霍雪靜

【摘 要】ERP信息管理系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制均是現(xiàn)代企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)其戰(zhàn)略管理目標(biāo)而采用的兩種重要管理理念和管理方法。ERP系統(tǒng)借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)流程并考慮內(nèi)部控制的要求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理控制的智能化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化；內(nèi)部控制的建設(shè)和實(shí)施，既需要基于ERP信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，又可以借助ERP信息系統(tǒng)的強(qiáng)大功能更好地實(shí)現(xiàn)內(nèi)控目標(biāo)。能夠成功將兩者加以有效結(jié)合運(yùn)用，對(duì)合理分配企業(yè)資源，發(fā)揮企業(yè)資源的最大效用，同時(shí)保證資產(chǎn)安全，提高經(jīng)營(yíng)效率和效益，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)最大化，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)具有非常大的助推作用。越來越多優(yōu)秀的企業(yè)都更加重視對(duì)兩者的研究和有效運(yùn)用，本文針對(duì)基于ERP系統(tǒng)下的內(nèi)部控制進(jìn)行研究，通過對(duì)企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用、企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)與內(nèi)部控制的關(guān)系、企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)內(nèi)部控制的影響、ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略發(fā)表拙見，希望對(duì)財(cái)務(wù)工作者關(guān)于ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的認(rèn)知以及企業(yè)在經(jīng)營(yíng)中的實(shí)際運(yùn)用有所幫助。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng)；內(nèi)部控制；企業(yè)管理；管理目標(biāo)

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)化（Enterprise Resource Planning ）的簡(jiǎn)稱，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)員工及決策層提供決策手段的新一代集成化管理信息系統(tǒng)。內(nèi)部控制是指在一定的環(huán)境下，單位為了提高經(jīng)營(yíng)效率，充分有效地獲得和使用各種資源，達(dá)到既定管理目標(biāo)，而在單位內(nèi)部實(shí)施的各種制約和調(diào)節(jié)的組織、計(jì)劃、程序和方法。ERP系統(tǒng)的實(shí)施對(duì)內(nèi)部控制產(chǎn)生了很大影響，對(duì)兩者之間相互關(guān)系的研究，可以加深對(duì)兩種管理手段的認(rèn)識(shí)，并在實(shí)際運(yùn)用時(shí)能夠更好得發(fā)揮其管理手段的作用。

一、企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用

1.企業(yè)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的必然選擇

大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來臨，包括企業(yè)在內(nèi)的各個(gè)社會(huì)參與者都必將參與并適應(yīng)這樣的時(shí)代。大數(shù)據(jù)時(shí)代要求企業(yè)必須能夠從多元途徑及時(shí)快速完整的收集大量數(shù)據(jù)信息，并借助計(jì)算機(jī)技術(shù)搶先提純有價(jià)值信息，為企業(yè)降低成本、開發(fā)新產(chǎn)品、分析客戶畫像、推行精準(zhǔn)營(yíng)銷、判斷市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)、設(shè)置人才資源計(jì)劃等各項(xiàng)決策提供強(qiáng)有力的客觀數(shù)據(jù)支撐。

企業(yè)所需大數(shù)據(jù)的獲取來源分為向企業(yè)外部索取和從企業(yè)內(nèi)部積累沉淀兩個(gè)方面。從外部索取數(shù)據(jù)的難度以及付費(fèi)成本較高，而且從獲取到甄別到提取信息價(jià)值都需要耗費(fèi)很多的精力。然而，企業(yè)本身在經(jīng)營(yíng)管理中每天都會(huì)產(chǎn)生很多信息數(shù)據(jù)，加上現(xiàn)代企業(yè)與社會(huì)各方緊密相連，每天都能夠被動(dòng)獲取大量無成本的信息數(shù)據(jù)，如果企業(yè)能夠主動(dòng)用心并借助一定的工具，能夠通過企業(yè)內(nèi)部的自我積累沉淀而獲取的數(shù)據(jù)是更為龐大的。并且通過內(nèi)部積累沉淀信息相對(duì)容易、及時(shí)、精確，低成本，并且對(duì)本公司業(yè)務(wù)的熟悉會(huì)使得對(duì)內(nèi)部信息的甄別更容易。因此，通過企業(yè)內(nèi)部的積累沉淀獲取數(shù)據(jù)是企業(yè)獲取大數(shù)據(jù)的主要途徑。然后，傳統(tǒng)的人工方式低效的，以及孤立分散式的系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集顯然已經(jīng)不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求，建設(shè)具有集成管理功能的ERP信息系統(tǒng)就成為企業(yè)的必然選擇。

