檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對(duì)策探微

趙丹

摘 要：檔案管理作為機(jī)構(gòu)發(fā)展中必不可少的一個(gè)關(guān)鍵組成部分，應(yīng)該予以高度重視，促使其能夠表現(xiàn)出較為理想的實(shí)際效益，尤其是需要注重方式方法的創(chuàng)新優(yōu)化，促使其能夠滿足于當(dāng)前檔案管理的高要求，其中信息化管理手段就是比較重要的一個(gè)發(fā)展方向。本文就重點(diǎn)圍繞著檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及其優(yōu)化對(duì)策進(jìn)行了分析論述。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；對(duì)策

隨著當(dāng)前我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化程度越來越高，相應(yīng)信息數(shù)據(jù)資源同樣也越來越豐富，這雖然在較大程度上有效提升了各個(gè)行業(yè)的發(fā)展運(yùn)行水平，但是同樣也對(duì)于管理工作提出了更好的要求，其中檔案管理的難度就比較突出，需要從技術(shù)層面進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化。在檔案管理工作中較好落實(shí)信息化建設(shè)是比較重要的一環(huán)，需要切實(shí)圍繞著信息化建設(shè)的各個(gè)要點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)分析，促使其能夠得到高效有序運(yùn)用，符合未來檔案管理的基本要求，降低可能形成的明顯問題和缺陷威脅。

1 檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理工作的落實(shí)，雖然信息化建設(shè)越來越受到關(guān)注，也成為了很多機(jī)構(gòu)未來發(fā)展的主要方向，并且進(jìn)行了初步嘗試，但是在具體執(zhí)行中依然表現(xiàn)出了較多的問題和缺陷，檔案管理的信息化建設(shè)現(xiàn)狀并不理想，存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（1）認(rèn)識(shí)不清。對(duì)于當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的有效落實(shí)，存在的一個(gè)重要問題就是認(rèn)識(shí)不清，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理信息化的清晰認(rèn)識(shí)，如此也就無法發(fā)揮檔案管理信息化的最大作用。這種認(rèn)識(shí)方面的缺陷首先表現(xiàn)在重視程度上，當(dāng)前依然存在很多檔案管理人員意識(shí)不到發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)的必要性，對(duì)于傳統(tǒng)的人工檔案管理模式過于倚重，如此也就無法給予較為充分的支持，導(dǎo)致其后續(xù)多項(xiàng)工作的落實(shí)受阻；另外，這種認(rèn)識(shí)層面存在的缺陷往往還表現(xiàn)在對(duì)于信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不明確，僅僅將檔案管理的信息化發(fā)展看作是計(jì)算機(jī)管理的簡(jiǎn)單運(yùn)用，如此也就無法充分發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的最大價(jià)值，由此形成的威脅和干擾問題同樣也是比較突出的。

（2）投入不充分。對(duì)于當(dāng)前很多機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)的有效落實(shí)，其存在的問題往往還表現(xiàn)在投入不充分上，如此也就必然會(huì)導(dǎo)致相應(yīng)工作執(zhí)行不暢，缺乏理想的支持力度。這種投入方面的缺陷首先表現(xiàn)在資金層面，沒有能夠較好為檔案管理的信息化發(fā)展提供較強(qiáng)的資金支持，進(jìn)而也就很容易導(dǎo)致相關(guān)設(shè)備采購以及培訓(xùn)工作無法開展，檔案管理的信息化建設(shè)面臨較多的困難。此外，這種投入方面的缺陷還表現(xiàn)在人員方面，沒有能夠配置較為充分的人力資源，專業(yè)的管理人才欠缺，進(jìn)而同樣也會(huì)限制檔案管理信息化發(fā)展。

（3）安全問題威脅大。結(jié)合相應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的有效落實(shí)，其在技術(shù)層面同樣也存在著一些較為明顯的問題，因?yàn)橄嚓P(guān)數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用并不是特別理想，在具體引入和應(yīng)用中存在著較為明顯的缺陷，如此也就極有可能導(dǎo)致檔案管理信息化的建設(shè)受到威脅。在這種技術(shù)層面的威脅干擾中，安全問題是比較突出的，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)信息不完善，或者是相應(yīng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)不合理，進(jìn)而也就有可能在檔案管理信息化發(fā)展中表現(xiàn)出較強(qiáng)的問題威脅，最終形成嚴(yán)重的檔案信息損失威脅。此外，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存在的較多病毒以及黑客等侵蝕因素，也會(huì)對(duì)于檔案管理信息化系統(tǒng)的安全性產(chǎn)生威脅，同樣也需要在未來發(fā)展中予以高度重視。

2 檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化對(duì)策

為了更好促使檔案管理信息化建設(shè)能夠表現(xiàn)出較強(qiáng)的作用價(jià)值，促使其能夠較好規(guī)避上述各類問題威脅，必然需要重點(diǎn)加強(qiáng)相關(guān)優(yōu)化措施的有效探討，其中較為核心的檔案管理信息化建設(shè)舉措如下：

