姜紅梅

摘要：以湖北民族學(xué)院科技學(xué)院為例從全球信息化的大背景下論述民辦高校檔案管理中“三合一”制度存在的問題及解決的對策。

關(guān)鍵詞：信息化；民辦高校；“三合一”制度

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）24-0015-02

民辦高校是國家機(jī)構(gòu)以外的社會組織或者個人，利用非國家財(cái)政性經(jīng)費(fèi)，依法設(shè)立的高等學(xué)校?！叭弦弧敝贫仁腔鶎游臅鴻n案人員在實(shí)踐工作中形成的一項(xiàng)文書檔案管理制度，目前在各高校中廣泛應(yīng)用，但專門的研究卻寥寥無幾，在全球信息化大環(huán)境中對民辦高校的“三合一”制度的研究更是少人問津。民辦高校的檔案工作中不可缺少信息化因素的重要內(nèi)容，湖北省檔案局和湖北省教育廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下全省高校檔案工作的意見》中明確了要“強(qiáng)化高校檔案集中統(tǒng)一管理”（簡稱“三合一”制度）、“加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)規(guī)劃”，在當(dāng)今全球信息化的大環(huán)境下，民辦高校應(yīng)積極探索與信息化相結(jié)合的“三合一”制度新模式，使民辦高校的檔案工作吐故納新，更好地發(fā)揮民辦高校檔案的作用。

一、民辦高校檔案“三合一”制度現(xiàn)狀

1.民辦高校檔案管理現(xiàn)狀分析。截至2015年5月，我國共有民辦高校（包括獨(dú)立學(xué)院）722所，占全國普通本?？聘咝５?8%。民辦高校提高了我國高等教育布局的均衡化。“民辦高校是我國高等教育體系中的有機(jī)組成部分，作為一個有利于高等教育事業(yè)發(fā)展，有利于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的新型辦學(xué)形式，在學(xué)校管理活動中形成了大量的歷史檔案資料?！盵1]民辦高校的檔案是辦學(xué)歷史的見證，是學(xué)校師生的寶貴財(cái)富。但是民辦高校建校之初由于各種原因，對檔案的重視程度普遍不夠，導(dǎo)致很多原始記錄的重要檔案丟失。隨著時(shí)間的推移，因?yàn)闆]有保護(hù)好檔案而在工作中處處受累后逐漸加大了對檔案的重視和保護(hù)，檔案的價(jià)值逐漸體現(xiàn)出來。

我們保護(hù)檔案，是為了更好地利用檔案，不管是保護(hù)還是利用，基礎(chǔ)是鑒定和保存，存檔是重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，采用何種方式存檔至關(guān)重要，目前普通使用的“三合一”制度是歷史沿用下來的檔案管理工作中應(yīng)用最廣泛的。全球信息化的大環(huán)境對民辦高校檔案管理“三合一”制度的更新發(fā)展創(chuàng)造了機(jī)遇，同時(shí)對現(xiàn)行民辦高校檔案管理形成極大的挑戰(zhàn)，需要顛覆傳統(tǒng)思維，重新架構(gòu)檔案管理模式。以湖北民族學(xué)院科技學(xué)院為例，如何提高民辦高校檔案管理現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是亟待解決的問題。

2.信息化視域下的“三合一”制度。“檔案室保存的檔案浩如煙海，如不借助于科學(xué)的方法和手段，利用者便無法獲取所需要的檔案信息”[2]。隨著計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來臨，我國檔案管理的方式正在發(fā)生革命性的變化，特別是《2006-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》、《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等一系列政策的出臺，標(biāo)志著檔案管理的信息化成為檔案工作的努力方向?！艾F(xiàn)代化水平越高，標(biāo)準(zhǔn)化工作越要加強(qiáng)。檔案管理必須加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化?！盵3]為此就要制訂現(xiàn)實(shí)可行的檔案管理制度。“三合一”制度就是為了立檔單位在收集整理檔案時(shí)能明確歸檔范圍、分類方案和保管期限。歸檔范圍是要知道哪些檔案要?dú)w檔，哪些不該歸檔；分類方案是核心內(nèi)容，要說明分類方法、分類標(biāo)識和檔案編號；保管期限分為永久和定期，高等學(xué)校參考教育部、國家檔案局27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》，科學(xué)制定適合本校實(shí)情的“三合一”制度至關(guān)重要。

二、湖北民族學(xué)院科技學(xué)院的檔案管理現(xiàn)狀

湖北民族學(xué)院科技學(xué)院是經(jīng)國家教育部批準(zhǔn)、由擁有77年辦學(xué)歷史的湖北民族學(xué)院和社會力量聯(lián)合舉辦的獨(dú)立學(xué)院。辦學(xué)13年來，學(xué)院牢固樹立“立足恩施，輻射武陵，面向全國，服務(wù)基層”的辦學(xué)宗旨，秉承“正德至善、為學(xué)至精”的校訓(xùn)，培養(yǎng)德、智、體、美、勞全面發(fā)展的應(yīng)用技術(shù)型高級專門人才。學(xué)院現(xiàn)設(shè)有文學(xué)與傳媒、經(jīng)濟(jì)與管理、生物科學(xué)與技術(shù)、林學(xué)園藝、信息工程、理學(xué)、化學(xué)與環(huán)境工程、外國語、藝術(shù)、醫(yī)學(xué)、中醫(yī)藥等15個教學(xué)系（部），開設(shè)有38個本科、9個?？茖I(yè)以及本科民族班、少數(shù)民族本科預(yù)科班，面向全國招生，現(xiàn)在校生達(dá)12500多人，學(xué)生修業(yè)期滿成績合格，由學(xué)院頒發(fā)國家統(tǒng)一電子注冊的普通高等教育畢業(yè)證書和學(xué)士學(xué)位證書。

