新時(shí)期做好企業(yè)辦公室后勤管理的意義與途徑探索

蘇福家

摘 要：企業(yè)辦公室作為企業(yè)中重要的行政管理部門，具有服務(wù)、管理和協(xié)調(diào)等功能，其建設(shè)的意義和利弊對(duì)企業(yè)的發(fā)展始終有著深遠(yuǎn)影響。辦公室后勤管理是辦公室工作的重要組成部分，對(duì)保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作順利進(jìn)行和促進(jìn)企業(yè)和諧穩(wěn)定發(fā)展起到關(guān)鍵作用。本文通過(guò)分析新時(shí)期背景下做好企業(yè)辦公室后勤管理工作的意義，從而提出提升辦公室后勤管理各方面工作的有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；企業(yè)辦公室；后勤管理；意義與途徑

引言

所謂后勤管理工作，指的是企業(yè)利用后勤資源優(yōu)勢(shì)開展與后勤服務(wù)工作相關(guān)的創(chuàng)收活動(dòng)，是企業(yè)內(nèi)為保證工作順利進(jìn)行而對(duì)物資、生活、環(huán)境、財(cái)務(wù)等各服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行相應(yīng)管理的工作。一般而言，企業(yè)辦公室后勤管理包括對(duì)企業(yè)日常事務(wù)的管理，關(guān)系到職工職業(yè)生涯發(fā)展的方方面面，既要促進(jìn)企業(yè)內(nèi)外部各單位的溝通協(xié)調(diào)，同時(shí)也直接體現(xiàn)了企業(yè)對(duì)職工的人文關(guān)懷價(jià)值。因此做好企業(yè)辦公室后勤管理是企業(yè)加強(qiáng)自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、賴以生存發(fā)展的必然選擇。

一、新時(shí)期做好企業(yè)辦公室后勤管理的意義

辦公室后勤管理工作的開展與企業(yè)的特點(diǎn)、性質(zhì)和規(guī)模有著密切聯(lián)系，其工作順利與否很大程度上會(huì)影響企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)和整體工作效率，以及企業(yè)文化建設(shè)的正確導(dǎo)向和企業(yè)政策的落實(shí)情況，不僅起到承上啟下的作用，也是維系企業(yè)內(nèi)外關(guān)系的重要橋梁和紐帶。

（1）對(duì)企業(yè)建設(shè)發(fā)展具有基礎(chǔ)奠基意義

首先，辦公室后勤管理工作的特性決定了其在企業(yè)中具有特殊的重要地位。企業(yè)辦公室后勤管理工作范圍包含了企業(yè)內(nèi)外部的所有聯(lián)系，如文書處理、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)賓接待、車輛管理、機(jī)密檔案管理、思想建設(shè)工作等，同時(shí)，上級(jí)部門的政策方針、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃決策以及各部門和下級(jí)單位工作的貫徹落實(shí)情況都需要辦公室后勤管理部門收集信息和分析整理，即這種多角度的信息組合工作明確展現(xiàn)了辦公室后勤管理的綜合性。

其次，辦公室后勤管理工作在協(xié)助企業(yè)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)貫徹黨和國(guó)家的路線、方針和政策方面有重要的政治責(zé)任性，是從屬于領(lǐng)導(dǎo)工作的一部分，同時(shí)也需要為企業(yè)所有部門提供支持和服務(wù)，基礎(chǔ)性工作的疏忽和遺漏一定程度上會(huì)給企業(yè)運(yùn)營(yíng)和其他部門工作帶來(lái)重大損失。

（2）對(duì)企業(yè)更好服務(wù)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)具有重要意義

