高校內(nèi)部審核常見問題及對策研究

馬晶晶　王照峰

摘 要：高等院校質(zhì)量管理體系大多借鑒企業(yè)質(zhì)量管理體系模式建立，在運(yùn)行過程中時常暴露出許多不適宜的問題，如由質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核策劃不夠、內(nèi)審員專業(yè)素質(zhì)不高、整改落實(shí)不到位等導(dǎo)致的內(nèi)審運(yùn)行不暢，實(shí)施效果不好等。本文在分析制約高等院校內(nèi)部審核實(shí)施效果問題的基礎(chǔ)上，探索提高內(nèi)部審核質(zhì)量的對策措施，為高等院校質(zhì)量管理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：高等院校 質(zhì)量管理體系 內(nèi)部審核

中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）02（c）-0141-02

近年來，隨著軍民融合戰(zhàn)略的深入推進(jìn)，高等院校承擔(dān)軍隊武器裝備研究、研制、生產(chǎn)、試驗及維修的任務(wù)越來越多。與此同時，為保證裝備質(zhì)量，規(guī)范研究過程，高等院校紛紛引入了ISO9001（或GJB9001）《質(zhì)量管理體系 要求》標(biāo)準(zhǔn)，建立起相關(guān)的質(zhì)量管理體系。在高校的質(zhì)量管理體系建設(shè)中，內(nèi)部審核、管理評審和第三方監(jiān)督審核是檢驗質(zhì)量管理體系是否有效運(yùn)行的重要措施，其中內(nèi)審是最基本、最直接的一項手段。高校質(zhì)量管理體系大多借鑒企業(yè)體系的運(yùn)行模式建立，但由于高校教學(xué)兼科研的特殊性，導(dǎo)致其在體系內(nèi)審過程中常存在認(rèn)識不足、策劃不夠、內(nèi)審員水平不高及整改落實(shí)不到位等導(dǎo)致內(nèi)審運(yùn)行不暢、實(shí)施效果不好的問題。下面我們針對具體問題一一分析，并提出相關(guān)對策。

1 高校內(nèi)審常見問題

1.1 對內(nèi)審認(rèn)識不足

領(lǐng)導(dǎo)層和廣大教職員工往往認(rèn)為內(nèi)審就是例行工作，自己查自己，即使查出問題也無關(guān)緊要，不會影響單位教學(xué)科研中心工作，使得內(nèi)審工作質(zhì)量大打折扣。受審核部門未把內(nèi)審作為一種質(zhì)量改進(jìn)的機(jī)會，審核時不積極參與、不主動配合，不提供或隱瞞有關(guān)審核文件、資料，影響審核人員的正確判斷，不能真實(shí)有效的發(fā)現(xiàn)體系存在的問題。

1.2 內(nèi)審策劃不夠

內(nèi)審是組織為了確定質(zhì)量管理體系是否符合策劃的安排標(biāo)準(zhǔn)和組織所確定的質(zhì)量管理體系要求以及是否得到了有效的實(shí)施與保持而開展一項例行工作。在組織過程中，往往會直接引用往年策劃，忽視創(chuàng)新策劃作用，導(dǎo)致內(nèi)審策劃不適宜，準(zhǔn)備工作不充分，審核基本走形式；在工作開展上，過于表面化，審核不夠徹底、深入；在審核方式上千篇一律，缺乏創(chuàng)新性和靈活性，局限于依據(jù)審核記錄模板查文件、做記錄；在審核整改歸零落實(shí)上，僅糾正，不會采取糾正措施，不會舉一反三，不能真正發(fā)揮審核的作用。

1.3 內(nèi)審員專業(yè)素質(zhì)偏低

內(nèi)審員良好的個人素質(zhì)是內(nèi)審工作順利開展的先決條件，其素質(zhì)高低主要體現(xiàn)在是否熟悉審核準(zhǔn)則、質(zhì)量管理體系文件、業(yè)務(wù)工作及相關(guān)法律法規(guī)要求，是否具有良好的協(xié)調(diào)溝通能力和分析判斷能力。高校內(nèi)審員基本都是老師兼職的，加之日常教學(xué)科研工作繁忙，大部分內(nèi)審員缺乏對質(zhì)量管理體系相關(guān)知識學(xué)習(xí)的主動性，因此在開展現(xiàn)場審核時由于自身認(rèn)識不到位，導(dǎo)致內(nèi)審工作被動，不知如何切入，審核過程中也僅僅是發(fā)現(xiàn)了表面問題，未挖掘出深層次和系統(tǒng)性問題，嚴(yán)重影響了內(nèi)審質(zhì)量。

