中小型水利工程建設(shè)檔案管理探析

閆春霞 耿雯倩

【摘要】對于水利工程來說，齊全、完整、規(guī)范的工程建設(shè)檔案是檢驗(yàn)與評定施工質(zhì)量的重要依據(jù)，也是該工程日后續(xù)建改造、維修加固的基礎(chǔ)資料。但是，在一些中小型水利工程中，不重視檔案管理工作，因?yàn)闄n案資料不齊全導(dǎo)致工程不能及時(shí)竣工驗(yàn)收的情況時(shí)有發(fā)生。本文從中小型水利工程建設(shè)檔案管理的重要性出發(fā)，分析了該項(xiàng)工作中存在的問題，并就具體問題提出了解決措施，希望對提高中小型水利工程檔案管理水平有所幫助。

【關(guān)鍵詞】中小型；水利工程；檔案管理

在我國當(dāng)前的水利工程建設(shè)中，以中小型規(guī)模的居多。這類工程多由縣級水利部門及鄉(xiāng)鎮(zhèn)水管站組織建設(shè)，各參建單位資質(zhì)較低，對于檔案管理工作很不重視，經(jīng)常是工程即將驗(yàn)收，仍然拿不出完整的建設(shè)檔案，導(dǎo)致建好的水利工程無法如期使用。對于水利工程來說，建設(shè)檔案是檢驗(yàn)與評定施工質(zhì)量的重要依據(jù)，也是后期維修加固的主要參考。因此，項(xiàng)目管理者必須加強(qiáng)對檔案管理的重視程度，確保它在中小型水利工程中的重要作用得到有效發(fā)揮。

1.中小型水利工程檔案管理的重要性

近些年來，我國對于民生問題的重視程度不斷提升，一系列中小型水利工程相繼開工。水利工程建設(shè)具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多等特點(diǎn)，因此，在整個(gè)施工的過程中會產(chǎn)生大量的檔案資料，需要對其進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的管理。這些檔案資料記錄著工程建設(shè)的全部過程，是工程建設(shè)的重要組成部分，直接關(guān)系到工程質(zhì)量評定、事故原因分析、竣工驗(yàn)收等關(guān)鍵性問題。鑒于以上原因，檔案管理對于中小型水利工程的具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.中小型水利工程檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案質(zhì)量問題

當(dāng)前，很多建設(shè)單位對于工程檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致在管理制度上存在很多不完善之處，致使檔案管理不嚴(yán)格，存在各種漏洞問題。主要包括：書寫不標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容不健全、數(shù)據(jù)不真實(shí)、分類不科學(xué)、檢索不便捷等問題。以上問題給水利工程建設(shè)的順利開展帶來諸多不便，對后續(xù)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)非常不利。

2.2管理體制不完善

項(xiàng)目管理人員要么重視工程進(jìn)度，要么只抓工程質(zhì)量，卻沒有真正意識到檔案管理對于水利工程的重要性。導(dǎo)致施工隊(duì)伍內(nèi)部缺少完善的檔案管理操作標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理人員配置上缺乏合理性。檔案管理是一項(xiàng)極為繁雜的工作，要想做好它必須具備足夠的耐心與責(zé)任心。在國家的相關(guān)規(guī)定中，要求工程竣工后的3個(gè)月之內(nèi)，建設(shè)單位必須完成檔案整理工作，并移交給上級管理部門，但從目前的完成情況來看，多數(shù)中小型水利工程都沒有做到按時(shí)移交。

2.3機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理

中小型水利工程建設(shè)單位中對檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，檔案管理員的崗位責(zé)任界定不明確，有的建設(shè)單位將檔案管理設(shè)為兼職崗位，而兼職人員對于檔案管理的職責(zé)和義務(wù)又缺乏清晰的認(rèn)識。最終導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量不高，無法達(dá)到上級管理部門對于檔案管理的相關(guān)要求。例如有些檔案在缺少簽批手續(xù)的情況下就被借閱走了，一段時(shí)間之后仍未歸還，這時(shí)借閱人是誰已經(jīng)無從查起，最終導(dǎo)致檔案丟失。在兼職檔案管理模式下，這種現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