新時(shí)期做好企業(yè)辦公室后勤管理是實(shí)踐新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想的要求，是服務(wù)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和完善社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要，更是企業(yè)能夠不斷加強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、提高科學(xué)決策水平的重要前提。面對(duì)當(dāng)前復(fù)雜多變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，企業(yè)需要更多全面、科學(xué)且具有前瞻性的信息去輔助整體決策，才能牢牢把握黨和國(guó)家的方針政策以及市場(chǎng)社會(huì)的發(fā)展變化，因此辦公室后勤管理工作在企業(yè)改革和發(fā)展的過(guò)程中發(fā)揮基礎(chǔ)性和保障性的重要作用，為企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供其所需的基本物質(zhì)條件，從而有助于企業(yè)更好地服務(wù)于新時(shí)期社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。

此外，辦公室后勤管理環(huán)節(jié)還能夠營(yíng)造和諧的企業(yè)建設(shè)環(huán)節(jié)，推動(dòng)企業(yè)日常工作環(huán)節(jié)的高效運(yùn)行，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的不斷完善和優(yōu)化?？傮w來(lái)說(shuō)，企業(yè)管理水準(zhǔn)以辦公室后勤管理工作為前提，是強(qiáng)化企業(yè)管理認(rèn)識(shí)和加深管理程度的重要奠基，其優(yōu)化有助于企業(yè)引導(dǎo)和整合利用社會(huì)資源，從而使其更好地服務(wù)于自身和適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制。

（3）有助于加強(qiáng)企業(yè)的社會(huì)聯(lián)系并提高發(fā)展效率

企業(yè)行政管理機(jī)構(gòu)以執(zhí)行為準(zhǔn)則，對(duì)企業(yè)發(fā)展一定程度上具有決定性作用。相對(duì)于企業(yè)其他管理體系而言，辦公室后勤管理職能擁有一定權(quán)威性，其具體服務(wù)工作因職能活動(dòng)需要有確定的時(shí)間要求，且與群眾的切身利益有密切聯(lián)系，必須在接受群眾監(jiān)督的前提下進(jìn)行企業(yè)相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動(dòng)工作。辦公室后勤管理工作在與企業(yè)基層組織建立聯(lián)系的基礎(chǔ)上，關(guān)注企業(yè)和社會(huì)發(fā)展動(dòng)態(tài)，能夠充分調(diào)配社會(huì)資源，使企業(yè)人力、財(cái)力和物力得到科學(xué)合理的分配，從而保障了企業(yè)工作的主動(dòng)性和創(chuàng)新性，也提高了職工日常工作的積極性。

再者，企業(yè)在處理大量日常行政事務(wù)和人事事務(wù)或遭遇突發(fā)事件及不穩(wěn)定因素的時(shí)候，完善的辦公室后勤管理工作能夠發(fā)揮重要作用，以明確的分工和科學(xué)精簡(jiǎn)的機(jī)構(gòu)程序促進(jìn)企業(yè)政策制度的順利實(shí)施，又以較高的行政效益保障企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)，滿足其日常生產(chǎn)生活所需的物質(zhì)基礎(chǔ)，從而進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、新時(shí)期做好企業(yè)辦公室后勤管理工作的有效途徑

科學(xué)合理的企業(yè)辦公室后勤管理工作，能夠?yàn)槠髽I(yè)文化的和諧建設(shè)貢獻(xiàn)積極力量，為企業(yè)平穩(wěn)運(yùn)行和改革發(fā)展提供可靠的基礎(chǔ)保障。要在新時(shí)期背景下做好企業(yè)辦公室的后勤管理，企業(yè)需要從各個(gè)方面完善自身建設(shè)，堅(jiān)持中國(guó)特色社會(huì)主義的政策方針和思想路線，不斷提高自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，維護(hù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，從而以良好有序的辦公室后勤管理體系促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高，實(shí)現(xiàn)更好更快發(fā)展。

