淺析信息技術(shù)在高校電子檔案建設(shè)中的應(yīng)用

裴高華

摘要：隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展與進(jìn)步，信息技術(shù)已在各行各業(yè)得到應(yīng)用。電子檔案的產(chǎn)生為高校檔案建設(shè)工作帶來極大飛躍，高校檔案工作在高校各個領(lǐng)域中扮演著十分重要的角色，在知識創(chuàng)新和應(yīng)用，科研開發(fā)，高新技術(shù)成果轉(zhuǎn)化等方面發(fā)揮著不可替代的作用。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；高校；檔案建設(shè)；應(yīng)用

高校是高新技術(shù)、教學(xué)創(chuàng)新和教學(xué)改革的主要發(fā)源地，也是知識和人才高度集中地，高校檔案主要是針對教學(xué)和科研過程，按照立卷歸檔制度集中保管起來的文字材料、圖像、光盤等不同形式的歷史記錄，其見證了一所高校的發(fā)展歷史、教學(xué)管理改革、教學(xué)質(zhì)量提升、人才目標(biāo)建設(shè)等重大事件，也是從事教學(xué)科研活動必不可少的條件之一。

一、信息技術(shù)在高校電子檔案建設(shè)應(yīng)用中的重要作用

1.信息技術(shù)的應(yīng)用可以實現(xiàn)電子檔案的大容量存儲

信息技術(shù)能夠在高校電子檔案建設(shè)管理中得到應(yīng)用，可以拓展高校電子檔案存儲的穩(wěn)定性，實現(xiàn)電子信息大量存儲，還可以對不用類型的檔案信息進(jìn)行針對性的管理。隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，電子檔案建設(shè)管理能夠?qū)崿F(xiàn)自動化和網(wǎng)絡(luò)化，并進(jìn)一步提升檔案管理人員的工作效率。

2.信息技術(shù)的應(yīng)用能夠提高檔案工作的質(zhì)量和效率

信息技術(shù)應(yīng)用到高校電子檔案建設(shè)管理工作中后，能夠進(jìn)一步提高檔案信息的真實性和原始性，同時，還可以保證高校電子檔案建設(shè)的豐富性和全面性，有利于更好發(fā)揮高校電子檔案的作用和功能。此外，在高校電子檔案建設(shè)過程中，檔案分類、收集和開發(fā)工作也是一項十分繁雜的工作，如果電子檔案平臺管理不完善，上述幾項工作肯定會受到不同程度的影響，而信息技術(shù)應(yīng)用到高校電子檔案建設(shè)管理中，能夠避免上述問題的產(chǎn)生，從而更好提高檔案工作的質(zhì)量和效率。

二、高校電子檔案建設(shè)存在的主要問題

1.高校對電子檔案建設(shè)認(rèn)識還不夠

目前，高校電子檔案建設(shè)還屬于比較新興的事物，很多檔案管理人員的思維模式和工作觀念還停留在過去傳統(tǒng)檔案建設(shè)管理思想中，對高校電子檔案建設(shè)的相關(guān)理論和知識認(rèn)識性不足，缺乏對相關(guān)領(lǐng)域的全面認(rèn)識，沒有將高校電子檔案和傳統(tǒng)檔案在工作形式、工作方法和工作對象之間的差異性進(jìn)行很好的區(qū)分，對高校電子檔案建設(shè)缺乏系統(tǒng)性和長期性的規(guī)劃和建設(shè)。

2.高校電子檔案的真實性和原始性建設(shè)難度比較大

不管是紙質(zhì)檔案還是電子化檔案，檔案數(shù)據(jù)信息的真實性和原始性都是體現(xiàn)檔案價值和功能的本質(zhì)屬性。紙質(zhì)檔案其原始性和真實性的形式比較單一，很容易區(qū)分，在辨別過程中比較簡單，而電子檔案在形成過程中信息很容易變動，信息形成之后能夠被管理員修改或者刪除，因此，電子檔案信息很容易失去真實性。再加上高校電子檔案和信息載體能夠分離，利用移動設(shè)備能夠?qū)n案進(jìn)行轉(zhuǎn)移，在高校電子檔案建設(shè)和管理過程中，保證電子檔案原始數(shù)據(jù)的真實性是一項重要課題。

3.高校電子檔案建設(shè)范圍需要進(jìn)一步明確

高校電子檔案建設(shè)需要借助現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫儲存技術(shù)，實現(xiàn)三者的有效結(jié)合才能實現(xiàn)高校電子檔案建設(shè)管理。在高校電子檔案建設(shè)過程中需要我們進(jìn)一步熟悉掌握高校電子檔案管理系統(tǒng)，儲存介質(zhì)的儲存以及建立完善備份制度。當(dāng)前，電子檔案系統(tǒng)建設(shè)還沒有一個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案建設(shè)范圍難以確定，導(dǎo)致高校電子檔案建設(shè)和管理的適應(yīng)性、兼容性和通用性較差，系統(tǒng)運行存在極大的不安全因素，嚴(yán)重影響電子檔案的利用價值和正常功能的發(fā)揮。

