淺談事業(yè)單位檔案管理工作難點及策略

馬云霞

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理作為重要管理內(nèi)容，需要迎合實際，從檔案管理難點入手，積極遵守檔案管理原則，開展科學化管理，真正發(fā)揮出檔案的積極效用，以此為相關工作開展提供科學助力，本文從具體的問題進行闡述，結合實踐分析，旨在提高認識，以此為機關事業(yè)單位檔案管理工作的順利有效開展提供科學支持。希望能夠達到有效管理目的，實現(xiàn)機關事業(yè)單位的服務價值。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化措施

經(jīng)濟的快速發(fā)展以及社會轉型的深入，使事業(yè)單位的服務方向與工作內(nèi)容發(fā)生了一定的變化，為了更好地服務于經(jīng)濟生產(chǎn)與社會生活，事業(yè)單位自身要逐步轉變管理手段以及運行模式，實現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部體系的升級。檔案管理作為事業(yè)單位資料、文件收集、設備管理、產(chǎn)品服務工作的重要組成部分，對于事業(yè)單位的規(guī)劃與發(fā)展有著較為直接的影響。為了更好地發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作的實踐意義，需要對已有的事業(yè)單位管理機制進行創(chuàng)新，使其貼合事業(yè)單位發(fā)展工作的客觀要求，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。

1事業(yè)單位檔案管理的難點

1.1事業(yè)單位檔案管理理念落后

一些事業(yè)單位在檔案管理的過程中，將檔案管理單純的劃歸為資料的簡單堆砌與匯總，不需要進行專門的檔案管理活動。這種錯誤的思維在很大程度上了制約了事業(yè)單位檔案管理工作開展的效率，一方面事業(yè)單位檔案管理人員沒有工作的積極性與主動性，造成了事業(yè)單位管理資源的浪費，導致資料在堆積的過程中形成一種無序的狀態(tài)。另一方面事業(yè)單位檔案管理工作的人力、物力以及財力難以進行科學調配，工作人員無法進行高效的檔案管理活動，增加了檔案管理過程中出現(xiàn)遺漏的機率，無法真正發(fā)揮檔案管理工作積極作用。

1.2事業(yè)單位管理手段有待提升

事業(yè)單位工作內(nèi)容的增加與工作范圍的擴大，使得檔案管理呈現(xiàn)出多元化的趨勢，如果使用傳統(tǒng)的檔案管理手段，顯然難以真正滿足實際的使用需求，但是受制于客觀環(huán)境，檔案管理難以在短時間內(nèi)進行必要的升級，無法使用現(xiàn)代化的手段，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理活動的升級優(yōu)化，構建起現(xiàn)代化的管理模式，提升事業(yè)單位的服務能力。

2事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新所遵循的原則

2.1新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新要遵循科學性的原則

新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新體系的構建，要充分體現(xiàn)科學性的原則，只有從科學的角度對新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新應用的主要流程、新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式的基本要求以及新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重難點進行細致而全面的考量，才能夠最大限度的保證滿足新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新切實滿足使用要求，只有在科學精神、科學手段、科學理念的指導下，相關工作人員才能夠以現(xiàn)有的社會物質資源為基礎，構建新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的新體系。

2.2新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的應用必須要遵循實用性的原則

由于新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)容多樣，操作環(huán)節(jié)較多。為了適應這一現(xiàn)實狀況，新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的相關操作之中，就要盡可能的增加新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方案的容錯率，減少外部環(huán)境對新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的影響。降低操作的難度，使得在較短時間內(nèi)，進行批量操作，保證各個環(huán)節(jié)中新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作的順利開展。

