試論計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

石磊

摘要 21世紀(jì)科技發(fā)展迅速，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)人類社會(huì)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。在檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)揮出了極其重要的作用，推動(dòng)檔案管理工作逐漸走向科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化道路，從最初的手工作業(yè)進(jìn)入了一個(gè)由電子計(jì)算機(jī)管理的全新的模式。但是，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用過(guò)程還存在一些問(wèn)題，要如何解決這些問(wèn)題，完善檔案信息化管理工作就成了當(dāng)前研究的一個(gè)重要課題。本文主要分析了計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中的必要性及在檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用必須要注意的一些問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上提出了檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效策略。

關(guān)鍵詞 計(jì)算機(jī)技術(shù) 檔案管理 檔案信息 數(shù)字檔案庫(kù)

中圖分類號(hào)： G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）12（a）-0000-00

一、引言

在信息時(shí)代背景下，因計(jì)算機(jī)技術(shù)具有便捷、快速等特點(diǎn)，所以受到人們的青睞，并且逐漸成為檔案信息管理中的重要因素，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。計(jì)算機(jī)技術(shù)被有效應(yīng)用在檔案管理中，使檔案管理工作的開(kāi)展更高效、科學(xué)，還有利于檔案管理水平得到整體的提高。除此之外，要提高檔案管理工作的整體水平還可以從利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的編目、檢索、借閱管理和實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化著手。它不僅速度快、準(zhǔn)確性高、信息量大，而且一次輸入就能實(shí)現(xiàn)多次重復(fù)利用以及聯(lián)網(wǎng)檢索和資源共享。因此，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，使檔案管理工作更有效，提高整體工作效率。

二、檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性

在檔案管理工作中，應(yīng)該充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)這一新科技手段。歸納總結(jié)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中有以下三方面重要作用：

1、保障檔案信息的安全

在以往的檔案管理工作中，如果將檔案遺失，彌補(bǔ)就很困難，所以傳統(tǒng)的手工檔案保存起來(lái)并不容易。針對(duì)這一問(wèn)題，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能將此問(wèn)題徹底解決，對(duì)信息化的檔案信息可多次進(jìn)行復(fù)制保存。由此可見(jiàn)，易丟失檔案信息和資料的問(wèn)題就能得到解決。

2、更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享

傳統(tǒng)檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息共享是非常復(fù)雜的，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能推動(dòng)信息流動(dòng)，也更方便查閱信息，因此，檔案管理信息共享程度在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的前提下也得到較大的提高。

3、提高檔案管理工作效率，降低工作成本

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，用到的人力、物力、財(cái)力都非常大，同時(shí)保存信息時(shí)的環(huán)節(jié)較多，也很復(fù)雜。為此，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能降低檔案管理的工作成本，有利于工作效率的提高。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中需要注意的問(wèn)題

1、網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，使人們能更自由地利用網(wǎng)絡(luò)。但是也要認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)的大范圍利用也存在不安全性?；谶@一點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)就能給檔案管理帶來(lái)不利影響。非法訪問(wèn)是互聯(lián)網(wǎng)遇到的常見(jiàn)問(wèn)題，而一旦破壞了電子文件的原始性及真實(shí)性，就很難對(duì)其修復(fù)，由此就給檔案的安全性、可靠性帶來(lái)了威脅。目前，我國(guó)檔案部門重點(diǎn)支持科研和標(biāo)準(zhǔn)化方面的工作，以便應(yīng)對(duì)檔案管理中涉及到的安全問(wèn)題，針對(duì)檔案管理中的安全問(wèn)題，也制定了一系列的技術(shù)措施和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行預(yù)防和管理。

2、應(yīng)用技術(shù)的實(shí)用性問(wèn)題

當(dāng)今社會(huì)計(jì)算機(jī)是以驚人的速度在發(fā)展，檔案部門也要緊隨其后，跟上時(shí)代的步伐，與計(jì)算機(jī)技術(shù)尤其是與檔案管理相關(guān)的技術(shù)更新速度保持一致。但是檔案部門是非物質(zhì)性生產(chǎn)部門，不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，缺少足夠的資金去購(gòu)買最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，檔案管理也不一定必須應(yīng)用最先進(jìn)的設(shè)備才合適。由此可見(jiàn)，檔案管理的工作中要努力應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，不斷提高檔案管理的水平。

3、管理人員的非專業(yè)化問(wèn)題

首先，要求檔案管理人員邏輯思維能力要強(qiáng)，會(huì)使用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，并在檔案管理工作中切實(shí)地應(yīng)用到計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)?；谶@一情況，作為檔案管理工作者，必須在自己所掌握的知識(shí)基礎(chǔ)上，不斷充實(shí)自己，學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)科學(xué)中新的概念、原理和方法的應(yīng)用，熟練掌握計(jì)算機(jī)的操作、應(yīng)用方法，滿足檔案信息管理自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和管理工作的需要。其次，檔案管理人員要具有一定的語(yǔ)言文字能力，學(xué)習(xí)檔案主題標(biāo)引的方法和原則。對(duì)檔案主題標(biāo)引規(guī)則要合理利用，正確分析主題內(nèi)容，學(xué)會(huì)組配和處理主題詞。

