李琳

【摘 要】隨著當(dāng)今社會信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，財務(wù)信息化已經(jīng)成為高等院校提高財務(wù)管理水平、提升財務(wù)服務(wù)質(zhì)量的重要利器。自2013年高校會計制度改革以來，各大高等院校不同程度地開始了財務(wù)信息化建設(shè)。然而，在信息化建設(shè)過程中，蘊藏著諸多不確定性因素，給信息化建設(shè)帶來了很大風(fēng)險，加大了信息化建設(shè)的難度，阻礙了信息化建設(shè)的進(jìn)程，影響了信息化的目標(biāo)實現(xiàn)。因此，只有研究財務(wù)信息化建設(shè)中可能存在的風(fēng)險，才能采取措施提前規(guī)避或降低風(fēng)險影響，從而確保信息化建設(shè)順利進(jìn)行。信息化建設(shè)是一項持續(xù)而反復(fù)的工程，通過總結(jié)過去信息化建設(shè)過程中的各種經(jīng)驗教訓(xùn)，并借鑒其他單位信息化建設(shè)中的經(jīng)驗和方法，盡可能全面地識別財務(wù)信息化建設(shè)各階段可能面臨的風(fēng)險并找出管控措施，才能在今后的財務(wù)信息化建設(shè)中少走彎路，更加順利。在本文中，首先介紹了高校財務(wù)信息化建設(shè)風(fēng)險及其研究的重大意義，然后針對信息化建設(shè)的3個主要階段中可能存在的風(fēng)險點進(jìn)行描述，并分析產(chǎn)生的原因，最后提出管控措施。希望對今后的財務(wù)信息化建設(shè)工作有一定的參考價值。

【關(guān)鍵詞】高校；財務(wù)信息化；風(fēng)險防范

一、財務(wù)信息化建設(shè)風(fēng)險及其研究意義

財務(wù)信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，大致可分為規(guī)劃決策、實施、使用與維護(hù)3個階段，其投入資金量較大，一般在幾十萬元至幾千萬元不等，時間跨度較長，少則數(shù)月，多則幾年，加之財務(wù)信息化建設(shè)在高校才剛剛起步，尚處于摸索階段，缺乏制度管控與操作指南，因此，在信息化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，都面臨著諸多不確定因素，從而給信息化建設(shè)工作帶來風(fēng)險，每一種風(fēng)險，都為財務(wù)信息化建設(shè)順利進(jìn)行設(shè)置了障礙。只有充分識別財務(wù)信息化建設(shè)中的各主要風(fēng)險，并對之進(jìn)行理性分析，才能夠有針對性地采取必要措施，有效地減少甚至消滅其對信息化建設(shè)的不利影響。另外，財務(wù)信息化建設(shè)本身也是高校財務(wù)管理工作的重要組成部分，研究分析財務(wù)信息化建設(shè)的風(fēng)險及管控措施，也為高校內(nèi)部控制的進(jìn)一步完善，提供重要的參考。

二、財務(wù)信息化建設(shè)中各階段的主要風(fēng)險

1.規(guī)劃決策期的主要風(fēng)險點

規(guī)劃決策期，是財務(wù)信息化建設(shè)的首要環(huán)節(jié)，主要包括信息化建設(shè)目標(biāo)確定、需求分析、建設(shè)項目可行性論證，蘊藏的風(fēng)險主要體現(xiàn)在：

（1）缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，資源整合不足

在信息化建設(shè)過程中，往往忽略了財務(wù)信息化建設(shè)也是學(xué)校信息化建設(shè)的重要組成部分，未全盤考慮學(xué)校整體信息化建設(shè)情況，僅從財務(wù)部門角度出發(fā)，缺乏與其他業(yè)務(wù)部門的關(guān)聯(lián)互動，沒有統(tǒng)一的規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)，形成了信息孤島，從而為后續(xù)學(xué)校整體的信息共享工作增加了難度與風(fēng)險。從財務(wù)部門內(nèi)部而言，傳統(tǒng)工作模式下不同業(yè)務(wù)模塊“各自為政”，子系統(tǒng)之間過分強調(diào)獨立性和安全性，而忽略系統(tǒng)之間的內(nèi)在銜接，沒有整體規(guī)劃，部分功能設(shè)計重疊，硬件設(shè)備重復(fù)購置，從而造成了資金投入和人力資源上的浪費風(fēng)險。