4.電子檔案安全方面存在漏洞

高校電子檔案在建設(shè)過程中，主要利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展建設(shè)管理工作，而電子檔案文件在產(chǎn)生、傳輸和儲存保管過程中都會受到儲存介質(zhì)、軟件系統(tǒng)和數(shù)字化環(huán)境的影響，因此，很容易遭受外界因素的影響，如電腦病毒、操作不當(dāng)?shù)纫蛩貒?yán)重威脅到高校電子檔案建設(shè)和管理的安全性?，F(xiàn)階段，高校在進(jìn)行電子檔案建設(shè)過程中對系統(tǒng)的安全性還沒有進(jìn)行有效的評估，在存取過程中相關(guān)信息很容易被覆蓋，對檔案信息的原始性和完成性造成嚴(yán)重破壞，在檔案利用和管理環(huán)節(jié)方面還存在很多漏洞。

三、信息技術(shù)在高校電子檔案建設(shè)管理中的應(yīng)用對策分析

1.加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高校檔案管理部門應(yīng)該將電子檔案信息化工作納入到本單位的總體規(guī)劃中，加強電子檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理的計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用水平，進(jìn)一步發(fā)揮好檔案室功能和作用。加強檔案管理內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，在校園網(wǎng)上使用檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，進(jìn)一步提高檔案管理系統(tǒng)的兼容性、適用性和適應(yīng)性，真正實現(xiàn)高校電子檔案建設(shè)管理的數(shù)字化。

2.加強檔案信息資源建設(shè)

充分利用信息化檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。在信息資源建設(shè)過程中要求學(xué)校各個基層單位將產(chǎn)生的檔案信息直接錄入到檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中，降低學(xué)校檔案管理部門工作人員的工作量，并能夠保證各個系部檔案原始信息的真實性，對加快實現(xiàn)檔案信息資源共享有很大幫助。另一方面學(xué)校檔案管理部門需要組織人力將高校原有的檔案卷目轉(zhuǎn)化為機檢數(shù)據(jù)信息，根據(jù)電子化檔案接受、保管、利用的相關(guān)技術(shù)手段，加強對各部門電子檔案的收集、鑒定、著錄和歸檔，保證有保存價值文件的真實性和原始性。還要嚴(yán)格按照紙質(zhì)文件和電子文件并存的原則，對檔案有目的、有計劃實現(xiàn)信息化建設(shè)和數(shù)字化處理。

3.加強檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)既要滿足檔案信息化管理的要求，又要符合檔案信息化發(fā)展趨勢，加大對檔案管理軟件的推廣和應(yīng)用力度，提高檔案信息化管理力度和信息化應(yīng)用水平，為檔案信息交換和實現(xiàn)檔案信息資源共享奠定堅實基礎(chǔ)。加強高校檔案信息庫建設(shè)，將檔案數(shù)據(jù)為高校的重要信息資源去管理，將其納入到高校網(wǎng)絡(luò)辦公總體格局中，逐漸建成全校的文獻(xiàn)資源數(shù)據(jù)庫，在校園網(wǎng)絡(luò)平臺上有計劃的開放檔案目錄，并上傳已經(jīng)公開的全部檔案信息，并提供相應(yīng)的檔案服務(wù)工作。

4.加強檔案信息化建設(shè)保障力度

加強檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息化管理力度和信息化應(yīng)用水平，首先，要強化組織領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面要引起高度重視，要建立統(tǒng)一化信息化工作機制，將信息、檔案部門進(jìn)行高效整合，成立學(xué)校檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)方面組織和協(xié)調(diào)工作，按照檔案信息化建設(shè)要求，做好自身信息生成和傳播利用工作；其次，加大投入力度。高校檔案信息化建設(shè)是一項周期長，投入大，見效慢的工作，因此，為了更好促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視對檔案信息化建設(shè)的資金投入，將之納入到學(xué)校年度預(yù)算計劃中，確保足夠的財力支持；最后，要強化信息安全建設(shè)。要嚴(yán)格按照相關(guān)法規(guī)，在信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中要充分考慮各方面的安全因素，特別是對于非公開的檔案信息禁止在網(wǎng)絡(luò)傳播，同時要采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等多項安全措施，避免泄密事件發(fā)生，保證檔案信息化系統(tǒng)運行的安全性。

參考文獻(xiàn)：

[1]牟麗娟.信息時代高校電子檔案管理芻議[J].中國成人教育，2014.

[2]孫文靖.高校電子檔案有效管理的對策[J].考試周刊，2012.