公路橋梁隧道工程中的檔案管理的重要性及措施研究

摘 要：為了更好地完成公路橋梁隧道工程，加強檔案管理的建設工作是每一個建筑企業(yè)必須要重視的。在檔案管理的工作中，需保證監(jiān)理資料的連續(xù)性和完整性，充分發(fā)揮檔案資料在工程建設及建成后維護中的作用。作者結合多年的工程實踐，淺談一下檔案管理的重要性，并圍繞檔案管理為工作人員提供一些可行性的意見，進一步改進工作中的弊端，提供工作效率。

關鍵詞：公路橋梁；隧道工程；檔案管理

當前我國檔案管理工作普遍存在這樣一些現(xiàn)象，如管理制度不完善，管理人員業(yè)務素質偏低，檔案檢索的效率低下以及信息開發(fā)和編制上存在缺陷等等。這些現(xiàn)象在建筑工程項目中也暴露的比較明顯，因此，作者針對以上的一些問題提出幾點建議，也進一步說明檔案管理工作的重要性。

1 檔案管理的重要性

日常監(jiān)理資料是工程項目實施監(jiān)理過程中直接形成的，是歸檔的各種形式載體的原始記錄，也是工程建設過程真實、全面的反映。因此，檔案管理也是監(jiān)理工作重要的工作內容，它是進行目標控制與合同管理的基礎工作，同時也是評定監(jiān)理工作，界定監(jiān)理責任的重要依據(jù)。在施工過程中，對于監(jiān)理資料要做到及時整理，真實完整、分類有序。

由于一般工程建設項目周期長，又涉及多種專業(yè)，導致監(jiān)理資料也會隨之漫長的過程而繁雜起來，如不及時的對監(jiān)理資料進行科學分類，歸類管理，勢必對日后的竣工資料的整理工作帶來困難，影響工程的竣工驗收。在工程開工前總監(jiān)辦應根據(jù)工程監(jiān)理文書簽批程序與建設單位、承包單位對資料的分類、格式、份數(shù)達成一致意見，并建立文件的日常管理臺賬。

因此，對于每一個工程項目來說，建設檔案室，設立專門的工作人員開展檔案管理工作是必不可少的一個環(huán)節(jié)。

2 檔案管理的相關措施

作者通過查閱大量的相關文獻，再結合自身的工作經(jīng)驗，從個人以及企業(yè)兩方面談一下檔案管理的措施，旨在加強員工的工作效率，進一步增加企業(yè)的效益。

2.1 提高管理人員專業(yè)水平

作為一名檔案管理工作人員，需明確自身的本職工作，還需做到職守愛崗敬業(yè)，全力以赴地完成自己的工作，為客戶提供最優(yōu)質的服務，盡到為客戶高效準確提供信息檔案的責任。因此，企業(yè)必須要為工作人員提出一些能力的標準，作者也主要從具體的工作內容和工作態(tài)度兩方面進行總結，如下；

2.1.1 工作內容

檔案是個人的歷史證據(jù)，管理人員必須要以維護檔案及相關資料的完整性為第一工作要務，具備按時完成對檔案文件的篩選、簽定及保管工作的能力，無論是從歷史、法律還是從職能及行政角度，都能以清晰的頭腦運用最合理的方式，對其進行分類，同時也切實客觀地保證其之間的歷史關系。在對檔案的整理、保管和利用的工作中，要保證電子及多媒體等非傳統(tǒng)文件的檔案價值，確保檔案具有證據(jù)作用。無論在檔案的簽定、整理還是在著錄保管及提供利用的工作中，都能做到以檔案的價值性、歷史性和證據(jù)性為宗旨。管理人員要學會全面考慮文件的各種問題，包括對活動文件的保存，以及根據(jù)客戶對檔案的利用需求隨時應變，保證客戶的行為活動方便自由。同時，還要經(jīng)常對自己的行為活動進行記錄，做好對文件的生命周期的記錄工作，通過與文件工作者合作的工作方式，來更新自己的工作理念，讓自己與時俱進，跟上時代的腳步，不與社會脫軌。

2.1.2 工作態(tài)度

作為一名檔案管理人員，要堅持專業(yè)知識的學習，不斷增加自己的閱讀量，包括檔案管理相關書籍以及成功案例的閱讀。努力加強自己的理論知識，結合實踐，提高自己的專業(yè)知識。并且在周末及各種節(jié)假日中，充分利用閑余時間更多的參加專業(yè)技能的培訓，致力于提高專業(yè)水平。同時，也要在工作中保持嚴肅的工作態(tài)度，全力排除一切干擾，只要工作一秒，就要做到心無旁騖。對工作要做到熱愛，這在一定程度上也決定著工作效率。