（2）信息化建設(shè)目標(biāo)不明確，需求分析不合理

制定信息化建設(shè)目標(biāo)時，未參考學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃及業(yè)務(wù)部門的發(fā)展計劃，因此目標(biāo)定位模糊不清，盲目投入建設(shè)，最終導(dǎo)致項目失敗，承受損失資金的財務(wù)風(fēng)險。分析需求前，未對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析整理，沒有根據(jù)學(xué)校自身情況以及未來發(fā)展進(jìn)行合理的需求分析，直接在預(yù)算允許范圍內(nèi)，申請購買功能最齊全的系統(tǒng)，這樣可能只是將現(xiàn)有業(yè)務(wù)的部分功能系統(tǒng)化，以機器代替人工核算統(tǒng)計，而忽略了財務(wù)信息化更大的價值所在，即通過實時、多面的數(shù)據(jù)分析，為各類經(jīng)濟(jì)活動的事中管控、事后績效評價、以及事前預(yù)測等決策提供重要的數(shù)據(jù)支持。沒有對現(xiàn)有工作的流程及管理模式帶來改進(jìn)，從而大大降低了信息化建設(shè)的所能達(dá)到的效果，承擔(dān)著投入與產(chǎn)出比過大的風(fēng)險。

（3）信息化建設(shè)項目缺乏充分論證和可行性研究

信息化建設(shè)項目缺乏充分論證和可行性研究，或者可行性研究僅限于形式，導(dǎo)致決策不當(dāng)，最終無法達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。具體表現(xiàn)為以下幾種情況：

①某個系統(tǒng)在歷經(jīng)漫長的建設(shè)期、試用期、并經(jīng)過培訓(xùn)過后，由于水土不服而無法正常投入使用，造成資源上的浪費，甚至對整個財務(wù)信息化建設(shè)帶來了負(fù)面影響，這是缺乏對可實現(xiàn)性的可行性研究帶來的風(fēng)險。

②對信息化建設(shè)的目標(biāo)寄予期望過高，希望組建一套信息化系統(tǒng)就能解決財務(wù)管理上的一切疑難雜癥，而忽略了相應(yīng)的制度完善、管理模式的改進(jìn)、人員素質(zhì)的提高等方面的相輔相成，這樣不僅從成本-效益來看，十分地不經(jīng)濟(jì)，而且技術(shù)上很能無法實現(xiàn)，這是缺乏技術(shù)可行性分析所帶來的風(fēng)險。

③對信息化建設(shè)目標(biāo)期望過低，缺乏長遠(yuǎn)眼光，僅從現(xiàn)有業(yè)務(wù)考慮，以改善經(jīng)濟(jì)活動事后處理的準(zhǔn)確性和時效性為目的，只能算是電算化會計的升級版，對這樣的項目進(jìn)行建設(shè)，雖然比預(yù)期投入小，但是造成了資金閑置，從而失去了建設(shè)更完善系統(tǒng)的機會，這是缺乏項目必要性論證帶來的風(fēng)險。

2.信息化建設(shè)實施期的主要風(fēng)險

這里說的信息化建設(shè)實施，更準(zhǔn)確來講，是指財務(wù)信息化系統(tǒng)的建設(shè)實施。主要包括硬件的采購與安裝，軟件的招投標(biāo)、開發(fā)、調(diào)試、系統(tǒng)初始化、試運行、項目驗收。除自主研發(fā)外，大部分學(xué)校都采用外購或外包的形式開發(fā)信息系統(tǒng)。因此，高校的信息化系統(tǒng)建設(shè)，要嚴(yán)格執(zhí)行使用財政性資金進(jìn)行政府采購的相關(guān)規(guī)定，否則就會存在違規(guī)操作的風(fēng)險。

硬件設(shè)備的采購的風(fēng)險包括：未按照政府采購相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批、集中采購、驗收；未根據(jù)系統(tǒng)開發(fā)需要，選擇功能匹配的設(shè)備，從而導(dǎo)致功能過剩或無法使用，造成資金上浪費；硬件設(shè)備購置不及時導(dǎo)致整個系統(tǒng)建設(shè)實施周期延長。

軟件在招投標(biāo)時，往往因為專業(yè)技術(shù)限制，招標(biāo)人在招標(biāo)文件中對項目的具體方案及要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格等事項未進(jìn)行可量化統(tǒng)計的嚴(yán)謹(jǐn)說明，與供應(yīng)商的理解發(fā)生分歧，導(dǎo)致結(jié)果與期望不一致的風(fēng)險。招投標(biāo)時還要防范賄賂腐敗風(fēng)險的存在。

