信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

陳潔

摘 要：在現(xiàn)階段，全球都已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，在這個(gè)背景下，各個(gè)領(lǐng)域都在對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，并不斷加強(qiáng)生產(chǎn)和工作的效率和質(zhì)量，這對(duì)于檔案管理工作也不例外。在信息時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)因其便捷、快速等特點(diǎn)備受人們的青睞，已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ?、工作中的重要工具，逐漸成為檔案信息管理中的重要因素，促進(jìn)了檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用要點(diǎn)

中圖分類號(hào)：G271；文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

檔案管理是檔案館直接對(duì)檔案本身或者檔案信息進(jìn)行管理并使用，為檔案利用者提供服務(wù)的工作和業(yè)務(wù)，這存在于各個(gè)機(jī)構(gòu)中，占有重要的社會(huì)地位。隨著社會(huì)的建設(shè)和時(shí)代的發(fā)展，檔案信息大爆炸式增漲，傳統(tǒng)的檔案管理方式暴露出如管理手續(xù)繁復(fù)，空間資源浪費(fèi)，檔案保存困難等嚴(yán)重的弊端，不適應(yīng)于時(shí)代發(fā)展，已初步與大數(shù)據(jù)時(shí)代接軌。目前檔案管理工作在信息技術(shù)的支持下成本大幅度的降低，效率卻大幅的增高，信息化技術(shù)已迅速滲入到了各行各業(yè)的檔案管理中，有了可喜的進(jìn)展。然而信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理還處于初級(jí)階段，存在一些弊端，如信息的安全性和可靠性降低等。對(duì)此，本文就信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀、存在的問題和發(fā)展方向進(jìn)行討論和展望。

1 信息技術(shù)在檔案管理中的重要性

如今社會(huì)信息系統(tǒng)發(fā)展過程中要不斷促進(jìn)資源管理利用水平，在作用和地位上要不斷優(yōu)化處理好檔案管理工作順利進(jìn)行，運(yùn)用計(jì)算機(jī)提高檔案管理工作中優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，保障檔案管理信息合理處理。積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理積極意義，計(jì)算機(jī)技術(shù)本身就是可以容量大量的內(nèi)容，同時(shí)存在很多優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，比如成本比較低、搜索比較方便、穩(wěn)定性比較強(qiáng)和保存時(shí)間比較長，保密性比較好，和傳統(tǒng)檔案管理相比較存在很多優(yōu)勢(shì)，需要不斷推動(dòng)國家檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理人員檔案管理積極性，充分積極運(yùn)用信息技術(shù)和檔案管理技術(shù)，完整做好檔案管理工作。

2 信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用要點(diǎn)

2.1加強(qiáng)重視加快無紙化辦公建設(shè)

首先作為檔案管理機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要全面重視檔案系統(tǒng)的信息化建設(shè)。檔案管理工作的信息化建設(shè)，不僅需要大量的人力物力支持，還需要引進(jìn)專門的信息化人才進(jìn)入檔案管理部門，以提高檔案管理機(jī)構(gòu)的信息化應(yīng)用水平。而這些工作在實(shí)踐中不是一蹴而就的，既需要經(jīng)過一段時(shí)間的經(jīng)驗(yàn)積累，也需要大量的人力物力投入。由于檔案管理辦法需要社會(huì)人員不斷適應(yīng)才能進(jìn)付諸實(shí)踐。因此要讓單位領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性，就要從改變思想意識(shí)角度著手，將檔案信息化建設(shè)納入到本單位的發(fā)展布局當(dāng)中，結(jié)合本單位檔案管理的特點(diǎn)，優(yōu)化信息系統(tǒng)管理構(gòu)架，以提高單位信息化建設(shè)水平，吸引專業(yè)的信息化人才進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)中，提高檔案信息處理效率。