（1）提升重視程度。在檔案管理信息化發(fā)展中，較為基本的一個(gè)前提條件和保障措施就是提升管理人員的重視程度，如此才能夠較好推動(dòng)后續(xù)各項(xiàng)工作的開展。結(jié)合這種重視程度的有效提升，需要確保相關(guān)管理人員能夠首先詳細(xì)了解和掌握檔案管理信息化的基本內(nèi)容，了解將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中能發(fā)揮出來的重要價(jià)值，尤其是對(duì)于檔案管理的便捷性以及高效性優(yōu)化作用，必然需要進(jìn)行詳細(xì)闡述；進(jìn)而也就能夠促使相關(guān)管理人員能明確未來檔案管理的發(fā)展方向，較好實(shí)現(xiàn)對(duì)于信息化技術(shù)的有效引入，促使其能夠逐步取代傳統(tǒng)的人員管理模式。

（2）加大資金投入力度。對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，除了要從思想上予以重視外，還需要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)于經(jīng)濟(jì)層面的有效投入，能夠促使檔案管理信息化具備理想的物質(zhì)支持，進(jìn)而也就能夠更好提升檔案管理的信息化發(fā)展效果。結(jié)合這種資金投入力度的有效提升，其主要就是為了較好實(shí)現(xiàn)對(duì)于相關(guān)需求的詳細(xì)分析，明確檔案管理信息化建設(shè)涉及到的所有資金需求，做好準(zhǔn)確預(yù)算，如此也就能夠較好配置較為合理的資金，促使相應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)能夠得到有效落實(shí)。例如對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)中所需要的所有硬件設(shè)備，都需要撥付專項(xiàng)資金予以支持，并且能夠做好資金的有序管控，避免出現(xiàn)資金的浪費(fèi)問題，將所有資金都能夠應(yīng)用到最為適宜的地方。

（3）培養(yǎng)專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)。在檔案管理信息化發(fā)展中，對(duì)于人員的需求同樣存在著新的要求，不僅僅需要在管理人員數(shù)量上具備較為理想的滿足效果，還需要重點(diǎn)從人員素質(zhì)方面予以提升，促使檔案管理人員能夠適應(yīng)于信息化發(fā)展趨勢(shì)，較好實(shí)現(xiàn)對(duì)于信息化檔案管理模式的落實(shí)運(yùn)用。基于此，必然需要重點(diǎn)圍繞著相應(yīng)管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行有效培養(yǎng)，盡量促使相關(guān)管理團(tuán)隊(duì)由專業(yè)人才構(gòu)成，避免出現(xiàn)濫竽充數(shù)的問題，加大對(duì)于管理人員的審查力度，確保其能夠較好掌握相關(guān)信息化檔案管理技術(shù)，避免可能形成的較大管理失誤問題。此外，還需要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)于人才培養(yǎng)的關(guān)注，促使相關(guān)檔案管理人員能夠接受適宜的培訓(xùn)，結(jié)合信息化技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行自身的學(xué)習(xí)，能夠熟練運(yùn)用最新型的信息化檔案管理技術(shù)進(jìn)行操作，確保自身信息處理能力以及計(jì)算機(jī)操作技術(shù)較為理想。

（4）加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新完善。為了更好促使檔案管理信息化發(fā)展能夠具備較強(qiáng)實(shí)際效益，必然還需要重點(diǎn)圍繞著相關(guān)技術(shù)手段進(jìn)行不斷創(chuàng)新完善，能夠促使相關(guān)技術(shù)手段具備理想實(shí)用性，對(duì)于以往檔案管理信息化運(yùn)行中存在的信息泄露以及威脅問題形成明顯規(guī)避彌補(bǔ)?；诖?，從數(shù)據(jù)庫建設(shè)入手進(jìn)行優(yōu)化是必不可少的，需要詳細(xì)分析數(shù)據(jù)庫建設(shè)的要求，并且著眼于整個(gè)檔案管理流程中進(jìn)行細(xì)化，分析如何提升數(shù)據(jù)庫建設(shè)完整性，確保其能夠?qū)τ跈n案管理的所有數(shù)據(jù)信息形成有序管控和保存，并且能夠設(shè)定較為合理的防火墻以及權(quán)限，避免不具備資格的人員隨意查閱檔案信息資料。

3結(jié)束語

綜上所述，對(duì)于檔案管理工作的發(fā)展優(yōu)化，信息化建設(shè)是未來發(fā)展重要方向，需要切實(shí)圍繞著檔案管理信息化發(fā)展的問題和干擾因素進(jìn)行詳細(xì)分析，結(jié)合相關(guān)問題進(jìn)行探究完善，綜合提升檔案管理信息化建設(shè)實(shí)際效益。

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