2.2 企業(yè)的監(jiān)管

企業(yè)要對員工起到一個宏觀調控的作用，配合并且推動員工進一步加強自身的專業(yè)技能，養(yǎng)成一個良好的工作態(tài)度。在這個過程中，可以采取制定相應的規(guī)章制度，也可以加強員工的素質培訓，從宏觀上改進檔案管理工作中存在的不足和問題，進一步完善檔案管理部門的缺陷。具體體現(xiàn)如下；

2.2.1 制定有效的管理制度

作為企業(yè)，要為檔案管理人員界定職責范圍，明確工作人員要做什么。以企業(yè)竣工資料的管理為例，從開工到竣工，整個過程中的工作技術和質量資料如何分類分卷、如何組卷過程檢驗評定資料、如何以工地拍攝第一手的照片資料反映真實的施工動態(tài)，這些都需要進行制定一個工作標準，讓工作人員有規(guī)可依。

2.2.2 加強員工專業(yè)技能的培訓

專業(yè)與敬業(yè)，是完成工作的兩個必要環(huán)節(jié)，敬業(yè)是員工的主觀意識，管理層只能采取辦法適當?shù)募ぐl(fā)，因此工作重點還是要放在如何引導檔案管理員加強專業(yè)技能這項內容。作者已在上文提到過作為員工本身，如何增進自身的實力，而作為企業(yè)的管理層，也要從這幾方面著手，雙方共同努力，一起完善檔案管理工作中存在的不足。

2.2.3 普及計算機技術

當今是網(wǎng)絡信息時代，計算機技術也變得越來越普遍，將計算機技術引用到檔案管理工作之中，已是必然的結果。因此，作為企業(yè)，必須要提供充足的硬件設施，也要引進專業(yè)人才加強對企業(yè)內部檔案管理員的培訓工作，全面掌握計算機技術，實現(xiàn)檔案管理的自動化，發(fā)揮信息共享來協(xié)調個單位內各部門的工作，縮短審批時間，及時有效監(jiān)控各單位工作進度情況，實時、全面掌握工作辦理狀態(tài)。避免出現(xiàn)了原始書面資料的易丟失損毀等缺點，大大加快監(jiān)理信息的處理速度，節(jié)省了大量的人財力，從而提高檔案管理工作效率，使得工作更加系統(tǒng)和規(guī)范化。

2.2.4 強調檔案管理的公正性，激發(fā)工作人員的責任感

檔案是一種機密性文件，其關乎著國家的機密安全，也關系著公民的個人隱私，因此在檔案的管理工作之中不能存在任何疏忽，更不能假公濟私。所以作為企業(yè)，必須要宣傳保守檔案信息機密的原則，制定檔案職業(yè)道德的基本規(guī)范，并要求員工進行牢記。同時，在檔案管理工作中若是遇到透密竊密的行為，一定要嚴懲不貸。全方位地監(jiān)控檔案泄密行為，確保檔案管理人員不從事任何有害于檔案組織的活動，更不能做出損害檔案用戶的事情。

3 結語

檔案是一項機密性文件，作者也闡明了檔案管理工作在公路橋梁隧道工程中的重要性，并結合自身的工作經(jīng)驗，通過文獻分析和實地調查等方式，總結出一些具有可行性的改進措施。作者認為，企業(yè)與員工是一個整體，做好檔案管理工作，離不開任何一方。作為員工，除了掌握本職工作的基本技能外，還要提高自身的思想覺悟，激發(fā)出自身的事業(yè)心和責任心。而作為企業(yè)，要結合員工的需求，為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，推動員工的敬業(yè)精神和專業(yè)素養(yǎng)進一步完善。只有雙方的共同努力，才能使檔案管理工作進展的更加順利，才能為企業(yè)創(chuàng)造出更多的效益。作者為公路橋梁隧道工程檔案管理工作提出一些不成熟的措施和意見，旨在為中國的建筑行業(yè)和檔案事業(yè)貢獻綿薄之力。

參考文獻

[1]《公路工程施工監(jiān)理規(guī)范》（jigg10-2006）北京：人民交通出版社.

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[3]李群.新時期下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)和對策[J].赤子（上中旬），2015.

作者簡介

段毅（1982-），女，漢族，甘肅省蘭州市人，本科學歷，甘肅省交通科學研究院有限公司科技信息部，科員，助理館員，主要從事研究方向：檔案管理