芻議如何做好信訪局檔案管理工作

張莉

【摘要】檔案管理工作效率會直接對信訪局信訪工作公正性和客觀性產(chǎn)生影響。由于現(xiàn)行相關(guān)法規(guī)中，還尚未建立完善的信訪檔案收集、整理、歸檔和管理等相關(guān)制度，所以很多信訪局在檔案管理中還存在重視度低、管理效率不高等問題，因此如何做好信訪局檔案管理工作至關(guān)重要。

【關(guān)鍵詞】信訪局；檔案管理；提升

信訪局中各種文書檔案具有重要價值，能夠客觀反映信訪局各項活動情況，同時也是信訪局管理水平最直接的體現(xiàn)，方便政府部門的管理層對于其管理水平做出相對應(yīng)的評價，這樣就可以找到管理活動之中面臨的弊端之處，做好相對應(yīng)的整改。在當(dāng)前時代下，信訪局檔案管理應(yīng)該做到與時俱進(jìn)，找到有效的途徑提升信訪局檔案管理效率。

一、樹立全新檔案管理理念

當(dāng)前在信訪局中，很多職工并沒有正確認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，認(rèn)為它是可有可無的。其實不然，做好檔案管理可以顯著推動信訪局工作的有序進(jìn)行，提高信訪局工作效率，確保信訪局實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展。而思想上的重視，是確保信訪局檔案管理工作有效開展的重要前提，對此，信訪局一定要樹立全新的檔案管理理念：第一，提高對檔案管理工作創(chuàng)新的認(rèn)識，在檔案管理工作的整個過程中貫穿創(chuàng)新的理念，加大規(guī)劃和投入的力度，對行之有效的措施予以制定。第二，將現(xiàn)代化管理意識建立起來，將信息化的理念引入檔案管理工作當(dāng)中，規(guī)范、系統(tǒng)地整理加工龐雜的信訪局檔案，使檔案的社會價值得到充分發(fā)揮。第三，將效率意識建立起來，對從收集整理到加工歸檔再到調(diào)用的懶散狀態(tài)進(jìn)行改變，用高效率將檔案的價值發(fā)揮出來。

二、部門之間加強(qiáng)協(xié)作配合

信訪局的文書檔案之中具有較高價值的檔案，往往就來源于各個部門。所以，及時聯(lián)系各個部門，做好彼此之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，有利于文書檔案的結(jié)構(gòu)與質(zhì)量的完善。身為檔案人員，需要做到：嘴勤，經(jīng)常主動聯(lián)系業(yè)務(wù)部門在最近一段時間又開展了哪些工作；腳勤，多到業(yè)務(wù)部門走動，以便獲取最新的信息；腦勤，結(jié)合政府部門工作實際情況，思考文書檔案應(yīng)該怎么去圍繞單位的中心工作，并且做好相對應(yīng)的搜集與服務(wù)工作。同時，強(qiáng)化與各個部門之間的相互溝通和協(xié)調(diào)，這樣才能確保信訪局文書檔案收集信息渠道暢通無阻。能夠重點(diǎn)揭示一個單位的歷史、現(xiàn)狀以及未來的發(fā)展情況，這樣才能夠為信訪局實際的工作與科學(xué)研究提供服務(wù)，提供最具價值的情報和證據(jù)信息，讓檔案發(fā)揮其參謀依據(jù)作用。

三、借助科技創(chuàng)新服務(wù)手段

首先，信訪局要想將內(nèi)部整體工作效率提高，應(yīng)將局域網(wǎng)引入單位內(nèi)部，并在單位內(nèi)部建立檔案館網(wǎng)頁，開展基礎(chǔ)性檔案調(diào)取等服務(wù)，將各部門對檔案的使用率提高，使調(diào)取檔案的時間縮短，加強(qiáng)各部門和檔案管理部門的配合。在對網(wǎng)頁進(jìn)行建立的時候應(yīng)注意兩個方面：一是應(yīng)將問答服務(wù)添加在網(wǎng)頁中，一旦出現(xiàn)檔案方面的問題，各部門可以第一時間利用網(wǎng)絡(luò)和檔案管理員取得聯(lián)系，檔案人員應(yīng)盡快對問題作出回答。二是立足于檔案機(jī)密的程度，適當(dāng)在網(wǎng)址上調(diào)整調(diào)取程序的難度，對于具有較強(qiáng)機(jī)密性的文件可以借助驗證碼的設(shè)置等對其進(jìn)行保護(hù)，只有得到相關(guān)部門的批準(zhǔn)獲取驗證碼才能調(diào)用。其次，可建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心。在管理中心統(tǒng)一管理各部門的電子文件，并在將公開性和限制性電子文件利用和查詢服務(wù)提供在網(wǎng)站上，使電子文件信息資源利用率提高。借助網(wǎng)站，可以使覆蓋面得到拓寬、內(nèi)涵更為充實，使資源的利用率有效提高。

四、資源聯(lián)合實現(xiàn)資源共享

不斷發(fā)展的信息時代，促使人類的信息量和知識量大力增長。所以，必須將情報、圖書、檔案等部門各行其是的局面打破，將完整的社會信息系統(tǒng)建立起來，執(zhí)行一體化管理，將其整體優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。而建立社會信息系統(tǒng)的核心內(nèi)容和前提條件即為聯(lián)合目錄的建立以及資源共享的實行。聯(lián)合目錄的建立是用統(tǒng)一的著錄編排和格式，借助聯(lián)合目錄的建立，形成網(wǎng)絡(luò)，使資源共享得以實現(xiàn)，讓信訪局各個部門對資源潛力進(jìn)行充分挖掘，使文獻(xiàn)資源互補(bǔ)得以實現(xiàn)，將檔案資源的利用率有效提高，以免造成不必要的浪費(fèi)和重復(fù)。

五、提高檔案管理人員的素質(zhì)

信訪局要重視檔案管理人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的提升，針對文書檔案管理人員定期進(jìn)行職業(yè)道德修養(yǎng)以及專業(yè)知識培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)，確保檔案管理人員能夠擁有一定的專業(yè)技術(shù)能力，達(dá)到較高的技術(shù)水準(zhǔn)。另外，信訪局還需要針對檔案管理人員創(chuàng)新激勵制度，可以通過日常的工作晉升，物質(zhì)方面的獎勵等方式作為主要獎勵手段。在實施激勵制度獎勵的基礎(chǔ)上，通過引入年輕化、專業(yè)技能強(qiáng)以及擁有較高綜合素質(zhì)的復(fù)合型人才，這樣就可以利用檔案管理人員對于現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的掌握，通過精湛的專業(yè)技術(shù)水平，提升整個團(tuán)隊的素質(zhì)，達(dá)到提升信訪局檔案管理工作質(zhì)量的目標(biāo)。

六、結(jié)語

對于信訪局而言，檔案管理工作是其穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)，為了提升檔案管理工作效率，就應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，創(chuàng)新信訪局檔案管理工作模式，提高檔案管理質(zhì)量和效率，為信訪局工作的更好開展貢獻(xiàn)力量。

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