基于“互聯(lián)網+”時代背景下高校檔案管理探究

孟繁俐

【摘要】當前，正處于“互聯(lián)網+”時代，新時代為高校檔案管理及運用注入了新的活力，使高校檔案管理模式發(fā)生了根本性的轉變，大大提高了檔案的管理和使用效率。本文就“互聯(lián)網+”時代的時代特征，對該時代背景下高校檔案管理特點、檔案管理標準化體系建設、檔案管理人員素質要求及安全保障等方面提出一些新的方法，試圖探究高校檔案管理的新思路，使高校檔案管理和運用更加科學、有效。

【關鍵詞】“互聯(lián)網+”；高校；檔案文件；管理

一、“互聯(lián)網+”時代的新特征

“互聯(lián)網+”時代，作為一個新時代，具有以下幾方面的特征：

（一）“互聯(lián)網+”時代是一個互聯(lián)互融的時代。在這個時代，人與人、人與社會之間都相互關聯(lián)，彼此交融，人與人之間零距離交流，無障礙溝通，使整個世界多元素各單元融為一體，界限是模糊的。

（二）“互聯(lián)網+”時代是一個基于大數(shù)據(jù)的知識經濟時代。人與人之間的互動互聯(lián)的交流與溝通必然產生大量數(shù)據(jù)、信息和知識，并且大數(shù)據(jù)是不精確和動態(tài)的。

（三）“互聯(lián)網+”時代是一個“網狀結構”時代。信息的透明，人與人的互動，無障礙的交融使無數(shù)個微型組織編織形成一個價值創(chuàng)造交互網。

（四）“互聯(lián)網+”時代是一個開放的、共享的有機生態(tài)圈時代。在網狀結構中，各個網的節(jié)點，節(jié)點背后的分支，互聯(lián)互通，成為一個有機的生態(tài)圈，有機生態(tài)圈的各有機體之間，既競爭又合作，既獨立生存又開放包容，既有串聯(lián)又有并聯(lián)。開放、合作、共享是有機生態(tài)圈良性循環(huán)的基本生存法則。

二、“互聯(lián)網+”時代高校檔案管理特點

“互聯(lián)網+”時代，高校檔案管理模式發(fā)生了根本性轉變，主要有以下幾方面的特點：

（一）“互聯(lián)網+”時代，檔案文件不再是直觀的紙質文件，取而代之的是以數(shù)字、圖形及文本為表現(xiàn)形式的電子文檔。借助現(xiàn)代化辦公設備和軟件管理系統(tǒng)，經過圖文掃描，計算機云處理，網絡傳輸和系統(tǒng)存儲，使檔案文件存儲更為方便，數(shù)據(jù)更為豐富，資料更為翔實，管理更為科學。

（二）“互聯(lián)網+”時代，高校檔案文件的傳輸和利用更加迅速直接。利用網絡傳輸、檔案共享系統(tǒng)，打破了時間和空間限制，可以遠距離跨區(qū)域調檔閱檔，使高校檔案傳輸和利用更快捷，調檔閱檔更方便。

（三）“互聯(lián)網+”時代，高校檔案文件是開放的，可共享的。通過系統(tǒng)管理和部門權限的設定，使高校檔案文件的使用范圍更加廣泛，社會及高校各部門利用檔案更為便利，大大提高了檔案的利用效率和使用價值。

（四）“互聯(lián)網+”時代，高校檔案文件的管理更為科學、規(guī)范。不僅有現(xiàn)代化的辦公設備加以支撐，更有專業(yè)的高素質的檔案管理人員進行操作，實現(xiàn)了檔案文件的標準化管理和開放性利用。

三、建立高校檔案管理標準化體系

（一）在“互聯(lián)網+”時代，為實現(xiàn)高校檔案文件的有效共享和利用，各高校應盡快建立適合高校檔案管理和利用的檔案管理標準化體系。根據(jù)高校檔案特點，制定統(tǒng)一的檔案接收、檢驗、保存、利用、鑒定、銷毀制度，對各單位產生的檔案文件信息進行分類、整理編目等，運用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)軟件分別將檔案文件存儲在相應的系統(tǒng)空間內，由檔案管理部門負責對其進行集中統(tǒng)一的維護管理，并設定使用權限，形成高校檔案文件的標準化管理體系。

（二）加快高校檔案信息網絡化建設?！盎ヂ?lián)網+”時代，是知識和信息的網狀結構時代，進行高校檔案信息網絡化建設，使高校形成統(tǒng)一的檔案管理網絡系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案文件的有效共享。檔案管理網絡系統(tǒng)既要有縱向網絡，也要有橫向網絡，既便于管理，又便于運用，保證各高校、高校各部門能高效、快速、簡易地獲取網絡中任何檔案數(shù)據(jù)庫中的信息。

四、提高高校專業(yè)檔案管理人員的素質

（一）在“互聯(lián)網+”時代，新的管理模式對檔案管理人員的要求很高。不僅要求檔案管理人員具有良好的職業(yè)道德，具備較高的職業(yè)操守，還要求管理人員具備較高的管理技術和熟練的操作技能。各高校要配備專業(yè)的檔案管理人員，保證檔案文件在管理人員的操作過程中不出現(xiàn)意外，杜絕一切系統(tǒng)損壞、文件丟失、資料刪改等事件的發(fā)生。

（二）高校要加強對檔案管理人員的定期培訓工作。使檔案管理人員能夠不斷適應要求，改進方法，提高管理技術水平。

五、加強高校檔案管理的安全保障工作

“互聯(lián)網+”時代，是信息開放、共享的時代，高校檔案文件跨區(qū)域傳輸和網絡化共享，大大提高了檔案文件使用的廣泛性，同時也存在巨大的安全隱患。在檔案文件存儲、傳輸和利用過程中如果保密性不強，防護措施不嚴，就會造成檔案的失密泄密。因此，應加強檔案存儲設備及網絡的安全保障工作。

（一）應保障存儲設備的安全。專機專用，定期對軟硬件更新升級，定期對設備和網絡進行維護管理，保證存儲設備處于良好狀態(tài)，保證網絡系統(tǒng)處于暢通狀態(tài)，使檔案文件的管理、傳輸和利用在穩(wěn)定、安全的環(huán)境下運行。

（二）要定期對檔案文件更新備份。防止存儲檔案文件意外丟失。

（三）要設定網絡防護墻，預防病毒侵襲，定期對系統(tǒng)殺毒隔離。通過身份驗證，用戶簽名等，嚴格規(guī)定讀寫權限，預防檔案系統(tǒng)被非法訪問或惡意刪改。

六、結語

“互聯(lián)網+”時代是新時代，隨著網絡的廣泛運用和檔案的電子化管理，為高校檔案管理注入了新的活力，大大提高了檔案的管理和利用效率。充分運用“互聯(lián)網+”的優(yōu)勢，發(fā)揮互聯(lián)網的作用，高校檔案管理將會更科學、高效。

【參考文獻】

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