1.4 整改落實(shí)不到位

有時內(nèi)審工作雖然做得很好，也能夠發(fā)現(xiàn)質(zhì)量管理體系運(yùn)行過程中存在的問題，并對發(fā)現(xiàn)的不符合項進(jìn)行了糾正，但相關(guān)部門落實(shí)整改時往往就事論事，舉一反三不到位，問題解決不系統(tǒng)。同時，還容易忽視整改后的跟蹤與驗證，導(dǎo)致審核后相同問題反復(fù)出現(xiàn)，不利于質(zhì)量管理體系的優(yōu)化完善和持續(xù)改進(jìn)。

2 對策分析

2.1 發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用

內(nèi)審是一種持續(xù)不斷的內(nèi)部管理行為，對學(xué)校質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)，對提高學(xué)校產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的保證能力具有重要的作用。領(lǐng)導(dǎo)層是否重視是開展內(nèi)審工作的主要動力來源，沒有管理者的支持，內(nèi)審工作就很難開展，更不會取得好的效果。因此，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)為學(xué)校內(nèi)審工作創(chuàng)造和保持良好的環(huán)境，確保政策、人力、物力、財力等需求的保障與支持；領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)親自參與本單位（部門）的內(nèi)審工作，對內(nèi)審的策劃、實(shí)施親自把關(guān)，對不符合項的整改驗證、舉一反三親自監(jiān)督；同時，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)積極配合審核工作開展，并及時提供相關(guān)事實(shí)證據(jù)，做好解釋工作。

2.2 促進(jìn)全員參與

內(nèi)審是一種自覺的內(nèi)部管理行為，而不是一項被動的應(yīng)付性活動。質(zhì)量管理體系內(nèi)審是組織依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合單位實(shí)際，進(jìn)行的一項系統(tǒng)的、全面的自查活動，涉及組織所有職能部門，可通過抽查尋找符合質(zhì)量管理體系運(yùn)行的客觀證據(jù)，尋求質(zhì)量管理體系持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會。針對審核過程中發(fā)現(xiàn)不符合項的，不等同于該部門質(zhì)量管理職責(zé)履行的不夠；未發(fā)現(xiàn)不符合項的，也不等同于該部門質(zhì)量管理職責(zé)履行的很好。因此，只有讓全校教職員工深刻認(rèn)識到審核的目的和意義，才能充分發(fā)揮全員參與的整體作用，才能高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的完成內(nèi)審工作。提高全員意識，促進(jìn)全員參與的方法有：做好高校質(zhì)量文化宣傳，讓全校教職員工充分認(rèn)識到他們對質(zhì)量管理體系有效性的貢獻(xiàn)；做好標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)，提高全員對標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識和熟悉程度，讓全校教職員工充分認(rèn)識到他們所從事工作對質(zhì)量管理體系的重要性；明確質(zhì)量職責(zé)權(quán)限，讓全員切實(shí)參與到質(zhì)量管理活動中去。