（1）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)和制度建設(shè)，提高后勤管理能力

首先，制度建設(shè)的重點(diǎn)在于規(guī)范和約束企業(yè)行為，企業(yè)需要在現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)上建立具有根本性、長(zhǎng)期性、穩(wěn)定性和全局性的后勤管理規(guī)章制度，進(jìn)一步健全和完善各部門的崗位職責(zé)和工作章程，明確分工與職責(zé)，如辦公用品領(lǐng)取、規(guī)范物資采購(gòu)和來(lái)賓人員接待等，不斷規(guī)范和約束后勤管理工作，以更為專業(yè)的制度化管理來(lái)提高企業(yè)辦公室后勤管理的規(guī)范性和科學(xué)性。

其次，在制度建設(shè)和創(chuàng)新過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)高度重視激勵(lì)機(jī)制的落實(shí)，緊密結(jié)合工作實(shí)際，根據(jù)各個(gè)企業(yè)單位的具體實(shí)際情況制定有針對(duì)性、操作可行性較高的規(guī)章制度，將季度年度工作計(jì)劃和目標(biāo)列入考核評(píng)價(jià)范圍，同時(shí)也要建立監(jiān)督制約機(jī)會(huì)，保證規(guī)律性監(jiān)督檢查工作的真正落實(shí)。另外，企業(yè)辦公室后勤管理離不開法律法規(guī)的框架指引，企業(yè)要強(qiáng)化法規(guī)意識(shí)，樹立依法管理的思想，堅(jiān)持依法管理，嚴(yán)格執(zhí)行并充分落實(shí)規(guī)范的后勤管理法規(guī)制度，使后勤管理工作逐步邁向制度化和規(guī)范化。

（2）努力提升團(tuán)隊(duì)建設(shè)，構(gòu)建專業(yè)人才隊(duì)伍

辦公室后勤管理工作的復(fù)雜性和特殊性，要求企業(yè)后勤單位要不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，與時(shí)俱進(jìn)，努力打造業(yè)務(wù)素養(yǎng)較高、擁有高效工作效率的人才隊(duì)伍，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)作為企業(yè)橋梁紐帶的作用。

第一，要引導(dǎo)辦公室后勤管理人員在思想上堅(jiān)持“四想”，即講政治、講奉獻(xiàn)、講形象和講團(tuán)結(jié)，堅(jiān)持用社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)思想作為理論武裝，不斷追求業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升和業(yè)務(wù)工作的突破；第二，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步健全業(yè)務(wù)交流和專業(yè)培訓(xùn)機(jī)制，有針對(duì)性地按照月度或者季度組織開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高人才隊(duì)伍公文寫作、會(huì)議組織、工作協(xié)調(diào)、溝通交流等方面的綜合業(yè)務(wù)水平，從而增強(qiáng)后勤管理隊(duì)伍整體的工作能力；第三，鼓勵(lì)辦公室后勤工作人員強(qiáng)化自身從事管理服務(wù)的角色意識(shí)，明確職責(zé)，始終牢記自身責(zé)任和工作使命，并保證工作人員按照專業(yè)化要求充分提升自身服務(wù)質(zhì)量和工作水平，這樣才能夠?yàn)槠髽I(yè)各項(xiàng)后勤管理工作提供更有力支持；第四，要做到加大政策研究力度，結(jié)合對(duì)實(shí)際工作中政策落實(shí)情況的研究，簡(jiǎn)化復(fù)雜問(wèn)題，通過(guò)研究和解決管理重點(diǎn)問(wèn)題也能夠不斷提高管理人員的管理水平和業(yè)務(wù)能力。