2.企業(yè)培育和維持自身競(jìng)爭(zhēng)力的強(qiáng)力工具

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是一場(chǎng)沒有終點(diǎn)的賽跑，是企業(yè)間理念與實(shí)力的不斷較量。成功的企業(yè)無不具備先進(jìn)的管理理念和科學(xué)的管理手段。強(qiáng)化企業(yè)自身優(yōu)勢(shì)，培育和維持核心競(jìng)爭(zhēng)力，是現(xiàn)代企業(yè)做強(qiáng)做大走向長(zhǎng)遠(yuǎn)的有效途徑。保持先進(jìn)的管理水平，不斷提升管理效益已經(jīng)成為企業(yè)公認(rèn)的核心競(jìng)爭(zhēng)力之一。要保持先進(jìn)的管理水平，向管理要效益，不斷提升核心競(jìng)爭(zhēng)力的首要問題，是解決如何合理利用企業(yè)現(xiàn)有資源，使之最大、最優(yōu)發(fā)揮效能，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體效益最大化。那么，ERP信息系統(tǒng)便是一種能將先進(jìn)的管理思想與信息技術(shù)合二為一，將企業(yè)的各項(xiàng)資源、業(yè)務(wù)鏈條集中統(tǒng)一管理并有效分配，發(fā)揮企業(yè)資源最大效用的強(qiáng)力管理工具。

3.企業(yè)內(nèi)控體系建設(shè)不可缺少的得力助手

當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模，業(yè)務(wù)流程增多，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理也會(huì)變得復(fù)雜，面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)也增多，為實(shí)現(xiàn)持續(xù)經(jīng)營(yíng)，企業(yè)必須能夠?qū)崟r(shí)預(yù)測(cè)經(jīng)營(yíng)過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)以采取有效的內(nèi)控應(yīng)對(duì)措施，使經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)可控，保證企業(yè)健康運(yùn)行。單純靠人工進(jìn)行的內(nèi)部控制效率低、成本高、大部分為事后控制具有滯后性，而且從控制范圍和控制深層次上，很難滿足企業(yè)快速發(fā)展對(duì)內(nèi)控的需求。但是，ERP信息系統(tǒng)利用先進(jìn)的管理思想、計(jì)算機(jī)技術(shù)，信息通訊技術(shù)，能夠?qū)嫶蠼M織機(jī)構(gòu)下各業(yè)務(wù)流產(chǎn)出的眾多信息進(jìn)行自動(dòng)采集、篩選、分類、整合、分析，并能夠智能判斷并發(fā)出預(yù)警提示、錯(cuò)誤提示、禁止提示、預(yù)算提示等信息。信息的及時(shí)傳遞使內(nèi)部控制能夠貫穿事前事中事后，云技術(shù)等能夠?qū)?nèi)部控制的范圍比較容易的覆蓋企業(yè)所屬的各業(yè)務(wù)單元和所有職工，海量數(shù)據(jù)的自動(dòng)分析判斷使內(nèi)部控制的層次更加深入。毋庸置疑，ERP系統(tǒng)已經(jīng)是企業(yè)內(nèi)控體系建設(shè)中不可或缺的得力助手。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

企業(yè)的ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制好比是企業(yè)管理的左膀右臂，兩者相互影響、相互輔助、相互融合，但同時(shí)又相互不可替代。二者的關(guān)系主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.兩者的目標(biāo)是一致的

ERP系統(tǒng)是將企業(yè)分散的人、財(cái)、物等各項(xiàng)資源進(jìn)行集成整合，合理分配，發(fā)揮資源的最大效用，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。內(nèi)部控制是通過各種內(nèi)控手段和內(nèi)控措施，合理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。兩者的終極目標(biāo)都是實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。

