(quán)人、房屋狀況和建筑用地情況，并將這些信息通過一定的方式（文字、圖紙、照片、錄像帶等）詳細(xì)的記錄下來，作為日后參考的依據(jù)。隨著我國的改革開放的深入，人們對(duì)居住環(huán)境的需求也越來越大，更多的房地產(chǎn)事業(yè)應(yīng)景而生。在這一棟棟的高樓大廈的背后，是一項(xiàng)至關(guān)重要的房地產(chǎn)檔案管理工作，這項(xiàng)工作的存在促進(jìn)了房地產(chǎn)事業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展，也是房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展過程中較為重要的環(huán)節(jié)之一。只有完善的房地產(chǎn)檔案管理，才能穩(wěn)步促進(jìn)房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展。目前我國市場經(jīng)濟(jì)背景下，房地產(chǎn)檔案管理工作種類很多，也逐漸改良了傳統(tǒng)的管理工作，但是仍舊會(huì)存在一些問題。這個(gè)無法脫離房地產(chǎn)事業(yè)的快速發(fā)展所帶來的根源影響。房地產(chǎn)檔案數(shù)量較大，并且具有一定的法律效益，對(duì)于其中的弊端和風(fēng)險(xiǎn)要做好必要的評(píng)估，才能保證房地產(chǎn)事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

2 房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

房地產(chǎn)檔案是工作者查考的依據(jù)，是房地產(chǎn)生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，是宣傳教育的生動(dòng)素材，對(duì)社會(huì)的發(fā)展起著多種積極的甚至不可缺少的作用，在房地產(chǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，經(jīng)過收集、整理、鑒定等工作，通過文字（計(jì)算）材料，圖紙，圖表，圖片資料，音頻錄像帶，視頻資料等保存載體而形成的系統(tǒng)的完成的材料，主要反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況等。房地產(chǎn)檔案形成后，房屋的修建、拆遷、翻改、擴(kuò)建等現(xiàn)狀處于不斷變化變更，加之房地產(chǎn)的買賣繼承，交換贈(zèng)與等權(quán)屬變更不斷發(fā)生，所以必須根據(jù)實(shí)際情況補(bǔ)充更新新材料，才能保證房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性和連續(xù)性。目前，我國房管機(jī)構(gòu)房地產(chǎn)檔案管理主要包括房地產(chǎn)檔案的收集、整理、保管等工作。

2.1 檔案整理工作

目前普遍采用房地產(chǎn)檔案整理方式，主要是把收集到的各種資料進(jìn)行科學(xué)合理的分類、組合、排列和編目，使之規(guī)范化，其內(nèi)容主要包括檔案的分門別類、整理歸檔、檔案的排列和編制檔案的目錄；按照分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、劃定保管期限準(zhǔn)確等要求做好檔案的分類和立卷工作。分類之后，工作人員要對(duì)不同類別的檔案資料進(jìn)行立卷，立卷工作的內(nèi)容包括卷內(nèi)文件資料的排序，卷內(nèi)文件目錄填寫，備考表的制作，案卷封面的填寫和案卷裝訂等工作。

2.2 檔案保管工作

按照相關(guān)規(guī)定，房地產(chǎn)檔案的保管期限分為永久保存、長期保存和短期保存三種，永久保存的檔案包括有重要憑證和長久查考、利用價(jià)值的；長期保存的檔案包括在16～50年內(nèi)具有查考、利用、憑證作用的；短期保存的檔案包括在15年及以內(nèi)具有查考、利用、憑證作用的。

2.3 檔案收集工作

房地產(chǎn)檔案的收集，是檔案管理工作的根本基礎(chǔ)，是不可缺失的過程。工作人員在收集紙質(zhì)檔案時(shí)，要確保關(guān)于房地產(chǎn)的各項(xiàng)諸如產(chǎn)權(quán)登記、變更及涉及產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的產(chǎn)權(quán)文件材料完整性、準(zhǔn)確性及連續(xù)性，并保證檔案文件材料的形式規(guī)格、各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。感光載體檔案和磁性載體檔案也是房地產(chǎn)檔案重要的組成部分，也屬歸檔范圍內(nèi)，要根據(jù)房地產(chǎn)文件材料形成過程和形式的特點(diǎn)確定歸檔時(shí)間，遵循“集中統(tǒng)一管理，維護(hù)完整和安全，方便保管利用”的要求，做到隨時(shí)歸檔和定期歸檔。