（3）堅(jiān)持創(chuàng)新管理和責(zé)任管理，加快職能轉(zhuǎn)變步伐

傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室后勤管理具有一定的缺陷和不足，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)適當(dāng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)活用到后勤管理體系中，以滿足企業(yè)運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)的需求；此外，責(zé)任化管理對(duì)企業(yè)所有部門而言都具有必要性，必須保持分工明確，權(quán)責(zé)分明的管理方式，才能夠保證企業(yè)的規(guī)范化順利運(yùn)行。首先，建立系統(tǒng)的后勤管理服務(wù)信息系統(tǒng)，為企業(yè)搭建信息收集平臺(tái)，提高后勤管理的辦事效率和反應(yīng)能力；其次，要逐步實(shí)現(xiàn)辦公室后勤智能化管理，從而節(jié)約企業(yè)服務(wù)成本，實(shí)現(xiàn)后勤管理的可持續(xù)發(fā)展；接著，要將辦公室后勤管理內(nèi)容和責(zé)任進(jìn)行層層分配，重視后勤管理工作的責(zé)任化機(jī)制，將考核機(jī)制和工作績(jī)效掛鉤形成激勵(lì)與約束相結(jié)合的責(zé)任制管理體系。

在過(guò)去，辦公室后勤管理屬于輔助性部門，不作為主要的經(jīng)濟(jì)效益創(chuàng)造者；然而當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展對(duì)企業(yè)管理工作提出了新的要求，辦公室后勤管理必須從過(guò)去簡(jiǎn)單的服務(wù)性質(zhì)加快轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化目標(biāo)才能維護(hù)自身企業(yè)的生存與發(fā)展，即在實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值的同事需要為企業(yè)帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)利益。因此，后勤管理團(tuán)隊(duì)要實(shí)現(xiàn)人才和管理機(jī)制雙重專業(yè)化，努力用產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營(yíng)模式為企業(yè)帶來(lái)更高效益。

（4）堅(jiān)持綜合管理，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)管理

新時(shí)期背景下，企業(yè)辦公室后勤部門要堅(jiān)持科學(xué)、規(guī)范和高效三原則，按照“高標(biāo)準(zhǔn)、高效益、高質(zhì)量”的要求采取綜合管理措施，通過(guò)研究辦公室政務(wù)服務(wù)工作的普遍性和特殊性質(zhì)，找到管理工作創(chuàng)新發(fā)展的規(guī)律，由此形成相互銜接的制度和體系，健全新型管理工作機(jī)制，推動(dòng)企業(yè)辦公室后勤管理工作的科學(xué)化合理化發(fā)展。

其次，企業(yè)必須加強(qiáng)后勤動(dòng)態(tài)管理工作，實(shí)行相應(yīng)的監(jiān)督檢查機(jī)制，嚴(yán)格執(zhí)行辦公費(fèi)、差旅費(fèi)和報(bào)銷費(fèi)用等資金預(yù)算計(jì)劃，加大資金使用的動(dòng)態(tài)監(jiān)查力度，定期監(jiān)督和抽查實(shí)際費(fèi)用的支出情況，保證及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤；最后，辦公室作為企業(yè)綜合管理部門，必須真正貫徹落實(shí)黨和國(guó)家的重要會(huì)議精神，不僅要落實(shí)人員，明確個(gè)人具體責(zé)任，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程動(dòng)態(tài)管理，還要由被動(dòng)接受轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)督查，這樣才更能確保企業(yè)的重點(diǎn)后勤管理工作落到實(shí)處。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室后勤管理工作對(duì)企業(yè)的整體工作有著最直接和最深遠(yuǎn)的影響，必須要緊密把握企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況，結(jié)合具體的工作和政策，始終堅(jiān)持將辦公室后勤管理工作作為企業(yè)管理的工作重心，堅(jiān)持高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)原則，切實(shí)增強(qiáng)從事后勤管理工作人員的責(zé)任感和使命感；另外，在進(jìn)行辦公室后勤管理工作時(shí)，還需樹立科學(xué)化系統(tǒng)化理念，構(gòu)建合理機(jī)制，并不斷更新思維觀念，優(yōu)化管理模式，最終才能促進(jìn)后勤管理服務(wù)的有效進(jìn)行，為企業(yè)提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和堅(jiān)持可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮最大作用。

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（作者單位：廣西農(nóng)墾集團(tuán)有限責(zé)任公司）