茍越

摘 要：一個學校的公共秩序，安全防范，消防和交通安全等一切安全問題全部由該校的保衛(wèi)部門負責。其保衛(wèi)任務繁重，所以對其檔案管理工作的質(zhì)量會直接影響保衛(wèi)部門的保衛(wèi)效果。但是我國目前的高職院校對于檔案管理工作的不夠重視，保衛(wèi)部門的檔案管理系統(tǒng)存在很多漏洞，負責檔案管理的工作人員質(zhì)量參差不齊。本文針對這一現(xiàn)象，具體分析了檔案管理工作中存在的問題，同時提出提高高職院校保衛(wèi)部門對于檔案工作的效率的方法，為高職院校的快速發(fā)展保駕護航。

關鍵詞：高職院校；保衛(wèi)工作；檔案

一、保衛(wèi)檔案工作中存在的問題

（一）檔案意識淡薄

檔案工作在高職院校的保衛(wèi)部門的負責人眼中只是一項簡單的輔助其他保衛(wèi)事物的工作，關于檔案日常管理不給予重視，在平常的總結會議上甚至不進行有關檔案工作的工作總結。這就導致了許多檔案工作者對于日常工作敷衍了事，在每段工作的結尾不會主動上交檔案材料。這種現(xiàn)象持續(xù)下去就導致了檔案資料經(jīng)常缺失。

（二）制度缺失

保衛(wèi)工作檔案的設立要結合高職院校的實際情況，部分高職院校容易照搬照抄其他學校的檔案管理方法，在實際的工作中缺乏有效的制度來為檔案工作提供保障，使得檔案管理工作僅僅停在表面，最終保衛(wèi)檔案的工作只是一種應付。

（三）負責保衛(wèi)工作檔案的人員素質(zhì)偏低

發(fā)揮安全保衛(wèi)工作檔案的作用，首先需要一個具有專業(yè)素養(yǎng)的隊伍。但目前我國高職院校的保衛(wèi)部門人員素質(zhì)偏低，所以保衛(wèi)檔案的管理處于一個非常初級的階段。同時關于保衛(wèi)工作檔案的人員也缺乏專業(yè)的知識，所以保衛(wèi)工作檔案的設立沒有達到預期的效果。

二、保衛(wèi)檔案的管理與運用方法

（一）保衛(wèi)檔案的管理

高職院校的安全保衛(wèi)工作要做到與時俱進，隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，計算機技術的普及、網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，電子信息處理技術為高職院校保衛(wèi)工作檔案提供了新的思路，特別是新型電子文本技術支持的提供，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、光盤的儲存轉變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)儲存，設立專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，借用互聯(lián)網(wǎng)和電子郵件的形式，進行檔案的傳輸、合同的簽訂。這就是安全保衛(wèi)工作檔案的信息化。但是，要加強領導，制定各項規(guī)定。例如《檔案的編目分類制度》、《檔案的分級管理制度》、《檔案保存、借閱制度》、《檔案管理人員職責與獎勵制度》、《保密制度》等。保衛(wèi)安全檔案的工作人員要時刻關注新的檔案學科的理論、利用檔案管理的新技術持續(xù)改進保衛(wèi)工作檔案的管理水平，使得保衛(wèi)部門的保衛(wèi)工作可以適應高職院校新的發(fā)展需要，提高保衛(wèi)工作檔案管理水平，更好地服務于學校。

（二）保衛(wèi)檔案的利用

第一，綜合管理檔案。由于綜合管理工作反映了高職院校的整體工作，因此日常管理和使用檔案資料的地方有很多。它也反映了高職院校保衛(wèi)部門對安全檔案的管理水平。因此，我們必須強調(diào)平時期檔案的積累和管理，必須不斷完善管理水平。

第二，保衛(wèi)安全檔案要起到維護社會穩(wěn)定的作用。檔案涉及很多學生、教職工的個人資料和一些保密文件，檔案管理人員要嚴格遵守國家的《保密法》和有關個人隱私的法律。要經(jīng)常對保衛(wèi)檔案的人員展開教育活動，提高他們的責任心和工作水平。同時保持與上級部門和國家相關的安全部門聯(lián)系，時刻掌握在校學生的動向，維護校園和社會的聯(lián)系。

第三，安全保衛(wèi)工作檔案應包括周邊環(huán)境的內(nèi)容。臨時居民管理信息，學校內(nèi)部服務網(wǎng)點管理信息，重點人口檔案管理信息的收集整理，這對于安全校園的建設將發(fā)揮積極作用。同時可以為刑事案件和治安案件案件提供幫助。校園周邊大多數(shù)有很多小的商圈，這些地方魚龍混雜，所以學校保衛(wèi)部門的保衛(wèi)工作檔案要加強對這些部門的安全資料的整理，為案件的偵破提供線索，輔助警方破案。

第四，戶籍檔案管理。高職院校的學生在入學時就會提交一份個人檔案，將這些檔案有效的歸類整理，可以在日后為查找學生個人的信息提供幫助。

第五，消防工作管理檔案，眾所周知，消防工作一直是學校保衛(wèi)工作的重中之重，所以有關消防安全的檔案必須包括基礎設施，部署計劃和負責人員，通過對這些材料進行管理，可以有效避免發(fā)生火災風險，將可能的損失降到最小。

三、結語

本文通過分析目前高職院校檔的案管理工作，分析其中的不足并提出對策，讓安全保衛(wèi)工作檔案可以更好地促進高職院校的發(fā)展，同時說明了安全保衛(wèi)工作檔案的作用，借此來提高檔案管理人員的管理意識和水平，逐步使檔案管理變得科學化，制度化，使安全保衛(wèi)檔案可以發(fā)揮出應有的效果。

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