軟件開發(fā)過程中，由于供應(yīng)商研發(fā)團(tuán)隊技術(shù)能力和經(jīng)驗有限，或因邊開發(fā)、邊提需求的開發(fā)模式，造成建設(shè)周期增長，達(dá)不到預(yù)期效果的風(fēng)險，系統(tǒng)設(shè)計的兼容性或可延展性不強，會造成二次開發(fā)的成本增高的風(fēng)險。驗收環(huán)節(jié)，缺乏測試報告，沒有專業(yè)人士的驗收把關(guān)，系統(tǒng)投入使用后才發(fā)現(xiàn)問題，造成經(jīng)濟(jì)和時間上浪費的風(fēng)險。

3.使用與維護(hù)中的風(fēng)險

沒有充分考慮用戶體驗，導(dǎo)致系統(tǒng)使用者抵觸而加大推廣難度的風(fēng)險。系統(tǒng)宣傳、推廣力度不夠，缺乏專門培訓(xùn)，后續(xù)維護(hù)滯后，安全措施不到位，可能導(dǎo)致信息泄漏或者損毀，而無法使用系統(tǒng)的風(fēng)險。

三、風(fēng)險產(chǎn)生的原因

1.缺乏對財務(wù)信息化建設(shè)內(nèi)涵的正確認(rèn)識

雖然各大高校越來越意識到了財務(wù)信息化的重要性和開展的必然性，并積極投身于其建設(shè)當(dāng)中，但對于財務(wù)信息化的內(nèi)涵，卻沒有充分的認(rèn)識。對財務(wù)信息化的全方位了解，決定著其信息化建設(shè)的目標(biāo)定位是否清晰，方向是否正確，實施方案是否合理可行，從而是否能達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。一旦認(rèn)識發(fā)生了偏差，或者認(rèn)識不夠全面，其結(jié)果可能是投入了大量財力、物力、人力，寄予了很高期望，但結(jié)果不盡人意。主要表現(xiàn)為以下兩方面：

一方面，對財務(wù)信息化所能實現(xiàn)的具體目標(biāo)認(rèn)識不夠充分，僅僅籠統(tǒng)理解為提高財務(wù)管理水平，將其視為會計電算化的升級版，然而對于如何提高財務(wù)管理水平，能提高到何種程度，并沒有清晰地認(rèn)識。高校財務(wù)信息化是一個集計算機及其它硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫、各類應(yīng)用軟件于一體的有機整體。這個有機整體通過對高校財務(wù)工作全方位的升級改造，進(jìn)一步拓寬財務(wù)工作范圍、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、改善管控模式、提高財務(wù)部門服務(wù)水平和財務(wù)人員整體素質(zhì)。借助先進(jìn)的信息處理技術(shù)，財務(wù)數(shù)據(jù)獲取、處理時間大大縮短，精準(zhǔn)度大大提高，從而為學(xué)校各類決策提供更加高效、便捷、有價值的支撐材料。如果不明白財務(wù)信息化究竟有哪些“好處”，在具體需求分析時，要么過度盲目需求，從成本效益角度來看，不夠經(jīng)濟(jì)或者出現(xiàn)技術(shù)根本無法實現(xiàn)的情況；要么需求預(yù)計過低，造成信息資源浪費，這也是一種不經(jīng)濟(jì)的體現(xiàn)。

另一方面，對財務(wù)信息化的實現(xiàn)過程認(rèn)識不足，僅僅將財務(wù)信息化視同于購置一批計算機設(shè)備、開發(fā)一套財務(wù)軟件。財務(wù)信息化的實現(xiàn)，包括統(tǒng)籌規(guī)劃、方案設(shè)計、軟件開發(fā)、設(shè)備采購、網(wǎng)絡(luò)平臺搭建、應(yīng)用培訓(xùn)、維護(hù)更新等多個環(huán)節(jié)，具有歷時長、投入資金量大、參與人員多、二次開發(fā)的特點，它是一個循序漸進(jìn)的動態(tài)過程，如果忽略了其中任何一個環(huán)節(jié)，都將加大信息化的難度，延緩信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.未考慮學(xué)校的整體建設(shè)環(huán)境

