科技檔案的規(guī)范化管理與利用

朱陽明

摘 要：在科技檔案的規(guī)范化管理中，作為檔案工作人員，不僅要做好檔案資源的前期收集準(zhǔn)備、中期整理管理、后期開發(fā)利用等工作，而且要掌握科技檔案管理規(guī)范化的要點(diǎn)與意義，努力做好檔案管理規(guī)范化工作中應(yīng)該完成的基礎(chǔ)性任務(wù)，加強(qiáng)對科技檔案的開發(fā)、管理、利用等工作的對策研究，緊抓住圍繞各方面工作產(chǎn)生的檔案信息資料，將基本的檔案資源優(yōu)勢轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源方向的整體提升，把檔案的內(nèi)在價(jià)值深入挖掘出來?？萍紮n案是檔案學(xué)領(lǐng)域中的珍貴知識資產(chǎn)的一部分，潛藏著極大的科研意義與資源能量，是極具保存價(jià)值的重要科技文件，在科研與生產(chǎn)建設(shè)工作中起到了關(guān)鍵性的作用。

關(guān)鍵詞：科技檔案；檔案管理；信息資源；開發(fā)利用

1 健全檔案管理工作法規(guī)

作為科技檔案工作人員，在工作中必須要時(shí)刻按照相關(guān)的法律制度的要求進(jìn)行。通過實(shí)踐中的具體工作結(jié)合法律法規(guī)，讓利用者更清楚地了解科技檔案文件材料的形成過程，將檔案文件的累積、開發(fā)、歸檔、整理等自己應(yīng)盡的工作職責(zé)做到更好，發(fā)揚(yáng)檔案工作者的從業(yè)態(tài)度，加強(qiáng)檔案工作者對實(shí)際工作的認(rèn)識程度，提高檔案工作者在法規(guī)基礎(chǔ)上對檔案管理實(shí)踐操作的工作能力，使檔案工作行業(yè)能在社會中得到持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。將科技檔案管理工作與社會經(jīng)驗(yàn)、社會實(shí)際情況相呼應(yīng)，既科學(xué)地判斷規(guī)劃檔案事業(yè)的發(fā)展方向與前進(jìn)目標(biāo)，又能切實(shí)地實(shí)現(xiàn)提出的總目標(biāo)。如此，科技檔案管理背后的法治特性才能在企事業(yè)單位中得到落實(shí)，在日常對科技檔案的管理工作中也才能融入法律，更嚴(yán)謹(jǐn)、更細(xì)致。

2 完善科技檔案資源系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化

在當(dāng)今大社會背景下，檔案資源已經(jīng)不單純是沉浮于實(shí)質(zhì)性載體上，如：紙質(zhì)材料等，為了方便檔案文件的管理與利用，以及進(jìn)一步的發(fā)揮它們最大的作用與意義，多數(shù)企業(yè)單位開始利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，將原來呈現(xiàn)在紙面上的檔案文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的載體形式，建立科技信息資源庫，將日常工作中的檔案信息資源的共享與再利用構(gòu)建成數(shù)字化的便捷模式，大大地提高了科技檔案后續(xù)的被利用率和價(jià)值體現(xiàn)。

在建立了科技檔案信息資源庫的基礎(chǔ)上，還可以建立一些相關(guān)的檔案資源網(wǎng)站，不僅對信息資源庫起到了更好的解釋說明作用，也更方便利用者的調(diào)取與查閱，使各類有意義的科技信息類報(bào)道和科研性質(zhì)的咨詢服務(wù)工作進(jìn)行及時(shí)的收集、管理、發(fā)布與反饋。將檔案網(wǎng)站與信息資源庫兩相結(jié)合，更便于對各部門各類項(xiàng)目的科技相關(guān)研究成果和檔案信息資源進(jìn)行整合處理，及時(shí)補(bǔ)充資源庫存，隨時(shí)為本企業(yè)單位的科技檔案管理成果的推廣、開發(fā)、利用提供更快捷簡便的服務(wù)與幫助。

