李玲

摘 要：社保檔案作為民生檔案的重要組成部分，其重要性日益突顯，本文通過對社保檔案管理的重要性以及現(xiàn)狀的分析，探索社保檔案管理方法，以推動社會保障事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：社會保障；社保檔案；制度；體系；措施；管理現(xiàn)狀；特點

一、前言

隨著我國改革的深入和社會的進(jìn)步，社會保障事業(yè)已經(jīng)成為構(gòu)筑社會主義市場經(jīng)濟體制的堅實基礎(chǔ)之一，得到了社會的普遍認(rèn)可和贊同。由于社會保障的全面覆蓋和參保人員的日益增加，社保檔案管理工作也逐漸顯現(xiàn)出其滯后的一面因此，完善社保檔案的管理工作已勢在必行。隨著職工個人繳納基本養(yǎng)老保險費制度的不斷完善，養(yǎng)老保險與職工的切身利益更加密切，社保檔案管理的領(lǐng)域不斷拓寬，任務(wù)越來越繁重。這項工作涉及到每一位職工的切身利益，做得好與不好已成為一件大事，是樹立社會保險機構(gòu)良好形象的重要方面，是社會保險一項十分重要的基礎(chǔ)性工作。

二、社保檔案管理的現(xiàn)狀

1、社保檔案管理機制不健全 社會保障工作是一項范圍廣泛、程序復(fù)雜的工作。然而這些種類繁多的社保檔案按其類別歸屬不同，這就造成社會保障各部門之間的信息溝通困難，而且社保各部門的領(lǐng)導(dǎo)普遍把工作重點放在參保人員的資格審批、社?；鸬慕y(tǒng)籌使用等方面，導(dǎo)致社保檔案如何管理等問題沒有得到應(yīng)有的重視，使有些社會保障部門的社保檔案管理達(dá)不到規(guī)范化要求，不能及時準(zhǔn)確地為參保人員服務(wù)、為社會服務(wù)。

2、社保檔案管理安全不樂觀 首先，隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，電子檔案可以有效緩解庫存的壓力。但是，電子檔案對于存放環(huán)境的要求較高、壽命短，這就增加了社保檔案管理的不穩(wěn)定性。其次，隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息需不斷地轉(zhuǎn)存和遷移，這就有可能造成相關(guān)數(shù)據(jù)資料的遺失。再次，社保檔案如果保管不善，就會造成紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，有些檔案資料也因查詢次數(shù)頻繁而不可避免的存在原件受損甚至遺失等不良后果，如果這些原始依據(jù)受到損毀或遺失，無論對社保機構(gòu)還是對參保人員都可能帶來難以估量的損失。

3、社保檔案管理利用手段不先進(jìn)

由于不同類別的社保檔案分別歸屬不同的管理部門，就會有不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，進(jìn)而導(dǎo)致其標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)產(chǎn)生差異，系統(tǒng)不能統(tǒng)一運行，不利于社保檔案的集中統(tǒng)一管理，也嚴(yán)重影響著社保檔案聯(lián)網(wǎng)工作的建設(shè)進(jìn)程。

三、社會保障檔案的特點

1.形成范圍的廣域性

社會保障工作是涉及范圍較廣的一項工作。社會主義市場經(jīng)濟體制下，從企業(yè)到組織、從城市到鄉(xiāng)村幾乎每個公民都成為社會保障的對象，而社會保障諸多環(huán)節(jié)又往往由不同的部門負(fù)責(zé)，導(dǎo)致社會保障檔案形成范圍的廣域性特點。

2、管理活動的動態(tài)性

在社會保障檔案中的主體材料相對穩(wěn)定的同時，一些微觀、具體的檔案材料信息內(nèi)容是不斷變化的，客觀上決定了社會保障檔案管理是一種動態(tài)的活動過程。

3.管理場所的分散性

目前，我國社會保障檔案的材料來源是分散的。保存場所，即管理機構(gòu)也是分散的。從社會保障檔案的來源看：有企事業(yè)單位職工、個體工商戶、自由職業(yè)者、城鎮(zhèn)貧困人口及農(nóng)村居民；從社會保障檔案的管理場所看：除主要承擔(dān)社會保障工作的勞動保障和民政低保窗口之外，財政、稅務(wù)、銀行、郵局、社區(qū)等部門都各自形成并保存著一批社會保障檔案材料。

4.載體形成的主導(dǎo)性

目前，社會保障檔案的載體形式基本上以紙質(zhì)登記表格和數(shù)據(jù)庫形式的電子文件為主，但今后將朝著以電子化的方向發(fā)展。

四、加強社保檔案管理應(yīng)采取的措施

1、建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系

建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。首先，進(jìn)一步完善社保檔案管理體系，全力整合社保檔案資源，構(gòu)建社保檔案利用平臺，以最大限度地實現(xiàn)社保檔案信息資源的共享；其次，加強對社保檔案的形成、整理、保管、利用各工作環(huán)節(jié)的研究，制定操作性強、科學(xué)統(tǒng)一的社保檔案管理工作規(guī)范；再次，檔案行政管理部門要加大對社保檔案管理工作的監(jiān)管力度，指導(dǎo)規(guī)范建檔、推進(jìn)社保檔案的管理工作。最后，檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用要在管理制度上做出較為細(xì)致的規(guī)定，使社保檔案工作逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2.構(gòu)建社保檔案管理安全體系

首先，落實好檔案管理安全責(zé)任制，牢固樹立安全第一預(yù)防為主的思想，提高社保檔案管理的安全防范意識，明確安全責(zé)任，從制度上保證檔案實體安全；其次，加大檔案管理工作的資金投入，配備安全監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，改善檔案保管條件和環(huán)境。再次，強化技術(shù)保護(hù)，對已破損的檔案要及時修復(fù)，防止進(jìn)一步惡化；最后，加強對檔案信息利用的監(jiān)管工作。

3.加快社保檔案管理工作的信息化進(jìn)程

各地社會保障部門要重視社保檔案的信息化建設(shè)，加大投入力度，努力建設(shè)社會保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)，建立社保檔案數(shù)字檔案庫，實現(xiàn)社保檔案信息資源的共享；著力進(jìn)行社保檔案軟件研發(fā)工作，提高檔案借閱的自動化管理水平，改變過去手工操作的陳舊管理模式，共同促進(jìn)社保檔案信息資源的整合與共享，提高社保檔案管理的利用效率。

五、結(jié)束語

現(xiàn)階段，隨著改革的深入發(fā)展，將觸及到一些深層次的問題，為適應(yīng)建立社會主義市場經(jīng)濟體制和勞動工資制度改革的需要，社會保險在擴大養(yǎng)老保險覆蓋面，改革基本養(yǎng)老金計發(fā)辦法、實行職工大病醫(yī)療費社會統(tǒng)籌和改革工傷保險制度等方面的任務(wù)十分緊迫，而社保制度改革需要的檔案資料是總結(jié)歷史經(jīng)驗和深化改革的重要依據(jù)?？梢哉f，社保檔案是社保制度改革過程和社保事業(yè)發(fā)展的記錄和反映，是研究制定社保政策和改革方案的基礎(chǔ)。因此，做好檔案管理工作和搞好社保制度改革是相輔相成的，檔案管理工作應(yīng)跟上改革的步伐，與社保制度的改革基本保持同步。

參考文獻(xiàn)

[1] 戴秀文：《檔案工作如何更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)》；2009年09期

[2] 岳斌：《淺議社會保險檔案管理》；2009年19期

（作者單位：湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）