缺乏對現(xiàn)有業(yè)務(wù)及資源的正確認(rèn)識、未結(jié)合學(xué)校實際情況因地制宜地開展信息化建設(shè)。 財務(wù)信息化擁有豐富的內(nèi)涵，是一個復(fù)雜的過程，沒有標(biāo)配版本，必須因地制宜地結(jié)合本校實際情況進(jìn)行建設(shè)，真正做到“落地”建設(shè)。其他學(xué)校的成功經(jīng)驗可以借鑒，但絕不能直接拿來照搬。但現(xiàn)實情況是，寧愿多花點錢，建設(shè)一個大而全，功能強大的系統(tǒng)，而沒有考慮是否真正適用自身學(xué)校，從而造成資源浪費。

具體表現(xiàn)在：在規(guī)劃階段，未將財務(wù)信息化建設(shè)目標(biāo)與學(xué)校的整體發(fā)展戰(zhàn)略、和財務(wù)部門的發(fā)展目標(biāo)緊密結(jié)合，從而對信息化建設(shè)目標(biāo)定位不準(zhǔn)；未充分考慮學(xué)校內(nèi)部控制相關(guān)要求，從而設(shè)計方案時不能將控制關(guān)鍵點合理地嵌入系統(tǒng)當(dāng)中；財務(wù)信息化必須立足于財務(wù)部門的各項具體業(yè)務(wù)，但往往對財務(wù)部門現(xiàn)有各項業(yè)務(wù)缺乏全面詳細(xì)梳理，對業(yè)務(wù)流程、管理模式的特點，尤其是其不足之處不甚了解，因此不明白真正需要什么，更談不上將需求按照重要性和緊迫性劃分層次；對現(xiàn)有人員素質(zhì)水平缺乏了解，對方案進(jìn)行可行性分析時缺乏專業(yè)的診斷，實施階段缺乏執(zhí)行者的全程把控，導(dǎo)致工期延長，試用期過后，仍需要花費大量時間精力進(jìn)行人員培訓(xùn)和操作指導(dǎo)；未考慮學(xué)校信息化建設(shè)的整體情況，包括網(wǎng)絡(luò)資源、硬件設(shè)備、其他部門的系統(tǒng)建設(shè)情況，僅從財務(wù)部門自身情況考慮，重復(fù)構(gòu)建設(shè)施、信息封閉孤立、從而造成人力、物力、財力上的資源浪費。以上，缺乏對自身業(yè)務(wù)和資源的正確認(rèn)識，將增加信息化建設(shè)與學(xué)校相匹配相適應(yīng)的難度。

3.缺乏有效組織、科學(xué)管理

信息化建設(shè)不僅僅帶來技術(shù)上的變革，更是管理上的變革。高校財務(wù)信息化建設(shè)不僅僅是財務(wù)部門的事情，也不僅僅是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門的事情，其涉及的范圍廣、知識綜合性強、部門人員多，是一個幾乎全員參與的項目。除了涵蓋企業(yè)內(nèi)部職能部門外，信息化建設(shè)往往涉及供應(yīng)商、客戶、分銷機構(gòu)等。領(lǐng)導(dǎo)不重視，沒有固定且專業(yè)的人從事該項工作，或者因缺乏信息相關(guān)技術(shù)，心有余而力不足。信息化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，都需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，成立建設(shè)小組進(jìn)行規(guī)范化的管理，否則，不可能自動順利進(jìn)行。

四、高校財務(wù)信息化建設(shè)各階段的風(fēng)險管控措施

1.規(guī)劃期的風(fēng)險管控

科學(xué)合理的規(guī)劃，能讓后續(xù)的信息化建設(shè)少走很多彎路，因此規(guī)劃決策期的風(fēng)險管控十分重要。

首先要明確目標(biāo)，細(xì)化需求。

制定財務(wù)信息化建設(shè)目標(biāo)時，必須與學(xué)校未來的發(fā)展戰(zhàn)略相適應(yīng)，兼顧學(xué)校整體信息化建設(shè)的規(guī)劃。既要滿足財務(wù)部門的發(fā)展，又要考慮其他部門的關(guān)聯(lián)。不能好高騖遠(yuǎn)，遙不可及，也不能妄自菲薄，觸手可及。應(yīng)該集前瞻性、清晰性、挑戰(zhàn)性與現(xiàn)實性于一體，一旦確定，不能隨意更改。

