事業(yè)單位在檔案管理方面存在的現(xiàn)狀及相關(guān)應(yīng)對機(jī)制

李鳳琴

摘 要：本文結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理進(jìn)行分析。隨著社會(huì)的變化發(fā)展，目前事業(yè)單位人事檔案的使用需求日益多樣化，對人事檔案的全面、真實(shí)、準(zhǔn)確性有了更高要求，因此為了充分發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案的作用，文章首先闡述了事業(yè)單位檔案管理的基本要求，對事業(yè)單位人事檔案管理存在的現(xiàn)狀及其相關(guān)應(yīng)對機(jī)制進(jìn)行了探討分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；要求；人事檔案管理；現(xiàn)狀；應(yīng)對機(jī)制

事業(yè)單位人事檔案主要來源于相關(guān)單位所進(jìn)行的人事管理行為和活動(dòng)等，對人員的經(jīng)歷、思想、業(yè)務(wù)能力以及個(gè)性特點(diǎn)，還有專長愛好等進(jìn)行原始的記錄，從而形成具有使用價(jià)值和保存價(jià)值的文件材料。加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，能夠全面反映各職工的工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況及歷史背景等，是事業(yè)單位人力資源管理工作的重要工具。

一、事業(yè)單位檔案管理的基本要求

事業(yè)單位檔案管理的基本要求主要表現(xiàn)為：（1）滿足事業(yè)單位檔案應(yīng)用的要求。事業(yè)單位檔案的有效應(yīng)用是體現(xiàn)其自身價(jià)值的徑直辦法，搞好其開發(fā)更是事業(yè)單位檔案管理的主要表現(xiàn)所在。要增強(qiáng)事業(yè)單位檔案的有效開發(fā)應(yīng)用，需要做好以下幾方面：第一、需要共享信息資源。檔案員在做好搜集、整理、評定及保存檔案的同時(shí)，還需健全檢索系統(tǒng)及匯編檔案文件等資料，以便使檔案使用者之需。以外，還要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案存放庫房設(shè)備。第二、需要順應(yīng)時(shí)代變化的要求，把死檔案變“活檔案”，尋找出更為新型便捷的服務(wù)渠道，提升其應(yīng)用的水平，這樣不僅增加了社會(huì)效益，而且能促進(jìn)檔案工作健康發(fā)展。（2）事業(yè)單位檔案管理需要依法治檔。事業(yè)單位檔案管理的根本在于依法治檔?，F(xiàn)代化管理檔案設(shè)施，多樣性檔案載體及類別，直接影響著檔案工作的方式。檔案工作能持續(xù)不斷地發(fā)展需遵循依法治檔之路，新形勢下的檔案工作需對不同地方給予充分應(yīng)用立法的權(quán)限，成立相應(yīng)的檔案法規(guī)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的現(xiàn)狀分析

事業(yè)單位人事檔案管理存在的現(xiàn)狀主要有：（1）管理意識(shí)現(xiàn)狀。檔案管理意識(shí)指人們對于檔案以及檔案管理工作這方面事務(wù)所具有的真實(shí)反映以及認(rèn)識(shí)程度。大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部的管理者對于人事檔案方面的管理意識(shí)在整體方面都比較淡薄，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作人員思想上的松懈。（2）管理制度現(xiàn)狀。事業(yè)單位人事檔案作為人才信息的主要載體，應(yīng)該能夠全面、詳實(shí)地反映一個(gè)人工作經(jīng)歷、工作業(yè)績、歷史背景等情況，起到見檔如見人的作用。但是目前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作中制度尚不健全，執(zhí)行也并不嚴(yán)格，收集的材料不全面，無法準(zhǔn)確地反映個(gè)人的真實(shí)情況，影響檔案的質(zhì)量且利用價(jià)值不高。（3）人事檔案斷檔和人檔分離的現(xiàn)狀。第一、人才的頻繁流動(dòng)導(dǎo)致檔案流失的情況增多，容易出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。第二、事業(yè)單位對新進(jìn)人才檔案核實(shí)不嚴(yán)格的問題。第三、人才的頻繁流動(dòng)同時(shí)造成了人檔分離的現(xiàn)象，越來越多的人棄檔不用。這些都將嚴(yán)重阻礙單位的發(fā)展，使單位內(nèi)部的人事檔案管理工作得不到完善。（4）事業(yè)單位人事檔案管理工作人員素質(zhì)的現(xiàn)狀。事業(yè)單位人事檔案管理工作人員作為人事檔案管理的直接實(shí)踐者，其素質(zhì)的高低將決定檔案管理工作的質(zhì)量高低。事業(yè)單位人事改革不斷的深化和發(fā)展，促使單位內(nèi)部的管理機(jī)構(gòu)獲得不斷的調(diào)整，很多事業(yè)單位方面的工作人員也都開始真正實(shí)現(xiàn)競爭上崗的制度，這就直接導(dǎo)致大多數(shù)原有的人事檔案管理人員開始發(fā)生了巨大的崗位變化。新上任的檔案管理者也有些沒有接受過專業(yè)和系統(tǒng)的知識(shí)培訓(xùn)，從而導(dǎo)致在對人事檔案資料進(jìn)行整理收集和歸檔裝訂的過程當(dāng)中出現(xiàn)一系列的問題。