3事業(yè)單位檔案管理的具體策略

3.1建立健全事業(yè)單位檔案管理制度

首先，為保障事業(yè)單位檔案管理工作的有序進行，相關的事業(yè)單位領導部門應當制定科學化、規(guī)范化的規(guī)章制度，同時規(guī)章制度的確立還需要高度結合事業(yè)單位的實際情況。規(guī)章制度的確立應當具備三大特性，即可行性、實用性以及簡便性，確保工作人員能夠高效、簡便地使用檔案。需要注意的是，任何規(guī)章制度的出臺都應當是平等獨立的，即其規(guī)章制度既要對基層的各個工作人員產(chǎn)生約束作用，也要對每一位使用檔案和相關領導人員產(chǎn)生一定的影響，確保每一位接觸檔案管理工作的人員都符合相應的要求與規(guī)范，從而保證檔案使用過程的中的完整與安全。

3.2深化事業(yè)單位檔案管理

我國社會的每一個事業(yè)單位，都應該對檔案管理工作引起足夠的重視，明確自身單位檔案管理工作時候的定位。這就需求各事業(yè)單位，定期進行對工作人員的考察和抽查工作，確保其平日的工作落實到位。同時，還應當出臺一定動態(tài)監(jiān)察工作的相應機制，確保任何考察工作有法可尋，確保各項工作落實到位。此外，事業(yè)單位的領導部門還需要出臺相應的評價機制，以此更進一步規(guī)范工作人員的日常作業(yè)，推動檔案管理工作進一步規(guī)范化、科學化。

3.3加強檔案管理保密工作

就檔案管理工作而言，其首要任務即為開展好保密工作。針對紙質檔案的存放、瀏覽等工作，事業(yè)單位必須建設單獨區(qū)域進行設置，并加強對其倉庫門、窗等防盜工作，并增派一定的安保人員，禁止閑雜人等出入檔案儲藏室。尤其要注重對安保人員的教育培訓工作，針對普通檔案與機密檔案進行嚴格區(qū)分，一旦機密檔案遭到泄露或損失的情況出現(xiàn)，將會嚴重危害到國家與社會的財產(chǎn)安全。因此，進一步加強檔案管理中的保密工作是各事業(yè)單位的重點任務。

3.4實現(xiàn)檔案管理信息化

在互聯(lián)網(wǎng)計算機科技力量不斷發(fā)展的形勢下，檔案管理工作走向數(shù)字化、信息化已是必然趨勢。相關事業(yè)單位領導應當加強檔案管理信息化的進程推動，組織工作人員學習計算機信息技術，并向各信息化程度較高的單位進行學習，提升檔案管理工作信息化程度的同時，進一步加強檔案的保密性。信息化的檔案管理模式，能夠更好提升工作的效率與質量，只有做好信息化建設，事業(yè)單位才能更好給予社會與人民群眾服務。

3.5增強檔案人員綜合素質

檔案管理工作人員的素質高低直接決定了檔案管理工作的質量。所以，事業(yè)單位應當不斷提升相關工作隊伍的建設，切實提高工作人員的專業(yè)素質與能力。針對檔案管理工作而言，其實用性較強，如果沒有一定的工作經(jīng)驗，往往會在工作中出現(xiàn)一定的困難或不足。因此，事業(yè)單位在組織檔案管理隊伍的過程中，要注重選擇具有長期工作經(jīng)驗的人才帶領新入職的員工進行工作。同時，可不定期組織培訓工作，幫助員工獲得專業(yè)理論知識的同時，提升自身的職業(yè)道德操守水平，保障檔案管理工作的質量與效率。

4 結束語

總之，作為事業(yè)單位，在檔案管理工作中，需要結合具體問題，從事業(yè)單位的長遠發(fā)展視角出發(fā)，積極深入實踐，采取健全的管理制度，引入專業(yè)管理人才，實現(xiàn)專業(yè)化的檔案管理，提升事業(yè)單位發(fā)展有效性，作為相關工作人員，不僅要高度重視現(xiàn)代檔案管理的重要性，更要積極學習，不斷提高檔案管理質量與效率，從而為國家各項事業(yè)發(fā)展以及人們的需要提供科學保證。

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