目標(biāo)明確后，需要對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面細(xì)致梳理，重點關(guān)注薄弱環(huán)節(jié)。需求分析時，需要財務(wù)人員根據(jù)學(xué)校具體情況進(jìn)行專業(yè)判斷，不能過度需求，期望一套系統(tǒng)就能解決一切管理上的問題，而忽略了成本效益原則。也不能只局限于改善眼前的一些具體工作，應(yīng)該以發(fā)展眼光看待問題，考慮將來財務(wù)工作的可持續(xù)發(fā)展需求，并將學(xué)校內(nèi)控制度中相關(guān)的關(guān)鍵控制點融入系統(tǒng)，同時兼顧其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門或個人對于財務(wù)信息化建設(shè)的建議及需求。如果能參考同行業(yè)的情況，以及對供應(yīng)商市場有一個初步了解，那將更有助于所提需求的可行性。需求的描述應(yīng)該盡量詳細(xì)易懂，有明確的可量化的指標(biāo)，以便于分析其可行性。同時，由于信息化建設(shè)是一個緩慢的過程，不能一蹴而就，因此將需求按照輕重緩急合理排序，將重要且緊急的排在前面，得以優(yōu)先保證其實施。最后，所有的需求形成書面報告，并合理預(yù)估費用，提出立項申請。

其次，可行性分析要落到實處，不能流于形式。

需求分析后，應(yīng)組織專家或聘請專業(yè)機構(gòu)從技術(shù)可行性、預(yù)算經(jīng)費可行性和操作可行性三方面對信息化建設(shè)項目做出判斷，并且充分考慮必要性、經(jīng)濟(jì)性原則，最終形成書面可行性報告。

2.實施階段的風(fēng)險管控

學(xué)校應(yīng)逐步完善信息化管理制度。在制度中應(yīng)明確參與信息化建設(shè)的組織、人員及其權(quán)責(zé)，讓信息化建設(shè)落實到人；在制度中，應(yīng)針對信息化建設(shè)的立項、審批、實施、使用與維護(hù)各個環(huán)節(jié)的流程做出詳細(xì)規(guī)定，并將國家相關(guān)規(guī)定置于其中，讓信息化建設(shè)做到有章可循，有法可依。

①打造“一把手”工程

高校財務(wù)信息化建設(shè)是一項建設(shè)周期長、投入資金量大、過程復(fù)雜、涉及部門人員眾多的工程，因此，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視與科學(xué)組織。從學(xué)校層面來合理規(guī)劃、統(tǒng)籌安排，協(xié)調(diào)各部門、各類資源，打造一只由網(wǎng)絡(luò)信息中心、財務(wù)部門、其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同參與，必要時可聘請專家協(xié)助的專業(yè)團(tuán)隊來進(jìn)行財務(wù)信息化建設(shè)，同時凝聚全校師生的力量齊參與，共同把財務(wù)信息化建設(shè)工作做好。

②找專業(yè)的人，做專業(yè)的事

招投標(biāo)應(yīng)找專業(yè)的代理機構(gòu)，組建符合標(biāo)準(zhǔn)的評標(biāo)委員會；合同條款找法律顧問審核，避免合同糾紛；項目實施階段全程有專人跟進(jìn)督促、隨時與供應(yīng)商保持良好的溝通。必要時，可聘請中立的第三方監(jiān)理機構(gòu)承擔(dān)系統(tǒng)的實施控制，向甲乙雙方負(fù)責(zé)，保障雙方的利益。項目驗收前，必須經(jīng)過試運行測試，并聘請專家參與驗收環(huán)節(jié)。

3.使用與維護(hù)期間的風(fēng)險管控

系統(tǒng)設(shè)計時要把安全問題考慮在首位，有明晰的授權(quán)使用制度，并且對于各系統(tǒng)的操作保留日志記錄可查詢。

財務(wù)部門應(yīng)制定信息化工作程序，對各系統(tǒng)有詳細(xì)的操作說明，在試運行期間，應(yīng)狠抓宣傳、推廣和培訓(xùn)，減少系統(tǒng)使用者的抵觸情緒，引導(dǎo)其按照規(guī)范化的操作流程進(jìn)行操作，減少因使用不當(dāng)，造成的各種損失。專人負(fù)責(zé)維護(hù)系統(tǒng)，及時跟蹤、發(fā)現(xiàn)、解決系統(tǒng)運行中的問題。

充分利用防火墻等各類網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，并定期對系統(tǒng)進(jìn)行掃描、查毒檢測，確保系統(tǒng)使用環(huán)境的安全。定期做好數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)升級，嚴(yán)格對系統(tǒng)進(jìn)行增刪改的管理。

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