淺淡企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

王星

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，一些企業(yè)也加快了發(fā)展的腳步。在企業(yè)管理中企業(yè)檔案屬于一種無形資產(chǎn)管理，貫穿了整個企業(yè)的各種活動，真實的記錄了企業(yè)經(jīng)營管理中的成果，因此在企業(yè)管理中具有重要地位。作為企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的一個重要基礎(chǔ)，企業(yè)檔案對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益增長有著非常重要的作用，只有不斷加強(qiáng)對企業(yè)檔案的開發(fā)利用，從而提高企業(yè)檔案的利用率，將存在的潛在價值進(jìn)行挖掘，從而為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)出巨大的力量。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案信息資源；檔案編研；業(yè)務(wù)素養(yǎng)；開發(fā)利用

1企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源

企業(yè)檔案記錄了企業(yè)每一項活動的具體過程中，是一個能夠反映企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理等眾多方面的具體資料呈現(xiàn)方式。企業(yè)檔案在整個企業(yè)的經(jīng)營中的地位無法估算，正確的企業(yè)檔案能夠為企業(yè)管理者提供一個決策依據(jù)，在生產(chǎn)過程中企業(yè)檔案能夠作為一個重要的技術(shù)資源，不僅使技術(shù)開發(fā)省去了大量的時間，還使得技術(shù)經(jīng)驗積累工作得到加強(qiáng)。此外，企業(yè)檔案作為歷史憑證能夠很好的在企業(yè)發(fā)生產(chǎn)權(quán)糾紛時作為有效證據(jù)呈現(xiàn)，是對企業(yè)資產(chǎn)進(jìn)行評估的一個不可缺少的重要依據(jù)。因此，必須要重視企業(yè)檔案的建設(shè)，真正將其作為企業(yè)的一種重要資源進(jìn)行開發(fā)與利用。

2促進(jìn)企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用建議

企業(yè)檔案作為服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)、管理、經(jīng)營中的一個重要信息資源，企業(yè)檔案管理部門必須要加強(qiáng)對其開發(fā)與利用，從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

2.1增強(qiáng)檔案管理意識

為了提高員工的檔案意識，需要讓員工了解和肯定檔案在企業(yè)工作核查、經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)和科技研究中的重要作用。充分開發(fā)利用檔案資源，可以給企業(yè)帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識檔案的重要性，鼓勵員工重視檔案資源的利用，促進(jìn)檔案管理者積極開發(fā)檔案資源，促進(jìn)檔案資源的相互促進(jìn)和共同進(jìn)步。在日常工作中，只要領(lǐng)導(dǎo)重視項目檔案的收集、整理和歸檔，檔案管理工作從源頭上就可以做好。要重視檔案管理系統(tǒng)的建立和實施，使檔案管理工作離不開檔案管理系統(tǒng)。為了讓員工知道檔案工作的支持和參與檔案的重要性，檔案可以通過舉辦展覽、培訓(xùn)班、研討會等形式，加強(qiáng)檔案、宣傳檔案工作、檔案知識的普及和提高檔案員工意識，逐步消除員工檔案和檔案工作與陌生的神秘感，培養(yǎng)他們的檔案意識。

2.2加快檔案信息化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理都是以紙質(zhì)文件，這樣不利于進(jìn)行檔案資料的查找，因此需要將傳統(tǒng)的檔案信息建設(shè)工作向著數(shù)字信息化方向發(fā)展。目前可以借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案的查閱，然后在通過電子信息文件進(jìn)行紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)變。所以，企業(yè)在檔案建設(shè)時，必須要提高計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，加強(qiáng)信息化檔案管理的建設(shè)水平，積極開發(fā)利用新型的企業(yè)檔案信息管理手段，從而加快企業(yè)適應(yīng)社會的步伐，真正的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

2.3加強(qiáng)檔案服務(wù)觀念

企業(yè)檔案工作的重點就是檔案信息資源的開發(fā)利用。因此，為了能夠更好的開展企業(yè)信息檔案工作，必須要重視加強(qiáng)檔案的服務(wù)，通過樹立一個開放、共享、主動的服務(wù)意識。在保證企業(yè)檔案信息安全的前提下，充分挖掘企業(yè)檔案信息資源，開放和共享企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)成果。此外，還需要變被動服務(wù)為主動積極服務(wù)，通過分析企業(yè)員工存在的潛在需求，為企業(yè)員工主動提供方便、快捷的信息服務(wù)，保證員工在信息的查找上能夠?qū)崿F(xiàn)準(zhǔn)確、快速，從而滿足員工的檔案信息需求。