2.兩者是不可相互替代的

ERP系統(tǒng)能夠?qū)I(yè)務(wù)流程固化，能夠?qū)⒉糠忠寻l(fā)生過及當(dāng)時(shí)可預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)控措施予以固化，能夠?qū)⒁恍﹥?nèi)控指標(biāo)固化。但是，企業(yè)處于激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，企業(yè)經(jīng)營(yíng)的內(nèi)外部環(huán)境也是隨時(shí)可能變化的。一些可硬性控制的方面可以在ERP系統(tǒng)中固化控制，但是一些軟性控制方面是必須在ERP系統(tǒng)之外靠人工控制的。ERP系統(tǒng)的自動(dòng)控制并不能涵蓋內(nèi)部控制的全范圍，內(nèi)部控制也不能刨除對(duì)ERP系統(tǒng)的控制，兩者是不可相互替代的。

3.兩者在實(shí)際運(yùn)用中是相輔相成、相互促進(jìn)的關(guān)系

ERP系統(tǒng)將企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)連為一體，又將各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的大量信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和及時(shí)傳遞共享。企業(yè)各層級(jí)人員能夠根據(jù)授權(quán)從ERP系統(tǒng)中及時(shí)共享綜合信息，據(jù)以綜合判斷經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)并及時(shí)制定合適的內(nèi)控措施以應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，促使內(nèi)控制度的不斷完善。同時(shí)隨著ERP系統(tǒng)的不斷開發(fā)完善，新的問題必然會(huì)出現(xiàn)，內(nèi)部控制也必然得跟進(jìn)完善以應(yīng)對(duì)新的系統(tǒng)問題。

內(nèi)部控制的不斷完善反過來又會(huì)要求企業(yè)重新關(guān)注ERP系統(tǒng)中現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)是否合理，現(xiàn)有控制標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定是否科學(xué)，現(xiàn)有控制節(jié)點(diǎn)的設(shè)置是否恰當(dāng)，現(xiàn)有控制權(quán)限劃分是否清晰，從而促使ERP系統(tǒng)的不斷完善升級(jí)。公司的不斷發(fā)展強(qiáng)大，也會(huì)對(duì)內(nèi)部控制提出更高的要求，需要內(nèi)部控制能夠更全面更及時(shí)更高效更深入，也會(huì)促使ERP系統(tǒng)不斷更新以輔助內(nèi)部控制完成目標(biāo)。

4.ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制兩者是相互融合的關(guān)系

ERP系統(tǒng)在框架搭建及具體的系統(tǒng)內(nèi)容設(shè)置過程中，必須依據(jù)企業(yè)的內(nèi)部控制制度設(shè)置組織架構(gòu)、部門職權(quán)、人員權(quán)限、業(yè)務(wù)流程、審批流程、控制方式、預(yù)算數(shù)據(jù)、控制指標(biāo)、操作方式、數(shù)據(jù)錄入要求、分析要求、判斷標(biāo)準(zhǔn)等，脫離了內(nèi)部控制的要求，ERP系統(tǒng)的任何設(shè)置將毫無意義，必須將內(nèi)控要求鑲嵌其中。同時(shí)，ERP系統(tǒng)操作環(huán)境本身又帶來了新的內(nèi)部控制問題，系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)控制、系統(tǒng)實(shí)施成本控制、系統(tǒng)實(shí)施效果控制、計(jì)算機(jī)操作風(fēng)險(xiǎn)控制、數(shù)據(jù)可靠性控制、信息安全控制、專業(yè)人員勝任控制等，都需要根據(jù)新的環(huán)境制定相應(yīng)的內(nèi)部控制措施，以確保ERP系統(tǒng)安全運(yùn)行。兩者的相互融合方能促進(jìn)彼此效用發(fā)揮的最大化。