四、檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的具體應(yīng)用

1、電子數(shù)字檔案資料庫(kù)的建立

計(jì)算機(jī)技術(shù)在應(yīng)用的過(guò)程中，先轉(zhuǎn)化傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為電子化檔案，有利于數(shù)字化信息程度的提高，電子檔案資源全部錄入之后，可以有效的整理資源，檔案錄入必須按照統(tǒng)一規(guī)范來(lái)進(jìn)行，最后再將電子信息按照一定的格式做統(tǒng)一儲(chǔ)存，電子數(shù)字檔案可以分為以下三部分：

（1）用戶終端

所謂的用戶終端就是由檔案的電子數(shù)據(jù)檔案庫(kù)形成的，能讓使用檔案的用戶在查詢信息時(shí)更為便捷，而終端查詢則可以由檔案信息的計(jì)算機(jī)界面來(lái)完成。

（2）通訊系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)始終是使用電子檔案庫(kù)的基礎(chǔ)，要提高檔案管理的工作效率，就離不開(kāi)完備的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)。

（3）數(shù)據(jù)庫(kù)檢索服務(wù)系統(tǒng)

將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的前提是檢索服務(wù)系統(tǒng)的科學(xué)建立，只有該系統(tǒng)得以建立完成，才能讓用戶利用服務(wù)系統(tǒng)查詢到自己所需要的檔案信息。

2、電子數(shù)字檔案庫(kù)聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn)的建立

在檔案管理過(guò)程中，為了計(jì)算機(jī)技術(shù)管理目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)，就要離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)，可使用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案庫(kù)，但前提是必須要遵循計(jì)算機(jī)的特 點(diǎn)和實(shí)際的網(wǎng)絡(luò)情況，保證所建立的檔案庫(kù)聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)是有效的，可以將其劃分為以下兩部分：

（1）要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的價(jià)值，就要先建立一個(gè)電子數(shù)字檔案庫(kù)的聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn)，以此達(dá)到計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用效率提高的目的。用戶利用聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn)可以不受空間、時(shí)間等條件的限制，通過(guò)信息界面可以直接登錄系統(tǒng)，自由查詢自己所需要的檔案信息。

（2）建立檔案信息共享網(wǎng)站，檔案管理必須要采用高效率的檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)還要采取正確的方法，從根本上保證擁有安全的電子數(shù)字檔案信息，并且能合理規(guī)范檔案信息的使用，使用戶的檔案信息查詢行為得到保障，也為他們提供諸多便利。

3、加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)及人才培養(yǎng)意識(shí)

在計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷更新的新形勢(shì)下，需要對(duì)檔案進(jìn)行創(chuàng)新管理。一是在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理時(shí)，工作制度要統(tǒng)一、規(guī)范、有效，建立科學(xué)、現(xiàn)代的完整管理體系，保證檔案管理工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)都能正常的運(yùn)轉(zhuǎn)；二是檔案管理人員在具備專業(yè)知識(shí)同時(shí)還應(yīng)具備創(chuàng)新思維，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性工作，將計(jì)算機(jī)技術(shù)的實(shí)用性得到最大程度的發(fā)揮。這就要求檔案管理人需要不斷的學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高個(gè)人綜合能力。一方面，在進(jìn)行招聘時(shí)，必須要選擇那些專業(yè)人員，計(jì)算機(jī)操作水平較強(qiáng)，并且掌握計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，這樣才能使計(jì)算機(jī)應(yīng)用效率得以提高；另一方面，員工培訓(xùn)也是一項(xiàng)重要工作，要轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)管理觀念，形成新的管理理念，加強(qiáng)培訓(xùn)計(jì)算機(jī)操作能力，多開(kāi)展專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)講座，最終能高效、熟練完成日常工作。

五、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上述分析可知，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生使我們進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，在檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)占據(jù)的比重也在不斷增加，能夠便捷、快速的對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析、加工、組織、處理，實(shí)現(xiàn)了檔案信息收集、管理、儲(chǔ)存、檢索等過(guò)程管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，也確保順利的開(kāi)展現(xiàn)代化檔案管理工作。目前，檔案信息化管理所面臨的任務(wù)主要有：研制、推廣應(yīng)用于檔案管理的相關(guān)軟件；制定出檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；加強(qiáng)管理電子檔案及電子文件，確保它們的完整性、有效性，發(fā)揮出它們應(yīng)有的作用；為實(shí)現(xiàn)資源共享，還必須要建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)。只有解決好上述問(wèn)題，才能使計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮出更大的作用，才能更好的開(kāi)展檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

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【2】梁娜《計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究》[J]，《黑龍江檔案》2013年01期。