三、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀的相關(guān)應(yīng)對機(jī)制分析

1、提高事業(yè)單位人事檔案管理的意識(shí)。隨著人事檔案日趨重要，需要加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部各領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重視程度，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識(shí)，重視人事檔案管理類工作，認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性，認(rèn)真解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。還有定期規(guī)劃研究人事檔案管理工作，做到有計(jì)劃、有落實(shí)。另外還要引導(dǎo)下級各工作人員對檔案管理工作的重視，定期對其進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn)，以提高其檔案管理和服務(wù)意識(shí)，同時(shí)采取各種手段激勵(lì)其檔案管理工作的積極性。建立起人事檔案的管理考核制度，必須要對人事檔案的工作進(jìn)行細(xì)致的思量和考核。

2、健全完善人事檔案管理制度。事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理部門通常需要爭取到領(lǐng)導(dǎo)的支持，這就必須做到檔案的基礎(chǔ)設(shè)施管理工作。應(yīng)當(dāng)建立起防火、防潮的專業(yè)防護(hù)措施，在庫房當(dāng)中也應(yīng)當(dāng)設(shè)立比如空調(diào)、滅火以及祛濕等相應(yīng)設(shè)施。而且，必須要對各項(xiàng)防護(hù)措施進(jìn)行定期的檢查和記錄。加大相應(yīng)的資金投入，配備較為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備和設(shè)施。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)完善管理制度，全面提高人事檔案管理工作的制度化建設(shè)水平，因?yàn)槿耸聶n案工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，所以就必須依靠相應(yīng)的制度來進(jìn)行制約，在真正實(shí)施起來通常會(huì)變得毫無章法可言。因此必須結(jié)合實(shí)際情況，制定出一套完善的檔案管理制度。

3、合理建立人檔分離的檔案管理體制。為適應(yīng)現(xiàn)今人才的高流動(dòng)性，事業(yè)單位必須要改革其人檔合一的制度，實(shí)行人檔分離的人事檔案管理體制。將政府人事部門負(fù)責(zé)的人才流動(dòng)、教育部門負(fù)責(zé)的畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)、勞動(dòng)部門負(fù)責(zé)的就業(yè)服務(wù)等機(jī)構(gòu)承擔(dān)的管理職能脫離出來，將事業(yè)單位的人事檔案管理工作重新劃入政府工作范圍，由政府統(tǒng)一進(jìn)行管理。

4、不斷提升從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)高低直接影響到事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的管理水平。事業(yè)單位應(yīng)聘用素質(zhì)良好的檔案管理人員，有敬業(yè)心和責(zé)任心，有服務(wù)和保密意識(shí)，有刻苦鉆研的精神和謙虛的學(xué)習(xí)態(tài)度，對自我進(jìn)行不斷的完善。同時(shí)要提高檔案管理人員的待遇，保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定性，并增強(qiáng)其積極性。另外，對檔案管理人員進(jìn)行定期的相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)也是十分必要的，不斷完善更新其專業(yè)知識(shí)，提高職業(yè)道德素質(zhì)，并掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以促進(jìn)檔案的不斷發(fā)展完善。

5、加快事業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)。人事檔案屬于人才信息資源庫，通過對各種人才信息資源的合理應(yīng)用，來促使其最大限度的發(fā)揮出相應(yīng)的作用，這就必須要將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段融入到人事檔案的管理工作當(dāng)中，以此來實(shí)現(xiàn)提高檔案管理工作的效率及檔案本身所具有的壽命等。人事檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展是人事管理制度發(fā)展和改革的基礎(chǔ)和前提，同時(shí)也是我國社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的重要組成部分。所以，就需要通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行輔助性管理，通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)也可以向社會(huì)方面提供相應(yīng)的優(yōu)質(zhì)及高效的人才檔案信息管理服務(wù)，并以此來實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享和管理。這樣極大的提高了管理者對人事檔案工作的管理質(zhì)量和效率，并最終大大的提升了檔案本身所具有的有效利用率。

結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前事業(yè)單位在人事檔案的管理工作方面已經(jīng)獲得有效的完善和提升，但是仍然有些單位在人事檔案管理工作中存在一些問題。并且事業(yè)單位人事檔案作為事業(yè)單位內(nèi)部人才的重要信息源及人才信息的主要載體，因此加強(qiáng)對事業(yè)單位人事檔案管理進(jìn)行分析具有重要意義。

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