三、企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)內(nèi)部控制的影響

1.企業(yè)ERP的應(yīng)用改變了內(nèi)部控制實(shí)施的基礎(chǔ)環(huán)境

ERP系統(tǒng)的實(shí)施要求公司的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、部門權(quán)責(zé)、崗位授權(quán)、審批流程都需要發(fā)生一些改變，這些也都是企業(yè)內(nèi)部控制實(shí)施的基礎(chǔ)環(huán)境?；A(chǔ)環(huán)境變了，原有靠人工控制方式下的內(nèi)部控制制度已經(jīng)不能完全適用，需要根據(jù)新的環(huán)境情況，調(diào)整內(nèi)部控制的整體框架和控制目標(biāo)。

2.企業(yè)ERP的應(yīng)用改變了內(nèi)部控制原有的信息傳遞和溝通方式

傳統(tǒng)方式下內(nèi)部控制信息的傳遞主要依賴于企業(yè)員工之間的傳遞，溝通也是按匯報(bào)層級(jí)逐級(jí)傳達(dá)，信息和溝通往往呈現(xiàn)不對(duì)稱和扭曲的情況。而ERP環(huán)境下的信息，一旦輸入系統(tǒng)，輸出速度快并且輸出口徑統(tǒng)一，只要有授權(quán)，也無需逐級(jí)傳遞而將信息瞬間傳達(dá)至上層領(lǐng)導(dǎo)，便于信息的真實(shí)傳遞和溝通結(jié)果的快速反饋，決策和執(zhí)行暢通高效。

3.企業(yè)ERP的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)方式下的預(yù)算控制方式

預(yù)算控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要執(zhí)行方法之一。依靠人工方式下的預(yù)算控制，在編制、審批、下達(dá)、取數(shù)、分析判斷、執(zhí)行過程控制、執(zhí)行結(jié)果反饋等方面均需耗費(fèi)大量的人力成本，溝通成本，工作難度較大，并且時(shí)效性差，往往在相關(guān)預(yù)算時(shí)間已經(jīng)發(fā)生后才能得以反應(yīng)，預(yù)算控制效果被打折扣，有時(shí)數(shù)據(jù)還會(huì)因?qū)訉訑?shù)據(jù)處理而失真影響考評(píng)結(jié)果。ERP系統(tǒng)下的預(yù)算可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)取得原始數(shù)據(jù)，容易且不易失真；數(shù)據(jù)的上報(bào)、審批和下達(dá)可同步進(jìn)行，縮短預(yù)算耗時(shí)；執(zhí)行結(jié)果可做到不同周期的便捷查詢，對(duì)于偏差的糾正能夠及時(shí)有效，避免預(yù)算控制失效；考核標(biāo)準(zhǔn)被固化設(shè)定，執(zhí)行情況完整記錄，考核結(jié)果公平公正。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用給預(yù)算控制的實(shí)施帶來了諸多的便利。

4.ERP的應(yīng)用改變了財(cái)務(wù)在內(nèi)部控制中的作用

ERP系統(tǒng)使財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)記賬，大部分財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)分析工作可以由系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)。財(cái)務(wù)人員從大量繁雜的核算工作中得以解放，有更多機(jī)會(huì)參與到企業(yè)管理中，為財(cái)務(wù)人員從核算職能向管理職能的轉(zhuǎn)變創(chuàng)造了良好條件。財(cái)務(wù)人員可以為公司的內(nèi)部控制建設(shè)共享更多的智慧。

四、ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

1.增強(qiáng)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持程度

一家大型教育科技公司投入很多人力財(cái)力引進(jìn)ERP系統(tǒng) ，并搭建了ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制框架。但是，因?yàn)闆]有得到高層領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視和支持 ERP建設(shè)的推進(jìn)阻力很大，成本已經(jīng)付出但進(jìn)度緩慢甚至被擱置了很長(zhǎng)一段時(shí)間，ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制更無從談起。隨著業(yè)務(wù)量的劇增，ERP系統(tǒng)尚無法投入使用，只能靠大量招聘人員來應(yīng)對(duì)劇增的業(yè)務(wù)處理量。人工成本和管理費(fèi)用劇增但然而效率并未提高。ERP系統(tǒng)的使用得到高層領(lǐng)導(dǎo)的狠抓后很快能夠使用，不僅成本得到有效控制，而且對(duì)業(yè)務(wù)處理的控制也有了更好地工具。