2.4提高檔案人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)

為了能夠有效的開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源，就必須要重視培養(yǎng)檔案工作人員的專業(yè)能力，提高檔案管理人員的自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)。作為一名合格的檔案管理人員必須要具備以下幾種基本素養(yǎng)：首先要具有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德和相關(guān)保密意識，嚴(yán)格按照企業(yè)的檔案管理制度辦事。其次，必須要具有檔案管理專業(yè)知識及良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟悉企業(yè)檔案管理中每一個環(huán)節(jié)的要求，并具有實際操作檔案管理工作的技能，熟練使用信息化檔案管理系統(tǒng)。最后，必須要具有一定的綜合協(xié)調(diào)能力和文字處理能力，從而提高檔案信息的質(zhì)量。

2.5完善檔案管理制度

伴隨社會不斷發(fā)展，企業(yè)檔案信息是隨著企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的一種原始記錄。因此在開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源時，必須要嚴(yán)格按照企業(yè)相關(guān)制度規(guī)定，認(rèn)真執(zhí)行公司檔案管理制度，做好相關(guān)統(tǒng)計分析工作。建立完善的單位檔案借閱制度，從而有利于開展企業(yè)檔案管理工作，嚴(yán)格履行企業(yè)檔案借閱登記和審批手續(xù)。借閱者在借閱檔案時必須要填寫清楚檔案利用的目的，并且寫明具體的內(nèi)容和將會起到的作用和產(chǎn)生的效益，從而不斷積累資料，為開發(fā)檔案資源的利用效果進(jìn)行很好的展示。

2.6積極開展檔案編研工作

檔案管理人員應(yīng)密切結(jié)合企業(yè)需要開展檔案編研工作，得出結(jié)論，并從大量的檔案材料的數(shù)據(jù)和證據(jù)的規(guī)律性，這是集中、概括、編制結(jié)構(gòu)、文字簡潔、檔案信息系統(tǒng)的完整集合。開發(fā)實用價值的匯編和研究成果，首先是普遍的研究成果。這是對檔案信息資源的簡單處理，其次是在檔案通用編纂的基礎(chǔ)上進(jìn)行多種信息處理。通過系統(tǒng)化、知識化的提煉，可以轉(zhuǎn)化為深層次的處理結(jié)果，使用戶更快捷、更有效地提取必要的檔案信息，從而在工作中產(chǎn)生實際效益。在一定程度上，深度檔案信息的編輯和研究成果比一般的研究成果更為貼切，從更深層次上揭示了檔案信息的內(nèi)涵，能夠更好地滿足用戶的需要。

2.7夯實檔案信息資源基礎(chǔ)

在企業(yè)開發(fā)利用檔案信息資源時，必須要提前做好文件材料的積累、收集和歸檔工作，從而保證歸檔檔案的種類、數(shù)量、內(nèi)容的完整有效性。此外在檔案歸檔方面，首先要根據(jù)企業(yè)的實際情況，制定出需要進(jìn)行的歸檔范圍，尤其是做好企業(yè)發(fā)展過程中重大活動、重要資產(chǎn)管理等產(chǎn)生文件材料的及時收集歸檔。其次，要定期做好企業(yè)檔案的銷毀工作，及時剔除失去保存價值的檔案，從而降低檔案信息管理的投入。

3結(jié)論

綜上所述，隨著社會的不斷進(jìn)步，企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用能夠很好的促進(jìn)企業(yè)地發(fā)展，提升企業(yè)的競爭力。因此，必須要從增強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的管理意識，樹立積極的檔案服務(wù)觀念，建立完善的檔案管理制度，并且積極開展檔案編研工作等，這樣才能夠促進(jìn)企業(yè)對檔案信息資源開發(fā)和利用的效率，真正的促進(jìn)檔企業(yè)案管理工作水平的提升，讓檔案信息資源在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮出巨大的效益。

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