3 注重檔案專業(yè)工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)與提升

對于科技檔案管理工作來講，工作環(huán)境與難度、工作對象涉及的內(nèi)容、工作時(shí)所用的方法等均屬于外部因素，想要將檔案人員的責(zé)任體現(xiàn)到最大化，最重要的就是檔案工作人員的內(nèi)在素質(zhì)的整體提升。針對科技檔案信息系統(tǒng)，必須在產(chǎn)生文件的開始就以最高程度的知識儲備來行使檔案工作者的監(jiān)督職能，同時(shí)要培養(yǎng)檔案工作人員對于檔案信息資源及研究成果實(shí)時(shí)性、可靠性的理解與敏感度，熟練掌握自身對于信息資源的收集與管理的相關(guān)工作技能。從更深層意義上講，檔案工作人員自身素質(zhì)的高低將直接影響檔案工作過程中會出現(xiàn)的一系列問題以及工作的完成質(zhì)量與價(jià)值層次，因此，對于檔案工作者的整體素質(zhì)的培養(yǎng)的重視程度必須被放在第一位，適當(dāng)?shù)慕M織一些技能培訓(xùn)與工作教育，檔案工作人員不僅要在理論基礎(chǔ)中做到扎實(shí)掌握、靈活運(yùn)用，而且要在平時(shí)的實(shí)際工作中不斷積累檔案管理工作的科學(xué)實(shí)踐技能，以此來努力提升檔案工作者的從業(yè)素養(yǎng)，向更高層次、高要求的新型人才邁進(jìn)。

4 科技檔案的開發(fā)與利用

科技檔案的利用過程與利用后的價(jià)值體現(xiàn)是衡量檔案工作人員能力高低的標(biāo)尺，更是對企事業(yè)單位中科技檔案管理工作完善程度和完成質(zhì)量的比對標(biāo)準(zhǔn)，讓科技檔案資源更好地被開發(fā)利用也是做好檔案管理工作的根本意義。在重視科技檔案工作中的各項(xiàng)基礎(chǔ)性管理與建設(shè)的同時(shí)，也要特別注意把檔案工作者的主要精力放在對檔案信息資源后續(xù)的集中開發(fā)和利用上，以保證將科技檔案的最大價(jià)值發(fā)揮到實(shí)處。

首先，要將每一個階段形成的檔案資源梳理清楚，無論是時(shí)間、內(nèi)容、形成者都要進(jìn)行統(tǒng)一的梳理與把控，以企業(yè)整體為中心進(jìn)行宏觀調(diào)控，想要做到這一點(diǎn)，就要求檔案工作人員們不能只局限于工作在部門內(nèi)，不能將自己的工作目標(biāo)限制在檔案部門內(nèi)，要走出檔案部門，走出單位本身，要將檔案這個宏觀的目標(biāo)作為自己的行動指南，了解各項(xiàng)工作的實(shí)時(shí)動態(tài)，及時(shí)為利用者提供所需的資料，讓檔案的潛在價(jià)值發(fā)揮到最大。

其次，應(yīng)積極應(yīng)用技術(shù)手段提高科技檔案信息的的利用率和利用質(zhì)量，如使用計(jì)算機(jī)或其它電子設(shè)備輔助科技檔案管理工作的更好的完成，應(yīng)用激光掃描、 縮微處理技術(shù)等將重要的實(shí)體科技檔案文件存入信息系統(tǒng)內(nèi)，再利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)理清已保存的科技檔案內(nèi)容的脈絡(luò)并進(jìn)行整理、分析、傳播，使科技檔案信息資源的查詢檢索變得更加簡單便捷，使檔案利用者能更好的完成科技檔案資源的篩選與再利用。

最后，對于極具多樣化的檔案資源，科技檔案的保管單位與工作者還應(yīng)在確定開發(fā)和利用目標(biāo)的基礎(chǔ)上，對信息資源開展基礎(chǔ)編研工作。作為一個檔案工作者，編研是檔案管理工作過程中極為重要的一環(huán)，隨著信息系統(tǒng)在科技檔案管理中的應(yīng)用，，檔案管理人員應(yīng)盡自己所能更好的發(fā)展檔案信息資源編制等工作，提高科技檔案的管理效率，加強(qiáng)對檔案自身價(jià)值的提升與運(yùn)用，從而使科技檔案能更好的為企業(yè)與大眾服務(wù)。

科技檔案是檔案學(xué)領(lǐng)域中非常重要的組成部分之一，科技檔案的管理工作更是在科技檔案的形成過程中起到了承上啟下的必不可少的作用。檔案工作完成的好與不好將直接影響到檔案本身的質(zhì)量與價(jià)值，只有將檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好，才能更好的為科技研究與發(fā)展服務(wù)。如今，隨著當(dāng)今社會對于科技檔案越來越重視，科技檔案管理工作在學(xué)術(shù)領(lǐng)域的地位也越來越高，為社會及大眾們帶來的作用也越來越強(qiáng)。切實(shí)落實(shí)檔案管理工作，從基礎(chǔ)開始做起，認(rèn)真收好、管好、用好每一份科技檔案，為企事業(yè)單位、普通群眾的利用提供更多方便，為學(xué)術(shù)研究工作提供更多有價(jià)值的檔案信息資源，為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，努力為社會帶來更加優(yōu)質(zhì)高效的檔案性服務(wù)，加強(qiáng)科技檔案的規(guī)范化開發(fā)與利用，提高科技檔案的潛在價(jià)值，對檔案工作者的未來發(fā)展帶來更多樣化的發(fā)展可能。

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