科技學(xué)院的檔案室成立于2011年，原來的檔案零散保存在各個科室，2011年檔案室成立之后設(shè)專職檔案管理人員一名，逐漸將各種門類的檔案收集到檔案室。檔案室成立之初沿用舉辦高校湖北民族學(xué)院的“三合一”制度和檔案管理系統(tǒng)，2013年根據(jù)學(xué)校自身的管理現(xiàn)狀制訂了《湖北民族學(xué)院科技學(xué)院檔案管理辦法》（即“三合一”制度），2014年購買了與舉辦高校一樣的南大之星檔案管理系統(tǒng)，至此科技學(xué)院的檔案室逐漸走向規(guī)范化、正規(guī)化的道路。目前檔案室總記錄數(shù)9074條，案卷數(shù)1374條，文件數(shù)7671條，文件頁數(shù)54415頁，共裝卷（盒）數(shù)1609盒，上傳附件總數(shù)2427個，上傳附件總量4.57GB。

三、湖北民族學(xué)院科技學(xué)院檔案管理中存在的問題

1.各歸檔單位普遍歸檔意識不強(qiáng)，在各歸檔部門的傳統(tǒng)意識里普遍認(rèn)為，重要文件存在自己部門里，取用方便，安全放心。

2.學(xué)校對檔案室硬件投入不夠，這也是民辦高校普遍存在的問題。

3.各歸檔部門對檔案管理系統(tǒng)接受度不高，對新生事物存在懼怕心理，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存相對及時(shí)，對電子檔案重視不夠。大部分?jǐn)?shù)字檔案沒有及時(shí)歸入檔案室，致使大量數(shù)字檔案流失，給學(xué)校造成了不可逆的損失。應(yīng)加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

4.對檔案的開發(fā)利用不夠，重視“存”輕視“用”。

四、湖北民族學(xué)院科技學(xué)院檔案管理中存在問題的對策

1.針對歸檔意識不強(qiáng)的情況，檔案室應(yīng)加大歸檔宣傳的力度，充分認(rèn)識到應(yīng)歸檔的文件是學(xué)院的財(cái)產(chǎn)，每個人都有按時(shí)歸檔的義務(wù)，同時(shí)檔案部門應(yīng)積極思考“檔案信息工作如何更好地為民辦學(xué)校服務(wù)，為廣大教職工服務(wù)”[4]，如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高檔案利用效率?？蓪W(xué)校的“三合一”制度印制成冊，下發(fā)到各歸檔部門，使“三合一”制度成為大家工作中的手冊，并在QQ群、微信群中廣泛宣傳，以組織趣味問答、圖畫等方式提高大家的學(xué)習(xí)熱情，工作中哪些文件需要?dú)w檔一目了然，提高歸檔積極性和主動性。

2.關(guān)于硬件投入不夠的問題，學(xué)校應(yīng)加大對檔案的投入，按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。“檔案管理必須站在信息技術(shù)前沿，把握人民群眾需求的新變化，努力提高科學(xué)化水平”[5]。

3.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要提高對檔案信息化管理工作的重視程度，將檔案信息化管理納入部門年度考核目標(biāo)當(dāng)中，每個科室設(shè)置一名兼職檔案管理人員，由檔案室組織對其進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使大家逐漸養(yǎng)成利用檔案管理系統(tǒng)歸檔的工作習(xí)慣。由文書部門歸檔既可提高歸檔效率又可提高歸檔質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸檔的時(shí)實(shí)歸檔狀態(tài)，同時(shí)也可節(jié)約檔案管理資源，降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度。因目前檔案室只有一名專業(yè)檔案管理人員，實(shí)現(xiàn)了文書部門歸檔后可使大量的歸檔任務(wù)分散到各部門，使檔案管理人員可以有更多的時(shí)間做檔案編研工作。加快檔案數(shù)字化的建設(shè)，檔案數(shù)字化也是為了更好地保護(hù)紙質(zhì)檔案。

4.轉(zhuǎn)變觀念，明確“存”是為了更好的“用”，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，大力開發(fā)檔案的潛在作用，做好統(tǒng)計(jì)、編制匯編和檔案編研工作。制定適合民辦高校特色的“三合一”制度。傾向于民辦高校特色檔案的建設(shè)，如學(xué)校董事會檔案、學(xué)生檔案、科研檔案、教師檔案等。

五、結(jié)語

總之，檔案信息化是未來民辦高校的發(fā)展方向，“三合一”制度是民辦高校廣泛采用的歸檔制度，民辦高校應(yīng)利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，不斷完善現(xiàn)行的“三合一”制度，為民辦高校的發(fā)展壯大提供詳實(shí)完整的檔案支持，使民辦高校越辦越好，成為與國家公辦高校同重的人才培養(yǎng)園地。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱青梅.民辦高校檔案“雙套制”管理模式的價(jià)值探索與路徑選擇[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)報(bào)，2008，（5）.

[2]陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2008：317.

[3]陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2008：234.

[4]高強(qiáng).信息化——拓展民辦高校檔案管理的關(guān)鍵[J].蘭臺世界，2009，（9）.

[5]李國蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].山東社會科學(xué)，2011，（1）.