2.2檔案管理機(jī)構(gòu)要提高標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

在社會(huì)發(fā)展過程中，檔案機(jī)構(gòu)要著力提高標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化水平。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)離不開檔案信息標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)和規(guī)范。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)好壞的衡量標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理工作最終的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的提高。所以要不斷推進(jìn)和加強(qiáng)檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)，各種管理系統(tǒng)不能雜亂無章，系統(tǒng)要兼具整體性和實(shí)用性，要具備較強(qiáng)的可操作性，能夠讓檔案管理人員利用檔案管理系統(tǒng)整理檔案信息。同時(shí)要建立檔案信息化管理規(guī)章制度，無規(guī)矩不成方圓，要從人員的職責(zé)崗位、操作流程、信息處理方法等方面嚴(yán)格規(guī)范，對(duì)檔案信息質(zhì)量要嚴(yán)格把關(guān)，建立起統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的無縫對(duì)接，全面提高檔案管理效率。

2.3多媒體技術(shù)應(yīng)用

在信息化檔案管理中，應(yīng)用多媒體技術(shù)能有效處理檔案信息中的圖、文、聲等資料，能為檔案信息查詢提供更加人性化的服務(wù)，其主要服務(wù)內(nèi)容包括：1.支持全文檢索。在傳統(tǒng)的檔案檢索中，主要采用關(guān)鍵詞檢索的方式；而依靠信息技術(shù)，所有的紙質(zhì)文檔都得到了數(shù)字化轉(zhuǎn)換，工作人員只需要按照資料庫中具體的分類要求，針對(duì)性地查找檔案。2.對(duì)音像檔案信息的檢索。在傳統(tǒng)檢索中，針對(duì)音像檔案類資料主要通過借助輔助設(shè)備才能獲取信息，如果沒有輔助設(shè)備支持，則無法獲得信息。3.在檔案信息編研中，工作人員通過計(jì)算機(jī)就能編輯檔案信息（在權(quán)限允許的情況下）；除此之外，還能通過光盤、U盤等拷貝資料，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料內(nèi)容的編輯，這是傳統(tǒng)技術(shù)無法所代替的。

2.4條碼技術(shù)

該技術(shù)是電子數(shù)據(jù)交換與計(jì)算機(jī)管理技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，在數(shù)據(jù)讀取中，只需要用采集器掃描檔案條碼，計(jì)算機(jī)就會(huì)顯示與這個(gè)檔案有關(guān)的資料，包括檔案簡(jiǎn)介信息、年代信息、保管期限等。該技術(shù)的應(yīng)用有效解決了檔案管理中存在的缺檔、擺放錯(cuò)誤等問題，保證了檔案管理質(zhì)量，降低工作強(qiáng)度。

3 對(duì)信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的展望

信息技術(shù)能有效促進(jìn)檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展，我們需要針對(duì)各單位性質(zhì)的差異，針對(duì)性的解決信息技術(shù)存在的弊端，最大程度的發(fā)揮信息技術(shù)的潛力。首先，調(diào)整檔案管理人員的結(jié)構(gòu)是重中之重，為了適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員需要同時(shí)具備傳統(tǒng)檔案管理能力和一定的信息技術(shù)基礎(chǔ)，我們可以通過當(dāng)前職員的再培訓(xùn)，使其學(xué)習(xí)信息技術(shù)的知識(shí)或者引入信息技術(shù)專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，建議在培養(yǎng)此方面人才是加強(qiáng)兩項(xiàng)技能的融合。另外，對(duì)檔案信息安全性要求高的單位需要增加數(shù)據(jù)全方位備份、數(shù)據(jù)運(yùn)輸、使用過程多層加密和信息防偽方面的技術(shù)投入，加強(qiáng)各項(xiàng)信息技術(shù)的開發(fā)。對(duì)信息共享有要求的單位需要加強(qiáng)共享平臺(tái)的建設(shè)，電子信息的規(guī)范化歸納整理等，另外還需加大信息共享平臺(tái)的宣傳，使更多的人能獲得有效的信息。對(duì)信息的真實(shí)性有要求的單位需要側(cè)重于信息防偽技術(shù)的開發(fā)運(yùn)用，防止檔案信息造假帶來的損失。

結(jié)束語

綜上所述，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生重要影響，會(huì)推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)變革。因此，在未來工作中，工作人員必須要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響，能正確利用條碼技術(shù)、多媒體技術(shù)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，保證檔案管理工作能實(shí)現(xiàn)變革，最終更好地滿足發(fā)展的需求。

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（作者單位：天津市濱海新區(qū)新地置業(yè)投資有限責(zé)任公司）