事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的影響因素分析

徐中蓮

摘要：隨著事業(yè)單位工作量的不斷加大，其檔案的管理就成為了迫切需要解決的問題。根據(jù)上述背景，提出事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的影響因素分析。影響事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的主要因素可以分為兩個(gè)方面。一方面是技術(shù)因素，另一方面是非技術(shù)因素。其中，技術(shù)因素主要指的是信息技術(shù)，在檔案信息化建設(shè)中信息管理、資源建設(shè)和信息服務(wù)都需要依賴于信息技術(shù)；非技術(shù)因素主要指的是為檔案信息化建設(shè)提供適宜環(huán)境的因素。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；信息化；影響

事業(yè)單位信息化建設(shè)主要是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，將資源建設(shè)作為核心，將重點(diǎn)放在紙質(zhì)檔案數(shù)字化上，以此來加大檔案信息資源的開發(fā)利用。事業(yè)單位檔案的信息化水平是衡量其現(xiàn)代化程度的一個(gè)核心標(biāo)志，因此，對(duì)事業(yè)單位檔案信息化進(jìn)行建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位工作者的必然趨勢(shì)。本文主要是根據(jù)事業(yè)單位檔案信息化的實(shí)際情況和相關(guān)的文獻(xiàn)，對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的影響因素進(jìn)行研究與分析[1]。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的影響因素

檔案信息化的建設(shè)不是個(gè)簡(jiǎn)單的事情，需要多方面因素的共同合作與互相作用。其中主要包括兩類因素，即技術(shù)因素和非技術(shù)因素。技術(shù)因素又稱為硬環(huán)境，非技術(shù)因素又稱為軟環(huán)境。硬環(huán)境若是不好，檔案信息化建設(shè)就缺乏先進(jìn)的技術(shù)支持，會(huì)導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的深度不夠，相應(yīng)的對(duì)檔案信息的管理也不會(huì)盡如人意。若是軟環(huán)境表現(xiàn)為不足，其表現(xiàn)為人才與資金的匱乏，對(duì)檔案信息化建設(shè)的可行性研究不足，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、制度來對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行約束，這些都會(huì)直接對(duì)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程產(chǎn)生影響[2]。

（一）技術(shù)因素

1.信息管理依賴于信息技術(shù)

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)就是將檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理，其主要表現(xiàn)就是將檔案信息資源以電子形式保存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，采用信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的管理。一般是將檔案資源轉(zhuǎn)化為電子文件，其管理的內(nèi)容非常寬泛，不但需要進(jìn)行收集、保存，還要對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、加工、處理等。并且在管理過程中的維護(hù)工作也很繁重，主要包括數(shù)據(jù)備份、存儲(chǔ)、載體轉(zhuǎn)換、訪問與安全控制等。

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展飛速的背景下，信息技術(shù)也在不斷的更新?lián)Q代，因此就出現(xiàn)了新舊技術(shù)兼容困難的情況，這樣就會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化信息保存后丟失、失真、無法識(shí)讀的風(fēng)險(xiǎn)極大的增加。在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中實(shí)施信息網(wǎng)絡(luò)管理，不但可以將原有的檔案內(nèi)容錄入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，然后計(jì)算機(jī)會(huì)依據(jù)自身的技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行重組，這樣有利于用戶進(jìn)行信息的檢索、分析和處理。但是在這過程中必須完善其安全技術(shù)體系，采取相應(yīng)的安全保密方法，對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)[3]。

2.資源建設(shè)依賴于信息技術(shù)

檔案信息化建設(shè)的根本是數(shù)字檔案信息資源。創(chuàng)建檔案信息資源主要有檔案的原文信息、檔案目錄及編研信息。其中的檔案原文信息一般情況下是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成電子文件，或者可以通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方法和掃描方法將原有的文件材料、錄像、磁盤等轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化檔案；檔案目錄的建立主要由人工進(jìn)行輸入，另外還可以通過檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)生成，檔案目錄一般都儲(chǔ)存為數(shù)據(jù)庫(kù)的形式；編研主要指的是對(duì)檔案信息進(jìn)行加工、提煉的過程，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和挖掘。編研信息主要是由原文信息和目錄信息進(jìn)行加工而成，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行編輯，得到的編研信息中包含文字、聲音、影像、圖片等多種形式，編研信息可以使他們達(dá)到完美的結(jié)合，在真正意義上達(dá)到了管理檔案信息的目的。

3.信息服務(wù)依賴于信息技術(shù)

信息服務(wù)主要指的是將檔案信息資源提供給用戶利用，傳統(tǒng)的方式主要是借閱以及復(fù)制，現(xiàn)今，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)己經(jīng)被人們所接受，并且其服務(wù)性更好，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)主要包括提供檔案原文瀏覽、檔案目錄檢索、網(wǎng)上展覽、編研信息發(fā)布等。一般的，事業(yè)單位通過自身的網(wǎng)站來對(duì)可以公開的檔案信息進(jìn)行發(fā)布。另外，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)主要依賴于信息技術(shù)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中的檢索系統(tǒng)也需要進(jìn)行及時(shí)的更新，這樣才會(huì)使網(wǎng)絡(luò)服務(wù)具有時(shí)效性。

（二）非技術(shù)因素

非技術(shù)因素指的是為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造適宜的環(huán)境，并對(duì)其提供保障工作，主要包括事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)體制和機(jī)制的完善，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，法規(guī)政策的健全，人才的培養(yǎng)及資金投入等[4]。

1.體制和機(jī)制是單位管理與發(fā)展的關(guān)鍵，當(dāng)然對(duì)檔案信息化建設(shè)來說也不例外。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是社會(huì)整體信息化的一部分，需要根據(jù)國(guó)家以及地方的政策來對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行總的管理。目前，我國(guó)還沒有相對(duì)完善的信息化管理的體制與機(jī)制，責(zé)任劃分還不夠明確，管理不夠統(tǒng)一。因此，加快檔案信息化建設(shè)的體制與機(jī)制是現(xiàn)在最需要解決的問題。這樣才可以保證事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

2.檔案信息化建設(shè)主要采用的技術(shù)是先進(jìn)的信息技術(shù)，在其過程中涉及到信息安全的問題，必須根據(jù)相關(guān)的法律、法規(guī)來進(jìn)行規(guī)范。現(xiàn)今，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)最迫切的需要是制訂與其相適應(yīng)的檔案信息法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)的過程中對(duì)數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)要求就相對(duì)的更高了，其要求檔案信息化建設(shè)中具備標(biāo)準(zhǔn)的電子文件存儲(chǔ)格式、檔案信息交換格式等，這樣才可以進(jìn)行有效的管理，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)[5]。

二、結(jié)束語

本文主要研究的是影響事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的主要因素，具體可以分為兩個(gè)方面。一方面是技術(shù)因素，另一方面是非技術(shù)因素。其中，技術(shù)因素主要指的是信息技術(shù)，在檔案信息化建設(shè)中信息管理、資源建設(shè)和信息服務(wù)都需要依賴于信息技術(shù)；非技術(shù)因素主要指的是為檔案信息化建設(shè)提供適宜環(huán)境的因素。希望本文對(duì)以后的研究有所幫助。

參考文獻(xiàn)：

[1]項(xiàng)靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，46（21）：214-214.

[2]姜華.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2016，9（17）：165-165.

[3]王海龍.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].中國(guó)管理信息化2016，19（8）：191-191.

[4]塔娜.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，49（16）：101-101.

[5]王曉紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究[J].黑龍江科學(xué)，2016，7（15）：143-144.