2.4 缺失復(fù)合型專業(yè)人才

在房地產(chǎn)檔案管理工作中需要復(fù)合型人才，不僅需要一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，還需要有專業(yè)的房地產(chǎn)檔案管理知識(shí)，同時(shí)具備一定的職業(yè)素養(yǎng)。當(dāng)前，房地產(chǎn)檔案管理工作發(fā)展速度較慢就是因?yàn)槿笔Ь邆溆?jì)算機(jī)能力人才和復(fù)合型人才。

3 房地產(chǎn)檔案管理存在的問題

3.1 房地產(chǎn)檔案管理法制觀念缺失

如果沒有健全的法律法規(guī)作為房地產(chǎn)檔案管理的后盾的話，那么房地產(chǎn)檔案管理工作在開展的過程中必然會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題。而這些問題的出現(xiàn)就會(huì)導(dǎo)致檔案管理無法可依、相關(guān)制度無法落實(shí)的現(xiàn)象，長此以往就會(huì)導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)丟失或者缺損的情況，從而為房地產(chǎn)檔案管理工作的開展造成嚴(yán)重的影響。

3.2 房地產(chǎn)檔案工作人員素質(zhì)較低

工作人員的綜合素質(zhì)是影響檔案管理效率的關(guān)鍵因素。在檔案管理工作開展的過程中，大多數(shù)工作人員都沒有進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，而這些非專業(yè)人員采用的檔案管理工作方式也就導(dǎo)致了檔案管理工作缺乏科學(xué)性。檔案管理不僅多樣化，工作量還較大，管理方式不科學(xué)的話就會(huì)因?yàn)楣芾砉ぷ鬟^程中的失誤而造成嚴(yán)重的損失。

3.3 房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)不成熟

信息化、技術(shù)化是房地產(chǎn)信息管理所采用的主要手段，這些先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，已經(jīng)取代了傳統(tǒng)手工管理檔案的方式。利用信息技術(shù)構(gòu)建完善的房地產(chǎn)數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)建立房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的目的。但是由于目前仍然存在著信息化管理模式和手工管理模式并用的現(xiàn)象，從而為檔案信息管理埋下了安全隱患。

4 當(dāng)前解決房地產(chǎn)檔案管理中問題的有效策略

（1）不斷提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。對(duì)于房地產(chǎn)檔案管理工作，不僅僅要制定科學(xué)的管理制度，還應(yīng)該有效地提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這是提升檔案管理工作水平的重要部分，所以房地產(chǎn)檔案管理部門必須要重視人員專業(yè)能力的培養(yǎng)，不斷提升工作人員的綜合素養(yǎng)以及職業(yè)道德，這樣才能真正有效地提升檔案管理工作效率。房地產(chǎn)管理管理部分也應(yīng)該建立完善的檔案管理隊(duì)伍，應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，不斷提升工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，讓工作人員正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，并掌握更多先進(jìn)技能和管理策略，從而真正有效地提升檔案管理水平，為房地產(chǎn)企業(yè)未來發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)有利的基礎(chǔ)。

（2）確保檔案信息檢索體系的科學(xué)性。應(yīng)該建立完善的、科學(xué)有效的檔案信息檢索體系，應(yīng)該對(duì)房地產(chǎn)檔案資料進(jìn)行有效的整理，及時(shí)解決和完善其中存在的錯(cuò)誤問題等，有效保障檔案信息的真實(shí)性，還要做好檔案的分類工作，運(yùn)用案卷號(hào)、文號(hào)以及分類等形式對(duì)其進(jìn)行分開和增量，并借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，設(shè)計(jì)電子檔案部分，防止檔案信息因各種因素的出現(xiàn)丟失或損壞等問題，從而為發(fā)揮檔案價(jià)值和作用提供有利條件。

（3）堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的理念，建立現(xiàn)代化管理制度。房地產(chǎn)行業(yè)當(dāng)中所涉及的檔案內(nèi)容和數(shù)量是非常大的，檔案類型也多。所以在檔案管理工作當(dāng)中，應(yīng)該堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的理念，合理制定房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理策略，進(jìn)而有效地利用檔案資源，真正發(fā)揮檔案資源的作用與價(jià)值。

5 結(jié)束語

總而言之，經(jīng)過深入的研究房地產(chǎn)檔案管理目前存在的問題后發(fā)現(xiàn)，隨著房地產(chǎn)行業(yè)的迅速發(fā)展，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記管理工作在房地產(chǎn)檔案管理工作開展過程中發(fā)揮的作用已經(jīng)越來越重要，為了適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和市場的需要，只有利用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段迅速的建立健全并完善房地產(chǎn)檔案管理的相關(guān)制度和措施，才能從根本上促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理工作效率的穩(wěn)步提高。

參考文獻(xiàn)：

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