2.加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)

大部分企業(yè)在引進(jìn)ERP系統(tǒng)之前，各部門的管理是相對(duì)分散和獨(dú)立的，不愿插手其他的事務(wù)。ERP環(huán)境下內(nèi)部控制的實(shí)施將企業(yè)各業(yè)務(wù)鏈條緊密相連。一個(gè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)處理的正確與否直接關(guān)系到之后其他各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)處理的正確與否 ，一個(gè)部門事務(wù)處理的恰當(dāng)與否直接影響到其他部門事務(wù)的處理。ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制作為一種新的管理理念，要求企業(yè)所有組織機(jī)構(gòu)所有部門的所有員工必須密切配合方可達(dá)到目標(biāo)。這就要求企業(yè)的各部門和各員工必須具備積極性，責(zé)任感和大局意識(shí)。企業(yè)只有加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，才能夠不斷培育員工的團(tuán)隊(duì)意識(shí)和凝聚力，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)控目標(biāo)。

3.加強(qiáng)員工專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制，無論是從決策層還是執(zhí)行層，都對(duì)員工的素質(zhì)提出了更高的要求。特別是對(duì)內(nèi)控崗位專業(yè)人員，不僅要懂ERP的設(shè)計(jì)和運(yùn)行，還要懂業(yè)務(wù)知識(shí)、財(cái)務(wù)知識(shí)、和內(nèi)控管理知識(shí)。對(duì)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的判斷和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)也都需要提高層次。員工學(xué)習(xí)的惰性，加上學(xué)習(xí)范圍受限，不足以達(dá)到完全勝任要求。還需要企業(yè)從整體上設(shè)計(jì)培訓(xùn)課程，加強(qiáng)培訓(xùn)力度，督促學(xué)習(xí)以滿足管理需求。

4.加強(qiáng)全面預(yù)算管理

全面預(yù)算管理可以使企業(yè)的長(zhǎng)短期目標(biāo)，戰(zhàn)略和年度行動(dòng)計(jì)劃很好地協(xié)調(diào)，促使企業(yè)戰(zhàn)略更好地落地，是能把組織的所有關(guān)鍵問題融合于一個(gè)體系之中的管理控制方法。沒有引進(jìn)ERP時(shí)，企業(yè)靠人工進(jìn)行全面預(yù)算確實(shí)較為困難，因此很多企業(yè)要么不做要么半途放棄。但引進(jìn)ERP后，企業(yè)可以借助系統(tǒng)的智能化，較為容易的實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算。企業(yè)要真正做好內(nèi)部控制，就必須認(rèn)識(shí)到全面預(yù)算管理的巨大控制作用，充分借助ERP系統(tǒng)的力量完成全面預(yù)算。

5.區(qū)分增值作業(yè)和非增值作業(yè)

ERP系統(tǒng)及其控制程序的設(shè)計(jì)必須以業(yè)務(wù)實(shí)際為基礎(chǔ)，深入調(diào)查作業(yè)實(shí)際，并著力區(qū)分增值作業(yè)和非增值作業(yè)。重新梳理和規(guī)劃作業(yè)流程，盡量消除非增值作業(yè)，選擇成本最低的作業(yè)，減少作業(yè)消耗提高作業(yè)效率，共享作業(yè)，編制資源使用計(jì)劃并配置未使用資源。將對(duì)作業(yè)流程的控制融入到ERP系統(tǒng)管理中，實(shí)現(xiàn)資源最優(yōu)化，作業(yè)最高效，管理控制效益最大化。

總之，企業(yè)的ERP信息系統(tǒng)建設(shè)及內(nèi)部控制建設(shè)雖然是先進(jìn)的管理理念，但建設(shè)和完善之路是艱巨而長(zhǎng)久的。企業(yè)需要進(jìn)行充分的研究并提高認(rèn)識(shí)程度，采用最有效的措施，達(dá)到目的，從而為企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)保駕護(hù)航。

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