3.提升中小型水利工程檔案管理水平的具體措施

3.1強(qiáng)化檔案管理意識

強(qiáng)化檔案管理意識，是提高檔案管理水平的重要前提。對此，建設(shè)單位需要大力開展宣傳工作，從主要領(lǐng)導(dǎo)到施工人員，都要認(rèn)識到檔案管理對于本工程的重要性。特別是項(xiàng)目管理人員，必須先對檔案管理工作給予足夠的重視，建立健全檔案管理制度，并對制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案管理工作與工程進(jìn)度同步開展，杜絕出現(xiàn)檔案資料遺忘丟失的情況，確保檔案的完整與規(guī)范。同時(shí)，建立起相應(yīng)的處罰機(jī)制，對于造成檔案丟失、錯(cuò)誤、損壞的人員，要進(jìn)行相應(yīng)的處罰，將檔案管理制度落實(shí)到位，不斷強(qiáng)化檔案管理意識。

3.2提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

檔案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，檔案管理人員也要具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在上崗之前，務(wù)必要對管理人員進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)與專業(yè)指導(dǎo)，幫助他們更好、更快的掌握工作要點(diǎn)，為今后出色的完成該項(xiàng)工作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，還要全面提升檔案管理人員的責(zé)任感、主動性與自覺性，確保檔案管理工作的有序開展。

3.3拓寬檔案收集渠道

在中小型水利工程建設(shè)中，檔案管理所能涉及到的范圍非常廣，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的完整性，就必須拓寬檔案收集的渠道。在具體工作中，可根據(jù)實(shí)際情況運(yùn)應(yīng)不同的收集方法。首先，對于那些施工周期較短的工程項(xiàng)目來說，可采用追蹤法進(jìn)行檔案的收集。追蹤法就是及時(shí)跟蹤工程進(jìn)展，同時(shí)開展檔案收集整理工作，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理與工程進(jìn)展同步，使檔案管理的效率和質(zhì)量得到大幅提升；其次，對于施工周期較長的工程項(xiàng)目來說，可分階段的開展檔案收集與整理工作。通過這種階段性的收集方式，既可提高檔案管理效率，又保障了檔案資料的完整性與連續(xù)性。中小型水利工程中的設(shè)計(jì)人員和施工管理人員都是非常好的信息來源，在不影響他們正常工作的情況下，鼓勵(lì)工程設(shè)計(jì)人員和施工管理人員積極參與到檔案資料收集工作當(dāng)中。有了他們的幫助，將使檔案資料的真實(shí)性和可靠性獲得顯著提高，從源頭上確保了水利工程檔案的質(zhì)量。

3.4優(yōu)化檔案管理模式

在以往的檔案管理工作中，檔案資料都是通過手工管理，在檔案類別眾多，數(shù)量龐大的情況下，查找與檢索都具有較大的局限性。近此年來，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用，給中小型水利工程檔案管理工作帶來了極大的便捷，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的高效管理。通過計(jì)算機(jī)軟件即可以實(shí)現(xiàn)檔案分類與編號；同時(shí)，通過計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的索引功能，還可快速完成檔案資料的查找與借閱，使工作效率得到了大幅提升。通過這些先進(jìn)的技術(shù)手段，使檔案管理工作更加貼近現(xiàn)代化與自動化。

結(jié)束語：

近些年來，我國中小型水利工程的數(shù)量越來越多，檔案資料管理是工程建設(shè)中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。對于工作中存在的問題，可采取一系列的有效措施使檔案管理工作變得更加完善與流暢；再通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段，使其變得更加高效與快捷，從而充分發(fā)揮出檔案管理在中小型水利工程建設(shè)中的重要作用。

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