2.3 加強(qiáng)內(nèi)部審核策劃

周密的策劃是成功內(nèi)審的開始，在進(jìn)行內(nèi)審策劃時應(yīng)考慮審核內(nèi)容、審核計劃和審核組組成等內(nèi)容。其中，審核內(nèi)容要突出重點(diǎn)。確定審核重點(diǎn)時可以考慮用戶所關(guān)注的問題、顧客投訴問題和重大質(zhì)量事故涉及問題；質(zhì)量管理體系年度改進(jìn)計劃涉及的問題；上年度質(zhì)量管理體系內(nèi)審、第三方監(jiān)督審核和管理評審發(fā)現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)及不符合項目；體系范圍有增項時，應(yīng)重點(diǎn)考慮審核新增產(chǎn)品；當(dāng)審核準(zhǔn)則有重大的變動時，開展對新增條款要求或變化部分的專題審核。審核計劃要適宜。年度計劃有滾動式和集中式兩種，集中式審核適用于科研任務(wù)少，過程相對簡單的高校，滾動式審核適用于科研規(guī)模大、過程復(fù)雜的高校，高校應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際選擇確定年度審核計劃。一般審核計劃應(yīng)包括審核目的、審核的產(chǎn)品范圍、過程、受審核部門、審核準(zhǔn)則及方式。審核組編配要科學(xué)。審核組成員應(yīng)當(dāng)由經(jīng)過培訓(xùn)并考核合格的內(nèi)審員組成，編配審核組時應(yīng)考慮內(nèi)審員水平高低、專業(yè)背景等因素，合理搭配并根據(jù)內(nèi)審員特點(diǎn)安排其審核不同的部門或過程；審核組長應(yīng)具有管理整個審核工作、把握審核方向的能力，并具有較多的審核經(jīng)驗。

2.4 重視內(nèi)審員的培養(yǎng)

內(nèi)審員除了要對標(biāo)準(zhǔn)理解并熟練掌握外，還需要具備良好的人際溝通能力、表達(dá)能力、觀察、分析和判斷能力、文字處理等基本能力，同時還要熟悉高校自身質(zhì)量管理體系的特點(diǎn)及現(xiàn)狀。因此在內(nèi)審員的選拔培養(yǎng)上，除了要對其基本素質(zhì)予以把關(guān)外，還要從對核心業(yè)務(wù)流程及管理要求的熟悉程度上對內(nèi)審員進(jìn)行考量。根據(jù)高校的特點(diǎn)，一方面內(nèi)審員的選拔應(yīng)向校內(nèi)科研骨干傾斜，他們具有豐富的一線工作經(jīng)驗；另一方面，向科研管理部門人員傾斜，他們更為熟悉科研工作流程及質(zhì)量管理體系要求。內(nèi)審員的培訓(xùn)可以采取專業(yè)機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)、內(nèi)部實(shí)戰(zhàn)演練等方式開展，合格后納入內(nèi)審員隊伍。另外，還應(yīng)建立內(nèi)審員激勵制度，通過發(fā)放績效津貼、核算教學(xué)科研工作量等方式充分地調(diào)動內(nèi)審員主動性和積極性，使其全身心地投入到內(nèi)審工作中去。

2.5 嚴(yán)格落實(shí)不符合項的整改

有效的內(nèi)審工作必須抓好審核后續(xù)活動的落實(shí)。被開具不符合項的單位要不斷提高重視程度，做好標(biāo)準(zhǔn)要求學(xué)習(xí)，不斷加深對標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)涵的理解；要對照問題剖析原因，制定切實(shí)可行的措施辦法，舉一反三，從根本上解決問題；要以改促建，把質(zhì)量管理要求融入到日常的科研工作中去，確保組織質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行。質(zhì)量管理部門不僅要做好整改歸零工作的監(jiān)督與驗證，還要發(fā)揮質(zhì)量幫帶作用，協(xié)助各單位完成整改歸零，以便徹底地整改發(fā)現(xiàn)問題，積極有效的采取措施避免類似問題再次發(fā)生。在制度約束上也可采用適宜的考評激勵機(jī)制，將質(zhì)量管理情況納入年終工作考評，對于整改落實(shí)到位，產(chǎn)品質(zhì)量管控有效的部門進(jìn)行表彰獎勵；對于內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)的不合格，糾正措施落實(shí)不到位，發(fā)生重復(fù)不合格的責(zé)任部門通報批評。

3 結(jié)語

質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核工作是質(zhì)量管理的一項重要的基礎(chǔ)性工作，對以上相關(guān)因素的重視和加強(qiáng)將有助于內(nèi)審工作的有效開展。質(zhì)量管理是永無止境的過程，高校要認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗，不斷地完善內(nèi)審工作，通過每一次的體系內(nèi)審，使管理水平上一個臺階，實(shí)現(xiàn)審核的增值，為保證質(zhì)量管理體系持續(xù)有效的運(yùn)行打下良好的基礎(chǔ)。

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